Affectations de flux de travail : Guide de dépannage
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Les affectations de flux de travail Procore garantissent que les bonnes personnes participent à chaque étape du processus. Des interruptions peuvent se produire pour différentes raisons, affectant la configuration du modèle de flux de travail, bloquant le flux de travail ou envoyant des notifications en retard.
Comprendre et résoudre les problèmes d’affectation des flux de travail
Le tableau ci-dessous détaille les problèmes de dépannage courants.
| Scénario | La cause | Effet | Solution |
|---|---|---|---|
| Personnes assignées invalides ou inéligibles | Une personne assignée ou un membre du groupe de personne assignée a été supprimé de l’outil Répertoire ou un changement de permission l’a rendu inéligible à l’affectation à une étape de flux de travail. | Les paramètres de la personne assignée dans le modèle de flux de travail ne sont pas valides ; les nouveaux flux de travail ne peuvent pas démarrer. | Supprimez la personne assignée non valide du préréglage, puis reconfigurez le modèle. |
| Flux de travail bloqués | Le système est passé à l’étape suivante, mais personne n’a été affecté car les permissions ont été supprimées, l’accès au répertoire a été perdu ou un rôle dynamique n’avait pas de membres. | Le flux de travail s’arrête en raison d’une erreur « Affectation requise », ce qui alerte immédiatement le gestionnaire de flux de travail et empêche toute progression ultérieure. | Réaffectez l’étape, supprimez l’exigence d’affectation ou cliquez sur « Continuer » pour réessayer. |
| Notifications de retard | La personne assignée pour cette étape a perdu l’accès à l’outil Répertoire pendant que le flux de travail était actif. | Le flux de travail se bloque et est en retard, ce qui en informe le responsable du flux de travail. | Réaffectez le rôle ou supprimez l’exigence de rôle. |
Personnes assignées non admissibles ou invalides
Scénario
Un flux de travail personne assignée ne peut pas être affecté à une étape de flux de travail lorsque son enregistrement d’utilisateur est inactif dans l’outil Répertoire, que son accès à l’outil est supprimé ou que son niveau de permissions change. Cela affecte les membres des groupes de personnes assignées sur les flux de travail qui n’ont pas encore démarré.
Exemple
Lorsque trois (3) personnes sont affectées à une étape de flux de travail et que la personne A perd l’accès ou les permissions à l’outil Répertoire, la personne assignée du modèle de flux de travail (c’est-à-dire la personne A) devient invalide ou inéligible à l’affectation. Un gestionnaire de flux de travail doit mettre à jour les paramètres de la personne assignée. Pour en savoir plus sur ces rôles, consultez Quels sont les différents rôles associés à l’outil Flux de travail ?L’impact
Les flux de travail en cours d’exécution ne sont pas immédiatement affectés. En fonction de la configuration et du moment des modifications d’accès ou de permission, le système peut bloquer l’accès ou envoyer des notifications en retard. Les flux de travail utilisant « Le premier intervenant décide » peuvent se poursuivre comme d’habitude. Cependant, vous devez corriger le paramètre de personne assignée incorrect avant de commencer de nouveaux flux de travail.
Résolution
Pour résoudre ce problème, un gestionnaire de flux de travail peut :
- Modification en bloc des personnes assignées: Accédez aux paramètres du flux de travail personne assignée et utilisez la fonction de modification en bloc pour supprimer les personne assignée incorrectes et ajouter une nouvelle personne assignée. Cela informe la personne assignée de l’exécution de flux de travail qui n’ont pas atteint l’étape de flux de travail.
- Modification et redémarrage manuels: accédez aux paramètres du flux de travail personne assignée, supprimez la ou les personne assignée non valides, puis redémarrez manuellement tous les flux de travail actifs affectés.
Flux de travail bloqués
Scénario
Un flux de travail s’arrête si une étape commence sans personne assignée disponible ou éligible. Cela se produit si :
- Un administrateur supprime le profil utilisateur du ou des flux de travail personne assignée de l’outil Répertoire ou modifie l’accès ou les permissions du personne assignée avant que le flux de travail n’atteigne l’étape concernée.
- L’étape de flux de travail est attribuée à un rôle (comme un contact de facturation) dans Procore, mais le champ « Contact de facturation » est vide sur le contrat.
Exemple
Lors de l’utilisation d’un flux de travail pour approuver une facture, le rôle « Contact de facturation » doit être attribué à un utilisateur éligible sur le contrat de la facture. Si personne n’est affecté à ce rôle lorsque le flux de travail de facturation atteint cette étape, le flux de travail s’arrête.L’impact
- Le flux de travail s’arrête immédiatement.
- Un message d’erreur Affectation requise s’affiche, accompagné d’un bouton Continuer.
- Le modèle de flux de travail devient temporairement indisponible jusqu’à ce que le problème à l’origine de l’instance bloquée soit résolu.
Résolution
Pour résoudre ce problème, un gestionnaire de flux de travail peut :
- Réaffecter la personne assignée: Utilisez le panneau latéral de l’instance de flux de travail spécifique ou modifiez avec la fonction d’affectation en bloc pour réaffecter une personne valide à l’étape requise.
- Supprimer l’exigence d’étape: si l’étape n’est plus nécessaire, le gestionnaire de flux de travail peut supprimer l’exigence de l’étape concernée.
- Réessayer l’affectation: Si quelqu’un a récemment modifié l’accès à l’outil Répertoire d’une personne assignée ou ses permissions, cliquez sur Continuer pour trouver les personnes assignées disponibles pour cette étape.
Notifications de retard
Scénario
Une étape de flux de travail est en retard si la personne assignée manque la date d’échéance ou si son accès à l’outil Répertoire a été supprimé alors que l’étape de flux de travail était active. Cela arrête immédiatement le flux de travail et le système envoie une notification de retard.
Exemple
Étant donné que la personne A, un approbateur requis, a été supprimée de l’outil Répertoire pendant l’étape d’approbation, le flux de travail est bloqué et sera en retard.
L’impact
- Le flux de travail reste bloqué jusqu’à ce que le problème d’affectation soit résolu
- Les notifications de retard alertent le gestionnaire de flux de travail, qui prend alors des mesures.
Conseil
Qu’en est-il des flux de travail futurs ? Si une personne assignée ne dispose pas des autorisations appropriées ou perd l’accès à l’outil Répertoire lorsqu’un flux de travail est en cours d’exécution, la personne assignée du modèle de flux de travail devient invalide ou inéligible à l’affectation. Si cela se produit après le démarrage d’un flux de travail, seuls les flux de travail en cours sont affectés.
Résolution
Pour résoudre ce problème, un gestionnaire de flux de travail peut :
- Réaffecter la personne assignée: Dans le flux de travail spécifique, utilisez le panneau latéral ou l’outil d’édition en bloc pour attribuer l’étape à quelqu’un d’autre qui dispose de l’accès approprié.
- Supprimer l’exigence de rôle: Si l’entrée de la personne assignée n’est plus nécessaire, le gestionnaire de flux de travail peut supprimer l’exigence pour ce rôle.
- Répondeurs non requis : Si la personne assignée est un répondeur requis pour l’étape (par exemple, l’étape a été configurée avec « Le premier intervenant décide »), le flux de travail se poursuit sans interruption et aucune notification de retard n’est envoyée.