Guide de l'utilisateur des Flux de travail de travail

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Table des matières

Démarrage

Ce guide de l’utilisateur fournit aux utilisateurs de Procore des informations sur la façon d’utiliser l’outil Flux de travail de Procore pour créer et utiliser des flux de travail du début à la fin.

Dans ce guide, vous apprendrez notamment :

Qu’est-ce qu’un flux de travail ? Un flux de travail est un processus qui définit un chemin d’approbation unique pour un élément de vos projets. Par exemple, un flux de travail vous permet de créer des étapes pour « approuver » un élément (comme une facture de sous-traitant ou un contrat) dans Procore. Un modèle de flux de travail définirait les rôles, les groupes et les conditions responsables de l’acheminement d’un élément via ce processus d’approbation, et ce processus est adapté pour répondre aux besoins uniques et aux exigences spécifiques de l’environnement commercial de votre entreprise.
Comment passer de flux de travail hérités à des flux de travail en libre-service. Les flux de travail en libre-service remplacent les flux de travail hérités créés par l’équipe Solutions personnalisées de Procore. Si vous avez déjà utilisé des flux de travail hérités, votre entreprise devra mettre à jour chaque outil à l’aide de flux de travail en libre-service avant que de nouveaux flux de travail puissent être créés par votre entreprise.
Comment créer et gérer des modèles de flux de travail. Découvrez comment créer et gérer vos propres modèles de flux de travail dans l’outil Flux de travail de la compagnie.
Comment affecter des flux de travail aux projets. Après avoir créé des tempates de flux de travail dans l’outil Flux de travail, elles devront être affectées à vos projets. Cela vous permet de créer des flux de travail qui peuvent être utilisés sur un seul projet ou sur tous les projets.
Comment configurer des flux de travail à utiliser sur des projets. Dernière étape avant qu’un flux de travail ne soit actif sur un item. Configurez les rôles, les responsabilités et les notifications pour vos flux de travail.
Comment afficher et répondre à un flux de travail. Utilisez vos modèles de flux de travail pour faciliter le processus d’approbation de vos articles.

Flux de travail

Bienvenue dans l'outil Flux de travail de travail au niveau de la compagnie. Avec les Flux de travail de travail, les utilisateurs ont la possibilité de créer leurs propres chemins d'approbation pour les items dans Procore.

Qu'est-ce qu'un flux de travail de travail personnalisé?

Exemple

L'image ci-dessous vous montre un exemple de ce à quoi peut ressembler un flux de travail de travail personnalisé publié pour les factures de sous- sous-traitant . Les étapes et les conditions du flux de travail de travail peuvent être différentes dans votre environnement.

Quels outils Procore sont pris en charge par l'outil Flux de travail de travail?

Outils pris en charge

Installation et configuration

La transition de l’ancien moteur de flux de travail vers le moteur en libre-service n’est pas terminée tant que la mise à jour n’est pas activée via la page de configuration des paramètres des flux de travail. Toutefois, permet aux utilisateurs d’installer et de configurer leurs propres modèles de flux de travail personnalisés avant de mettre à jour entièrement leur version de flux de travail. Les modèles de flux de travail ne peuvent pas être appliqués aux items (contrats et factures) tant que la version du flux de travail n’est pas mise à jour dans les paramètres de configuration du flux de travail.

Consultez les étapes de la section « Activer les flux de travail en libre-service » lorsque vous êtes prêt à effectuer la mise à jour.

Modèles de flux de travail de démarrage rapide

Que sont les modèles de flux de travail de démarrage rapide ?

Les modèles de flux de travail de démarrage rapide sont des modèles de flux de travail préconfigurés pour les outils financiers de Procore. Ces modèles ont été conçus sur la base des meilleures pratiques de l’industrie.

Vous pouvez les personnaliser pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise en modifiant les statuts, les noms des étapes, etc. Voir Modifier un modèle de flux de travail.

Comment puis-je obtenir des modèles de démarrage rapide dans le compte de mon entreprise ?

Les modèles de flux de travail de démarrage rapide sont automatiquement disponibles dans l’outil Flux de travail de votre entreprise pour tous les clients aux États-Unis, en Australie, en Nouvelle-Zélande, au Canada, en Grande-Bretagne et en Irlande.

