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Procore

Guide de l'utilisateur des Flux de travail de travail

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Table des matières

Démarrage

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Ce guide de l’utilisateur fournit aux utilisateurs de Procore des informations sur la façon d’utiliser l’outil Flux de travail de Procore pour créer et utiliser des flux de travail du début à la fin.

Dans ce guide, vous apprendrez notamment :
  • Qu’est-ce qu’un flux de travail ? Un flux de travail est un processus qui définit un chemin d’approbation unique pour un élément de vos projets. Par exemple, un flux de travail vous permet de créer des étapes pour « approuver » un élément (comme une facture de sous-traitant ou un contrat) dans Procore. Un modèle de flux de travail définirait les rôles, les groupes et les conditions responsables de l’acheminement d’un élément via ce processus d’approbation, et ce processus est adapté pour répondre aux besoins uniques et aux exigences spécifiques de l’environnement commercial de votre entreprise. 
  • Comment passer de flux de travail hérités à des flux de travail en libre-service. Les flux de travail en libre-service remplacent les flux de travail hérités créés par l’équipe Solutions personnalisées de Procore. Si vous avez déjà utilisé des flux de travail hérités, votre entreprise devra mettre à jour chaque outil à l’aide de flux de travail en libre-service avant que de nouveaux flux de travail puissent être créés par votre entreprise.
  • Comment créer et gérer des modèles de flux de travail. Découvrez comment créer et gérer vos propres modèles de flux de travail dans l’outil Flux de travail de la compagnie.
  • Comment affecter des flux de travail aux projets. Après avoir créé des tempates de flux de travail dans l’outil Flux de travail, elles devront être affectées à vos projets. Cela vous permet de créer des flux de travail qui peuvent être utilisés sur un seul projet ou sur tous les projets.
  • Comment configurer des flux de travail à utiliser sur des projets. Dernière étape avant qu’un flux de travail ne soit actif sur un item. Configurez les rôles, les responsabilités et les notifications pour vos flux de travail.
  • Comment afficher et répondre à un flux de travail. Utilisez vos modèles de flux de travail pour faciliter le processus d’approbation de vos articles.

Flux de travail

Welcome to the Company level Workflows tool. With Workflows, users have the ability to create their own approval paths for items in Procore. 

What is a custom workflow?

Example

The image below shows you an example of what a published custom workflow for subcontractor invoices might look like. The workflow steps and conditions may be different in your environment. 
v2-workflows-sub-invoices.png

Which Procore tools are supported by the Workflows Tool?

Supported Tools 

 

Installation et configuration

La transition de l’ancien moteur de flux de travail vers le moteur en libre-service n’est pas terminée tant que la mise à jour n’est pas activée via la page de configuration des paramètres des flux de travail. Toutefois, permet aux utilisateurs d’installer et de configurer leurs propres modèles de flux de travail personnalisés avant de mettre à jour entièrement leur version de flux de travail. Les modèles de flux de travail ne peuvent pas être appliqués aux items (contrats et factures) tant que la version du flux de travail n’est pas mise à jour dans les paramètres de configuration du flux de travail.

Consultez les étapes de la section « Activer les flux de travail en libre-service » lorsque vous êtes prêt à effectuer la mise à jour.

Modèles de flux de travail de démarrage rapide

Que sont les modèles de flux de travail de démarrage rapide ?

Les modèles de flux de travail de démarrage rapide sont des modèles de flux de travail préconfigurés pour les outils financiers de Procore. Ces modèles ont été conçus sur la base des meilleures pratiques de l’industrie.

Vous pouvez les personnaliser pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise en modifiant les statuts, les noms des étapes, etc. Voir Modifier un modèle de flux de travail.

Comment puis-je obtenir des modèles de démarrage rapide dans le compte de mon entreprise ?

Les modèles de flux de travail de démarrage rapide sont automatiquement disponibles dans l’outil Flux de travail de votre entreprise pour tous les clients aux États-Unis, en Australie, en Nouvelle-Zélande, au Canada, en Grande-Bretagne et en Irlande.

Ils apparaissent à côté de tous les flux de travail personnalisés déjà créés dans votre compte et sont étiquetés avec « Support client » pour indiquer qu’ils ont été créés par Procore.

Que faire si je ne souhaite pas utiliser les modèles de démarrage rapide ?

Vous pouvez archiver tous les modèles de démarrage rapide que vous ne souhaitez pas utiliser en cliquant sur le bouton « Archiver » à côté du modèle. Voir Archiver un modèle de flux de travail.

L’ajout de modèles de démarrage rapide a-t-il un impact sur mes modèles de flux de travail personnalisés existants ?

Non, il n’y a aucun impact sur les modèles personnalisés existants.

Créer un modèle de flux de travail

Objectif 

Créer un modèle de flux de travail dans l’outil Flux de travail de la compagnie. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour afficher, créer ou modifier un modèle de flux de travail:
      • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Flux de travail de travail de la compagnie. 
        OU
      • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Flux de travail de la compagnie avec les permissions granulaires « Afficher les modèles de flux de travail » et « Créer et modifier des modèles de flux de travail » activées sur votre modèle de permissions. 
  • Les clients qui utilisent Procore en anglais peuvent également choisir parmi une sélection de modèles de flux de travail de démarrage rapide préremplis pour les outils financiers. Ces modèles peuvent être utilisés tels quels ou modifiés pour répondre aux besoins de votre entreprise. Les modèles de flux de travail de démarrage rapide ne sont pas disponibles en dehors des régions anglophones pour le moment.

