(Bêta) Créer un modèle de flux de travail personnalisé
Important
Cet article décrit les étapes de création d’un nouveau modèle de flux de travail dans l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie. Certaines fonctionnalités répertoriées sont en version bêta fermée et peuvent ne pas être disponibles. Pour plus d’informations sur les outils disponibles dans la version bêta ouverte, voir À propos du programme bêta des flux de travail.Objectif
Créer un modèle de flux de travail personnalisé dans l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie.
Contexte
Dans Procore, un flux de travail est un processus qui définit un chemin d’approbation. Un flux de travail personnalisé est un processus qui définit un chemin d’approbation unique spécifique à votre organisation et à vos projets. Vous pouvez ajouter un flux de travail personnalisé à l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie à utiliser dans les outils au niveau du projet.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Pour afficher, créer ou modifier un flux de travail personnalisé au niveau de la compagnie :
- Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie.
OU - Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie avec la permission granulaire « Afficher les flux de travail personnalisés » et « Créer et modifier des modèles de flux de travail » activée sur votre modèle de permissions.
- Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie.
- Pour afficher, créer ou modifier un flux de travail personnalisé au niveau de la compagnie :
Étapes
Ajouter un flux de travail personnalisé
- Accédez à l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie.
- Cliquez sur le bouton Créer.
- Dans la boîte de dialogue « Ajouter un flux de travail », procédez comme suit :
- Nom *. Saisissez un nom pour votre nouveau flux de travail.
- Outil *. Sélectionnez l’outil et l’item pour lesquels vous créez le nouveau flux de travail.
- Facture de sous-traitant
- Correspondance/Outils personnalisés
Note: Si vous sélectionnez Correspondance/Outils personnalisés, vous devrez également choisir un type avant de passer à l’étape suivante. - Contrat principal
- contrat de sous-traitance
- Bon de commande
- Changement budgétaire
- Ordre de changement au contrat principal
- ordre de changement à l'engagement
Exemple
Dans cet exemple, nous créerons un nouveau flux de travail nommé « Flux de travail du contrat de sous-traitance » pour l’option « Contrat de sous-traitance ».
- Cliquez sur Créer.
Procore ouvre automatiquement le créateur de flux de travail et crée une étape « Non intitulé » pour vous.Conseil
Comment le créateur de flux de travail attribue-t-il automatiquement des numéros de version? Pour en savoir plus, voir Comment les numéros de version sont-ils mis à jour dans l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie?
Mettre à jour l’étape standard initiale dans le flux de travail personnalisé
L’étape initiale d’un flux de travail personnalisé pour les engagements est toujours une étape standard. Pour les étapes suivantes, vous pouvez choisir entre les types d’étapes. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents types d’étapes d’un flux de travail personnalisé?
- Dans le créateur de flux de travail, nommez votre étape de flux de travail initiale comme suit :
- Cliquez sur l’icône en forme de crayon, puis tapez sur le titre de l’étape « Non intitulé » dans le volet droit. Appuyez ensuite sur la touche RETOUR.
OU - Cliquez dans la zone de texte et tapez sur l’étape « Non intitulé » dans le volet droit. Appuyez ensuite sur la touche RETOUR.
- Cliquez sur l’icône en forme de crayon, puis tapez sur le titre de l’étape « Non intitulé » dans le volet droit. Appuyez ensuite sur la touche RETOUR.
- Dans l’étape du flux de travail, mettez à jour la section « Détails » comme suit :
Exemple
Pour cet exemple, nous avons nommé l’étape de flux de travail initiale « Démarrer ». Ensuite, vous terminerez l’entrée de données dans la section « Détails » illustrée ci-dessous.
Remarque
Un asterisk (*) ci-dessous indique un champ obligatoire.
- Rôle de la personne assignée*. Sélectionnez un rôle ou un groupe dans la liste déroulante. Par défaut, « Créateur d’item » est la seule option disponible. Pour les engagements, un « Créateur d’item » est la personne qui a créé un engagement sur un projet.
