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Procore

(Bêta) Créer un modèle de flux de travail personnalisé

 En version bêta
Cette page détaille les fonctionnalités qui ne sont pas disponibles dans l’environnement production de Procore. L’accès aux fonctionnalités documentées ici est limité à des clients Procore spécifiques qui ont signé l’accord requis pour participer au programme bêta de l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie de Procore. Le contenu de cette page est à des fins d’information uniquement et toute information et tout le contenu de cette page est soumis à changement sans aucun préavis. Pour en savoir plus, voir À propos du programme bêta des flux de travail.
 Important
Cet article décrit les étapes de création d’un nouveau modèle de flux de travail dans l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie. Certaines fonctionnalités répertoriées sont en version bêta fermée et peuvent ne pas être disponibles. Pour plus d’informations sur les outils disponibles dans la version bêta ouverte, voir À propos du programme bêta des flux de travail.

Objectif 

Créer un modèle de flux de travail personnalisé dans l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour afficher, créer ou modifier un flux de travail personnalisé au niveau de la compagnie :
      • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie.
        OU
      • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie avec la permission granulaire « Afficher les flux de travail personnalisés » et « Créer et modifier des modèles de flux de travail » activée sur votre modèle de permissions.

Étapes

Ajouter un flux de travail personnalisé

  1. Accédez à l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur le bouton Créer.
  3. Dans la boîte de dialogue « Ajouter un flux de travail », procédez comme suit :
    • Nom *. Saisissez un nom pour votre nouveau flux de travail.
    • Outil *. Sélectionnez l'outil et l'item pour lesquels vous créez le nouveau flux de travailclipboard_e721b0e88fb6135835d3abf368c7514a3.png.
      • Facture de sous-traitant
      • Correspondance/Outils personnalisés
         Note: Si vous sélectionnez Correspondance/Outils personnalisés, vous devrez également choisir un type avant de passer à l’étape suivante.
      • Contrat principal
      • contrat de sous-traitance
      • Bon de commande
      • Changement budgétaire
      • Ordre de changement de Contrat principal - Niveau unique
      • Ordre de changement au contrat principal - Deux ou trois niveaux
      • Ordre de changement à l'engagement - Un seul niveau
      • Ordre de changement à l'engagement - Deux ou trois niveaux
      • Ordre de changement potentiel principal
      • Ordre de changement potentiel d'engagement
      • Gestion de documents
  4. Cliquez sur Créer.
    Procore ouvre automatiquement le créateur de flux de travail et crée une première étape « Sans titre » pour vous. 

Mettre à jour la première étape du flux de travail personnalisé 

  1. Commencez par sélectionner le type d'étape (étape de réponse, étape de condition) que vous utiliserez au début du flux de travail. 
    workflows-first-step-choice.png
  2. Suivez les instructions pour le type d'étape sélectionné :