Ils apparaissent à côté de tous les flux de travail personnalisés déjà créés dans votre compte et sont étiquetés avec « Support client » pour indiquer qu’ils ont été créés par Procore.

Que faire si je ne souhaite pas utiliser les modèles de démarrage rapide ?

Vous pouvez archiver tous les modèles de démarrage rapide que vous ne souhaitez pas utiliser en cliquant sur le bouton « Archiver » à côté du modèle. Voir Archiver un modèle de flux de travail.

L’ajout de modèles de démarrage rapide a-t-il un impact sur mes modèles de flux de travail personnalisés existants ?

Non, il n’y a aucun impact sur les modèles personnalisés existants.

Créer des modèles de Flux de travail de travail

Attribuer des modèles de Flux de travail de travail aux projets

Une fois vos flux de travail publiés, l’étape suivante consiste à les affecter à un projet afin qu’ils puissent être configurés. Les étapes suivantes vous montreront comment affecter des modèles de flux de travail à des projets dans l’outil Flux de travail de la compagnie.

Accédez à l'outil Flux de travail de travail de la compagnie.
Dans le tableau «Flux de travail de travail », localisez la version que vous souhaitez publier.
Cliquez sur le créer un hyperlien dans la colonne « Projets assignés ».
Dans la boîte de dialogue « Assigner des projets », procédez comme suit :
- Pour sélectionner tous les projets actifs dans le compte de votre compagnie, cochez la case Sélectionner tout .
- Pour rechercher des projets individuels, commencez à saisir le nom du projet dans la zone de recherche . Cochez ensuite la ou les case à cocher correspondant au(x) projet(s) souhaité(s).
Cliquez sur Mettre à jour.

Attribuer un modèle de Flux de travail de travail aux nouveaux projets

Un modèle de flux de travail de travail peut être attribué automatiquement à tous les nouveaux projets afin qu'il ne soit pas nécessaire de le faire à chaque fois qu'un nouveau projet est créé.

Accédez à l’outil Flux de travail de la compagnie.
Dans le tableau «Flux de travail de travail », localisez la version que vous souhaitez attribuer à tous les nouveaux projets.
Passez la souris sur l'espace dans la colonne « Attribuer à de nouveaux projets ».
Cliquez sur Attribuer.
Une coche apparaîtra pour indiquer qu'il a été attribué à tous les nouveaux projets.
Remarque : Cliquez sur la coche pour interrompre automatiquement l'attribution du modèle aux nouveaux projets.

Configurer les modèles de Flux de travail de travail sur les projets

Une fois les modèles de flux de travail affectés aux projets, ils doivent être configurés avec les paramètres d’un outil individuel. Il s’agit du processus dans lequel les étapes du flux de travail sont attribuées à des utilisateurs spécifiques et le nombre de jours dont ils disposent pour répondre est défini. Un flux de travail par défaut doit également être défini pour l’outil auquel il est associé avant de pouvoir être appliqué et utilisé pour approuver un item.

Objectif

Configurer un modèle de flux de travail de travail sur un outil.

Contexte

Une fois qu'un modèle de flux de travail de travail est publié et affecté à un projet, il devra être configuré sur le projet avant de pouvoir être utilisé. La configuration comprend l'affectation d'une personne pour agir en tant que « gestionnaire de Flux de travail de travail » et l'attribution du ou des groupe de distribution et des personnes assignées appropriés à votre flux de travail de travail . Un modèle spécifique doit également être défini comme « valeur par défaut » pour l'outil avant de pouvoir être utilisé.

Éléments à considérer

Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » sur l’outil de projet en cours de configuration.

Étapes

Accédez à l'outil dans lequel le flux de travail de travail est configuré.
Cliquez sur Configurer les paramètres icône.
Remarque : Pour l'outil Correspondance, sélectionnez les paramètres de configuration pour le type de correspondance spécifique du modèle de flux de travail de travail.
Cliquez sur « Paramètres de Flux de travail de travail » dans le volet droit.
Remarque : Les outils Facturation et Correspondance n'ont pas de page « Paramètres de Flux de travail de travail » dédiée. Faites défiler vers le bas de l'outil Facturation, configurez les paramètres pour accéder aux configurations de flux de travail de travail de facturation.
Cliquez sur le bouton Configurer à côté du flux de travail de travail en cours de configuration pour ouvrir le visualiseur de flux de travail de travail.