Conseil
Vous ne voyez pas le rôle que vous voulez? Vous pouvez créer un nouveau rôle dans la liste déroulante Rôle de la personne assignée. Cliquez sur le bouton Ajouter attribué au rôle du projet en bas de la liste et entrez un nom pour le groupe dans la zone Nouveau assigné au rôle du projet. Lorsque vous êtes prêt à créer votre nouveau rôle, cliquez sur Créer un rôle. Plus tard, lors de la configuration du flux de travail personnalisé dans le ou les projets auxquels il est affecté, vous pouvez attribuer des membres au groupe. - Jours jusqu’à l’achèvement*. Entrez un nombre dans la première case. Sélectionnez Ensuite Jours civils des jours ouvrables dans la liste déroulante. L’option par défaut de Procore est Les jours civils. Cela définit le nombre de jours que le « rôle de la personne assignée » doit terminer l’étape du flux de travail. Une fois le nombre de jours passé, Procore envoie un rappel automatisé une fois par jour jusqu’à ce que l’étape soit terminée.
- Statut de l’item*. Sélectionnez le statut dans lequel l’item doit figurer dans la liste déroulante. Cela définit le statut dans lequel le contrat doit être effectué avant que l’étape puisse être effectuée dans le flux de travail personnalisé. Vos choix pour cette étape initiale sont :
- Ébauche
- En attente de soumission
- Sortie pour signature
- Facultatif : Envoyez des courriels à la personne assignée et ____. Sélectionnez les groupes ou les rôles qui doivent recevoir une notification automatisée lorsque l’étape du flux de travail n’est PAS terminée dans le nombre de jours spécifiés ci-dessus. Les groupes par défaut comprennent :
- Gestionnaire de flux de travail. Un gestionnaire de flux de travail est un utilisateur Procore qui doit être désigné sur un projet.
- Créateur de l’item. Un créateur d’item est un utilisateur Procore qui a créé l’engagement sur un projet.
- Groupe de distribution. Il s’agit d’un groupe par défaut pour ce flux de travail personnalisé dans l’outil Flux de travail. Après avoir publié ce flux de travail et l’affecter à un projet, vous pouvez définir différents membres du groupe lors de la configuration du flux de travail personnalisé dans les outils d’engagements au niveau du projet.
- Choisissez parmi les options suivantes pour ajouter les étapes suivantes à votre flux de travail personnalisé :
Ajouter une étape conditionnelle à un flux de travail personnalisé
Les étapes conditionnelles permettent d’effectuer un chemin de flux de travail différemment selon que les conditions de l’étape sont respectées. Pour créer une étape conditionnelle, suivez les instructions ci-dessous.
- Mettez en surbrillance une étape existante dans le flux de travail personnalisé ou cliquez sur l’icône
sur une étape du créateur de flux de travail et choisissez « Conditionnelle ».
OU
Dans la section « Réponses » dans le volet droit d’une étape existante, procédez comme suit :- Si la réponse est. Sélectionnez la réponse souhaitée dans la liste déroulante. Ces options correspondent au actions effectué par le « Rôle de la personne assignée » attribué à l’étape du flux de travail.
- Retour
- Rejeter
- Approuver
- Aller à l’étape. Sélectionnez le type d’étape que vous souhaitez créer.
- Cliquez sur Ajouter une étape. Remarque : Si vous avez déjà créé l’étape conditionnelle que vous souhaitez utiliser, vous pouvez le sélectionner dans la liste déroulante « Aller à l’étape » au lieu de cliquer sur Ajouter une étape.
- Si la réponse est. Sélectionnez la réponse souhaitée dans la liste déroulante. Ces options correspondent au actions effectué par le « Rôle de la personne assignée » attribué à l’étape du flux de travail.
- Choisissez Conditionnel dans la liste des types d’étapes et nommez l’étape.
- Cliquez sur Créer une nouvelle étape.
- Après avoir créé l’étape conditionnelle, cliquez dessus dans le créateur de flux de travail pour commencer à définir les conditions :
- Quand . Sélectionnez la première partie de l'hypothèse dans l'instruction conditionnelle. Différentes instructions conditionnelles existent pour chaque outil. Voir Instructions conditionnelles par outil .
- C’est. Sélectionnez l’hypothèse de l’étape conditionnelle.
- Supérieur à. Si votre organisation a besoin de signatures supplémentaires pour les montants supérieur ou égal à un montant spécifié, vous devrez choisir cette option et saisir un montant dans le champ à droite.
OU - Moins que. Si vous souhaitez que l’étape fonctionne lorsque l’hypothèse est inférieure à un nombre spécifié.
- Supérieur à. Si votre organisation a besoin de signatures supplémentaires pour les montants supérieur ou égal à un montant spécifié, vous devrez choisir cette option et saisir un montant dans le champ à droite.
- Puis. Sélectionnez une étape dans la liste déroulante ou créez une nouvelle en cliquant sur le bouton Ajouter une étape.
