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Procore

(Bêta) Modifier les contrats principaux

 En version bêta
Cette page détaille le contenu qui n’est disponible que pour les utilisateurs de Procore Finances du projet qui choisissent la version bêta de la version bêta de la Gestion financière du projet : Expérience modernisation pour la version des contrats principaux.

Objectif

Modifier un contrat principal.

Contexte

Vous pouvez modifier un contrat à tout moment. Pour sauvegarder les données financières de votre contrat à partir d’ajouts, de mises à jour ou de suppressions involontaires, seuls les utilisateurs disposant des « permissions d’utilisateur requises » peuvent modifier un contrat. De plus, le paramètre par défaut de Procore consiste à empêcher les utilisateurs de modifier la ventilation des coûts (VDC) lorsque le contrat a le statut « Approuvé ».

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Le paramètre par défaut de Procore consiste à empêcher tous les utilisateurs de modifier l’VDC d’un contrat principal lorsqu’un contrat a le statut « Approuvé ». Par exemple, vous ne pouvez pas modifier un VDC sur un contrat principal au statut « Approuvé ». Ceci est également vrai lorsque l’VDC sur l’ordre de changement au contrat principal (ODCCP) ou le propriétaire facture est au statut « Approuvé ».
    • Bien qu’il s’agit d’un paramètre rare pour activer, vous pouvez configurer un contrat afin que les utilisateurs disposant des « permissions d’utilisateur requises » puissent modifier le contrat dans n’importe quel statut. Pour en savoir plus, voir Qu’est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable »?

Étapes

Modifier un contrat principal

  1. Accédez à l’outilContrats principaux du projet.
  2. Localisez le contrat à mettre à jour dans la liste.
  3. Cliquez sur son lien Numéro pour l’ouvrir.
  4. Cliquez sur le bouton Modifier le contrat .
  5. Choisissez parmi ces options :

Modifier les informations de base

Mettez à jour les informations de base du contrat comme suit :

create-prime-contract-basic.png

Remarques
  • Il n’y a pas de champs obligatoires lors de l’ajout des informations de base du contrat.
  • Si vous cliquez sur le bouton Créer sans terminer l’entrée de données, Procore enregistre le contrat principal, vous répertorie comme créateur et le place automatiquement dans le statut Ébauche .
  • Nombre
    Pour numéroer vos contrats, choisissez parmi ces options :
    • Si vous numérotez vos contrats à l’aide d’un système de numérotation séquentielle, vous pouvez saisir n’importe quelle combinaison de caractères numériques alpha dans cette case. Pour les contrats ultérieurs, Procore applique automatiquement la numérotation consécutive par ordre croissant.
      Exemple

      Les exemples ci-dessous vous montrent comment fonctionne la numérotation consécutive de Procore :

      • Si le contrat précédent était 1, les prochains contrats sont 2, 3, et ainsi de suite.
      • Si le contrat précédent était PC-0001, les prochains contrats sont PC-0002, PC-0003, et ainsi de suite.
      • Si le contrat précédent était DCA00010-12-G-0001, les prochains contrats sont DCA00010-12-G-0002, DCA0010-12-G-0003, et ainsi de suite.
    • Si vous ne numérotez PAS vos contrats à l’aide de la numérotation séquentielle, vous pouvez saisir manuellement un numéro unique pour chaque contrat principal. Pour ce faire, tapez sur l’entrée existante dans la zone Numéro . Les numéros de contrat en double ne sont PAS autorisés.
  • Compagnie contractante
    Sélectionnez le nom du propriétaire du projet ou de la compagnie du client du projet dans le menu déroulant. Il s’agit de la compagnie qui possède le projet de construction ou le client qui a embauché votre compagnie pour superviser les travaux de projet. Pour apparaître en tant qu’option de liste, Ajoutez une compagnie au répertoire du projet.
  • Titre
    Entrez un nom descriptif pour le contrat.

