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Procore

Modifier les événements de changement

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Objectif

Pour modifier un événement de changement existant à l'aide de l'outil Événements de changement du projet.

Contexte

Sur un projet de construction, un événement de changement est tout changement qui affecte la portée d’origine d’un projet de construction. Il peut s’agir de n’importe quel événement qui affecte la portée des travaux à effectuer, provoque un changement à l’échéancier du projet ou entraîne des coûts inattendus. Il permet aux membres de l’équipe et aux parties prenantes de votre projet de se préparer pour un changement de coût avant qu’il ne devienne un coût réel.

Exemple 1 : Créer un événement de changement pour établir un ordre de changement

Un événement de changement peut provenir de plusieurs sources et consiste en un événement qui établit le processus de demande de changement. Les exemples comprennent :

  • Répondre à une demande du propriétaire.
  • Comptabilisation d'un défaut de conception.
  • Résoudre un problème imprévu causé par un document ou un devis vague.
Exemple 2 : Créer un événement de changement pour documenter une somme à déduire

Un événement de changement peut également être utilisé pour documenter une condition de projet qui a abouti à une somme à déduire. L'objectif d'une somme à déduire est de récupérer les dépenses imprévues engagées lors de l'exécution des actions correctives qu'une partie était contractuellement tenue d'exécuter.

Pour vous assurer que vous avez entièrement documenté les conditions qui ont entraîné la somme à réduire, vous pouvez créer un événement de changement. Les scénarios courants pour documenter les sommes à réduire de cette manière incluent :

  • Réparer quelque chose qu'un sous-traitant a endommagé.
  • Nettoyage d'une zone que le sous-traitant était obligé de nettoyer.
  • Remplacer des matériaux défectueux fournis par le sous-traitant.
  • Réinstallation d'une installation incorrecte effectuée par un sous-traitant.
  • Corriger un problème négligé afin qu'il soit en conformité avec les règles de sécurité.
  • Fournir des frais de location et d'utilisation d'équipement imprévus.

Avec l'outil Événements de changement de Procore, vous pouvez créer un événement de changement pour enregistrer la raison d'un changement dans un projet de construction. Ils préparent également les membres de l'équipe de projet et les parties prenantes aux coûts potentiels associés à l'événement de changement. Après la création d'un événement de changement, vous pouvez envoyer une demande de prix (DDP) à vos sous-traitants. Les sous-traitants peuvent alors répondre aux appels d'offres (ou un entrepreneur général peut saisir une réponse à un appel d'offres au nom du sous-traitant). La réponse à l'appel d'offres comprend toute la documentation requise relative au coût potentiel de l'événement de changement et à son impact sur l'échéancier. Une fois les réponses aux demandes de prix de votre sous-traitant examinées, votre équipe de projet dispose des informations dont elle a besoin pour procéder à la création d'un ordre de changement potentiel (ODCP).

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour modifier les événements de changement que vous avez créés, permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil Événements de changement du projet.
      OU
    • Pour modifier un événement de changement, Permissions de niveau « Admin » sur l’outil Événements de changement du projet.

  • Alternate ways to create change events:

Étapes

Modifier un événement de changement

  1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.
  2. Recherchez l’événement à modifier dans le tableau 'Événements de changement' et cliquez sur le lien hypertexte Numéro CE - Titre pour ouvrir l’événement de changement. 
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Dans la page « Modifier l’événement de changement », mettez à jour ce qui suit si nécessaire :
    • Numéro. Procore attribue automatiquement de nouveaux numéros aux événements de changement dans un ordre séquentiel croissant.
      Remarques
      • Le schéma de numérotation par défaut est 001, 002, 003, etc.
      • Vous pouvez personnaliser le schéma de numérotation pour les événements de changement de votre projet à tout moment en tapant un schéma de numérotation alphanumérique sur la valeur par défaut. Par exemple, CE001, CE1000, CE-1000, etc.
      • Après avoir personnalisé le schéma de numérotation, Procore l’utilise pour attribuer de nouveaux numéros aux événements de changement ultérieurs.
    • Titre. Saisissez un titre descriptif pour l’événement de changement.
    • Statut. Sélectionnez un statut pour l’événement de changement dans la liste déroulante.
      Pour en savoir plus sur les statuts par défaut de Procore, voir Quels sont les statuts par défaut des événements de changement dans Procore?. Votre administrateur Procore peut également personnaliser les options de cette liste. Voir Personnaliser les statuts des événements de changement.
    • Origine. Sélectionnez l’outil Et l’item Procore à partir desquels provient votre événement de changement.
    • Tapez. Sélectionnez À déterminer, Indemnité, Contingence, Changement de propriétaire ou Transfert pour indiquer le type de coût auquel vous vous préparez.  Voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Raison pour le changement. Sélectionnez une raison pour le changement dans le menu déroulant. Voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Description. Décrivez l’événement qui peut entraîner un changement des coûts.
    • Pièces jointes. Joignez tous les fichiers pertinents à l’événement de changement.
    • Contrat principal pour les estimations de marge. Sélectionnez un contrat principal pour indiquer les paramètres de marge du contrat principal à utiliser pour calculer la marge sur les valeurs de l’ordre de grandeur approximatif (ROM). Procore choisira automatiquement le contrat principal avec le numéro le plus bas.
    • Portée. Sélectionnez l’une des options de portée disponibles dans la liste : Dans la portée, Hors de portée ou À déterminer. Voir Quelles sont les options de portée par défaut pour les événements de changement dans Procore?
    • S’attendre à des revenus. Sélectionnez Oui ou Non. Si vous sélectionnez « Non », « Source de revenus du poste » sera défini sur « Aucun revenu attendu ».
    • Source de revenus du poste. Sélectionnez l’une des options dans la liste : Faire correspondre les revenus au dernier coût, Saisir manuellementou Quantité x Coût unitaire.
  5. Choisissez parmi ces options :
    • Si vous souhaitez ajouter des postes à votre événement de changement maintenant, continuez avec les étapes décrites dans Ajouter des postes d’événement de changement.
      OU
    • Si vous souhaitez enregistrer l’événement de changement et ajouter des postes ultérieurement, cliquez sur Enregistrer. 