Étapes

Ajouter un flux de travail 

  1. Accédez à l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie. 
  2. Cliquez sur Créer. 
    Cela ouvre la boîte de dialogue « Ajouter un Flux de travail ». 
    clipboard_e721b0e88fb6135835d3abf368c7514a3.png
  3. Entrez un nom pour le flux de travail.
  4. Sélectionnez l’outil pour le flux de travail dans le menu Outil.
    Remarque
    Certains outils Procore doivent être activés pour apparaître en tant que sélection dans cette liste. Pour obtenir la liste des outils disponibles, voir Quels outils Procore prennent en charge les flux de travail ?
  5. Cliquez sur Créer.
    Procore ouvre le générateur de flux de travail et crée une première étape « Sans titre » pour vous. 

Mettre à jour la première étape du Flux de travail de travail 

  1. Commencez par sélectionner le type d’étape (étape de réponse, étape de condition) que vous utiliserez au début du flux de travail. 
    workflows-first-step-choice.png
  2. Suivez les directives du type d’étape sélectionné :

Ajouter une étape de réponse à un flux de travail  

  1. Entrez les informations suivantes dans la section Informations générales :
    • Nom de l’étape. Entrez un nom pour l’étape.
    • Type. Sélectionnez Étape de réponse.
    • Statut de l’item. Saisissez le statut de l'item qui sera associé à cette étape du flux de travail de travail.
    • Jours pour terminer. Saisissez le nombre de jours dont le « groupe responsable » dispose pour terminer l'étape du flux de travail de travail. Sélectionnez Ensuite Jours civils ou Jours ouvrables dans la liste déroulante. Une fois le nombre de jours défini, Procore envoie un courriel de rappel jusqu’à ce que l’étape soit terminée.
    • Facultatif : Destinataires des notifications. Sélectionnez les groupes ou les rôles qui doivent recevoir une notification automatisée lorsque l'étape du flux de travail de travail n'est PAS terminée dans le nombre de jours spécifié sous Jours avant l'achèvement. Les destinataires nommés ici recevront également un courriel lorsque l’étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut comprennent :
      • Gestionnaire de Flux de travail de travail. Un gestionnaire de flux de travail de travail est un utilisateur de Procore qui doit être désigné sur un projet.
      • Créateur de l'élément. Un créateur d’item est un utilisateur Procore qui a créé l’item sur un projet.
      • Groupe de distribution. Après avoir publié ce flux de travail et l’affecter à un projet, vous pouvez définir différents membres du groupe lors de la configuration du flux de travail au niveau du projet.
      • Tous les utilisateurs du projet de l’entreprise. Tous les utilisateurs du projet de la compagnie du créateur de l’item qui sont affectés au projet sont automatiquement notifiés lorsque vous sélectionnez Compagnie du créateur de l’item dans la liste des destinataires de la notification. 

Ajouter des personnes assignées

  1. Complétez la section Personnes assignées :
    • Type de décision. Sélectionnez l’un des types de décision par défaut pour l’étape. Ce paramètre déterminera également les options d’exigence de réponse disponibles. 
      • Le premier répondeur décide. 
      • Plusieurs répondeurs décident.
        • Seuls les répondeurs requis décident. Cochez cette case si vous souhaitez que la décision finale de l’étape soit déterminée uniquement par les répondeurs ayant un ou tous les membres requis de répondre.
  2. Cliquez sur Gérer les personnes assignées.
  3. Vous pouvez gérer les personnes assignées en fonction du rôle du projet ou du type de personne assignée du rôle personnalisé . En fonction de la méthode de configuration de votre personne assignée, suivez les instructions pertinentes :
    • Personnes assignées du rôle du projet:
      Aucune mise à jour manuelle n’est requise pour gérer les personnes assignées individuelles. 
      Les personnes assignées sont automatiquement renseignées dans chaque étape du flux de travail en fonction des rôles de projet attribués à partir du Répertoire de projet.
      À noter : Assurez-vous que les rôles du répertoire du projet sont correctement attribués et à jour. Voir Comment attribuer automatiquement des rôles de projet aux étapes du flux de travail? pour plus de détails.

    1. Créez des rôles de projet dans l’outil Admin de l’entreprise. Découvrez comment →

    2. Affectez des personnes à des rôles de projet dans l’outil Répertoire de projet. Découvrez comment →

    3. Configurez un modèle de flux de travail au niveau de la compagnie. Lors de la configuration de chaque étape du flux de travail, sélectionnez le(s) rôle(s) de projet approprié(s) que vous souhaitez attribuer à cette étape.

    4. Pour tout projet auquel le modèle est affecté, les personnes associées à ces rôles de projet seront automatiquement renseignées dans chaque étape du flux de travail en fonction de la configuration du modèle de flux de travail au niveau de votre compagnie.

    5. Assurez-vous que tous les membres répertoriés dans le Répertoire du projet disposent des permissions appropriées nécessaires pour les items de chaque outil et des permissions de flux de travail appropriées.

    6. Pour terminer la configuration, il est toujours nécessaire de configurer manuellement le gestionnaire de flux de travail pour chaque modèle de projet par outil. Cette étape est nécessaire car le Répertoire du projet est géré par projet et le gestionnaire de flux de travail peut varier selon l’outil.

