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Procore

Flux de travail hérités vers les nouveaux flux de travail : Guide de transition

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Table des matières

Aperçu

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Prêt à faire migrer votre entreprise vers le nouvel outil de flux de travail au niveau de la compagnie de Procore? Lisez ce guide pour aider votre entreprise à passer de l’ancienne expérience des flux de travail de Procore à l’outil Flux de travail amélioré. 

Ce guide :

  • Compare et met en contraste les principales différences entre la nouvelle expérience de flux de travail et l’ancienne expérience.
  • Met en évidence les considérations importantes avant d’effectuer le changement.
  • Offre des instructions faciles à suivre pour un processus de transition en douceur.
  • Fournit des ressources supplémentaires pour plus d’informations et de soutien.

 

Étapes de transition

Avant de soumettre une demande de transition vers le nouvel outil Flux de travail, passez en revue ces étapes et lisez le contenu de la section Ressources pour obtenir des liens permettant de faciliter la transition de votre entreprise. 

Étapes

Étape 1 : Préparez et planifiez votre transition

Prêt à passer au nouvel outil Flux de travail? Commencez ici pour comprendre ce qui change, évaluer votre configuration actuelle et planifier votre transition. Délai de transition : dans les 72 heures ouvrables suivant la soumission de la demande.

Comprendre les principales différences :

  • Passez en revue les fonctionnalités de l’ancien et du nouveau flux de travail. Consultez le tableau comparatif pour plus de détails.

Permissions dans le nouvel outil Flux de travail :

  • La mise à niveau introduit des permissions granulaires pour un contrôle plus précis. Les administrateurs d’outils recevront automatiquement un accès complet, y compris toutes les autorisations de flux de travail.
    Si ce niveau d’accès n’est pas idéal pour votre configuration, nous vous recommandons d’examiner attentivement votre stratégie de permissions avant de procéder à la mise à niveau.

Étape 2 : Créer, attribuer et configurer de nouveaux flux de travail

Commencez à créer vos nouveaux flux de travail et à les répartir dans vos projets.

  • Créez de nouveaux modèles de flux de travail (en répliquant les modèles existants si nécessaire).

  • Attribuez les nouveaux flux de travail à tous les projets pertinents.

  • Configurez les flux de travail au niveau Projet.

  • Définissez chaque flux de travail par défaut pour le projet.

  1. Exigence de mise à niveau : les nouveaux flux de travail doivent être configurés
    • Pour effectuer la mise à niveau, tous les projets avec des flux de travail hérités doivent avoir un nouveau flux de travail configuré, sinon les flux de travail en cours seront bloqués de manière permanente.  Le bouton de mise à jour restera verrouillé si cette action n’est pas effectuée.
  2. Pour éviter les interruptions :
    • Terminez toute la configuration du flux de travail avant la mise à niveau
      OU
    • Attendez la fin des flux de travail actifs avant de commencer la mise à niveau
  3. Flux de travail hérités en cours :
    • Toutes les approbations ou progrès des flux de travail hérités seront perdus. Bien que cela ne soit pas idéal, les éléments en cours redémarrent automatiquement dans le flux de travail nouvellement configuré. Nous travaillons activement sur une fonctionnalité qui permet aux flux de travail de reprendre à mi-parcours.
 Important
Toutes les approbations ou progrès des flux de travail hérités seront perdus.  Nous savons que ce n’est pas l’idéal : nous travaillons activement à la création d’une fonctionnalité qui permet aux flux de travail de reprendre à mi-parcours. 

Étape 3 : Demande d’activation de la nouvelle expérience de l’outil Flux de travail

Avant d’utiliser le nouvel outil, une étape d’administration est requise.

  1. Soumettre le formulaire de demande de mise à niveau: indiquez les outils que vous souhaitez mettre à niveau et confirmez que vous avez examiné la documentation.
  2. En attente d’accès : Le bouton « Mettre à jour » de l’outil sera grisé jusqu’à ce que Procore autorise l’accès.
  3. Mise à niveau Flux de travail : Une fois le bouton « Mettre à jour » activé, accédez à l’outil Flux de travail → Configurer les paramètres → cliquez sur Mettre à jour pour terminer la mise à niveau.

Étape 4 : Vérifier et valider la réussite de la transition

Une fois la mise à niveau, prenez le temps de confirmer que tout fonctionne comme prévu.

  1. Démarrez de nouveaux flux de travail pour confirmer qu’ils fonctionnent correctement.
  2. Cochez la case Flux de travail hérités redémarrés pour vous assurer qu’ils ont démarré correctement dans le nouvel outil.

Facultatif : Tester dans Sandbox

Utilisez l’environnement Sandbox mensuel pour simuler vos workflows de mise à niveau et de test dans un espace sûr.  Voir Qu’est-ce que l’environnement Sandbox mensuel? pour plus de détails.

Foire aux questions

Q : Les flux de travail hérités seront-ils archivés pendant la mise à niveau s’ils ne sont pas modifiés?

R : Non, il n’y aura pas d’archivage.  Les flux de travail hérités terminés resteront tels quels.  De nouveaux modèles de flux de travail doivent être appliqués, configurés et définis par défaut pour les flux de travail en cours avant la mise à niveau, sinon ils seront bloqués et ne pourront pas continuer.