Exemple
En haut du visualiseur de flux de travail de travail, procédez comme suit :
- Attribuer un gestionnaire de Flux de travail de travail. Sélectionnez l'utilisateur du projet que vous souhaitez affecter à ce rôle dans la liste déroulante en haut de la page.
- Attribuer un groupe de distribution. Sélectionnez un groupe de distribution dans cette liste. Ce sont les groupes d'utilisateurs qui recevront des courriels de notification de Procore lorsque certaines actions se produisent dans un flux de travail de travail
Cliquez sur une étape « Réponse » dans le visualiseur de flux de travail de travail pour voir les détails de l'étape.
Entrez le nombre de jours que les personnes assignées auront pour soumettre leurs réponses à cette étape. Dans la section « Informations générales » des détails de l'étape sous Jours avant l'achèvement, entrez un nombre de jours dans la première case, puis sélectionnez Jours calendaires ou Jours ouvrables dans la liste déroulante. Si les personnes assignées ne soumettent pas de réponse dans le nombre défini de « jours pour terminer », elles recevront une notification automatisée par courriel pour leur rappeler de soumettre leur réponse.
Cliquez sur Gérer les personnes assignées dans la section « Personnes assignées » des détails de l'étape pour afficher les personnes assignées et modifier les membres des rôles de modèle attribués à partir du flux de travail de travail de la compagnie.
Cliquez sur Modifier les membres à côté des rôles du modèle.
Sélectionnez les membres à ajouter dans la liste des utilisateurs attribuables dans le Répertoire du projet.
Remarque : Au moins un membre doit être affecté à chaque rôle de modèle à l'étape.
Facultatif : Si le type de décision de l'étape est « Plusieurs répondants décident », vous pouvez modifier l'exigence de réponse de chaque membre à l'aide du menu déroulant à côté de leur nom dans la colonne intitulée Obligatoire pour répondre?
Cliquez sur Terminé lorsque vous avez terminé d'ajouter des personnes assignées à l'étape.
Répétez les étapes six (6) à onze (11) pour chaque étape de réponse supplémentaire du flux de travail de travail .
Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Si des informations manquent dans des champs obligatoires, une bannière apparaîtra en haut du visualiseur de flux de travail de travail. Cliquez sur Afficher les détails pour voir quelle étape doit être mise à jour.

Définir un Flux de travail de travail par défaut

Un flux de travail de travail par défaut doit être choisi avant qu'un flux de travail de travail puisse être démarré sur un item.

Survolez la colonne « Flux de travail de travail par défaut » dans le tableau « Paramètres de Flux de travail de travail ».
Cliquez sur Définir par défaut dans la ligne du flux de travail de travail que vous souhaitez définir par défaut.
Remarque : Si un flux de travail de travail par défaut a déjà été défini, la même action inversera la désignation par défaut du flux de travail de travail.
Une fois qu'un flux de travail de travail par défaut est choisi, une coche apparaîtra dans la colonne « Flux de travail de travail par défaut » du flux de travail.

Voir aussi

Démarrer un Flux de travail de travail

Si vous avez activé le moteur de flux de travail en libre-service dans les paramètres de configuration de l’outil Flux de travail, vous êtes maintenant prêt à utiliser vos flux de travail sur des éléments au niveau du projet. Après avoir créé et configuré un modèle sur un projet, l’étape suivante consiste à créer un élément qui nécessite un flux de travail pour être approuvé. Les flux de travail sur les factures des sous-traitants démarrent automatiquement, mais les flux de travail sur les contrats et d’autres items doivent être démarrés manuellement. Les instructions ci-dessous vous montreront comment démarrer un flux de travail.

Objectif

Après avoir créé un nouvel engagement, un contrat principal ou un changement de budget sur un projet, l'étape suivante consistera à démarrer le flux de travail de travail afin que les personnes assignées puissent répondre.

