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Procore

Guide de l'utilisateur des Flux de travail de travail

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Table des matières

Démarrage

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Ce guide de l'utilisateur fournit aux utilisateurs de Procore des informations sur la façon d'utiliser l'outil Flux de travail de travail de Procore pour créer et utiliser des flux de travail du début à la fin.

Dans ce guide, vous apprendrez notamment :
  • Que sont les flux de travail ? Un flux de travail de travail est un processus qui définit un chemin d'approbation unique pour un item de vos projets. Par exemple, un flux de travail de travail vous permet de créer des étapes pour « approuver » un item (comme une facture de sous-traitant ou un contrat de sous-traitant) dans Procore. Un modèle de flux de travail définirait les rôles, les groupes et les conditions responsables pour le routage d’un item via ce processus d’approbation et ce processus est adapté aux besoins uniques et aux exigences spécifiques de l’environnement commercial de votre compagnie. 
  • Comment migrer des flux de travail hérités vers les flux de travail libre-service. Les flux de travail en libre-service remplacent les anciens flux de travail créés par l'équipe Solutions personnalisées de Procore . Si vous avez déjà utilisé des flux de travail hérités, votre compagnie devra mettre à jour chaque outil à l’aide de flux de travail en libre-service avant que de nouveaux flux de travail puissent être créés par votre compagnie.
  • Comment créer et gérer des modèles de flux de travail. Apprenez à créer et à gérer vos propres modèles de flux de travail de travail dans l'outil Flux de travail de travail de la compagnie.
  • Comment attribuer des flux de travail à des projets. Après avoir créé des modèles de flux de travail de travail dans l'outil Flux de travail de travail, ils devront être affectés à vos projets. Cela vous donne la possibilité de créer des flux de travail qui peuvent être utilisés sur un seul projet ou sur tous les projets.
  • Comment configurer les flux de travail à utiliser sur les projets. La dernière étape avant qu'un flux de travail de travail soit actif sur un item. Configurez les rôles, les responsabilités et les notifications pour vos flux de travail.
  • Comment afficher et répondre à un flux de travail de travail. Utilisez vos modèles de flux de travail pour faciliter le processus d’approbation de vos items.

Que sont les Flux de travail?

Bienvenue dans l'outil Flux de travail de travail

Bienvenue dans l'outil Flux de travail de travail au niveau de la compagnie. Avec les Flux de travail de travail, les utilisateurs ont la possibilité de créer leurs propres chemins d'approbation pour les items dans Procore. 

Qu'est-ce qu'un flux de travail de travail personnalisé?

Exemple

L'image ci-dessous vous montre un exemple de ce à quoi peut ressembler un flux de travail de travail personnalisé publié pour les factures de sous- sous-traitant . Les étapes et les conditions du flux de travail de travail peuvent être différentes dans votre environnement. 
v2-workflows-sub-invoices.png

Quels outils Procore sont pris en charge par l'outil Flux de travail de travail?

Outils pris en charge 

Outils de la compagnie

L'outil Flux de travail de travail au niveau de la compagnie vous permet de créer et de gérer un (1) ou plusieurs flux de travail personnalisés pour ces outils de la compagnie :

Outil d'entreprise Item(s) du Flux de travail de travail Pour en savoir plus...
Paiements Paiements Créer un modèle de Flux de travail de travail

Outils de projet

L'outil Flux de travail de travail au niveau de la compagnie vous permet de créer et de gérer des modèles de flux de travail de travail pour les outils de projet suivants :

Outil de projet Item(s) du Flux de travail de travail Pour en savoir plus...
Budget Changement budgétaire

 

 

 

 

 

 

Créer un modèle de Flux de travail de travail

Engagements 

 Facture de Sous-traitant 
Contrat de sous-traitance/Bon de commande
ordre de changement à l'engagement - Niveau unique
Ordre de changement potentiel à l’engagement
Contrats principaux 

Facture de propriétaire
Contrat principal

Ordre de changement au contrat principal - Niveau unique
Ordre de changement potentiel du contrat principal
Correspondance Item de correspondance

 

 

Installation et configuration

La transition du moteur de flux de travail hérité au moteur de flux de travail en libre-service n’est pas terminée tant que la mise à jour n’est pas activée via la page de configuration des flux de travail. Cependant, permet aux utilisateurs d'installer et de configurer leurs propres modèles de flux de travail de travail personnalisés avant de mettre à jour entièrement leur version de flux de travail de travail. Les modèles de flux de travail ne peuvent pas être appliqués aux items (contrats et factures) jusqu’à ce que la mise à jour de la version du flux de travail dans les paramètres de configuration des flux de travail.

Consultez les étapes de la section « Activer les Flux de travail de travail en libre-service » lorsque vous êtes prêt à mettre à jour.

Créer des modèles de Flux de travail de travail

Vous êtes maintenant prêt à commencer à créer des modèles de flux de travail pour votre compagnie à utiliser. Les modèles de Flux de travail de travail peuvent être créés et gérés à partir de l'outil Flux de travail de travail de la compagnie. Les directives ci-dessous vous guideront à travers les étapes de la création d’un flux de travail.

Objectif 

Créer un modèle de flux de travail dans l’outil Flux de travail de la compagnie. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour afficher, créer ou modifier un modèle de flux de travail:
      • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Flux de travail de travail de la compagnie. 
        OU
      • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Flux de travail de la compagnie avec les permissions granulaires « Afficher les modèles de flux de travail » et « Créer et modifier des modèles de flux de travail » activées sur votre modèle de permissions. 

