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Procore

Configurer un affichage budgétaire pour les rapports personnalisés

Objectif

Configurer le budget standard Procore (affichage de rapport personnalisé) pour travailler avec la fonction de rapport personnalisé dans l'outil Rapports au niveau de la compagnie et du projet.

Contexte

À l'aide de la fonction d'affichage du budget de l'outil Admin de la compagnie de Procore, vous pouvez créer un affichage budgétaire qui peut ensuite être utilisé comme source pour créer des rapports budgétaires personnalisés avec l'outil Rapports. L'utilisation de cette approche vous aidera à générer des rapports personnalisés significatifs que vous pourrez adapter pour répondre aux besoins commerciaux spécifiques de votre compagnie.

Éléments à considérer

  • Permission d'utilisateur requise :
    • Pour créer un rapport budgétaire personnalisé et accéder aux données budgétaires d'un projet :
      • « Admin » dans l'outil Admin de la compagnie.
        ET
      • « Standard » ou supérieure dans l'outil Budget du projet. 
    • Pour exécuter un rapport budgétaire personnalisé et afficher les données budgétaires d'un projet :
      • « Admin » dans l'outil Admin de la compagnie. 
  • Information supplémentaire :
    • Comme détaillé ci-dessous, vous devez d'abord configurer un nouvel affichage budgétaire à utiliser avec les rapports personnalisés. Pour une reconnaissance facile, il est recommandé d'ajouter « Affichage de rapport personnalisée » au titre de l'affichage budgétaire.
    • Si vous renommez votre affichage personnalisé, recherchez le conseil en face du nom de l'affichage dans la liste Affichages du budget. Le conseil affiche ce message lorsque vous passez le curseur de la souris dessus : « Le rapport budgétaire personnalisé utilisera les colonnes de cet affichage. Les colonnes peuvent être configurées selon les besoins. »
    • Votre « Affichage de rapports personnalisés » peut ensuite être utilisé pour créer vos rapports budgétaires personnalisés. Il est recommandé d'utiliser votre vue personnalisée au lieu du rapport récapitulatif des postes financiers.
  • Limites :
    • Vous ne pouvez créer qu'un (1) affichage de rapport personnalisé par compte Procore de la compagnie.
    • Pour les projets intégrés non-ERP, une colonne source Coûts directs extrait les données de l'outil Coûts directs lorsque celui-ci a été activé, et extrait les données des Coûts directs modifiables en ligne lorsque l'outil Coûts directs est désactivé. Veuillez noter que le rapport n'indiquera que les valeurs des coûts directs d'un projet en fonction de la configuration actuelle des coûts directs pour ce projet particulier.
    • Si l’affichage des rapports personnalisés utilise le format “Pourcentage” pour une colonne, ces valeurs ne seront pas résumées dans le rapport personnalisé.
  • Pour les compagnies utilisant l'outil Intégrations ERP :

Étapes

Configurer un nouvel affichage budgétaire à utiliser avec les rapports personnalisés

  1. Naviguez vers l’outil Admin de la compagnie. 
  2. Sous Paramètres de l’outil, cliquez sur  Budget
  3. Cliquez sur Configurer un nouvel affichage budgétaire.
  4. Sous Vues standard, sélectionnez le Budget standard Procore (affichage de rapport personnalisé).
     Remarques
    • Par défaut, les colonnes disponibles dans le « Budget standard Procore (affichage de rapport personnalisé) » correspondent exactement à celles de l'« Affichage standard Procore » par défaut.
    • Les modifications que vous apportez dans un affichage ne sont PAS automatiquement reflétées dans l'autre. Par exemple, si vous modifiez le « Budget standard Procore (affichage de rapport personnalisé) », ces modifications ne sont PAS automatiquement reflétées dans l'affichage « Budget standard Procore ».
    set-up-budget-view.png
     
  5. Modifiez le « Budget standard Procore (affichage de rapport personnalisé) » si nécessaire.
     Remarques
    • Pour en savoir plus sur les options dont vous disposez lors de la modification d'un affichage de budget, voir Configurer un nouvel affichage de budget.
    • Toutes les colonnes ajoutées à un affichage budgétaire sont disponibles lors de la création d'un rapport personnalisé. Cela inclut les colonnes qui sont à la fois masquées, visibles et masquées. Il est courant que les colonnes soient masquées lorsque la valeur associée à la colonne est requise pour effectuer une opération définie dans une colonne calculée visible.
  6. Cliquez sur Terminé.
    Cela rend toutes les modifications que vous avez apportées au « Budget standard Procore (affichage de rapport personnalisé) » immédiatement disponibles pour une utilisation dans l'outil Rapports.
    Exemple

    L'illustration ci-dessous vous montre où vous pouvez trouver les colonnes de données pour votre « Budget Standard Procore  (Affichage de rapport personnalisé) » dans l'outil Rapports.

    custom-budget-report.png

Configurer un nouvel affichage budgétaire pour les rapports personnalisés avec Intégrations ERP

Suivez les étapes ci-dessous pour configurer un nouvel affichage budgétaire pour des rapports personnalisés lorsque le compte Procore de votre compagnie utilise l'outil Intégrations ERP. Gardez à l'esprit que les étapes que vous utilisez ci-dessous dépendent du fait que tous ou certains des projets du portefeuille de votre compagnie utilisent l'outil Intégrations ERP pour synchroniser les données de Procore avec un système ERP intégré.