Ajouter une étape de réponse à un flux de travail personnalisé  

  1. Entrez les informations suivantes dans la section Informations générales  :
    • Nom de l'étape. Entrez un nom pour l'étape.
    • Tapez. Sélectionnez Étape de réponse.
    • Statut de l'item. Saisissez le statut de l'item qui sera associé à cette étape du flux de travail.
    • Jours pour terminer. Entrez le nombre de jours dont le « groupe responsable » dispose pour terminer l'étape du flux de travail. Sélectionnez ensuite Jours calendaires ou Jours ouvrables dans la liste déroulante. Une fois le nombre de jours défini écoulé, Procore envoie un courriel de rappel jusqu'à ce que l'étape soit terminée.
    • Facultatif : Destinataires de la notification. Sélectionnez les groupes ou les rôles qui doivent recevoir une notification automatisée lorsque l'étape du flux de travail n'est PAS terminée dans le nombre de jours spécifié sous Jours restants. Les destinataires nommés ici recevront également un courriel lorsque l'étape du flux de travail sera terminée. Les groupes par défaut incluent :
      • Gestionnaire de flux de travail. Un gestionnaire de flux de travail est un utilisateur Procore qui doit être désigné sur un projet.
      • Créateur d'items. Un créateur d'item est un utilisateur Procore qui a créé l'item sur un projet.
      • Groupe de distribution. Après avoir publié ce flux de travail et l'avoir affecté à un projet, vous pouvez définir différents membres de groupe lors de la configuration du flux de travail personnalisé dans les outils Engagements au niveau du projet.
  2. Entrez les informations suivantes dans les personnes assignées rubrique :
    • Rôle de la personne assignée. Sélectionnez le rôle de l'utilisateur affecté à cette étape.
      • Facultatif : Cliquez sur Créer un rôle de modèle pour créer un rôle unique pour ce flux de travail personnalisé.
    • Type de décision. Sélectionnez le type de décision prise pour cette étape :
      • Le premier répondant décide. Il peut y avoir plusieurs personnes assignées, mais une seule réponse est requise pour passer à l'étape suivante du flux de travail.
      • Plusieurs intervenants décident. Il peut y avoir plusieurs personnes assignées et plusieurs réponses. Vous pouvez déterminer la prochaine étape lorsque tous les intervenants (pas les personnes assignées) sélectionnent la même réponse. Vous pouvez également choisir l'étape suivante lorsque tous les intervenants ne sont pas d'accord.
  3. Entrez les informations suivantes dans les réponses rubrique :
    • Si la réponse est OU Si tous les répondants décident. Sélectionnez une réponse dans la liste.
    • Allez à l'étape. Sélectionnez une autre étape du flux de travail pour devenir l'étape actuelle si la réponse ci-dessus est choisie.
      • Facultatif : Cliquez sur Ajouter une étape si vous souhaitez que le flux de travail progresse vers une étape qui n'a pas encore été créée. Vous serez invité à choisir un type et un nom pour la nouvelle étape.
    • Sinon. Si le type de décision est défini sur Plusieurs répondants décident, sélectionnez ou créez l'étape suivante du flux de travail si les réponses ne sont PAS unanimes.
  4. Répétez l'étape précédente pour continuer à ajouter des réponses à cette étape du flux de travail.
  5. Choisissez parmi ces options :
    • Annuler. Cliquez sur ce bouton pour rejeter toutes les modifications que vous avez apportées.
    • Enregistrer comme brouillon. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version « Ébauche » numérotée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous travaillez toujours à la création de votre flux de travail personnalisé. 
      OU
    • Enregistrer et publier. Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle version publiée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes prêt à attribuer votre flux de travail à un projet.

Ajouter une étape de condition à un flux de travail personnalisé 

Les étapes de condition permettent d'acheminer un chemin de flux de travail différemment selon que les conditions de l'étape sont remplies ou non. Pour créer une étape de condition, suivez les instructions ci-dessous. 

  1. Entrez les informations suivantes dans la section Informations générales  :
    • Nom de l'étape. Entrez un nom pour l'étape.
    • Tapez. Sélectionnez Étape de condition.
    • Quand. Sélectionnez la première partie de l'hypothèse dans l'instruction conditionnelle. Différentes instructions conditionnelles existent pour chaque outil. Voir Instructions conditionnelles par outil
      • Supérieur à. Si votre organisation a besoin de signatures supplémentaires pour les montants supérieur ou égal à un montant spécifié, vous devrez choisir cette option et saisir un montant dans le champ à droite.
        OU
      • Moins que. Si vous souhaitez que l’étape fonctionne lorsque l’hypothèse est inférieure à un nombre spécifié.
      • Est. Si vous souhaitez que l'étape fonctionne lorsqu'un certain champ est sélectionné pour un champ personnalisé.
      • Est coché. Si vous souhaitez que l'étape fonctionne lorsqu'une case à cocher de champ personnalisé est cochée.
      • Contient l'un des. Si vous souhaitez que l'étape fonctionne lorsqu'une ou plusieurs options à sélection multiple sont choisies pour un champ personnalisé.
    • Puis. Sélectionnez une étape dans la liste déroulante ou créez une nouvelle en cliquant sur le bouton Ajouter une étape.
    • Sinon. Sélectionnez une étape dans la liste déroulante ou créez-en une en cliquant sur le bouton Ajouter une étape  . Il s'agit de l'étape qui sera la suivante dans le flux de travail si les conditions de l'étape actuelle ne sont PAS remplies.
  2. Choisissez parmi ces options :
    • Annuler. Cliquez sur ce bouton pour rejeter toutes les modifications que vous avez apportées.
    • Enregistrer comme brouillon. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version « Ébauche » numérotée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous travaillez toujours à la création de votre flux de travail personnalisé. 
      OU
    • Enregistrer et publier. Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle version publiée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes prêt à attribuer votre flux de travail à un projet.