Q : Si nous appliquons de nouveaux flux de travail, les utilisateurs peuvent-ils les ignorer en modifiant manuellement le statut de l’item?

R : Non : une fois qu’un nouveau modèle de flux de travail est appliqué à un projet, le statut ne peut pas être modifié manuellement.  S’ils sont correctement configurés avec de nouveaux modèles de flux de travail appliqués, configurés et définis par défaut avant la mise à niveau, tous les flux de travail en cours redémarreront simplement.

Ressources

Vous voulez encore plus de détails? Explorez ces ressources supplémentaires, y compris la documentation et les informations sur les environnements de développement de Procore, pour approfondir votre compréhension des flux de travail en libre-service. 

Ressources de formation

Assurez-vous que tous les employés qui participeront aux flux de travail passent en revue la documentation de support.

Comparaison

Voici un aperçu des différences entre les outils de flux de travail de Procore, en résumant les actions des utilisateurs et en répertoriant les outils Procore prenant en charge les deux expériences. 

Différences majeures

Ce tableau résume les principales différences entre le nouvel outil Flux de travail et l’ancienne expérience de Procore.

Catégorie de fonctionnalité Nouvel outil Flux de travail Outil Flux de travail hérités
Création et gestion Les compagnies créent et gèrent leurs modèles de flux de travail dans l’outil Flux de travail

Les utilisateurs autorisés créent et modifient leurs flux de travail		 Solutions personnalisées Procore crée et gère des flux de travail pour votre entreprise

Les flux de travail ne peuvent pas être créés ou modifiés par les utilisateurs de Procore
Étapes du flux de travail Afficher l’historique détaillé du flux de travail d’un item

Réponses personnalisées disponibles

Étapes de condition pour les flux de travail

Rétablir les flux de travail à n’importe quelle étape précédente

Ajouter plusieurs personnes assignées à un flux de travail ou à une étape de flux de travail

Redémarrer manuellement un flux de travail		 Types de décision limités pour les intervenants multiples

Possibilité de revenir aux étapes précédentes uniquement avec l’aide de Procore
Compatibilité Compatible avec les Engagements, les Contrats principaux et les outils de facturation modernisés Non compatible avec les Engagements, les Contrats principaux et les outils de facturation modernisés
Support et accès Le support client de Procore peut remplacer l’état du flux de travail.

Les utilisateurs Admin peuvent agir au nom des personnes assignées

Accès étendu à l’API		 Le support client de Procore ne peut pas remplacer l’état du flux de travail

Les utilisateurs Admin ne peuvent pas agir au nom des personnes assignées 
Restrictions Un (1) seul flux de travail par défaut par outil sur chaque projet Procore Un (1) seul flux de travail par défaut par outil sur chaque projet Procore

Prise en charge de l’outil

L’outil Flux de travail de Procore fonctionne avec ces outils Procore.

Outils au niveau de l'entreprise

Les utilisateurs peuvent créer et gérer des flux de travail pour ces outils au niveau de la compagnie. Pour obtenir des instructions, consultez Créer un modèle de flux de travail.

Outil d'entreprise Item(s) du Flux de travail de travail Remarques
Paiements Paiement  

Outils au niveau du projet

Les utilisateurs peuvent créer et gérer des modèles de flux de travail pour ces outils Procore dans l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie. Pour savoir comment procéder, consultez Créer un modèle de flux de travail.

Remarque
Les utilisateurs peuvent également créer et gérer des modèles de flux de travail personnalisés pour les items d’un outil au niveau du projet. Procore enregistre ces modèles au niveau Projet, ce qui les distingue des modèles de flux de travail au niveau de votre compagnie. Pour activer cette fonctionnalité, consultez Activer les modèles de flux de travail au niveau du projet.
Outil de projet Item(s) du Flux de travail de travail Remarques
Budget Changement budgétaire  

Engagements 

 contrat de sous-traitance  
Bon de commande  
ordre de changement à l'engagement - Niveau unique  
ordre de changement à l’engagement - deux ou trois niveaux Les flux de travail à plusieurs niveaux ne sont pas pris en charge dans les rapports à 360°. 
Ordre de changement potentiel à l’engagement  
Correspondance/Outils personnalisés

 		 Type d’outils de correspondance/personnalisé Cet outil exige que les utilisateurs sélectionnent un type d’outils de correspondance/personnalisé spécifique dans une liste déroulante lors de l’ajout d’un modèle de flux de travail. 
Gestion de documents Documenter (en anglais) Cet outil de gestion de documents n’est disponible que dans certaines régions et est visible sous forme de sélection dans le menu Outils du générateur de flux de travail lorsqu’il est activé dans le compte Procore de votre entreprise. 
Facturation Facture de sous-traitant  
Contrats principaux 

Facture de propriétaire

  
Contrat principal  

Ordre de changement au contrat principal - Niveau unique

  
Ordre de changement au contrat principal - deux ou trois niveaux Les flux de travail à plusieurs niveaux ne sont pas pris en charge dans les rapports à 360°. 
Ordre de changement potentiel du contrat principal