    • Personnes assignées des rôles personnalisés:
      1. Cliquez sur Gérer les personnes assignées dans les détails de l’étape sous la section Personnes assignées .
      2. Cliquez sur Modifier les membres à côté du rôle personnalisé.
      3. Sélectionnez des utilisateurs parmi les membres disponibles du répertoire de projet.
        Remarque: Chaque rôle personnalisé d’une étape de flux de travail doit avoir au moins un utilisateur assigné.
      4. (Facultatif) Si le type de décision est Réponses multiples Décider, vous pouvez définir l’exigence de chaque membre à l’aide de l’option Requis pour répondre? liste déroulante. 
      5. Cliquez sur Terminé pour confirmer les mises à jour de votre personne assignée.
      6. Cliquez sur Enregistrer pour finaliser vos modifications.
        Remarque : Si des champs obligatoires contiennent des informations manquantes, une bannière apparaît en haut du visualiseur de flux de travail. Cliquez sur Afficher les détails pour voir quelle étape doit être mise à jour.
Remarque
Vous pouvez également évaluer les rôles de projet en bloc à partir du Répertoirede la compagnie.

Ajouter des réponses

Une fois que les rôles de la personne assignée pour l’étape ont été déterminés, l’étape suivante consiste à ajouter des réponses. Les options disponibles lors de l’ajout de réponses sont déterminées par le type de décision de l’étape et par le fait qu’aucun répondant soit requis ou non.

Les étapes d’ajout de réponses sont séparées par type de décision. Suivez les étapes correspondant au type de décision sélectionné à l’étape.

  • Le premier intervenant décide : Afficher/Cacher      
    • Dans la carte Réponses des paramètres de l’étape, procédez comme suit :
      • Si la réponse est. Sélectionnez une (1) ou plusieurs réponses dans le menu déroulant. 
      • Aller à l’étape. Sélectionnez l’étape suivante du flux de travail si cette réponse est la décision finale de l’étape.
    • Optionnel: Cliquez sur Ajouter une réponse pour créer des réponses supplémentaires et remplir les informations ci-dessus si nécessaire. 
  • Plusieurs répondeurs décident : Afficher/Masquer      
    • Dans la carte Réponses des paramètres de l’étape, procédez comme suit :
    • Si seuls les répondeurs requis décident EST coché :
      • S’il y a lieu, ce sont les intervenants qui décident. Sélectionnez une (1) ou plusieurs réponses dans le menu déroulant. 
      • Aller à l’étape. Sélectionnez l’étape suivante du flux de travail si cette réponse est la décision finale de l’étape.
    • Si seuls les répondeurs requis décident n'est PAS coché :
      • Si tous les intervenants le décident. Sélectionnez une (1) ou plusieurs réponses dans le menu déroulant. 
      • Aller à l’étape. Sélectionnez l’étape suivante du flux de travail si cette réponse est la décision finale de l’étape.
    • Optionnel: Cliquez sur Ajouter une réponse pour créer des réponses supplémentaires et remplir les informations ci-dessus si nécessaire. 

Pour ajouter d’autres types d’étapes, voir :

Ajouter une étape de condition à un flux de travail 

Les étapes de condition permettent d’effectuer un chemin de flux de travail différemment selon que les conditions de l’étape sont remplies. Pour créer une étape de condition, suivez les instructions ci-dessous. 

  1. Entrez les informations suivantes dans la section Informations générales :
    • Nom de l’étape. Entrez un nom pour l’étape.
    • Type. Sélectionnez Étape de condition.
    • Quand. Sélectionnez la première partie de l’hypothèse dans l’énoncé conditionnel. Des énoncés conditionnels différents existent pour chaque outil. Voir Énoncés conditionnels par outil. 
      • Supérieur à. Si votre organisation a besoin de signatures supplémentaires pour les montants supérieur ou égal à un montant spécifié, vous devrez choisir cette option et saisir un montant dans le champ à droite.
        OU
      • Moins de. Si vous souhaitez que l'étape fonctionne lorsque l'hypothèse est inférieure à un nombre spécifié.
      • C’est. Si vous souhaitez que l’étape fonctionne lorsqu’un certain champ est sélectionné pour un champ personnalisé.
      • Est vérifié. Si vous souhaitez que l'étape fonctionne lorsqu'une case à cocher de champ personnalisé est cochée.
      • Contient l’un de. Si vous souhaitez que l’étape fonctionne lorsque l’une ou plusieurs options de sélection multiple sont choisies pour un champ personnalisé.
    • Puis. Sélectionnez une étape dans la liste déroulante ou créez une nouvelle en cliquant sur le bouton Ajouter une étape. 
    • Sinon. Sélectionnez une étape dans la liste déroulante ou créez-en une nouvelle en cliquant sur le bouton Ajouter une étape . Il s’agit de l’étape suivante du flux de travail si les conditions de l’étape actuelle ne sont PAS remplies.
  2. Choisissez parmi ces options :
    • Annuler. Cliquez sur ce bouton pour abandonner les modifications que vous avez apportées.
    • Enregistrer comme ébauche. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version numérotée du flux de travail « Ébauche ». Choisissez cette option lorsque vous êtes encore en train de créer votre flux de travail. 
      OU
    • Enregistrer et publier. Cliquez sur ce bouton pour créer une version nouvellement publiée du flux de travail de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes prêt à attribuer votre flux de travail à un projet.

Instructions conditionnelles par outil

Changements budgétaires... Afficher/masquer  

Condition Définition
Montant du changement budgétaire Le total de toutes les valeurs des poste d'ajustement de changement budgétaire « À » et « De ».
Montant de l'ajustement La somme des montants positifs du poste d'ajustement OU la valeur absolue des montants négatifs du poste d'ajustement. La plus grande valeur absolue sera utilisée pour déterminer le résultat de l'étape de la condition.

Engagements... Afficher/masquer  

Condition Définition Exemple
Montant du contrat initial Le montant total VDC du contrat approuvé.