Étapes

Ajouter un flux de travail 

  1. Accédez à l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie. 
  2. Cliquez sur le bouton Créer . 
  3. Dans la boîte de dialogue « Ajouter un flux de travail », procédez comme suit :
    • Nom *. Entrez un nom pour votre nouveau flux de travail de travail. 
    • Outil *. Sélectionnez l’outil et l’item pour lesquels vous créez le nouveau flux de travailclipboard_e721b0e88fb6135835d3abf368c7514a3.png.
      • Facture de sous-traitant
      • Correspondance/Outils personnalisés
         Note: Si vous sélectionnez Correspondance/Outils personnalisés, vous devrez également choisir un type avant de passer à l’étape suivante.
      • Contrat principal
      • contrat de sous-traitance
      • Bon de commande
      • Changement budgétaire
      • Facture de propriétaire
      • Ordre de changement au contrat principal - Niveau unique
      • Ordre de changement au contrat principal - Deux ou trois niveaux
      • ordre de changement à l'engagement - Niveau unique
      • ordre de changement à l'engagement - Deux ou trois niveaux
      • Ordre de changement potentiel principal
      • Ordre de changement potentiel à l’engagement
      • Gestion de documents
      • Paiements
  4. Cliquez sur Créer.
    Procore ouvre automatiquement le créateur de flux de travail de travail et crée une première étape « Sans titre » pour vous. 

Mettre à jour la première étape du Flux de travail de travail 

  1. Commencez par sélectionner le type d'étape (étape de réponse, étape de condition) que vous utiliserez au début du flux de travail de travail . 
    workflows-first-step-choice.png
  2. Suivez les directives du type d’étape sélectionné :

Ajouter une étape de réponse à un flux de travail  

  1. Entrez les informations suivantes dans la section Informations générales :
    • Nom de l’étape. Entrez un nom pour l’étape.
    • Type. Sélectionnez Étape de réponse.
    • Statut de l’item. Saisissez le statut de l'item qui sera associé à cette étape du flux de travail de travail.
    • Jours pour terminer. Saisissez le nombre de jours dont le « groupe responsable » dispose pour terminer l'étape du flux de travail de travail. Sélectionnez Ensuite Jours civils ou Jours ouvrables dans la liste déroulante. Une fois le nombre de jours défini, Procore envoie un courriel de rappel jusqu’à ce que l’étape soit terminée.
    • Facultatif : Destinataires des notifications. Sélectionnez les groupes ou les rôles qui doivent recevoir une notification automatisée lorsque l'étape du flux de travail de travail n'est PAS terminée dans le nombre de jours spécifié sous Jours avant l'achèvement. Les destinataires nommés ici recevront également un courriel lorsque l’étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut comprennent :
      • Gestionnaire de Flux de travail de travail. Un gestionnaire de flux de travail de travail est un utilisateur de Procore qui doit être désigné sur un projet.
      • Créateur de l'élément. Un créateur d’item est un utilisateur Procore qui a créé l’item sur un projet.
      • Groupe de distribution. Après avoir publié ce flux de travail et l’affecter à un projet, vous pouvez définir différents membres du groupe lors de la configuration du flux de travail au niveau du projet.

Ajouter des personnes assignées

  1. Complétez la section Personnes assignées :
    • Type de décision. Sélectionnez l’un des types de décision par défaut pour l’étape. Ce paramètre déterminera également les options d’exigence de réponse disponibles. 
      • Le premier répondeur décide. 
      • Plusieurs répondeurs décident.
        • Seuls les répondeurs requis décident. Cochez cette case si vous souhaitez que la décision finale de l’étape soit déterminée uniquement par les répondeurs ayant un ou tous les membres requis de répondre.
  2. Cliquez sur Gérer les personnes assignées.
  3. Suivez les étapes suivantes pour le type de décision sélectionné :
    Le premier intervenant décide Plusieurs répondeurs décident
    • Sélectionnez un rôle de personne assignée existant ou créez un modèle de rôle personnalisé. Chaque ligne ajoutée à la liste des personnes assignées représente un répondeur individuel sur le flux de travail de travail. Les utilisateurs sont ajoutés aux rôles du modèle dans les paramètres de configuration de l'outil d'un item de flux de travail de travail.

      Remplissez les informations suivantes : 
      • Rôle de la personne assignée. 
        • Sélectionnez un rôle par défaut existant OU créez un rôle de modèle personnalisé (voir Conseil ci-dessous): 
          • Rôle par défaut. Un rôle associé à l’objet auquel le modèle de flux de travail sera appliqué et existe déjà dans Procore, comme le créateur de l’item ou un ou plusieurs contacts de facturation. Ces options de rôle de la personne assignée sont fournies par Procore et ne peuvent pas être modifiées.
          • Rôle de modèle personnalisé.  Un rôle de personne assignée défini par un utilisateur qui peut être créé si les rôles existants ne reflètent pas avec précision la description du ou des utilisateurs qui seront affectés à l’étape. L’utilisation des rôles de personne assignée personnalisée permet également d’utiliser des types de décisions pour accueillir des scénarios de réponse de flux de travail supplémentaires.
      • Cliquez sur Ajouter une personne assignée pour ajouter une nouvelle ligne pour un autre rôle de personne assignée.
      • Cliquez sur Enregistrer.
    • Sélectionnez un rôle de personne assignée existant ou créez un modèle de rôle personnalisé. Chaque ligne ajoutée à la liste des personnes assignées représente un répondeur individuel sur le flux de travail de travail. Les utilisateurs sont ajoutés aux rôles du modèle dans les paramètres de configuration de l'outil d'un item de flux de travail de travail. 