Affichage de rapports personnalisés avec tous les projets ERP

Suivez ces étapes lorsque tous les projets de construction du compte Procore de votre compagnie sont synchronisés avec un système ERP intégré. Si vous avez un mélange de projets synchronisés et non synchronisés, consultez plutôt la rubrique Affichage de rapports personnalisés avec projets ERP mixtes.

  1. Suivez les étapes décrites dans Configurer un affichage budgétaire de rapport personnalisé.
  2. Configurez les colonnes suivantes :
Coûts du projet ERP à ce jour

Cela ajoute une colonne calculée nommée « Coûts du projet ERP à ce jour ».

Étapes à partir de la fenêtre Configurer les colonnes… Paramètres de colonne
  1. Cliquez sur Créer une colonne calculée.
  2. Sous Nouvelle colonne calculée, procédez comme suit :
    • Nom de la colonne. Entrez le nom : Coûts du projet ERP à ce jour
    • Format de colonne. Devise
    • Calcul de la colonne. Voir la colonne Paramètres.
  3. Cochez la case Coûts à ce jour du projet ERP.
  4. Cliquez sur Créer.

Détail des coûts directs ERP
(+) Ajouter
Factures de sous-traitants

Engagement ERP facturé

Cela ajoute une colonne source nommée « Engagement ERP facturé ».

Étapes à partir de la fenêtre Configurer les colonnes… Paramètres
  1. Cliquez sur Créer une colonne source.
  2. Sous Nouvelle colonne source, procédez comme suit :
    • Nom de la colonne. Saisissez le nom : Engagement ERP facturé
    • Source de la colonne. Coûts des travaux ERP
  3. Cochez la case Engagement ERP facturé .
  4. Cliquez sur Créer.
s.o.
Coûts directs ERP

Cela ajoute une colonne calculée nommée « Coûts directs ERP ».

Étapes à partir de la fenêtre Configurer les colonnes… Paramètres
  1. Cliquez sur Créer une colonne calculée.
  2. Sous Nouvelle colonne calculée, procédez comme suit :
    • Nom de la colonne. Entrez le nom : Coûts directs ERP
    • Format de colonne. Devise
    • Calcul de la colonne. Voir la colonne Paramètres.
  3. Cliquez sur Créer.
Coûts du projet ERP à ce jour
(-) Moins
Engagement ERP facturé
Coûts prévus

Cela ajoute une colonne calculée nommée « Coûts projetés ».

Étapes à partir de la fenêtre Configurer les colonnes… Paramètres
  1. Cliquez sur Créer une colonne calculée.
  2. Sous Nouvelle colonne calculée, procédez comme suit
    :
    • Nom de la colonne. Entrez le nom : Coûts projetés
    • Format de colonne. Devise
    • Calcul de la colonne. Voir la colonne Paramètres.
  3. Cliquez sur Créer.
Coûts engagés
(+) Ajouter
Détail des coûts directs ERP
(+) Ajouter
Modifications des coûts en attente
Facultatif. Supprimer les colonnes non ERP

Ensuite, supprimez les colonnes non ERP :

  • Dans la barre latérale, sélectionnez Coûts des projets à ce jour (non-ERP) et cliquez sur Supprimer.
  • Dans la barre latérale, sélectionnez Coûts directs (non ERP) et cliquez sur Supprimer
    Remarque : Si vous ne pouvez pas supprimer cette colonne initialement, fermez d'abord l'affichage budgétaire en cliquant sur Terminé. Une fois que vous avez rouvert l'affichage de rapport personnalisé et accédé à « Configurer les colonnes », cette colonne peut être supprimée.
  • Dans la barre latérale, sélectionnez Factures de sous-traitant (non-ERP) et cliquez sur Supprimer.
Optionnel. Réorganiser les colonnes de l'affichage budgétaire

Vous pouvez ensuite réorganiser les colonnes comme vous le souhaitez à l'aide d'une opération de glisser-déposer sur les colonnes de l'affichage budgétaire. Une fois la configuration de votre affichage budgétaire terminée, assurez-vous de cliquer sur Terminé. Vous pouvez désormais utiliser votre nouvel « Affichage budgétaire ERP (affichage de rapport personnalisé) » lorsque vous créez un rapport personnalisé à l'aide de l'outil Budget comme source de données. Voir Créer un rapport de compagnie personnalisé.

