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Procore

Modifier les événements de changement

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Objectif

Pour modifier un événement de changement existant à l'aide de l'outil Événements de changement du projet.

Contexte

Sur un projet de construction, un événement de changement est tout changement qui affecte la portée d’origine d’un projet de construction. Il peut s’agir de n’importe quel événement qui affecte la portée des travaux à effectuer, provoque un changement à l’échéancier du projet ou entraîne des coûts inattendus. Il permet aux membres de l’équipe et aux parties prenantes de votre projet de se préparer pour un changement de coût avant qu’il ne devienne un coût réel.

Exemple 1 : Créer un événement de changement pour établir un ordre de changement

Un événement de changement peut provenir de plusieurs sources et consiste en un événement qui établit le processus de demande de changement. Les exemples comprennent :

  • Répondre à une demande du propriétaire.
  • Comptabilisation d'un défaut de conception.
  • Résoudre un problème imprévu causé par un document ou un devis vague.
Exemple 2 : Créer un événement de changement pour documenter une somme à déduire

Un événement de changement peut également être utilisé pour documenter une condition de projet qui a abouti à une somme à déduire. L'objectif d'une somme à déduire est de récupérer les dépenses imprévues engagées lors de l'exécution des actions correctives qu'une partie était contractuellement tenue d'exécuter.

Pour vous assurer que vous avez entièrement documenté les conditions qui ont entraîné la somme à réduire, vous pouvez créer un événement de changement. Les scénarios courants pour documenter les sommes à réduire de cette manière incluent :

  • Réparer quelque chose qu'un sous-traitant a endommagé.
  • Nettoyage d'une zone que le sous-traitant était obligé de nettoyer.
  • Remplacer des matériaux défectueux fournis par le sous-traitant.
  • Réinstallation d'une installation incorrecte effectuée par un sous-traitant.
  • Corriger un problème négligé afin qu'il soit en conformité avec les règles de sécurité.
  • Fournir des frais de location et d'utilisation d'équipement imprévus.

Avec l'outil Événements de changement de Procore, vous pouvez créer un événement de changement pour enregistrer la raison d'un changement dans un projet de construction. Ils préparent également les membres de l'équipe de projet et les parties prenantes aux coûts potentiels associés à l'événement de changement. Après la création d'un événement de changement, vous pouvez envoyer une demande de prix (DDP) à vos sous-traitants. Les sous-traitants peuvent alors répondre aux appels d'offres (ou un entrepreneur général peut saisir une réponse à un appel d'offres au nom du sous-traitant). La réponse à l'appel d'offres comprend toute la documentation requise relative au coût potentiel de l'événement de changement et à son impact sur l'échéancier. Une fois les réponses aux demandes de prix de votre sous-traitant examinées, votre équipe de projet dispose des informations dont elle a besoin pour procéder à la création d'un ordre de changement potentiel (ODCP).

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour modifier les événements de changement que vous avez créés, permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur l'outil Événements de changement du projet.
      OU
    • Pour modifier tout événement de changement, permissions de niveau « Admin » sur l'outil Événements de changement du projet.

  • Autres façons de créer des événements de changement :

Étapes

Modifier un événement de changement

  1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.
  2. Localisez l’événement à modifier dans le tableau « Événements de changement ». Cliquez ensuite sur le bouton Modifier .
  3. Dans la page « Modifier l’événement de changement », mettez à jour ce qui suit si nécessaire :
    • Numéro. Procore attribue automatiquement de nouveaux numéros aux événements de changement dans un ordre séquentiel croissant.
      Remarques
      • Le schéma de numérotation par défaut est 001, 002, 003, etc.
      • Vous pouvez personnaliser le schéma de numérotation pour les événements de changement de votre projet à tout moment en tapant un schéma de numérotation alphanumérique sur la valeur par défaut. Par exemple, CE001, CE1000, CE-1000, etc.
      • Après avoir personnalisé le schéma de numérotation, Procore l’utilise pour attribuer de nouveaux numéros aux événements de changement ultérieurs.
    • Titre. Saisissez un titre descriptif pour l’événement de changement.
    • Statut. Sélectionnez un statut pour l’événement de changement dans la liste déroulante.
      Pour en savoir plus sur les statuts par défaut de Procore, voir Quels sont les statuts par défaut des événements de changement dans Procore?. Votre administrateur Procore peut également personnaliser les options de cette liste. Voir Personnaliser les statuts des événements de changement.
    • Origine. Sélectionnez l’outil Et l’item Procore à partir desquels provient votre événement de changement.
    • Tapez. Sélectionnez À déterminer, Indemnité, Contingence, Changement de propriétaire ou Transfert pour indiquer le type de coût auquel vous vous préparez.  Voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Raison pour le changement. Sélectionnez une raison pour le changement dans le menu déroulant. Voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Description. Décrivez l’événement qui peut entraîner un changement des coûts.
    • Pièces jointes. Joignez tous les fichiers pertinents à l’événement de changement.
    • Contrat principal (pour les estimations de marge). Sélectionnez un contrat principal pour indiquer les paramètres de marge du contrat principal à utiliser pour calculer la marge sur l’ordre de grandeur approximatif (ODG approximatif). Procore choisira automatiquement le contrat principal avec le numéro le plus bas.
    • Portée. Sélectionnez l’une des options de portée disponibles dans la liste : Dans la portée, Hors de portée ou À déterminer. Voir Quelles sont les options de portée par défaut pour les événements de changement dans Procore?
    • Revenus attendus
      Sélectionnez Oui ou Non. Si vous sélectionnez « Non », la « Source de revenus du poste » sera définie sur « Aucun revenu attendu ».
    • Source de revenus du poste
      Sélectionnez l'une des options dans la liste : Correspondance avec le dernier coût, Aucun revenu attendu ou Quantité x Coût unitaire.
  4. Choisissez parmi ces options :
    • Si vous souhaitez ajouter des postes à votre événement de changement maintenant, continuez avec les étapes décrites dans Ajouter des postes d’événement de changement.
      OU
    • Si vous souhaitez enregistrer l’événement de changement et ajouter des postes ultérieurement, cliquez sur Créer.