- Sinon. Sélectionnez une étape dans la liste déroulante ou créez une nouvelle en cliquant sur le bouton Ajouter une étape. Il s’agit de l’étape qui sera à côté si les conditions de l’étape ne sont pas remplies.
Déclarations conditionnelles par outil
Changements budgétaires... Afficher/masquer
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Engagements... Afficher/masquer
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Ordres de changement à l'engagement... Afficher/Masquer
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Correspondance/Outils personnalisés... Afficher/masquer
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Contrats principaux... Afficher/masquer
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Ordres de changement au contrat principal... Afficher/masquer
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Factures de sous-traitant... Afficher/masquer
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* Les déclarations conditionnelles liées au budget du projet sont basées sur le montant total de la colonne budgétaire sélectionnée dans l’affichage budgétaire de rapport personnalisé situé dans l’outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Configurer un affichage budgétaire pour les rapports personnalisés.
Ajouter une étape standard à un flux de travail personnalisé
- Cliquez sur l’icône
jointe à une étape existante dans le créateur de flux de travail et choisissez Étape.
Conseil
De nouvelles étapes peuvent également être effectuées lors de la création de réponses pour les étapes existantes. Dans la liste déroulante « Aller à l’étape », choisissez Ajouter une étape.
- Optionnel: Modifiez le nom de l’étape du flux de travail comme vous le souhaitez :
- Cliquez sur l’icône en forme de crayon, puis tapez sur le titre d’étape existant dans le volet droit.
OU - Cliquez sur la zone de texte du volet droit et saisissez un titre.
- Cliquez sur l’icône en forme de crayon, puis tapez sur le titre d’étape existant dans le volet droit.
- Dans l’étape du flux de travail, mettez à jour la section « Détails » comme suit :
Remarque
Un asterisk (*) ci-dessous indique un champ obligatoire.- Rôle de la personne assignée*. Sélectionnez un rôle ou un groupe dans la liste déroulante. Par défaut, « Créateur d’item » est la seule option disponible. Pour les engagements, un « Créateur d’item » est la personne qui a créé un engagement sur un projet.
Conseil
Vous ne voyez pas le rôle que vous voulez? Vous pouvez créer un nouveau rôle dans la liste déroulante Rôle de la personne assignée. Cliquez sur le bouton Ajouter attribué au rôle du projet en bas de la liste et entrez un nom pour le groupe dans la zone Nouveau assigné au rôle du projet. Lorsque vous êtes prêt à créer votre nouveau rôle, cliquez sur Créer un rôle. Plus tard, lors de la configuration du flux de travail personnalisé dans le ou les projets auxquels il est affecté, vous pouvez attribuer des membres au groupe. - Jours jusqu’à l’achèvement*. Entrez un nombre dans la première case. Sélectionnez Ensuite Jours civils des jours ouvrables dans la liste déroulante. L’option par défaut de Procore est Les jours civils. Cela définit le nombre de jours que le « groupe responsable » doit terminer l’étape du flux de travail. Une fois le nombre de jours passé, Procore envoie un rappel jusqu’à ce que l’étape soit terminée.
- Statut de l’item*. Sélectionnez le statut dans lequel l’item doit être activé pour déclencher l’étape du flux de travail.
- Facultatif : Envoyez des courriels à la personne assignée et ____. Sélectionnez les groupes ou les rôles qui doivent recevoir une notification automatisée lorsque l’étape du flux de travail n’est PAS terminée dans le nombre de jours spécifiés ci-dessus. Les destinataires nommés ici recevront également un courriel lorsque l’étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut comprennent :
- Rôle de la personne assignée*. Sélectionnez un rôle ou un groupe dans la liste déroulante. Par défaut, « Créateur d’item » est la seule option disponible. Pour les engagements, un « Créateur d’item » est la personne qui a créé un engagement sur un projet.
- Gestionnaire de flux de travail. Un gestionnaire de flux de travail est un utilisateur Procore qui doit être désigné sur un projet.
- Créateur de l’item. Un créateur d’item est un utilisateur Procore qui a créé l’engagement sur un projet.
- Groupe de distribution. Il s’agit d’un groupe par défaut pour ce flux de travail personnalisé dans l’outil Flux de travail. Après avoir publié ce flux de travail et l’affecter à un projet, vous pouvez définir différents membres du groupe lors de la configuration du flux de travail personnalisé dans les outils d’engagements au niveau du projet.
