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Procore

Créer des événements de changement

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Objectif

Créer un nouvel événement de changement à l’aide de l’outil Événements de changement du projet.

Contexte

Sur un projet de construction, un événement de changement est tout changement qui affecte la portée d’origine d’un projet de construction. Il peut également s’agir d’un événement qui provoque un changement de l’échéancier du projet ou des résultats dans des coûts inattendus. Dans Procore, la création d’un événement de changement fournit aux membres de l’équipe et aux parties prenantes de votre projet la capacité de préparer un changement de coût avant qu’il ne devienne un coût réel.

Exemple 1 : Créer un événement de changement pour établir un ordre de changement

Un événement de changement peut provenir de plusieurs sources et consiste en un événement qui établit le processus de demande de changement. Les exemples comprennent :

  • Répondre à la demande d'un propriétaire.
  • Comptabilisation d'un défaut de conception.
  • Résoudre un problème imprévu causé par un document ou un devis vague.
Exemple 2 : Créer un événement de changement pour documenter une somme à déduire

Un événement de changement peut également être utilisé pour documenter une condition de projet qui a abouti à une somme à déduire. L'objectif d'une somme à déduire est de récupérer les dépenses imprévues engagées lors de l'exécution des actions correctives qu'une partie était contractuellement tenue d'exécuter.

Pour vous assurer que vous avez entièrement documenté les conditions qui ont entraîné la somme à réduire, vous pouvez créer un événement de changement. Les scénarios courants pour documenter les sommes à réduire de cette manière incluent :

  • Réparer quelque chose qu'un sous-traitant a endommagé.
  • Nettoyage d'une zone que le sous-traitant était obligé de nettoyer.
  • Remplacer des matériaux défectueux fournis par le sous-traitant.
  • Réinstallation d'une installation incorrecte effectuée par un sous-traitant.
  • Corriger un problème négligé afin qu'il soit en conformité avec les règles de sécurité.
  • Fournir des frais de location et d'utilisation d'équipement imprévus.

Une fois qu’un événement de changement est créé, vous pouvez ensuite envoyer une demande de prix ( DDP) à vos sous-traitants. Les sous-traitants peuvent ensuite répondre aux DDP (ou un entrepreneur général pouvez saisir une réponse à une DDP au nom du sous-traitant). La réponse à la DDP comprend toutes les documents requis liés au coût potentiel et à l’échéancier de l’événement de changement. Une fois que les réponses aux DDP de votre sous-traitant sont révisées, votre équipe de projet dispose des informations dont elle a besoin pour créer un ordre de changement potentiel (ODCP).

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Événements de changement du projet.
  • Restrictions :
    • Un « Numéro » d’événement de changement est limité à un maximum de dix (1) caractères.

  • Autres façons de créer des événements de changement :

Conditions préalables

Étapes

 Conseil
Consultez Événements de changement - Vidéos pour des présentations vidéo de ces étapes et plus encore. 