Déclarations conditionnelles par outil

Changements budgétaires... Afficher/masquer   

Condition Définition
Montant Le montant total VDC du changement budgétaire approuvé.

Engagements... Afficher/masquer   

Condition Définition Exemple
Montant du contrat initial Le montant total VDC du contrat approuvé.

Un flux de travail doit suivre différents chemins d’approbation en fonction du montant du contrat en cours d’approbation.

Montant total des objets de coût approuvés

Le montant total VDC des engagements « approuvés », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs sur le projet. Le VDC montant de l’item de flux de travail est inclus dans le total.

Formule... Afficher/masquer   

Engagements approuvés + ODCE approuvés + coûts directs approuvés = Montant total des objets de coût approuvés

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail lorsque le montant total d’autres contrats approuvés, ordres de changement et coûts directs est supérieure ou inférieure à un montant spécifié.

Montant total de tous les objets de coût

Le montant total VDC de tous les engagements « Approuvés » et « En attente », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs sur le projet. Le VDC montant de l’item de flux de travail est inclus dans le total.

Formule... Afficher/masquer   

Engagements approuvés et en attente + ODCE approuvés et en attente + Coûts directs en attente = Montant total de tous les objets de coût

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail lorsque le montant total d’autres contrats en attente ou approuvés, des ordres de changement et des coûts directs de tout statut sont sur ou sous un montant spécifié

Montant sur le budget sur les objets de coût approuvés

Le montant total du budget du projet a soustrait le montant total combiné de tous les engagements « approuvés », les ordres de changement à l’engagement et les coûts directs.

Formule... Afficher/masquer   

Engagements approuvés + ODCE approuvés + coûts directs approuvés - Montant total du budget = montant sur les objets de coût approuvés

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail si le contrat est approuvé et que d’autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont prendre le budget de votre projet par un montant spécifique.*

Montant sur le budget sur tous les objets de coût

Le montant total du budget du projet a soustrait le montant total combiné de tous les engagements « Approuvés » et « En attente », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/masquer   

Engagements approuvés et en attente + ODCE approuvés et en attente + Coûts directs en attente - Montant total du budget = Montant sur tous les objets de coût

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail si le contrat est approuvé et qu’un autre contrat est en attente ou approuvé, les ordres de changement et les coûts directs vont prendre votre projet sur le budget par un montant spécifique.*

% du budget alloué aux objets de coût approuvés

Le pourcentage du montant total du budget du projet utilisé par le montant total combiné des engagements « approuvés », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/masquer   

(Engagements approuvés + ODCE approuvés + coûts directs approuvés) ÷ Montant total du budget alloué = % du budget alloué aux objets de coût approuvés

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail si le contrat est approuvé et que d’autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont prendre le budget de votre projet par un pourcentage spécifique. *

% du budget alloué à tous les objets de coût

Pourcentage du montant total du budget du projet utilisé par le montant total combiné de tous les engagements « Approuvés » et « En attente », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/masquer   

(Engagements approuvés et en attente + ODCE approuvés + Coûts directs en attente) ÷ montant total du budget alloué à tous les objets de coût

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail si le contrat est approuvé et qu’un autre contrat est en attente ou approuvé, les ordres de changement et les coûts directs vont prendre votre projet sur le budget par un pourcentage spécifique.*

Champs personnalisés (sélection simple, sélection multiple ou case à cocher)
Remarque : Les champs à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués Obligatoire dans le. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs paramétrables.
Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le générateur de modèle de flux de travail. Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail en fonction d'un champ personnalisé de « Type de contrat » ou de « Bâtiment n° ». Si le « Bâtiment n° » est 2, acheminez le flux de travail vers John. Si le « Bâtiment n° » est 1, acheminez le flux de travail vers Susan.

Ordres de changement à l'engagement... Afficher/Masquer  

Condition Définition Exemple
Montant Le montant total VDC de l’ordre de changement approuvé.

Un flux de travail doit suivre différents chemins d’approbation en fonction du montant du contrat en cours d’approbation.

Montant total des objets de coût approuvés

Le montant total VDC des engagements « approuvés », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs sur le projet. Le VDC montant de l’item de flux de travail est inclus dans le total.