Éléments à considérer

Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Répertoire de la compagnie.
  OU
- Les utilisateurs avec la permission granulaire « Peuvent démarrer les Flux de travail de travail » activée sur leur modèle de permissions. Voir Accorder des permissions granulaires dans un modèle de permissions de projet.
  OU
- Les utilisateurs avec la permission granulaire « Peut être gestionnaire de Flux de travail de travail » activée sur leur modèle de permissions. Voir Accorder des permissions granulaires dans un modèle de permissions de projet.

Étapes

Accédez à l'outil et à l'item contenant le flux de travail de travail.
Cliquez sur Démarrer le Flux de travail de travail dans le coin supérieur droit de l'item.

Voir également

Répondre à un Flux de travail de travail sur un projet

Répondre à un Flux de travail de travail

Objectif

Répondre à un flux de travail de travail sur un item au niveau Projet .

Contexte

Une fois qu'un flux de travail de travail a été démarré sur un item de projet, les utilisateurs désignés peuvent répondre à l'étape qui leur a été attribuée.

Éléments à considérer

Permissions d'utilisateur requises :
- Pour répondre à un flux de travail de travail sur un engagement ou à un ordre de changement d'engagement :
  - Permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur l'outil Engagements ou Contrats principaux du projet.
  - Doit avoir la permission d'afficher l'item contenant le flux de travail de travail. Si l'item est marqué « Privé », le répondeur doit disposer des permissions de niveau « Admin » ou être ajouté à la liste « Accès pour les utilisateurs non administrateurs » dans les paramètres de confidentialité de l'item.
  - Doit être la personne assignée de l'étape actuelle du flux de travail de travail du contrat.
- Pour répondre à un flux de travail de travail sur un contrat ordre de changement au contrat principal:
  - Permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur l'outil Engagements ou Contrats principaux du projet.
  - Doit avoir la permission d'afficher l'item contenant le flux de travail de travail. Si l'item est marqué « Privé », le répondeur doit disposer des permissions de niveau « Admin » ou être ajouté à la liste « Accès pour les utilisateurs non administrateurs » dans les paramètres de confidentialité de l'item.
  - Doit être la personne assignée de l'étape actuelle du flux de travail de travail du contrat.
- Pour répondre à un flux de travail de travail sur une facture de sous-traitant:
  - Permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Engagements du projet.
  - Doit être la personne assignée de l'étape actuelle du flux de travail de travail de la facture.
  - La facture doit être associée à une période de facturation ouverte .
  - Doit avoir la permission d'afficher l'item contenant le flux de travail de travail. Si l'item est marqué « Privé », le répondeur doit disposer des permissions de niveau « Admin » ou être ajouté à la liste « Accès pour les utilisateurs non administrateurs » dans les paramètres de confidentialité de l'item.
- Pour répondre à un flux de travail de travail lors d'un changement budgétaire:
  - Permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Budget du projet.
  - Doit être la personne assignée de l'étape actuelle du flux de travail de travail sur le changement budgétaire.
- Pour répondre à un flux de travail de travail sur une item de correspondance:
  - Permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur le Type de correspondance du projet.
  - Doit être la personne assignée de l'étape actuelle du flux de travail de travail de l'item de correspondance.

Étapes

Accédez à l'item de projet contenant le flux de travail de travail.
Dans le volet droit de l'item, examinez l'étape « Actuelle » du flux de travail de travail .
Remarque : Cliquez sur « Afficher le Flux de travail de travail » si le panneau latéral est réduit.
Sélectionnez votre réponse pour le flux de travail de travail en bas du volet droit.
Remarque : Vous aurez toujours la possibilité d'annuler votre réponse à l'étape suivante.
Facultatif : Téléversez ou joignez des fichiers au flux de travail de travail .
Facultatif : Saisissez une raison pour votre réponse.
Remarque : Une raison pour votre réponse peut être requise en fonction de la configuration du modèle de flux de travail de travail.
Cliquez sur Soumettre pour finaliser votre réponse ou sur Retour pour revenir à modifier votre réponse.

Voir également

Redémarrer un Flux de travail de travail