(Bêta) Guide de l’utilisateur du flux de travail libre-service
Table des matières
Démarrage
Ce guide de l’utilisateur fournit aux utilisateurs de Procore des informations sur la façon d’utiliser l’outil Flux de travail en libre-service de Procore pour créer et utiliser des flux de travail personnalisés du début à la fin. Voir À propos du programme bêta des flux de travail. Dans ce guide, vous apprendrez notamment : |
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Que sont les flux de travail personnalisés?
Un flux de travail personnalisé est un processus qui définit un chemin d’approbation unique pour un item sur vos projets. Par exemple, un flux de travail vous permet de créer des étapes pour « Approuver » un item (tel qu’un sous-traitant facture ou un contrat) dans Procore. Un flux de travail personnalisé définirait les rôles, les groupes et les conditions responsables pour le routage d’un item via ce processus d’approbation, et ce processus est adapté aux besoins uniques et aux exigences spécifiques de l’environnement commercial de votre compagnie.
Le statut approuvé d’un item à l’aide d’un flux de travail personnalisé est lié aux étapes uniques intégrées au flux de travail. Chaque flux de travail nécessite que les utilisateurs spécifiés répondent aux étapes du flux de travail pour que l’item atteigne son statut souhaité. Un item créé avec un flux de travail en place est restreint à avoir son statut modifié sans l’utilisation du flux de travail.
Quelles sont les exigences d’admissibilité minimales pour participer au programme bêta?
Les exigences d’admissibilité minimales pour le programme bêta incluent :
- Votre compagnie doit utiliser ces outils Procore :
- Outil Engagements au niveau du projet pour créer des bons de commande et des contrats de sous-traitance.
- Outil Facturation au niveau du projet pour gérer les factures des sous-traitants.
- Le compte Procore de votre compagnie doit être :
- Licence pour les outils financiers du projet de Procore.
- Mise à jour pour les nouveaux affichages Collaborateur et Admin pour la facturation des sous-traitants sur l'environnement utilisé dans la version bêta. Pour en savoir plus sur ces mises à jour, voir Gestion financière : (Bientôt disponible!) Nouvel affichage Collaborateur pour l'outil de facturation et Gestion financière : (Phase I) Nouvel affichage Admin pour les factures des sous-traitants.
- Votre compagnie ne peut utiliser qu’une seule version de flux de travail (héritée ou libre-service) pour chaque outil. Par exemple, si vous avez activé les flux de travail hérités pour les contrats de sous-traitance et les bons de commande, vous ne pouvez pas utiliser de flux de travail en libre-service sur ces items. Cependant, vous pouvez utiliser des flux de travail en libre-service sur d’autres items, tels que le factures de sous-traitant. De plus, si vous utilisez des flux de travail hérités sur d’autres outils Procore - tels que les ordres de changement ou les contrats principaux - des flux de travail en libre-service peuvent toujours être utilisés dans l’outil Engagements.
L’objectif attendu pour le nouvel outil Flux de travail consiste à fournir aux utilisateurs de Procore la capacité de créer des flux de travail en libre-service, des flux de travail personnalisés pour les outils Procore utilisés pour créer des items nécessitant un processus d’approbation. Le plan prévu de Procore consiste à effectuer des recherches et des tests d’convivialité avec un programme bêta participants.
Pour cette version bêta, l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie ne sera disponible que pour participants qui répondent aux exigences d’admissibilité ci-dessus et qui souhaitent créer un flux de travail personnalisé pour gérer le processus d’approbation de l’outil répertorié ci-dessous.
Outils supportés
L’outil Flux de travail au niveau de la compagnie vous permet de créer et de gérer un (1) ou plusieurs flux de travail personnalisés à utiliser avec ces outils de projet Procore :
Outil Procore | Item(s) de flux de travail | Pour en savoir plus... |
Engagements 1 | Factures de sous-traitant 2 | Créer un flux de travail personnalisé pour les factures des sous-traitants |
Engagements | Contrats de sous-traitance/Bons de commande | Créer un flux de travail personnalisé pour un engagement |
Contrats principaux 1 | Contrat principal | Créer un modèle de flux de travail personnalisé pour les contrats principaux |
1 Cet outil n’est disponible que lorsque votre compagnie est autorisée pour les outils Finances du projet de Procore.
2 Cet item n’est disponible que lorsque votre compagnie utilise les affichages Collaborateur et Admin pour la facturation des sous-traitants.
Étapes
- Accédez à l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie.
- Lisez l’accord de participant bêta.
- Cliquez sur Accepter
Installation et configuration
La transition du moteur de flux de travail hérité au moteur de flux de travail en libre-service n’est pas terminée tant que la mise à jour n’est pas activée via la page de configuration des flux de travail.Cependant, la version bêta des flux de travail libre-service permet aux utilisateurs de configurer et de configurer leurs propres modèles de flux de travail personnalisés avant de mettre à jour entièrement leur version de flux de travail. Les modèles de flux de travail ne peuvent pas être appliqués aux items (contrats et factures) jusqu’à ce que la mise à jour de la version du flux de travail dans les paramètres de configuration des flux de travail.
Consultez les étapes de la section « Activer les flux de travail en libre-service » lorsque vous êtes prêt à mettre à jour.
Créer des modèles de flux de travail personnalisés
Vous êtes maintenant prêt à commencer à créer des flux de travail personnalisés pour votre compagnie. Les flux de travail personnalisés peuvent être créés, modifiés et supprimés à partir de l'outil Flux de travail au niveau de la compagnie. Les instructions ci-dessous vous guideront tout au long des étapes de création d'un flux de travail. Pour de meilleurs résultats, il est recommandé de planifier votre flux de travail personnalisé avant la création.
Attribuer des modèles de flux de travail aux projets
Une fois vos flux de travail publiés, l’étape suivante consiste à les attribuer à un projet afin qu’ils puissent être configurés. Les étapes suivantes vous montreront comment attribuer des flux de travail aux projets dans l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie.
Configurer les modèles de flux de travail sur un projet
Une fois les modèles de flux de travail affectés aux projets, ils doivent être configurés. Il s’agit du processus dans lequel les étapes du flux de travail sont attribuées à des utilisateurs spécifiques et que le nombre de jours qu’ils doivent répondre est défini. Un flux de travail par défaut devra également être défini pour l’outil auquel il est associé avant de pouvoir l’appliquer à un item.
Démarrer un flux de travail
Si vous avez activé le moteur de flux de travail en libre-service dans les paramètres de configuration de l’outil Flux de travail, vous êtes maintenant prêt à utiliser vos flux de travail sur les items au niveau du projet. Après avoir créé et configuré un modèle sur un projet, l’étape suivante consiste à créer un item nécessitant un flux de travail (contrat ou facture). Les flux de travail sur les sous-traitants factures commencer automatiquement, mais les flux de travail sur les contrats doivent être démarrés manuellement. Les directives ci-dessous vous montreront comment démarrer un flux de travail.
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