Un flux de travail de travail doit suivre différents chemins d'approbation en fonction du montant du contrat approuvé.
Montant total des objets de coût approuvés

Le montant total VDC des engagements « approuvés », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs sur le projet. Le montant de la VDC de l'item de flux de travail de travail est inclus dans le total.

Formule... Afficher/Masquer  

Engagements approuvés + ODCE approuvés + coûts directs approuvés = Montant total des objets de coût approuvés

Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail de travail lorsque le montant total des autres contrats approuvés, des ordres de changement et des coûts directs est supérieur ou inférieur à un montant spécifié.
Montant total de tous les objets de coût

Le montant total VDC de tous les engagements « Approuvés » et « En attente », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs sur le projet. Le montant de la VDC de l'item de flux de travail de travail est inclus dans le total.

Formule... Afficher/Masquer  

Engagements approuvés et en attente + ODCE approuvés et en attente + Coûts directs en attente = Montant total de tous les objets de coût

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail lorsque le montant total d’autres contrats en attente ou approuvés, des ordres de changement et des coûts directs de tout statut sont sur ou sous un montant spécifié 
Montant dépassement du budget sur les objets de coûts approuvés

Le montant total de la colonne désignée du projet a été soustrait du montant total combiné de tous les engagements « approuvés », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer  

Engagements approuvés + ODCE approuvés + coûts directs approuvés - Montant total du budget = montant sur les objets de coût approuvés

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail si le contrat est approuvé et que d’autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont prendre le budget de votre projet par un montant spécifique.* 
Montant dépassement du budget sur tous les objets de coût

Le montant total du budget du projet a soustrait le montant total combiné de tous les engagements « Approuvés » et « En attente », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer  

Engagements approuvés et en attente + ODCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente - Montant total du budget = Montant du dépassement du budget sur tous les objets de coût

Suivez le chemin d'approbation du flux de travail de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d'un montant spécifique.* 
% du budget alloué aux objets de coût approuvés

Le pourcentage du montant total du budget du projet utilisé par le montant total combiné des engagements « approuvés », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer  

( Engagements approuvés + ODCE approuvés + Coûts directs approuvés) ÷ Montant total du budget = % du budget alloué aux objets de coût approuvés

Suivez le chemin d'approbation du flux de travail de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont faire dépasser le budget de votre projet d'un pourcentage spécifique. *
% du budget alloué à tous les objets de coût

Pourcentage du montant total du budget du projet utilisé par le montant total combiné de tous les engagements « Approuvés » et « En attente », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer  

(Engagements approuvés et en attente + ODCE approuvés + Coûts directs en attente) ÷ montant total du budget alloué à tous les objets de coût

Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont faire dépasser le budget de votre projet d'un pourcentage spécifique.* 
Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case)
Remarque : Les champs Sélection unique et Sélection multiple doivent être marqués Obligatoires dans le. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs paramétrables.		 Déplacez le flux de travail de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le créateur de modèles de flux de travail de travail. Routez le chemin d’approbation du flux de travail en fonction d’un champ personnalisé « Type de contrat » ou « N° de bâtiment ». Si le « N° de construction » est 2, routez le flux de travail vers John. Si le « N° de construction » est 1, routez le flux de travail vers Susan.

Bêta  Montant supérieur à la valeur du code budgétaire pour les supports de coûts approuvés

 La différence entre les montants approuvés associés ( Engagements, ordres de changement à l’engagement, Coûts directs ) à chacun des codes budgétaires inclus dans la VDC de l’élément et au montant budgétisé révisé du code budgétaire.  Le flux de travail sera acheminé selon que l’approbation de l’item entraînera ou non le déplacement des codes budgétaires associés à l’item au-dessus du montant défini.

Bêta  Montant supérieur à la valeur du code budgétaire pour tous les supports de coûts

 Différence entre les montants approuvés, en attente et révisés associés (Engagements, ordres de changement à l’engagement, Coûts directs) aux codes budgétaires inclus dans la VDC de l’élément et au montant budgétisé révisé du code budgétaire. Le flux de travail sera acheminé selon que l’approbation de l’item entraînera ou non le déplacement des codes budgétaires associés à l’item au-dessus du montant défini.

Bêta  Coûts approuvés Pourcentage des valeurs des codes budgétaires budgétés

 Pourcentage du montant budgétisé révisé pour le(s) montant(s) du code budgétaire inclus(s) dans la VDC de l’élément de flux de travail parmi tous les items de coût approuvés. Le flux de travail sera acheminé en fonction du fait que les valeurs du code budgétaire VDC de l’élément de flux de travail pour tous les items approuvés sont supérieures ou inférieures à un pourcentage défini du montant budgétisé révisé des codes budgétaires.

Bêta  Tous les coûts Pourcentage des valeurs du code budgétaire budgété

 Pourcentage du montant budgétisé révisé pour le(s) montant(s) du code budgétaire inclus(s) dans la VDC de l’item de flux de travail pour tous les items approuvés, en attente et révisés. Le flux de travail sera acheminé en fonction du fait que les valeurs du code budgétaire VDC de l’élément de flux de travail pour tous les éléments approuvés, en attente et révisés sont supérieures ou inférieures à un pourcentage défini du montant budgétisé révisé des codes budgétaires.

Ordres de changement à l’engagement... Afficher/masquer   

Condition Définition Exemple
Montant Le montant total VDC de l’ordre de changement approuvé.

Un flux de travail de travail doit suivre différents chemins d'approbation en fonction du montant du contrat approuvé.
Montant total des objets de coût approuvés

Le montant total VDC des engagements « approuvés », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs sur le projet. Le montant de la VDC de l'item de flux de travail de travail est inclus dans le total.