Affichage de rapports personnalisés avec des projets ERP mixtes

Si, pendant la durée de vie d'un projet, des coûts directs ont été créés dans Procore, puis qu'il a été décidé d'intégrer le projet et de désactiver l'outil Coûts directs, il se peut que des valeurs provenant des deux sources apparaissent encore pour le projet donné.

  1. Suivez les étapes décrites dans Configurer un affichage budgétaire de rapport personnalisé.
  2. Configurez les colonnes suivantes :
Coûts du projet ERP à ce jour

Cela ajoute une colonne calculée nommée « Coûts du projet ERP à ce jour ».

Étapes à partir de la fenêtre Configurer les colonnes… Paramètres de colonne
  1. Cliquez sur Créer une colonne calculée.
  2. Sous Nouvelle colonne calculée, procédez comme suit :
    • Nom de la colonne. Entrez le nom : Coûts du projet ERP à ce jour
    • Format de colonne. Devise
    • Calcul de la colonne. Voir la colonne Paramètres.
  3. Cochez la case Coûts à ce jour du projet ERP.
  4. Cliquez sur Créer.

Détail des coûts directs ERP
(+) Ajouter
Factures de sous-traitants

Engagement ERP facturé

Cela ajoute une colonne source nommée « Engagement ERP facturé ». Si vous souhaitez faire correspondre le nom de la version non ERP de cette colonne, nommez-la Facture de sous-traitant ERP.

Étapes à partir de la fenêtre Configurer les colonnes… Paramètres
  1. Cliquez sur Créer une colonne source.
  2. Sous Nouvelle colonne source, procédez comme suit :
    • Nom de la colonne. Saisissez le nom : Engagement ERP facturé
    • Source de la colonne. Coûts des travaux ERP
  3. Cochez la case Engagement ERP facturé .
  4. Cliquez sur Créer.
s.o.
Coûts directs ERP

Cela ajoute une colonne calculée nommée « Coûts directs ERP ».

Étapes à partir de la fenêtre Configurer les colonnes… Paramètres
  1. Cliquez sur Créer une colonne calculée.
  2. Sous Nouvelle colonne calculée, procédez comme suit :
    • Nom de la colonne. Entrez le nom : Coûts directs ERP
    • Format de colonne. Devise
    • Calcul de la colonne. Voir la colonne Paramètres.
  3. Cliquez sur Créer.
Coûts du projet ERP à ce jour
(-) Moins
Engagement ERP facturé
Coûts prévus

Cela ajoute une colonne calculée nommée « Coûts projetés ».

Étapes à partir de la fenêtre Configurer les colonnes… Paramètres
  1. Cliquez sur Créer une colonne calculée.
  2. Sous Nouvelle colonne calculée, procédez comme suit
    :
    • Nom de la colonne. Entrez le nom : Coûts projetés
    • Format de colonne. Devise
    • Calcul de la colonne. Voir la colonne Paramètres.
  3. Cliquez sur Créer.
Coûts engagés
(+) Ajouter
Coûts directs ERP
(+) Ajouter
Modifications des coûts en attente
Facultatif. Renommer les colonnes non ERP

Si vous souhaitez distinguer davantage les colonnes non ERP des versions ERP similaires, renommez les colonnes non ERP :

  • Dans la barre latérale, sélectionnez Coûts des projets à ce jour, cliquez sur Modifier, renommez-le Coûts des projets non-ERP, cliquez sur Mettre à jour.
  • Dans la barre latérale, sélectionnez Coûts directs (non-ERP), cliquez sur Modifier,  renommez-le Coûts directs non-ERP, cliquez sur Mettre à jour.
  • Dans la barre latérale, sélectionnez Factures de sous-traitant (non-ERP), cliquez sur Modifier, renommez-le Factures de sous-traitant non-ERP, cliquez sur Mettre à jour.
Optionnel. Réorganiser les colonnes de l'affichage budgétaire

Vous pouvez ensuite réorganiser les colonnes comme vous le souhaitez à l'aide d'une opération de glisser-déposer sur les colonnes de l'affichage budgétaire. Une fois la configuration de votre affichage budgétaire terminée, assurez-vous de cliquer sur Terminé. Vous pouvez désormais utiliser votre nouvel « Affichage budgétaire ERP (affichage de rapport personnalisé) » lorsque vous créez un rapport personnalisé à l'aide de l'outil Budget comme source de données. Voir Créer un rapport de compagnie personnalisé.