Ajouter des postes d'événement de changement

 Conseil
Avez-vous connu un utilisateur disposant de paramètres « Admin » dans l’outil Événements de changement peut activer et désactiver les paramètres « Affichage des colonnes » de l’outil Événements de changement? Pour de meilleurs résultats, les paramètres d’affichage des colonnes de votre projet doivent être déterminés au début d’un projet. Pour en savoir plus, voir Comment fonctionnent les paramètres d’affichage des colonnes de l’outil Événements de changement?
  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet.
  2. Choisissez parmi ces options :
  3. Dans la page « Modifier l’événement de changement », faites défiler jusqu’à la carte « Postes ».
  4. Choisissez parmi ces options :
    • Pour ajouter un (1) nouveau poste sur l’événement de changement, cliquez sur Ajouter une ligne.
      OU
    • Pour ajouter des postes en bloc à l’aide des postes de tous les engagements du projet avec le statut « Approuvé », cliquez sur Ajouter des lignes pour tous les engagements.
       
  5. Complétez l’entrée de données du poste comme suit :
     
  6. Cliquez sur Mettre à jour.
Remarque

Si le code budgétaire n'était pas inclus dans le budget d'origine du projet, un message de confirmation apparaît pour vous permettre de confirmer que vous souhaitez que Procore ajoute ces postes au budget. Procore ajoute le ou les nouveaux postes au budget du projet et un point d' interrogation icon-help.png apparaît à côté de chaque poste budgétaire partiel. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce qu'un poste budgétaire partiel? et Ajouter un poste budgétaire partiel.

Importer des postes

Téléchargez le modèle CSV de ventilation des coûts

  1. Créez un nouvel événement de changement ou modifiez un événement de changement existant.

  2. Cliquez sur Importer des postes à partir de CSV en bas de la carte « Postes ».
  3. Cliquez sur Télécharger un modèle de CSV vierge.

Après avoir terminé les étapes ci-dessus, continuez avec Ajouter des postes au modèle de CSV.

Ajouter des postes au modèle de CSV

  1. Ouvrez le modèle CSV que vous avez téléchargé.
    Note: Les champs Sous-projet, Code de coût et Type de coût seront préremplie avec le code budgétaire segments qui sont actuellement utilisés sur votre projet.
  2. Remplissez les champs suivants sur le modèle d'importation pour chaque ligne que vous souhaitez importer :
    Remarque : Seules les lignes avec des valeurs saisies dans au moins une des colonnes suivantes seront importées. Il n'y a pas de champs obligatoires .

    Descriptif.Saisissez une description pour le poste.
    Fournisseur. Entrez le nom de la compagnie tel qu'il apparaît dans le répertoire du projet.
    Contrat. Entrez le numéro de contrat et le titre.
    REMARQUE : Le format requis pour ce champ est « #'Numéro de contrat' : 'Titre du contrat' ». Par exemple, un contrat avec un numéro « SC--001 » et un titre « Test Contract » est saisi comme « # SC--001 : Test Contract »
    Qté.Entrez la quantité unitaire pour le ou les postes.
    UdM.Entrez l'unité de mesure (UdM) du ou des postes (sensible à la casse).
    Coût unitaire.Entrez la valeur du coût unitaire.

Après avoir terminé les étapes ci-dessus, continuez avec Importer le modèle de CSV terminé dans Procore.

Importer le modèle de CSV terminé dans Procore

  1. Cliquez sur Importer des postes à partir de CSV.
  2. Cliquez sur Téléverser un fichier et sélectionnez votre modèle terminé ou faites glisser-déposer le fichier dans la zone « Glisser-déposer ».
    Note: S’il y a des erreurs dans le modèle, une bannière apparaîtra en empêchant l’importation. Pour consulter les erreurs, cliquez sur Afficher les erreurs et apportez les corrections nécessaires au modèle.
  3. Cliquez sur Importer.
    Note: Cliquez sur « Importer » pour terminer le processus de création de l’événement de changement. Le paramètre de revenu ODG approximatif des postes d’événement de changement sera appliqué en fonction de la portée choisie pour l’événement de changement avant l’importation.

 

Mettre à jour les quantités de production

Les quantités de production sont liées aux contrats et au budget via une combinaison de sous-projet et de code de coût. Les utilisateurs peuvent modifier ces champs lors de la modification des postes d'événements de changement dans la page de modification des événements de changement. Cependant, si les quantités de production sont associées à un ordre de changement potentiel principal ou à un changement de budget, la quantité de production sera verrouillée à moins d'être dissociée des objets de changement.

  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet. 
  2. Recherchez et ouvrez un événement de changement existant dans l'onglet Postes .
    OU
    Créez un nouvel événement de changement. Voir Créer des événements de changement . 
  3. Faites défiler jusqu’à la carte Quantités de production.
  4. Cliquez sur Ajouter une ligne .
  5. Complétez l'entrée de données du poste comme suit :
  6. Cliquez sur Enregistrer.