Formule... Afficher/Masquer  

Engagements approuvés + ODCE approuvés + coûts directs approuvés = Montant total des objets de coût approuvés

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail lorsque le montant total d’autres contrats approuvés, ordres de changement et coûts directs est supérieure ou inférieure à un montant spécifié.
Montant total de tous les objets de coût

Le montant total VDC de tous les engagements « Approuvés » et « En attente », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs sur le projet. Le montant de la VDC de l'item de flux de travail de travail est inclus dans le total.

Formule... Afficher/Masquer  

Engagements approuvés et en attente + ODCE approuvés et en attente + Coûts directs en attente = Montant total de tous les objets de coût

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail lorsque le montant total d’autres contrats en attente ou approuvés, des ordres de changement et des coûts directs de tout statut sont sur ou sous un montant spécifié 
Montant dépassement du budget sur les objets de coûts approuvés

Le montant total de la colonne désignée du projet a été soustrait du montant total combiné de tous les engagements « approuvés », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer  

Engagements approuvés + ODCE approuvés + coûts directs approuvés - Montant total du budget = montant sur les objets de coût approuvés

Acheminez le chemin d’approbation du flux de travail si le contrat est approuvé et que d’autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont prendre le budget de votre projet par un montant spécifique.* 
Montant dépassement du budget sur tous les objets de coût

Le montant total du budget du projet a soustrait le montant total combiné de tous les engagements « Approuvés » et « En attente », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer  

Engagements approuvés et en attente + ODCE approuvés et en attente + Coûts directs approuvés et en attente - Montant total du budget = Montant du dépassement du budget sur tous les objets de coût

Suivez le chemin d'approbation du flux de travail de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont dépasser le budget de votre projet d'un montant spécifique.* 
% du budget alloué aux objets de coût approuvés

Le pourcentage du montant total du budget du projet utilisé par le montant total combiné des engagements « approuvés », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer  

( Engagements approuvés + ODCE approuvés + Coûts directs approuvés) ÷ Montant total du budget = % du budget alloué aux objets de coût approuvés

Suivez le chemin d'approbation du flux de travail de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats déjà approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont faire dépasser le budget de votre projet d'un pourcentage spécifique. *
% du budget alloué à tous les objets de coût

Pourcentage du montant total du budget du projet utilisé par le montant total combiné de tous les engagements « Approuvés » et « En attente », des ordres de changement à l’engagement et des coûts directs.

Formule... Afficher/Masquer  

(Engagements approuvés et en attente + ODCE approuvés + Coûts directs en attente) ÷ montant total du budget alloué à tous les objets de coût

Acheminez le chemin d'approbation du flux de travail de travail si le contrat en cours d'approbation et d'autres contrats en attente ou approuvés, les ordres de changement et les coûts directs vont faire dépasser le budget de votre projet d'un pourcentage spécifique.* 
Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case)
Remarque : Les champs paramétrables Sélection unique et Sélection multiple doivent être marqués Obligatoires dans l’ensemble de champs paramétrables. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs paramétrables.		 Déplacez le flux de travail de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le créateur de modèles de flux de travail de travail. Routez le chemin d’approbation du flux de travail en fonction d’un champ personnalisé « Type de contrat » ou « N° de bâtiment ». Si le « N° de construction » est 2, routez le flux de travail vers John. Si le « N° de construction » est 1, routez le flux de travail vers Susan.

Bêta  Montant supérieur à la valeur du code budgétaire pour les supports de coûts approuvés

 La différence entre les montants approuvés associés ( Engagements, ordres de changement à l’engagement, Coûts directs ) à chacun des codes budgétaires inclus dans la VDC de l’élément et au montant budgétisé révisé du code budgétaire.  Le flux de travail sera acheminé selon que l’approbation de l’item entraînera ou non le déplacement des codes budgétaires associés à l’item au-delà du montant déterminé dans le modèle de flux de travail.

Bêta  Montant supérieur à la valeur du code budgétaire pour tous les supports de coûts

 Différence entre les montants approuvés, en attente et révisés associés (Engagements, ordres de changement à l’engagement, Coûts directs) aux codes budgétaires inclus dans la VDC de l’élément et au montant budgétisé révisé du code budgétaire. Le flux de travail sera acheminé selon que l’approbation de l’item entraînera ou non le déplacement des codes budgétaires associés à l’item au-dessus du montant défini.

Bêta  Coûts approuvés Pourcentage des valeurs des codes budgétaires budgétés

 Pourcentage du montant budgétisé révisé pour le(s) montant(s) du code budgétaire inclus(s) dans la VDC de l’élément de flux de travail parmi tous les items de coût approuvés. Le flux de travail sera acheminé en fonction du fait que les valeurs du code budgétaire VDC de l’élément de flux de travail pour tous les items approuvés sont supérieures ou inférieures à un pourcentage défini du montant budgétisé révisé des codes budgétaires.

Bêta  Tous les coûts Pourcentage des valeurs du code budgétaire budgété

 Pourcentage du montant budgétisé révisé pour le(s) montant(s) du code budgétaire inclus(s) dans la VDC de l’item de flux de travail pour tous les items approuvés, en attente et révisés. Le flux de travail sera acheminé en fonction du fait que les valeurs du code budgétaire VDC de l’élément de flux de travail pour tous les éléments approuvés, en attente et révisés sont supérieures ou inférieures à un pourcentage défini du montant budgétisé révisé des codes budgétaires.