      Remplissez les informations suivantes : 
      • Rôle de la personne assignée. 
        • Sélectionnez un rôle par défaut existant OU créez un rôle de modèle personnalisé (voir Conseil ci-dessous): 
          • Rôle par défaut. Un rôle associé à l’objet auquel le modèle de flux de travail sera appliqué et existe déjà dans Procore, comme le créateur de l’item ou un ou plusieurs contacts de facturation. Ces options de rôle de la personne assignée sont fournies par Procore et ne peuvent pas être modifiées.
          • Rôle de modèle personnalisé.  Un rôle de personne assignée défini par un utilisateur qui peut être créé si les rôles existants ne reflètent pas avec précision la description du ou des utilisateurs qui seront affectés à l’étape. L’utilisation des rôles de personne assignée personnalisée permet également d’utiliser des types de décisions pour accueillir des scénarios de réponse de flux de travail supplémentaires.
        • Requis de répondre ? Sélectionnez l’une des options suivantes dans le menu déroulant :
          • Aucun membre
          • Au moins un membre (par défaut)
          • Tous les membres
            Note: Si la personne assignée sélectionnée est le créateur de l’item, le rôle de la personne assignée ne peut avoir qu’un seul membre. Dans ce cas, les seules options seront requises et Non requises.
      • Cliquez sur Ajouter une personne assignée pour ajouter une nouvelle ligne pour un autre rôle de personne assignée.
      • Cliquez sur Enregistrer.
     Conseil

    workflow-create-template-role.pngLors de la sélection d’un rôle de personne assignée dans la page Gérer les personnes assignées, vous pouvez également choisir d’ajouter de nouveaux rôles de modèle personnalisés. Suivez les étapes suivantes pour créer un nouveau rôle de modèle :

    1. Cliquez sur le menu déroulant Rôle de la personne assignée .
    2. Cliquez sur Créer un rôle de modèle.
    3. Entrez une étiquette de rôle de modèle pour donner le rôle un nom.
    4. Cliquez sur Enregistrer le rôle. 

     

     

     

     

     

Ajouter des réponses

Une fois que les rôles de la personne assignée pour l’étape ont été déterminés, l’étape suivante consiste à ajouter des réponses. Les options disponibles lors de l’ajout de réponses sont déterminées par le type de décision de l’étape et si des répondeurs sont requis ou non.

Les étapes d’ajout de réponses ci-dessous sont séparées par leur type de décision associé. Suivez les étapes du type de décision sélectionné à l’étape.

Le premier intervenant décide

Dans la carte Réponses des paramètres d’étape, procédez comme suit :

  • Si la réponse est. Sélectionnez une réponse dans le menu déroulant. 
  • Aller à l’étape. Sélectionnez l’étape suivante du flux de travail si cette réponse est la décision finale de l’étape.

Optionnel: Cliquez sur Ajouter une réponse pour créer des réponses supplémentaires et remplir les informations ci-dessus si nécessaire. 

Plusieurs répondeurs décident

Dans la carte Réponses des paramètres d’étape, procédez comme suit :

Si seuls les répondeurs requis décident EST vérifié :

  • Si les répondeurs requis décident. Sélectionnez une réponse dans le menu déroulant. 
  • Aller à l’étape. Sélectionnez l’étape suivante du flux de travail si cette réponse est la décision finale de l’étape.

Si seuls les répondeurs requis décident n'est PAS coché :

  • Si tous les répondeurs décident. Sélectionnez une réponse dans le menu déroulant. 
  • Aller à l’étape. Sélectionnez l’étape suivante du flux de travail si cette réponse est la décision finale de l’étape.

Optionnel: Cliquez sur Ajouter une réponse pour créer des réponses supplémentaires et remplir les informations ci-dessus si nécessaire. 
 

Pour savoir comment ajouter des types d'étapes supplémentaires :

Ajouter une étape de condition à un flux de travail 

Les étapes de condition permettent d’effectuer un chemin de flux de travail différemment selon que les conditions de l’étape sont remplies. Pour créer une étape de condition, suivez les instructions ci-dessous. 

