Créer et gérer des réponses de Flux de travail de travail personnalisées
Objectif
Créer des réponses personnalisées à utiliser dans la création de modèles de flux de travail de travail.
Contexte
Les types de réponse par défaut dans l'outil Flux de travail de travail sont : Approuver, Renvoyer et Rejeter. Lors de la création de modèles de flux de travail, vous devrez peut-être définir davantage la formulation d'une réponse de manière à décrire plus précisément la signification de la réponse.
Par exemple, vous devrez peut-être ajouter une réponse à un modèle qui fait avancer un flux de travail de travail sans étiqueter la réponse « Approuver ». Dans ce cas, vous créeriez une réponse « Approuver » et lui donneriez un libellé personnalisé autre que « Approuver ».
Il n'y a aucune différence fonctionnelle entre les types de réponse individuels « Approuver », « Retour » et « Rejeter ». Cependant, les types sont utiles pour l'organisation des réponses personnalisées et pour localiser les réponses disponibles lors de la modification d'une étape sur un modèle de flux de travail de travail.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Flux de travail de travail de la compagnie.
- Information supplémentaire :
- Vous pouvez avoir jusqu'à trente (30) réponses personnalisées actives.
Étapes
- Accédez à l'outil Flux de travail de travail de la compagnie.
- Cliquez sur Configurer les paramètres
.
Ajouter une nouvelle réponse
- Dans la section intitulée « Réponses », cliquez sur Ajouter une réponse.
- Choisissez l'un des types suivants :
- Approuver
- Retour
- Rejeter
- Une nouvelle ligne apparaîtra dans le tableau de réponses pour le type choisi.
- Saisissez une étiquette pour la nouvelle réponse.
Remarque: Les étiquettes de réponse sont requises et doivent être uniques. Les étiquettes de réponse sont limitées à 250 caractères.
- Facultatif : La case dans la colonne « Actif » est automatiquement cochée pour activer la nouvelle réponse. Seules les réponses actives peuvent être ajoutées aux modèles de flux de travail de travail. Décochez cette case si vous n'êtes pas prêt à utiliser la réponse personnalisée.
- Facultatif : « Exiger une raison » n'est pas sélectionné par défaut. Cochez la case dans la colonne « Exiger une raison » pour obliger les répondeurs de flux de travail de travail à soumettre une raison pour leur réponse lorsque cette réponse personnalisée est utilisée sur un flux de travail de travail actif.
- Cliquez sur la coche verte pour enregistrer la nouvelle réponse personnalisée ou sur le « X » rouge pour supprimer la réponse.
Modifier une réponse personnalisée
- Dans la section intitulée « Réponses », localisez la réponse que vous souhaitez modifier.
- Cliquez sur le crayon
à côté de la réponse.
Remarque : Les réponses en cours d'utilisation ne peuvent pas être modifiées ou supprimées. - Modifiez les champs suivants de la réponse :
- Étiquette de réponse. Il s'agit du nom de la réponse qui sera utilisée lors de la création de modèles de flux de travail de travail.
- Actif. Une réponse active peut être utilisée lors de la création de modèles de flux de travail de travail.
Note: Si vous ne souhaitez pas qu’une réponse apparaisse dans les nouveaux modèles de flux de travail, désélectionnez Actif. Cela n'affectera pas les modèles de flux de travail de travail et les items utilisant déjà la réponse. - Exiger une raison. Si une raison est requise pour la réponse, un membre du flux de travail de travail qui choisit cette réponse sera invité à fournir une raison écrite avant de pouvoir la soumettre.
- Cliquez sur la coche verte pour enregistrer la nouvelle réponse personnalisée ou sur le « X » rouge pour supprimer la réponse.
Supprimer une réponse personnalisée
- Dans la section intitulée « Réponses », localisez la réponse que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur la supprimer
à côté de la réponse. - Cliquez sur Supprimer pour confirmer.
Remarque : Cette action ne peut pas être annulée.