Correspondance/Outils personnalisés... Afficher/Masquer  

Condition Définition
Valeur de l’impact financier Le montant saisi dans le champ « Impact financier » sur l' item de correspondance.
Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case)
Remarque : Les champs paramétrables Sélection unique et Sélection multiple doivent être marqués Obligatoires dans l’ensemble de champs paramétrables. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs paramétrables.		 Déplacez le flux de travail de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le créateur de modèles de flux de travail de travail.

Factures au propriétaire... Afficher/Masquer  

Condition Définition
Montant net facturé cette période Le montant facturé avant les taxes. 
Montant brut facturé cette période Le montant facturé après les taxes.

Contrats principaux... Afficher/masquer  

Condition Définition Exemple
Montant du contrat initial Le montant total VDC du contrat approuvé. Un flux de travail de travail doit suivre différents chemins d'approbation en fonction du montant du contrat approuvé.
Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case)
Remarque : Les champs paramétrables Sélection unique et Sélection multiple doivent être marqués Obligatoires dans l’ensemble de champs paramétrables. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs paramétrables.		 Déplacez le flux de travail de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le créateur de modèles de flux de travail de travail. Routez le chemin d’approbation du flux de travail en fonction d’un champ personnalisé « Type de contrat » ou « N° de bâtiment ». Si le « N° de construction » est 2, routez le flux de travail vers John. Si le « N° de construction » est 1, routez le flux de travail vers Susan.

Ordres de changement au contrat principal... Afficher/masquer  

Condition Définition Exemple
Montant Le montant total VDC de l’ordre de changement approuvé. Un flux de travail de travail doit suivre différents chemins d'approbation en fonction du montant du contrat approuvé.
Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case)
Remarque : Les champs paramétrables Sélection unique et Sélection multiple doivent être marqués Obligatoires dans l’ensemble de champs paramétrables. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs paramétrables.		 Déplacez le flux de travail de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le créateur de modèles de flux de travail de travail. Routez le chemin d’approbation du flux de travail en fonction d’un champ personnalisé « Type de contrat » ou « N° de bâtiment ». Si le « N° de construction » est 2, routez le flux de travail vers John. Si le « N° de construction » est 1, routez le flux de travail vers Susan.

Factures de sous-traitant... Afficher/masquer  

Condition Définition

Montant brut

Le montant brut facturé sur la facture avec la retenue de garantie appliquée. 

Quantité de matériaux stockés

Le montant facturé pour les matériaux stockés sur la facture.

Montant net

Le montant net facturé sur la facture avec la retenue de garantie appliquée.

Valeur d’engagement d’origine

Le montant initial du contrat d’engagement avant tout changement, ajustement ou amendement.

Montant de la retenue de garantie libérée

Le montant de la retenue de garantie inscrit sur la facture.

Retenue de garantie totale libérée

Le pourcentage de retenue de garantie libéré à ce jour. 

Total complété et entreposé à ce jour

Le pourcentage de travail achevé et de matériaux stockés à ce jour.  

Champs personnalisés (sélection unique, sélection multiple ou case)
Remarque : Les champs paramétrables Sélection unique et Sélection multiple doivent être marqués Obligatoires dans l’ensemble de champs paramétrables. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs paramétrables.

Déplacez le flux de travail de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé tel que configuré dans le créateur de modèles de flux de travail de travail.

Champs personnalisés de l’engagement parent (sélection unique, sélection multiple ou Case à cocher)
Remarque : Les champs à sélection unique et à sélection multiple doivent être marqués comme obligatoires dans les deux ensembles de champs pour les bons de commande et les contrats de sous-traitance. Voir Créer de nouveaux ensembles de champs paramétrables.

Déplacez le flux de travail en fonction de la valeur du champ personnalisé, sur l’engagement parent tel que configuré dans le générateur de modèles de flux de travail.

* Les états conditionnels liés au budget du projet sont basés sur le montant total de la colonne budgétaire sélectionnée dans l’affichage budgétaire de rapport personnalisé situé dans l’outil Admin au niveau de la compagnie. Voir Configurer un affichage budgétaire pour les rapports personnalisés.

 

Pour obtenir des directives sur la façon d’ajouter des types d’étapes supplémentaires :

Ajouter une étape de fin (réussie) à un flux de travail 

Une étape de fin définit la fin d’un flux de travail. Une étape de fin indique que le flux de travail est terminé. 

  1. Cliquez sur l’icône icon-blue-plus-pfcp.png attachée à une étape existante dans le générateur de flux de travail et choisissez Terminer l’étape (réussie).  
  2. Entrez les informations suivantes dans la section Informations générales :
    • Nom de l’étape. Entrez un nom pour l’étape.
    • Statut de l'item. Sélectionnez le statut approprié qui indique l'achèvement réussi. Les options de statut varient selon l'outil.
    • Facultatif : Destinataires des notifications. Sélectionnez les groupes ou les rôles qui doivent recevoir une notification automatisée lorsque l’étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut comprennent : 
      • Gestionnaire de Flux de travail de travail. Un gestionnaire de flux de travail de travail est un utilisateur de Procore qui doit être désigné sur un projet.
      • Créateur de l'élément. Un créateur d'item est un utilisateur de Procore qui a créé l'item sur un projet.
      • Groupe de distribution. Après avoir publié ce flux de travail et l’affecter à un projet, vous pouvez définir différents membres du groupe lors de la configuration du flux de travail au niveau du projet.
  1. Choisissez parmi ces options :
    • Annuler. Cliquez sur ce bouton pour abandonner les modifications que vous avez apportées.
    • Enregistrer comme ébauche. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version numérotée « Ébauche » du flux de travail. Choisissez cette option lorsque vous travaillez toujours sur la création de votre flux de travail. 
      OU
    • Enregistrer et publier. Cliquez sur ce bouton pour créer une version nouvellement publiée du flux de travail de travail. Choisissez cette option lorsque vous êtes prêt à attribuer votre flux de travail à un projet.