  1. Entrez les informations suivantes dans la section Informations générales :
    • Nom de l’étape. Entrez un nom pour l’étape.
    • Type. Sélectionnez Étape de condition.
    • Quand. Sélectionnez la première partie de l’hypothèse dans la déclaration conditionnelle. Différentes déclarations conditionnelles existent pour chaque outil. Voir Déclarations conditionnelles par outil. 
      • Supérieur à. Si votre organisation a besoin de signatures supplémentaires pour les montants supérieur ou égal à un montant spécifié, vous devrez choisir cette option et saisir un montant dans le champ à droite.
        OU
      • Moins de. Si vous souhaitez que l'étape fonctionne lorsque l'hypothèse est inférieure à un nombre spécifié.
      • C’est. Si vous souhaitez que l’étape fonctionne lorsqu’un certain champ est sélectionné pour un champ personnalisé.
      • Est vérifié. Si vous souhaitez que l'étape fonctionne lorsqu'une case à cocher de champ personnalisé est cochée.
      • Contient l’un de. Si vous souhaitez que l’étape fonctionne lorsque l’une ou plusieurs options de sélection multiple sont choisies pour un champ personnalisé.
    • Puis. Sélectionnez une étape dans la liste déroulante ou créez une nouvelle en cliquant sur le bouton Ajouter une étape. 
    • Sinon. Sélectionnez une étape dans la liste déroulante ou créez une nouvelle en cliquant sur le bouton Ajouter une étape . Il s’agit de l’étape qui sera à côté du flux de travail si les conditions de l’étape actuelle ne sont PAS remplies.
  2. Choisissez parmi ces options :
    • Annuler. Cliquez sur ce bouton pour abandonner les modifications que vous avez apportées.
    • Enregistrer comme ébauche. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version numérotée « Ébauche » du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous travaillez toujours sur la création de votre flux de travail. 
      OU
    • Enregistrer et publier. Cliquez sur ce bouton pour créer une version nouvellement publiée du flux de travail de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes prêt à attribuer votre flux de travail à un projet.

Instructions conditionnelles par outil

Changements budgétaires... Afficher/masquer  

Condition Définition
Montant du changement budgétaire Le total de toutes les valeurs des poste d'ajustement de changement budgétaire « À » et « De ».
Montant de l'ajustement La somme des montants positifs du poste d'ajustement OU la valeur absolue des montants négatifs du poste d'ajustement. La plus grande valeur absolue sera utilisée pour déterminer le résultat de l'étape de la condition.

Engagements... Afficher/masquer  

Condition Définition Exemple
Montant du contrat initial Le montant total VDC du contrat approuvé.

Un flux de travail de travail doit suivre différents chemins d'approbation en fonction du montant du contrat approuvé.
Montant total des objets de coût approuvés

Le montant total VDC des engagements « approuvés », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs sur le projet. Le montant de la VDC de l'item de flux de travail de travail est inclus dans le total.

Formule... Afficher/Masquer  

Engagements approuvés + ODCE approuvés + coûts directs approuvés = Montant total des objets de coût approuvés

Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail de travail lorsque le montant total des autres contrats approuvés, des ordres de changement et des coûts directs est supérieur ou inférieur à un montant spécifié.
Montant total de tous les objets de coût

Le montant total VDC de tous les engagements « Approuvés » et « En attente », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs sur le projet. Le montant de la VDC de l'item de flux de travail de travail est inclus dans le total.

Formule... Afficher/Masquer  

Engagements approuvés et en attente + ODCE approuvés et en attente + Coûts directs en attente = Montant total de tous les objets de coût

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail lorsque le montant total d’autres contrats en attente ou approuvés, des ordres de changement et des coûts directs de tout statut sont sur ou sous un montant spécifié 
Montant dépassement du budget sur les objets de coûts approuvés

Le montant total du budget du projet a soustrait le montant total combiné de tous les engagements « approuvés », les ordres de changement à l’engagement et les coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer  

Engagements approuvés + ODCE approuvés + coûts directs approuvés - Montant total du budget = montant sur les objets de coût approuvés

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail si le contrat est approuvé et que d’autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont prendre le budget de votre projet par un montant spécifique.* 
Montant dépassement du budget sur tous les objets de coût

Le montant total du budget du projet a soustrait le montant total combiné de tous les engagements « Approuvés » et « En attente », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer  

Engagements approuvés et en attente + ODCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente - Montant total du budget = Montant du dépassement du budget sur tous les objets de coût

Suivez le chemin d'approbation du flux de travail de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d'un montant spécifique.* 
% du budget alloué aux objets de coût approuvés

Le pourcentage du montant total du budget du projet utilisé par le montant total combiné des engagements « approuvés », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer  

( Engagements approuvés + ODCE approuvés + Coûts directs approuvés) ÷ Montant total du budget = % du budget alloué aux objets de coût approuvés

Suivez le chemin d'approbation du flux de travail de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont faire dépasser le budget de votre projet d'un pourcentage spécifique. *
% du budget alloué à tous les objets de coût

Pourcentage du montant total du budget du projet utilisé par le montant total combiné de tous les engagements « Approuvés » et « En attente », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer  

(Engagements approuvés et en attente + ODCE approuvés + Coûts directs en attente) ÷ montant total du budget alloué à tous les objets de coût

Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont faire dépasser le budget de votre projet d'un pourcentage spécifique.* 
Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case)
Remarque : Les champs Sélection unique et Sélection multiple doivent être marqués Obligatoires dans le. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs paramétrables.		 Déplacez le flux de travail de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le créateur de modèles de flux de travail de travail. Routez le chemin d’approbation du flux de travail en fonction d’un champ personnalisé « Type de contrat » ou « N° de bâtiment ». Si le « N° de construction » est 2, routez le flux de travail vers John. Si le « N° de construction » est 1, routez le flux de travail vers Susan.

Ordres de changement à l’engagement... Afficher/masquer   

Condition Définition Exemple
Montant Le montant total VDC de l’ordre de changement approuvé.

Un flux de travail de travail doit suivre différents chemins d'approbation en fonction du montant du contrat approuvé.
Montant total des objets de coût approuvés

Le montant total VDC des engagements « approuvés », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs sur le projet. Le montant de la VDC de l'item de flux de travail de travail est inclus dans le total.