Créer un nouvel événement de changement

  1. Choisissez parmi ces options :
    • Ouvrez le menu Outils du projet et cliquez sur Créer un cercleicon-create-circle-mobile.png.
      project-tools-create-change-event.png
      OU
    • Accédez à l’outil Événements de changement du projet. Cliquez ensuite sur le bouton Créer .
      change-events-create-button.png
  2. Dans la page « Nouvel événement de changement », entrez les éléments suivants :
    • Origine
      Sélectionnez l’outil Et l’item Procore à partir desquels provient votre événement de changement.
    • Numéro d’événement de changement
      Procore attribue automatiquement de nouveaux numéros aux événements de changement dans un ordre séquentiel croissant.
      Remarques
      • Le schéma de numérotation par défaut est 001, 002, 003, etc.
      • Vous pouvez personnaliser le schéma de numérotation pour les événements de changement de votre projet à tout moment en tapant un schéma de numérotation alphanumérique sur la valeur par défaut. Par exemple, CE001, CE1000, CE-1000, etc.
      • Après avoir personnalisé le schéma de numérotation, Procore l’utilise pour attribuer de nouveaux numéros aux événements de changement ultérieurs.
      • Le numéro d’événement de changement est limité à un maximum de dix (10) caractères.
    • Titre
      Saisissez un titre descriptif pour l’événement de changement.
    • Statut
      Sélectionnez un statut pour l’événement de changement dans la liste déroulante.
       Conseil
      Quels statuts sont disponibles pour les événements de changement? Pour plus de détails, voir Quels sont les statuts par défaut des événements de changement dans Procore?. L’administrateur Procore de votre compagnie peut également personnaliser les options de cette liste.Voir Personnaliser les statuts des événements de changement.
    • Portée
      Sélectionnez l’une des options de portée disponibles dans la liste : Dans la portée, Hors de portée ou À déterminer.Voir Quelles sont les options de portée par défaut pour les événements de changement dans Procore?
    • Revenus attendus
      Sélectionnez OUI ou NON.  Si OUI,  sélectionnez l'une des options dans le champ Source de revenu du poste  . Si NON, les montants de l' ODG approximatif des revenus seront fixés à zéro (0).
    • Source de revenus du poste
      Sélectionnez l'une des options dans la liste : Correspondance avec le dernier coût, Aucun revenu attendu ou Quantité x Coût unitaire.
    • Tapez
      Sélectionnez le type d'événement de changement. Vos options incluent : À déterminer, Indemnité, Contingence, Changement de propriétaire ou Transfert.  Voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Raison pour le changement
      Sélectionnez une raison pour le changement dans le menu déroulant. Voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Description
      Décrivez l’événement qui peut entraîner un changement des coûts.
    • Pièces jointes
      Joignez tous les fichiers pertinents.
    • Contrat principal (pour les estimations de marge)
      Sélectionnez le contrat qui contient les paramètres de marge que vous souhaitez utiliser pour calculer la marge sur les valeurs d'ordre de grandeur approximatif (ROM). Procore sélectionne automatiquement le contrat avec le numéro le plus bas.
      change-event-create-new.png
  3. Cliquez sur Enregistrer.
    Procore enregistre le nouvel événement de changement.

Ajouter des postes d'événement de changement

 Conseil
Saviez-vous qu'un utilisateur disposant des paramètres « Admin » sur l'outil Événements de changement peut activer et désactiver les paramètres « Affichage des colonnes » de l'outil Événements de changement? Pour de meilleurs résultats, les paramètres d'affichage des colonnes de votre projet doivent être déterminés au début d'un projet. Pour en savoir plus, consultez Comment fonctionnent les paramètres d'affichage des colonnes de l'outil Événements de changement?
  1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.
  2. Choisissez parmi ces options :
  3. Dans la page « Modifier l’événement de changement », faites défiler jusqu’à la carte « Postes ».
  4. Choisissez parmi ces options :
    • Pour ajouter un (1) nouveau poste sur l’événement de changement, cliquez sur Ajouter une ligne.
      OU
    • Pour ajouter des postes en bloc à l’aide des postes de tous les engagements du projet avec le statut « Approuvé », cliquez sur Ajouter des lignes pour tous les engagements.
      OU
    • Pour importer des postes à partir d'un fichier CSV, voir Importer des postes d'événement de changement à partir d'un fichier CSV.
  5. Complétez l’entrée de données du poste comme suit :
     
  6. Cliquez sur Mettre à jour.
Remarque

Si le code budgétaire n'était pas inclus dans le budget d'origine du projet, un message de confirmation apparaît pour vous permettre de confirmer que vous souhaitez que Procore ajoute ces postes au budget. Procore ajoute le ou les nouveaux postes au budget du projet et un point d' interrogation icon-help.png apparaît à côté de chaque poste budgétaire partiel. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce qu'un poste budgétaire partiel? et Ajouter un poste budgétaire partiel.

 Mettre à jour les quantités de production

Les quantités de production sont liées aux contrats et au budget via une combinaison de sous-projet et de code de coût. Les utilisateurs peuvent modifier ces champs lors de la modification des postes d'événements de changement dans la page de modification des événements de changement. Cependant, si les quantités de production sont associées à un ordre de changement potentiel principal ou à un changement de budget, la quantité de production sera verrouillée à moins d'être dissociée des objets de changement.

  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet. 
  2. Recherchez et ouvrez un événement de changement existant dans l'onglet Postes .
    OU
    Créez un nouvel événement de changement. Voir Créer des événements de changement . 
  3. Faites défiler jusqu’à la carte Quantités de production.
  4. Cliquez sur Ajouter une ligne .
  5. Complétez l'entrée de données du poste comme suit :
  6. Cliquez sur Enregistrer.