Pour obtenir des directives sur la façon d’ajouter des types d’étapes supplémentaires :

Ajouter une étape de fin (échec) à un Flux de travail de travail 

  1. Cliquez sur l’icône icon-blue-plus-pfcp.png attachée à une étape existante dans le générateur de flux de travail et choisissez Terminer l’étape (échec).
  2. Entrez les informations suivantes dans la section Informations générales :
    • Nom de l’étape. Entrez un nom pour l’étape.
    • Statut de l'item. Sélectionnez le statut approprié qui indique l'achèvement infructueux. Les options de statut varient selon l'outil.
    • Facultatif : Destinataires des notifications. Sélectionnez les groupes ou les rôles qui doivent recevoir une notification automatisée lorsque l’étape du flux de travail est terminée. Les groupes par défaut comprennent : 
      • Gestionnaire de Flux de travail de travail. Un gestionnaire de flux de travail de travail est un utilisateur de Procore qui doit être désigné sur un projet.
      • Créateur de l'élément. Un créateur d'item est un utilisateur de Procore qui a créé l'item sur un projet.
      • Groupe de distribution. Après avoir publié ce flux de travail et l’affecter à un projet, vous pouvez définir différents membres du groupe lors de la configuration du flux de travail au niveau du projet.

 

Pour savoir comment ajouter des types d'étapes supplémentaires :

Enregistrement d'un modèle de Flux de travail de travail

Les options suivantes sont disponibles pour enregistrer le modèle de flux de travail :

  • Enregistrer comme ébauche. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer une version numérotée « Ébauche » du flux de travail. Cliquer sur Enregistrer comme ébauche ne fermera pas le créateur de flux de travail afin que vous puissiez enregistrer votre travail comme vous le souhaitez. Les modèles de flux de travail en ébauche ne peuvent pas être utilisés sur les projets.
    OU
  • Enregistrer et publier. Cliquez sur ce bouton pour créer une version nouvellement publiée du flux de travail de travail. Les flux de travail publiés peuvent être utilisés sur les projets.
    OU
  • Annuler. Cliquez sur ce bouton pour abandonner les modifications que vous avez apportées.

Attribuer des modèles de Flux de travail de travail aux projets

Une fois vos flux de travail publiés, l’étape suivante consiste à les affecter à un projet afin qu’ils puissent être configurés. Les étapes suivantes vous montreront comment affecter des modèles de flux de travail à des projets dans l’outil Flux de travail de la compagnie. 

  1. Navigate to the Company Workflows tool. 
  2. In the 'Workflows' table, locate the version that you want to publish. 
  3. Click the hyperlink in the 'Assigned Projects' column.  

    v2-workflows-assigned-projects-link.png
     
  4. In the 'Assign Projects' dialog box, do the following:
    • To select all of the active projects in your company's account, place a mark in the Select All check box. 
      v2-workflows-assign-select-all-projects.png
    • To search for individual projects, start typing the project name in the Search box. Then place a mark in the checkbox(es) that corresponds to the desired project(s). 
      v2-workflows-search-assign-to-project.png
  5. Click Update. 

Assign a Workflow Template to New Projects

A workflow template can be assigned automatically to all new projects so it won't need to be done each time a new project is created. 

  1. Navigate to the Company Workflows tool.
  2. In the 'Workflows' table, locate the version that you want to assign to all new projects.
  3. Hover over the space in the 'Assign to New Projects' column.
  4. Click Assign.
    assign-to-all-projects-workflow.png
  5. A checkmark will appear showing that it has been assigned to all new projects.
    Note: Click the checkmark to stop assigning the template to new projects automatically.

 

Configurer les modèles de Flux de travail de travail sur les projets

Une fois les modèles de flux de travail affectés aux projets, ils doivent être configurés avec les paramètres d’un outil individuel. Il s’agit du processus dans lequel les étapes du flux de travail sont attribuées à des utilisateurs spécifiques et le nombre de jours dont ils disposent pour répondre est défini. Un flux de travail par défaut doit également être défini pour l’outil auquel il est associé avant de pouvoir être appliqué et utilisé pour approuver un item.

Objectif

Configurer un modèle de flux de travail de travail sur un outil. 

Contexte

Une fois qu'un modèle de flux de travail de travail est publié et affecté à un projet, il devra être configuré sur le projet avant de pouvoir être utilisé. La configuration comprend l'affectation d'une personne pour agir en tant que « gestionnaire de Flux de travail de travail » et l'attribution du ou des groupe de distribution et des personnes assignées appropriés à votre flux de travail de travail . Un modèle spécifique doit également être défini comme « valeur par défaut » pour l'outil avant de pouvoir être utilisé.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » sur l’outil de projet en cours de configuration. 