Formule... Afficher/Masquer  

Engagements approuvés + ODCE approuvés + coûts directs approuvés = Montant total des objets de coût approuvés

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail lorsque le montant total d’autres contrats approuvés, ordres de changement et coûts directs est supérieure ou inférieure à un montant spécifié.
Montant total de tous les objets de coût

Le montant total VDC de tous les engagements « Approuvés » et « En attente », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs sur le projet. Le montant de la VDC de l'item de flux de travail de travail est inclus dans le total.

Formule... Afficher/Masquer  

Engagements approuvés et en attente + ODCE approuvés et en attente + Coûts directs en attente = Montant total de tous les objets de coût

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail lorsque le montant total d’autres contrats en attente ou approuvés, des ordres de changement et des coûts directs de tout statut sont sur ou sous un montant spécifié 
Montant dépassement du budget sur les objets de coûts approuvés

Le montant total du budget du projet a soustrait le montant total combiné de tous les engagements « approuvés », les ordres de changement à l’engagement et les coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer  

Engagements approuvés + ODCE approuvés + coûts directs approuvés - Montant total du budget = montant sur les objets de coût approuvés

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail si le contrat est approuvé et que d’autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont prendre le budget de votre projet par un montant spécifique.* 
Montant dépassement du budget sur tous les objets de coût

Le montant total du budget du projet a soustrait le montant total combiné de tous les engagements « Approuvés » et « En attente », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer  

Engagements approuvés et en attente + ODCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente - Montant total du budget = Montant du dépassement du budget sur tous les objets de coût

Suivez le chemin d'approbation du flux de travail de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d'un montant spécifique.* 
% du budget alloué aux objets de coût approuvés

Le pourcentage du montant total du budget du projet utilisé par le montant total combiné des engagements « approuvés », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer  

( Engagements approuvés + ODCE approuvés + Coûts directs approuvés) ÷ Montant total du budget = % du budget alloué aux objets de coût approuvés

Suivez le chemin d'approbation du flux de travail de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont faire dépasser le budget de votre projet d'un pourcentage spécifique. *
% du budget alloué à tous les objets de coût

Pourcentage du montant total du budget du projet utilisé par le montant total combiné de tous les engagements « Approuvés » et « En attente », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer  

(Engagements approuvés et en attente + ODCE approuvés + Coûts directs en attente) ÷ montant total du budget alloué à tous les objets de coût

Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont faire dépasser le budget de votre projet d'un pourcentage spécifique.* 
Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case)
Remarque : Les champs paramétrables Sélection unique et Sélection multiple doivent être marqués Obligatoires dans l’ensemble de champs paramétrables. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs paramétrables.		 Déplacez le flux de travail de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le créateur de modèles de flux de travail de travail. Routez le chemin d’approbation du flux de travail en fonction d’un champ personnalisé « Type de contrat » ou « N° de bâtiment ». Si le « N° de construction » est 2, routez le flux de travail vers John. Si le « N° de construction » est 1, routez le flux de travail vers Susan.

Correspondance/Outils personnalisés... Afficher/Masquer  

Condition Définition
Valeur de l’impact financier Le montant saisi dans le champ « Impact financier » sur l' item de correspondance.
Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case)
Remarque : Les champs paramétrables Sélection unique et Sélection multiple doivent être marqués Obligatoires dans l’ensemble de champs paramétrables. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs paramétrables.		 Déplacez le flux de travail de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le créateur de modèles de flux de travail de travail.

Factures au propriétaire... Afficher/Masquer  

Condition Définition
Montant net facturé cette période Le montant facturé avant les taxes. 
Montant brut facturé cette période Le montant facturé après les taxes.

Contrats principaux... Afficher/masquer  

Condition Définition Exemple
Montant du contrat initial Le montant total VDC du contrat approuvé. Un flux de travail de travail doit suivre différents chemins d'approbation en fonction du montant du contrat approuvé.
Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case)
Remarque : Les champs paramétrables Sélection unique et Sélection multiple doivent être marqués Obligatoires dans l’ensemble de champs paramétrables. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs paramétrables.		 Déplacez le flux de travail de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le créateur de modèles de flux de travail de travail. Routez le chemin d’approbation du flux de travail en fonction d’un champ personnalisé « Type de contrat » ou « N° de bâtiment ». Si le « N° de construction » est 2, routez le flux de travail vers John. Si le « N° de construction » est 1, routez le flux de travail vers Susan.

Ordres de changement au contrat principal... Afficher/masquer  

Condition Définition Exemple
Montant Le montant total VDC de l’ordre de changement approuvé. Un flux de travail de travail doit suivre différents chemins d'approbation en fonction du montant du contrat approuvé.
Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case)
Remarque : Les champs paramétrables Sélection unique et Sélection multiple doivent être marqués Obligatoires dans l’ensemble de champs paramétrables. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs paramétrables.		 Déplacez le flux de travail de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le créateur de modèles de flux de travail de travail. Routez le chemin d’approbation du flux de travail en fonction d’un champ personnalisé « Type de contrat » ou « N° de bâtiment ». Si le « N° de construction » est 2, routez le flux de travail vers John. Si le « N° de construction » est 1, routez le flux de travail vers Susan.

Factures de sous-traitant... Afficher/masquer  

Condition Définition
Montant net Le montant facturé au facture avec retenue de garantie appliquée.
Valeur d’engagement d’origine Le montant du VDC d’origine associé à l’facture.
Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case)
Remarque : Les champs paramétrables Sélection unique et Sélection multiple doivent être marqués Obligatoires dans l’ensemble de champs paramétrables. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs paramétrables.		 Déplacez le flux de travail de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le créateur de modèles de flux de travail de travail.