Formule... Afficher/masquer   

Engagements approuvés + ODCE approuvés + coûts directs approuvés = Montant total des objets de coût approuvés

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail lorsque le montant total d’autres contrats approuvés, ordres de changement et coûts directs est supérieure ou inférieure à un montant spécifié.

Montant total de tous les objets de coût

Le montant total VDC de tous les engagements « Approuvés » et « En attente », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs sur le projet. Le VDC montant de l’item de flux de travail est inclus dans le total.

Formule... Afficher/masquer   

Engagements approuvés et en attente + ODCE approuvés et en attente + Coûts directs en attente = Montant total de tous les objets de coût

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail lorsque le montant total d’autres contrats en attente ou approuvés, des ordres de changement et des coûts directs de tout statut sont sur ou sous un montant spécifié

Montant sur le budget sur les objets de coût approuvés

Le montant total du budget du projet a soustrait le montant total combiné de tous les engagements « approuvés », les ordres de changement à l’engagement et les coûts directs.

Formule... Afficher/masquer   

Engagements approuvés + ODCE approuvés + coûts directs approuvés - Montant total du budget = montant sur les objets de coût approuvés

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail si le contrat est approuvé et que d’autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont prendre le budget de votre projet par un montant spécifique.*

Montant sur le budget sur tous les objets de coût

Le montant total du budget du projet a soustrait le montant total combiné de tous les engagements « Approuvés » et « En attente », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/masquer   

Engagements approuvés et en attente + ODCE approuvés et en attente + Coûts directs en attente - Montant total du budget = Montant sur tous les objets de coût

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail si le contrat est approuvé et qu’un autre contrat est en attente ou approuvé, les ordres de changement et les coûts directs vont prendre votre projet sur le budget par un montant spécifique.*

% du budget alloué aux objets de coût approuvés

Le pourcentage du montant total du budget du projet utilisé par le montant total combiné des engagements « approuvés », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/masquer   

(Engagements approuvés + ODCE approuvés + coûts directs approuvés) ÷ Montant total du budget alloué = % du budget alloué aux objets de coût approuvés

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail si le contrat est approuvé et que d’autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont prendre le budget de votre projet par un pourcentage spécifique. *

% du budget alloué à tous les objets de coût

Pourcentage du montant total du budget du projet utilisé par le montant total combiné de tous les engagements « Approuvés » et « En attente », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/masquer   

(Engagements approuvés et en attente + ODCE approuvés + Coûts directs en attente) ÷ montant total du budget alloué à tous les objets de coût

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail si le contrat est approuvé et qu’un autre contrat est en attente ou approuvé, les ordres de changement et les coûts directs vont prendre votre projet sur le budget par un pourcentage spécifique.*

Champs personnalisés (sélection simple, sélection multiple ou case à cocher)
Remarque : Les champs à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués Obligatoire dans l'ensemble de champs. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs paramétrables.
Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le générateur de modèle de flux de travail. Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail en fonction d'un champ personnalisé de « Type de contrat » ou de « Bâtiment n° ». Si le « Bâtiment n° » est 2, acheminez le flux de travail vers John. Si le « Bâtiment n° » est 1, acheminez le flux de travail vers Susan.

Correspondance/Outils personnalisés... Afficher/masquer   

Condition Définition
Valeur de l’impact financier Le montant saisi dans le champ « Impact financier » sur l’item de correspondance.
Champs personnalisés (sélection simple, sélection multiple ou case à cocher)
Remarque : Les champs à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués Obligatoire dans l'ensemble de champs. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs paramétrables.
Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le générateur de modèle de flux de travail.

Contrats principaux... Afficher/masquer   

Condition Définition Exemple
Montant du contrat initial Le montant total VDC du contrat approuvé. Un flux de travail doit suivre différents chemins d’approbation en fonction du montant du contrat en cours d’approbation.
Champs personnalisés (sélection simple, sélection multiple ou case à cocher)
Remarque : Les champs à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués Obligatoire dans l'ensemble de champs. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs paramétrables.
Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le générateur de modèle de flux de travail. Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail en fonction d'un champ personnalisé de « Type de contrat » ou de « Bâtiment n° ». Si le « Bâtiment n° » est 2, acheminez le flux de travail vers John. Si le « Bâtiment n° » est 1, acheminez le flux de travail vers Susan.