Étapes

  1. (Facultatif) Vous pouvez activer un modèle de flux de travail au niveau du projet pour donner aux équipes de projet l’autonomie nécessaire pour créer et personnaliser des flux de travail directement dans leur environnement de projet, sans dépendre des autorisations au niveau de la compagnie.
  2. Accédez à l'outil dans lequel le flux de travail de travail est configuré.
  3. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.
    Remarque : Pour l’outil Correspondance, sélectionnez les paramètres de configuration pour le type de correspondance spécifique du modèle de flux de travail.
  4. (Facultatif) Vous pouvez cloner un modèle de flux de travail au niveau du projet pour créer un nouveau modèle de flux de travail identique ou très similaire à un modèle existant. 
    Remarque
    Les modèles de flux de travail au niveau du projet doivent être activés pour pouvoir utiliser la fonctionnalité de clonage.
  5. Cliquez sur « Paramètres de Flux de travail de travail » dans le volet droit.
    Remarque : Les outils Facturation et Correspondance n'ont pas de page « Paramètres de Flux de travail de travail » dédiée. Faites défiler vers le bas de l'outil Facturation, configurez les paramètres pour accéder aux configurations de flux de travail de travail de facturation.
  6. Cliquez sur le bouton Configurer à côté du flux de travail de travail en cours de configuration pour ouvrir le visualiseur de flux de travail de travail.
    Exemple
     clipboard_e6d40c7d3a3c0cf025fea7a0390fc9526.png
  7. En haut du visualiseur de flux de travail, affectez un gestionnaire de flux de travail en sélectionnant un utilisateur de projet dans la liste déroulante.
  8. Cliquez sur Enregistrer. 
    Remarque : Si des informations manquent dans des champs obligatoires, une bannière apparaîtra en haut du visualiseur de flux de travail de travail. Cliquez sur Afficher les détails pour voir quelle étape doit être mise à jour. 

Étapes facultatives. Compléter en fonction des exigences du flux de travail.

  • Attribuez un groupe de distribution. Sélectionnez un groupe de distribution dans cette liste. Il s’agit des groupes d’utilisateurs qui recevront des courriels de notification de Procore lorsque certaines actions se produisent dans un flux de travail.
  • jours pour compléter. Entrez le nombre de jours que les personnes assignées auront pour soumettre leurs réponses à l’étape. Dans la section « Informations générales » des détails de l’étape sous Jours à terminer, entrez un nombre de jours dans la première case, puis sélectionnez Jours calendaires ou Jours ouvrables dans la liste déroulante.  
    Remarque : Si les personnes assignées ne soumettent pas de réponse dans le délai défini, elles recevront des rappels automatisés par courriel.

Définir un Flux de travail de travail par défaut

Un flux de travail de travail par défaut doit être choisi avant qu'un flux de travail de travail puisse être démarré sur un item.

  1. Survolez la colonne « Flux de travail de travail par défaut » dans le tableau « Paramètres de Flux de travail de travail ».
  2. Cliquez sur Définir par défaut dans la ligne du flux de travail de travail que vous souhaitez définir par défaut. 
    Remarque : Si un flux de travail de travail par défaut a déjà été défini, la même action inversera la désignation par défaut du flux de travail de travail. 
  3. Une fois qu'un flux de travail de travail par défaut est choisi, une coche apparaîtra dans la colonne « Flux de travail de travail par défaut » du flux de travail.

Démarrer un Flux de travail de travail

Si vous avez activé le moteur de flux de travail en libre-service dans les paramètres de configuration de l’outil Flux de travail, vous êtes maintenant prêt à utiliser vos flux de travail sur des éléments au niveau du projet. Après avoir créé et configuré un modèle sur un projet, l’étape suivante consiste à créer un élément qui nécessite un flux de travail pour être approuvé. Les flux de travail sur les factures des sous-traitants démarrent automatiquement, mais les flux de travail sur les contrats et d’autres items doivent être démarrés manuellement. Les instructions ci-dessous vous montreront comment démarrer un flux de travail.

 

Objective

After creating a new Commitment, Prime Contract or Budget Change on a project, the next step will be to start the workflow so assignees can respond.

Things to Consider

Steps

  1. Navigate to the tool and item containing the workflow.
  2. Click Start Workflow at the top right corner of the item.
    start-workflow-button.png

See Also

 

Répondre à un Flux de travail de travail

 

Objective 

To respond to a workflow on a project level item. 

Background

After a workflow has been started on a project item, designated users can respond to their assigned step.

Things to Consider

  • Required User Permissions:
    • To respond to a workflow on a commitment, or commitment change order:
      • 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments or Prime Contracts tool.
      • Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings. 
      • Must be the assignee of the contract's current workflow step.
    • To respond to a workflow on a prime contract, or prime contract change order:
      • 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments or Prime Contracts tool.
      • Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings. 
      • Must be the assignee of the contract's current workflow step.
    • To respond to a workflow on a subcontractor invoice:
      • 'Standard' level permissions or higher on the project's Commitments tool.
      • Must be the assignee of the invoice's current workflow step.
      • The invoice must be associated with an open billing period.
      • Must have permission to view the item containing the workflow. If the item is marked ‘Private’, the responder must have ‘Admin’ level permissions or be added to the ‘Access for Non-Admin Users’ list in the item’s privacy settings. 
    • To respond to a workflow on a budget change:
      • 'Standard' level permissions or higher on the project's Budget tool.
      • Must be the assignee of the current workflow step on the budget change.
    • To respond to a workflow on a correspondence item:
      • 'Standard' level permissions or higher on the project's Correspondence type.
      • Must be the assignee of the correspondence item's current workflow step.

Steps 

  1. Navigate to the Project item containing the workflow. 
  2. In the right pane of the item, review the 'Current' step in the workflow. 
    Note: Click 'Show Workflow' if the side panel is collapsed.
  3. Select your response for the workflow at the bottom of the right pane. 
    Note: You will still have an opportunity to cancel your response in the next step.
  4. Optional: Upload or attach files to the workflow. 
    clipboard_e4a42103e5b2fdc57a66510f7b2f60b45.png
  5. Optional: Enter a reason for your response.
    Note: A reason for your response may be required based on the configuration of the workflow template.
  6. Click Submit to finalize your response or Back to return to change your response.

See Also