* Les déclarations conditionnelles liées au budget du projet sont basées sur le montant total de la colonne budgétaire sélectionnée dans l’affichage budgétaire de rapport personnalisé situé dans l’outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Configurer un affichage budgétaire pour les rapports personnalisés.

 

Pour obtenir des directives sur la façon d’ajouter des types d’étapes supplémentaires :

Ajouter une étape de fin (réussie) à un flux de travail 

Une étape de fin définit la fin d’un flux de travail. Une étape de fin indique que le flux de travail est terminé. 

  1. Cliquez sur l’icône icon-blue-plus-pfcp.png jointe à une étape existante dans le créateur de flux de travail et choisissez Étape de fin (réussie).  
  2. Entrez les informations suivantes dans la section Informations générales :
    • Nom de l’étape. Entrez un nom pour l’étape.
    • Statut de l'item. Sélectionnez le statut approprié qui indique l'achèvement réussi. Les options de statut varient selon l'outil.
    • Facultatif : Destinataires des notifications. Sélectionnez les groupes ou les rôles qui doivent recevoir une notification automatisée lorsque l’étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut comprennent : 
      • Gestionnaire de Flux de travail de travail. Un gestionnaire de flux de travail de travail est un utilisateur de Procore qui doit être désigné sur un projet.
      • Créateur de l'élément. Un créateur d'item est un utilisateur de Procore qui a créé l'item sur un projet.
      • Groupe de distribution. Après avoir publié ce flux de travail et l’affecter à un projet, vous pouvez définir différents membres du groupe lors de la configuration du flux de travail au niveau du projet.

 

Pour obtenir des directives sur la façon d’ajouter des types d’étapes supplémentaires :

  1. Choisissez parmi ces options :
    • Annuler. Cliquez sur ce bouton pour abandonner les modifications que vous avez apportées.
    • Enregistrer comme ébauche. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version numérotée « Ébauche » du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous travaillez toujours sur la création de votre flux de travail. 
      OU
    • Enregistrer et publier. Cliquez sur ce bouton pour créer une version nouvellement publiée du flux de travail de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes prêt à attribuer votre flux de travail à un projet.

Ajouter une étape de fin (échec) à un Flux de travail de travail 

  1. Cliquez sur l’icône icon-blue-plus-pfcp.png jointe à une étape existante dans le créateur de flux de travail et choisissez Étape de fin (infructueuse).
  2. Entrez les informations suivantes dans la section Informations générales :
    • Nom de l’étape. Entrez un nom pour l’étape.
    • Statut de l'item. Sélectionnez le statut approprié qui indique l'achèvement infructueux. Les options de statut varient selon l'outil.
    • Facultatif : Destinataires des notifications. Sélectionnez les groupes ou les rôles qui doivent recevoir une notification automatisée lorsque l’étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut comprennent : 
      • Gestionnaire de Flux de travail de travail. Un gestionnaire de flux de travail de travail est un utilisateur de Procore qui doit être désigné sur un projet.
      • Créateur de l'élément. Un créateur d'item est un utilisateur de Procore qui a créé l'item sur un projet.
      • Groupe de distribution. Après avoir publié ce flux de travail et l’affecter à un projet, vous pouvez définir différents membres du groupe lors de la configuration du flux de travail au niveau du projet.

 

Pour savoir comment ajouter des types d'étapes supplémentaires :

Enregistrement d'un modèle de Flux de travail de travail

Les options suivantes sont disponibles pour enregistrer le modèle de flux de travail :

  • Enregistrer comme ébauche. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version numérotée « Ébauche » du flux de travail. Cliquer sur Enregistrer comme ébauche ne fermera pas le créateur de flux de travail afin que vous puissiez enregistrer votre travail comme vous le souhaitez. Les modèles de flux de travail en ébauche ne peuvent pas être utilisés sur les projets.
    OU
  • Enregistrer et publier. Cliquez sur ce bouton pour créer une version nouvellement publiée du flux de travail de travail. Les flux de travail publiés peuvent être utilisés sur les projets.
    OU
  • Annuler. Cliquez sur ce bouton pour abandonner les modifications que vous avez apportées.

 

Attribuer des modèles de Flux de travail de travail aux projets

Une fois vos flux de travail publiés, l'étape suivante consiste à les affecter à un projet afin qu'ils puissent être configurés. Les étapes suivantes vous montreront comment attribuer des modèles de flux de travail de travail à des projets dans l'outil Flux de travail de travail de la compagnie. 

  1. Accédez à l'outil Flux de travail de travail de la compagnie. 
  2. Dans le tableau «Flux de travail de travail », localisez la version que vous souhaitez publier. 
  3. Cliquez sur le créer un hyperlien dans la colonne « Projets assignés ».  

    v2-workflows-assigned-projects-link.png
     
  4. Dans la boîte de dialogue « Assigner des projets », procédez comme suit :
    • Pour sélectionner tous les projets actifs dans le compte de votre compagnie, cochez la case Sélectionner tout . 
      v2-workflows-assign-select-all-projects.png
    • Pour rechercher des projets individuels, commencez à saisir le nom du projet dans la zone de recherche . Cochez ensuite la ou les case à cocher correspondant au(x) projet(s) souhaité(s). 
      v2-workflows-search-assign-to-project.png
  5. Cliquez sur Mettre à jour. 