Ordres de changement au contrat principal... Afficher/masquer   

Condition Définition Exemple
Montant Le montant total VDC de l’ordre de changement approuvé. Un flux de travail doit suivre différents chemins d’approbation en fonction du montant du contrat en cours d’approbation.
Champs personnalisés (sélection simple, sélection multiple ou case à cocher)
Remarque : Les champs à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués Obligatoire dans l'ensemble de champs. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs paramétrables.
Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le générateur de modèle de flux de travail. Acheminer le chemin d'approbation du flux de travail en fonction d'un champ personnalisé de « Type de contrat » ou de « Bâtiment n° ». Si le « Bâtiment n° » est 2, acheminez le flux de travail vers John. Si le « Bâtiment n° » est 1, acheminez le flux de travail vers Susan.

Factures de sous-traitant... Afficher/masquer   

Condition Définition
Montant net Le montant facturé au facture avec retenue de garantie appliquée.
Valeur d’engagement d’origine Le montant du VDC d’origine associé à l’facture.

* Les déclarations conditionnelles liées au budget du projet sont basées sur le montant total de la colonne budgétaire sélectionnée dans l’affichage budgétaire de rapport personnalisé situé dans l’outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Configurer un affichage budgétaire pour les rapports personnalisés.

 

Ajouter une étape de fin (réussie) à un flux de travail personnalisé 

Une étape de fin définit la fin d'un flux de travail. Une étape de fin indique que le flux de travail personnalisé est terminé. 

  1. Cliquez sur le icon-blue-plus-pfcp.png attachée à une étape existante dans le générateur de flux de travail et choisissez Fin de l' étape (réussie).  
  2. Entrez les informations suivantes dans la section Informations générales  :
    • Nom de l'étape. Entrez un nom pour l'étape.
    • Statut de l'item. Sélectionnez Approuvé ou Terminé.
    • Facultatif : Destinataires de la notification. Sélectionnez les groupes ou les rôles qui doivent recevoir une notification automatisée lorsque l'étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut incluent : 
      • Gestionnaire de flux de travail. Un gestionnaire de flux de travail est un utilisateur Procore qui doit être désigné sur un projet.
      • Créateur d'items. Un créateur d'item est un utilisateur Procore qui a créé l'item sur un projet.
      • Groupe de distribution. Après avoir publié ce flux de travail et l'avoir affecté à un projet, vous pouvez définir différents membres de groupe lors de la configuration du flux de travail personnalisé dans les outils Engagements au niveau du projet.
  3. Choisissez parmi ces options :
    • Annuler. Cliquez sur ce bouton pour rejeter toutes les modifications que vous avez apportées.
    • Enregistrer comme brouillon. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version « Ébauche » numérotée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous travaillez toujours à la création de votre flux de travail personnalisé. 
      OU
    • Enregistrer et publier. Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle version publiée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes prêt à attribuer votre flux de travail à un projet.

Ajouter une étape de fin (échec) à un flux de travail personnalisé 

  1. Cliquez sur le icon-blue-plus-pfcp.png icône attachée à une étape existante dans le générateur de flux de travail et choisissez Fin de l'étape (Échec).
  2. Entrez les informations suivantes dans la section Informations générales  :
    • Nom de l'étape. Entrez un nom pour l'étape.
    • Statut de l'item. Sélectionnez Terminé.
    • Facultatif : Destinataires de la notification. Sélectionnez les groupes ou les rôles qui doivent recevoir une notification automatisée lorsque l'étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut incluent : 
      • Gestionnaire de flux de travail. Un gestionnaire de flux de travail est un utilisateur Procore qui doit être désigné sur un projet.
      • Créateur d'items. Un créateur d'item est un utilisateur Procore qui a créé l'item sur un projet.
      • Groupe de distribution. Après avoir publié ce flux de travail et l'avoir affecté à un projet, vous pouvez définir différents membres de groupe lors de la configuration du flux de travail personnalisé dans les outils Engagements au niveau du projet.
  3. Choisissez parmi ces options :
    • Annuler. Cliquez sur ce bouton pour rejeter toutes les modifications que vous avez apportées.
    • Enregistrer comme brouillon. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version « Ébauche » numérotée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous travaillez toujours à la création de votre flux de travail personnalisé. 
      OU
    • Enregistrer et publier. Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle version publiée du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes prêt à attribuer votre flux de travail à un projet.