Ajouter des postes d'événement de changement

 Conseil
Avez-vous connu un utilisateur disposant de paramètres « Admin » dans l’outil Événements de changement peut activer et désactiver les paramètres « Affichage des colonnes » de l’outil Événements de changement? Pour de meilleurs résultats, les paramètres d’affichage des colonnes de votre projet doivent être déterminés au début d’un projet. Pour en savoir plus, voir Comment fonctionnent les paramètres d’affichage des colonnes de l’outil Événements de changement?
  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet.
  2. Recherchez l’événement à modifier dans le tableau 'Événements de changement' et cliquez sur le lien hypertexte Numéro CE - Titre pour ouvrir l’événement de changement. 
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Dans la page « Modifier l’événement de changement », faites défiler jusqu’à la section « Postes ».
  5. Choisissez parmi ces options :
    • Ajouter une ligne. Sélectionnez cette option pour ajouter un (1) nouveau poste à l’événement de changement.
      OU
    • Ajouter des lignes pour tous les engagements. Sélectionnez cette option pour ajouter en bloc des postes à partir de tous les engagements du projet ayant le statut « Approuvé ».
  6. Complétez l'entrée de données du poste comme suit :
  7. Cliquez sur Mettre à jour.
Remarque

Si le code budgétaire n’a pas été inclus dans le budget initial du projet, un message de confirmation s’affiche pour vous permettre de confirmer que vous souhaitez que Procore ajoute ces postes au budget. Procore ajoute le(s) nouveau(x) poste(s) au budget du projet et un point icon-help.png d’interrogation apparaît à côté de chaque poste budgétaire partiel. Pour en savoir plus, voir Qu’est-ce qu’un poste budgétaire partiel? et ajouter un poste budgétaire partiel.

Importer des postes

Download the Schedule of Values CSV Template

  1. Create a new change event or edit an existing change event.

  2. Click Import Line Items from CSV at the bottom of the 'Line Items' card.
  3. Click Download Blank CSV Template.

 After completing the steps above, continue with Add Line Items to the CSV Template. 

Add Line Items to the CSV Template

  1. Open the CSV template that you downloaded. 
    Note: The Sub Job, Cost Code, and Cost Type fields will be pre-populated with the budget code segments that are currently in use on your project. These fields are required.
  2. Complete the following fields on the import template for each line you want to import:
    Note: Only lines with amounts entered into at least one of the following columns will be imported. 
    • Description.  Enter a description for the line item(s).
    • Vendor. Enter the name of the company associated with the line item as it is entered in the project's Directory.
    • Contract.  Enter the contract number and title.
      Note: The required format for this field is "#'Contract Number': 'Contract Title'". For example, a contract with a number of 'SC--001' and a title of 'Test Contract' is entered as "#SC--001: Test Contract".
    • Revenue Quantity. Enter the unit quantity for the Revenue line item(s).
    • Revenue Unit Cost. Enter the unit quantity for the line item(s).
    • Revenue ROM. Enter the Revenue ROM amount for the line item(s).
    • Quantity. Enter the unit quantity for the line item(s).
    • Unit of Measure. Enter the unit of measure (UOM) for the line item(s) (Case Sensitive).
    • Unit Cost. Enter the unit cost value for the line item(s).

After completing the steps above, continue with Import the Completed CSV Template to Procore.

Import the Completed CSV Template to Procore

  1. Click Import Line Items from CSV.
  2. Click Upload File and select your completed template or drag and drop the file into the 'Drag & Drop' box.
    Note: If there are any errors in the template a banner will appear preventing you from importing. To review the errors, click Show Errors and make the necessary corrections to the template.
  3. Click Import. 
    Note: Clicking 'Import' will complete the creation process for the change event. The change event line items' revenue ROM setting will be applied based on the scope that is chosen for the change event before importing. 

Mettre à jour les quantités de production

Production Quantities relate to contracts and the budget through a combination of sub job and cost code. Users may edit these fields when editing change events line items in the change events edit page. However, if the Production Quantities are associated with a Prime potential change order or Budget Change, the Production Quantity will be locked unless unlinked from the change objects.

  1. Navigate to the project's Change Events tool. 
  2. Locate and open an existing change event in the Line Items tab.
    OR
    Create a new change event. See Create Change Events. 
  3. Scroll to the Production Quantities card.
  4. Click Add Line.
  5. Complete the line item data entry as follows:
  6. Click Save. 

 

 

If you would like to learn more about Procore's change events management software and how it can help your business, please visit our construction change order product page icon-external-link.png.