Attribuer un modèle de Flux de travail de travail aux nouveaux projets

Un modèle de flux de travail de travail peut être attribué automatiquement à tous les nouveaux projets afin qu'il ne soit pas nécessaire de le faire à chaque fois qu'un nouveau projet est créé. 

  1. Accédez à l’outil Flux de travail de la compagnie.
  2. Dans le tableau «Flux de travail de travail », localisez la version que vous souhaitez attribuer à tous les nouveaux projets.
  3. Passez la souris sur l'espace dans la colonne « Attribuer à de nouveaux projets ».
  4. Cliquez sur Attribuer.
    assign-to-all-projects-workflow.png
  5. Une coche apparaîtra pour indiquer qu'il a été attribué à tous les nouveaux projets.
    Remarque : Cliquez sur la coche pour interrompre automatiquement l'attribution du modèle aux nouveaux projets.

 

Configurer les modèles de flux de travail sur un projet

Une fois que les modèles de flux de travail de travail sont affectés à des projets, ils doivent être configurés avec les paramètres d'un outil individuel. Il s’agit du processus dans lequel les étapes du flux de travail sont attribuées à des utilisateurs spécifiques et que le nombre de jours qu’ils doivent répondre est défini. Un flux de travail de travail par défaut devra également être défini pour l'outil auquel il est associé avant de pouvoir être appliqué et utilisé pour approuver un item.

Objectif

Configurer un modèle de flux de travail de travail sur un outil. 

Contexte

Une fois qu'un modèle de flux de travail de travail est publié et affecté à un projet, il devra être configuré sur le projet avant de pouvoir être utilisé. La configuration comprend l'affectation d'une personne pour agir en tant que « gestionnaire de Flux de travail de travail » et l'attribution du ou des groupe de distribution et des personnes assignées appropriés à votre flux de travail de travail . Un modèle spécifique doit également être défini comme « valeur par défaut » pour l'outil avant de pouvoir être utilisé.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Répertoire de la compagnie. 
      OU
    • Les utilisateurs disposant de la permission granulaire de flux de travail « Configurer les modèles de Flux de travail de travail » pour l'outil respectif sur leur modèle de permissions.
      ET
      Permissions de niveau « Admin » dans l'outil où le flux de travail de travail est configuré.

Étapes

  1. Accédez à l'outil dans lequel le flux de travail de travail est configuré.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png icône.
    Remarque : Pour l'outil Correspondance, sélectionnez les paramètres de configuration pour le type de correspondance spécifique du modèle de flux de travail de travail.
  3. Cliquez sur « Paramètres de Flux de travail de travail » dans le volet droit.
    Remarque : Les outils Facturation et Correspondance n'ont pas de page « Paramètres de Flux de travail de travail » dédiée. Faites défiler vers le bas de l'outil Facturation, configurez les paramètres pour accéder aux configurations de flux de travail de travail de facturation.
  4. Cliquez sur le bouton Configurer à côté du flux de travail de travail en cours de configuration pour ouvrir le visualiseur de flux de travail de travail.
    Exemple
     clipboard_e6d40c7d3a3c0cf025fea7a0390fc9526.png
  5. En haut du visualiseur de flux de travail de travail, procédez comme suit :
    • Attribuer un gestionnaire de Flux de travail de travail. Sélectionnez l'utilisateur du projet que vous souhaitez affecter à ce rôle dans la liste déroulante en haut de la page. 
    • Attribuer un groupe de distribution. Sélectionnez un groupe de distribution dans cette liste. Ce sont les groupes d'utilisateurs qui recevront des courriels de notification de Procore lorsque certaines actions se produisent dans un flux de travail de travail
  6. Cliquez sur une étape « Réponse » dans le visualiseur de flux de travail de travail pour voir les détails de l'étape. 
  7. Entrez le nombre de jours que les personnes assignées auront pour soumettre leurs réponses à cette étape. Dans la section « Informations générales » des détails de l'étape sous Jours avant l'achèvement, entrez un nombre de jours dans la première case, puis sélectionnez Jours calendaires ou Jours ouvrables dans la liste déroulante. Si les personnes assignées ne soumettent pas de réponse dans le nombre défini de « jours pour terminer », elles recevront une notification automatisée par courriel pour leur rappeler de soumettre leur réponse.
  8. Cliquez sur Gérer les personnes assignées dans la section « Personnes assignées » des détails de l'étape pour afficher les personnes assignées et modifier les membres des rôles de modèle attribués à partir du flux de travail de travail de la compagnie.
  9. Cliquez sur Modifier les membres à côté des rôles du modèle.
  10. Sélectionnez les membres à ajouter dans la liste des utilisateurs attribuables dans le Répertoire du projet. 
    Remarque : Au moins un membre doit être affecté à chaque rôle de modèle à l'étape.
  11. Facultatif : Si le type de décision de l'étape est « Plusieurs répondants décident », vous pouvez modifier l'exigence de réponse de chaque membre à l'aide du menu déroulant à côté de leur nom dans la colonne intitulée Obligatoire pour répondre?
  12. Cliquez sur Terminé lorsque vous avez terminé d'ajouter des personnes assignées à l'étape.
  13. Répétez les étapes six (6) à onze (11) pour chaque étape de réponse supplémentaire du flux de travail de travail .
  14. Cliquez sur Enregistrer. 
    Remarque : Si des informations manquent dans des champs obligatoires, une bannière apparaîtra en haut du visualiseur de flux de travail de travail. Cliquez sur Afficher les détails pour voir quelle étape doit être mise à jour. 