Ajouter une étape de fin à un flux de travail personnalisé
Une étape de fin définit la fin d’un flux de travail. Par exemple, dans votre flux de travail d’engagement, vous ajouteriez une étape de fin pour indiquer qu’un contrat de sous-traitance ou un bon de commande a été approuvé et que toutes les conditions ont été satisfaites. Une étape de fin indique que le flux de travail personnalisé est terminé.
- Cliquez sur l’icône
jointe à une étape existante dans le créateur de flux de travail et choisissez Terminer l’étape.
- Optionnel: Modifiez le nom de l’étape du flux de travail comme vous le souhaitez :
- Cliquez sur l’icône en forme de crayon, puis tapez sur le titre d’étape existant dans le volet droit.
OU - Cliquez sur la zone de texte du volet droit et saisissez un titre.
- Cliquez sur l’icône en forme de crayon, puis tapez sur le titre d’étape existant dans le volet droit.
- Optionnel: Modifiez le nom de l’étape du flux de travail comme vous le souhaitez :
- Dans le volet droit, mettez à jour la section « Détails » comme suit :
- Statut de l’item*.
- Approuvé.
- Complété
- Facultatif : Envoyez des courriels à la personne assignée et ____. Sélectionnez les groupes ou les rôles qui doivent recevoir une notification automatisée lorsque l’étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut comprennent :
- Statut de l’item*.
- Gestionnaire de flux de travail. Un gestionnaire de flux de travail est un utilisateur Procore qui doit être désigné sur un projet.
- Créateur de l’item. Un créateur d’item est un utilisateur Procore qui a créé l’engagement sur un projet.
- Groupe de distribution. Il s’agit d’un groupe par défaut pour ce flux de travail personnalisé dans l’outil Flux de travail. Après avoir publié ce flux de travail et l’affecter à un projet, vous pouvez définir différents membres du groupe lors de la configuration du flux de travail personnalisé dans les outils d’engagements au niveau du projet.
- Choisissez parmi ces options :
- Enregistrer comme ébauche. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version numérotée « Ébauche ». Choisissez cette option lorsque vous travaillez toujours sur votre flux de travail personnalisé.
OU - Enregistrer et publier. Cliquez sur ce bouton pour créer une version nouvellement publiée. Choisissez cette option lorsque vous êtes prêt à attribuer votre flux de travail à un projet.
- Enregistrer comme ébauche. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version numérotée « Ébauche ». Choisissez cette option lorsque vous travaillez toujours sur votre flux de travail personnalisé.
Ajouter une étape de résiliation à un flux de travail personnalisé
- Cliquez sur l’icône
jointe à une étape existante dans le créateur de flux de travail et choisissez Terminer l’étape.
- Optionnel: Modifiez le nom de l’étape du flux de travail comme vous le souhaitez :
- Cliquez sur l’icône en forme de crayon, puis tapez sur le titre d’étape existant dans le volet droit.
OU - Cliquez sur la zone de texte du volet droit et saisissez un titre.
- Cliquez sur l’icône en forme de crayon, puis tapez sur le titre d’étape existant dans le volet droit.
- Optionnel: Modifiez le nom de l’étape du flux de travail comme vous le souhaitez :
- Dans le volet droit, mettez à jour la section « Détails » comme suit :
- Statut de l’item*.
- Terminé
- Annulé
- Facultatif : Envoyez des courriels à la personne assignée et ____. Sélectionnez les groupes ou les rôles qui doivent recevoir une notification automatisée lorsque l’étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut comprennent :
- Statut de l’item*.
- Gestionnaire de flux de travail. Un gestionnaire de flux de travail est un utilisateur Procore qui doit être désigné sur un projet.
- Créateur de l’item. Un créateur d’item est un utilisateur Procore qui a créé l’engagement sur un projet.
- Groupe de distribution. Il s’agit d’un groupe par défaut pour ce flux de travail personnalisé dans l’outil Flux de travail. Après avoir publié ce flux de travail et l’affecter à un projet, vous pouvez définir différents membres du groupe lors de la configuration du flux de travail personnalisé dans les outils d’engagements au niveau du projet.
- Choisissez parmi ces options :
- Enregistrer comme ébauche. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version numérotée « Ébauche ». Choisissez cette option lorsque vous travaillez toujours sur votre flux de travail personnalisé.
OU - Enregistrer et publier. Cliquez sur ce bouton pour créer une version nouvellement publiée. Choisissez cette option lorsque vous êtes prêt à attribuer votre flux de travail à un projet.
- Enregistrer comme ébauche. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version numérotée « Ébauche ». Choisissez cette option lorsque vous travaillez toujours sur votre flux de travail personnalisé.