Définir un Flux de travail de travail par défaut

Un flux de travail de travail par défaut doit être choisi avant qu'un flux de travail de travail puisse être démarré sur un item.

  1. Survolez la colonne « Flux de travail de travail par défaut » dans le tableau « Paramètres de Flux de travail de travail ».
  2. Cliquez sur Définir par défaut dans la ligne du flux de travail de travail que vous souhaitez définir par défaut. 
    Remarque : Si un flux de travail de travail par défaut a déjà été défini, la même action inversera la désignation par défaut du flux de travail de travail. 
  3. Une fois qu'un flux de travail de travail par défaut est choisi, une coche apparaîtra dans la colonne « Flux de travail de travail par défaut » du flux de travail.

Démarrer un Flux de travail de travail sur un projet

Si vous avez activé le moteur de flux de travail en libre-service dans les paramètres de configuration de l’outil Flux de travail, vous êtes maintenant prêt à utiliser vos flux de travail sur les items au niveau du projet. Après avoir créé et configuré un modèle sur un projet, l'étape suivante consiste à créer un item qui nécessite un flux de travail de travail pour approbation. Les flux de travail sur les sous-traitants factures commencer automatiquement, mais les flux de travail sur les contrats et d’autres items doivent être démarrés manuellement. Les instructions ci-dessous vous montreront comment démarrer un flux de travail de travail.

 

Objectif

Après avoir créé un nouvel engagement, un contrat principal ou un changement de budget sur un projet, l'étape suivante consistera à démarrer le flux de travail de travail afin que les personnes assignées puissent répondre.

Éléments à considérer

Étapes

  1. Accédez à l'outil et à l'item contenant le flux de travail de travail.
  2. Cliquez sur Démarrer le Flux de travail de travail dans le coin supérieur droit de l'item.
    start-workflow-button.png

Répondre à un Flux de travail de travail sur un projet

 

Objectif 

Répondre à un flux de travail de travail sur un item au niveau Projet . 

Contexte

Une fois qu'un flux de travail de travail a été démarré sur un item de projet, les utilisateurs désignés peuvent répondre à l'étape qui leur a été attribuée.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour répondre à un flux de travail de travail sur un engagement ou à un ordre de changement d'engagement :
      • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur l'outil Engagements ou Contrats principaux du projet.
      • Doit avoir la permission d'afficher l'item contenant le flux de travail de travail. Si l'item est marqué « Privé », le répondeur doit disposer des permissions de niveau « Admin » ou être ajouté à la liste « Accès pour les utilisateurs non administrateurs » dans les paramètres de confidentialité de l'item. 
      • Doit être la personne assignée de l'étape actuelle du flux de travail de travail du contrat.
    • Pour répondre à un flux de travail de travail sur un contrat ordre de changement au contrat principal:
      • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur l'outil Engagements ou Contrats principaux du projet.
      • Doit avoir la permission d'afficher l'item contenant le flux de travail de travail. Si l'item est marqué « Privé », le répondeur doit disposer des permissions de niveau « Admin » ou être ajouté à la liste « Accès pour les utilisateurs non administrateurs » dans les paramètres de confidentialité de l'item. 
      • Doit être la personne assignée de l'étape actuelle du flux de travail de travail du contrat.
    • Pour répondre à un flux de travail de travail sur une facture de sous-traitant:
      • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Engagements du projet.
      • Doit être la personne assignée de l'étape actuelle du flux de travail de travail de la facture.
      • La facture doit être associée à une période de facturation ouverte .
      • Doit avoir la permission d'afficher l'item contenant le flux de travail de travail. Si l'item est marqué « Privé », le répondeur doit disposer des permissions de niveau « Admin » ou être ajouté à la liste « Accès pour les utilisateurs non administrateurs » dans les paramètres de confidentialité de l'item. 
    • Pour répondre à un flux de travail de travail lors d'un changement budgétaire:
      • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Budget du projet.
      • Doit être la personne assignée de l'étape actuelle du flux de travail de travail sur le changement budgétaire.
    • Pour répondre à un flux de travail de travail sur une item de correspondance:
      • Permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur le Type de correspondance du projet.
      • Doit être la personne assignée de l'étape actuelle du flux de travail de travail de l'item de correspondance.

Étapes 

  1. Accédez à l'item de projet contenant le flux de travail de travail. 
  2. Dans le volet droit de l'item, examinez l'étape « Actuelle » du flux de travail de travail . 
    Remarque : Cliquez sur « Afficher le Flux de travail de travail » si le panneau latéral est réduit.
  3. Sélectionnez votre réponse pour le flux de travail de travail en bas du volet droit. 
    Remarque : Vous aurez toujours la possibilité d'annuler votre réponse à l'étape suivante.
  4. Facultatif : Téléversez ou joignez des fichiers au flux de travail de travail . 
    clipboard_e4a42103e5b2fdc57a66510f7b2f60b45.png
  5. Facultatif : Saisissez une raison pour votre réponse.
    Remarque : Une raison pour votre réponse peut être requise en fonction de la configuration du modèle de flux de travail de travail.
  6. Cliquez sur Soumettre pour finaliser votre réponse ou sur Retour pour revenir à modifier votre réponse.