Modifier les informations générales

Mettez à jour le contrat avec plus d’informations générales :

create-prime-contract-general-information.png

  • Statut
    Procore attribue automatiquement aux contrats le statut « Par défaut ». Pour sélectionner un statut différent, choisissez l’une des étiquettes de statut dans la liste déroulante. Les options comprennent : Ébauche, Sortie pour soumission, Sortie pour signature, Approuvé, Terminé ou Résilié.
    Remarque
    Pour créer des ordres de changement au contrat principal (ODCCP) et factures propriétaire, le statut de votre contrat principal doit être défini sur Approuvé ou Terminé.
  • Exécuté
    Cochez ce case à cocher si le contrat a été entièrement exécuté. Un contrat entièrement exécuté est un accord juridiquement efficace qui a été signé par des représentants autorisés pour chaque partie.
  • Retenue de garantie par défaut
    Entrez un nombre pour représenter le pourcentage qui sera retenu comme retenue sur les postes de la ventilation des coûts du contrat. Par exemple, si vous prévoyez de retenir dix (10) pour cent de la valeur du poste, entrez 10 %.
  • Entrepreneur
    Sélectionnez le « Entrepreneur » dans cette liste déroulante. Il s’agit de la compagnie que votre équipe a embauchée pour effectuer le travail. Pour apparaître en tant qu’option de liste, Ajoutez une compagnie au répertoire du projet.
  • Architecte/Ingénieur
    Sélectionnez l’architecte ou l’ingénieur responsable du projet dans cette liste déroulante. Pour apparaître comme une option dans cette liste, la compagnie doit avoir un enregistrement dans le répertoire du projet.
  • Description
    Saisissez une description plus détaillée du contrat principal. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.

Modifier les privilèges d’accès

Par défaut, les contrats principaux sont visibles par tous les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur l’outil Contrats principaux du projet. Pour modifier ses permissions d’accès, procédez comme suit sur la carte « Accès au contrat » :

  1. Optionnel: Déplacez la visibilité de ce contrat uniquement aux administrateurs de projet et sélectionnez les utilisateurs Non-Admin à gauche ou à droite pour activer la restriction et l’activer. Procore active par défaut ce paramètre.
    Remarques
    • La bascule est BLEUE lorsque les restrictions sont activées.
    • La bascule est GRISE lorsque les restrictions sont désactivées.
  2. Optionnel: Pour fournir aux utilisateurs des permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Contrats principaux du projet avec accès au contrat, sélectionnez le nom de la personne dans la liste déroulante Accès pour Non-Admin Utilisateurs . Pour apparaître comme une option dans cette liste, un utilisateur doit avoir un profil dans le répertoire du projet.

    create-prime-contract-contract-access.png
     
  3. Optionnel: Pour fournir aux utilisateurs de la liste « Accès pour les utilisateurs Non admin » un accès pour afficher la ventilation des coûts, cochez la liste Autoriser ces utilisateurs Non-Admin à afficher les VDC items case à cocher .

Modifier les dates

Pour mettre à jour le contrat principal avec des dates importantes, procédez comme suit :

prime-contract-contract-dates.png

Remarque
L’administrateur Procore de votre compagnie gère les dates qui apparaissent dans la section « Dates du contrat » à l’aide de la fonction d’ensemble de champs paramétrables. Pour plus de détails, voir Quels champs de l’outil Contrats principaux peuvent être configurés comme obligatoires, facultatifs ou masqués?
  • Date de début
    Sélectionnez la date officielle de début du projet de construction.
  • Date d'achèvement approximative
    Sélectionnez la date d'achèvement approximative du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
  • Date d’achèvement substantielle
    Sélectionnez la date d’achèvement substantielle du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
     Conseil
    Si le champ « Date d'achèvement substantielle » est disponible sur votre projet, gardez à l'esprit que Procore met automatiquement à jour la « Date d'achèvement substantielle » pour qu'elle corresponde à la « Date d'achèvement substantielle révisée » de chaque ordre de changement au contrat principal (ODCCP) lorsque chaque ordre de changement est « Approuvé »
  • Date d'achèvement réelle
    Sélectionnez la date d'achèvement réelle du projet de construction .
  • Date du contrat
    Sélectionnez la date du contrat dans le contrôle du calendrier.
  • Date de réception du contrat signé
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Le contrat signé reçu représente la date à laquelle le contrat exécuté a été reçu.
  • Date d’exécution
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date d’exécution représente la date à laquelle l’accord a été signé par les représentants autorisés de toutes les parties contractantes.
  • Émis à la date
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date d’émission représente la date à laquelle l’accord contractuel a été émis aux deux parties.
  • Date de retour
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de retour est la date à laquelle le contrat a été retourné.
  • Date de la lettre d'intention
    Sélectionnez la date de la lettre d'intention (LI) dans le contrôle du calendrier.
  • Date de la lettre d’approbation
    Sélectionnez la date de la lettre d’approbation (Lettres d'approbation) dans le contrôle du calendrier.
  • Date de résiliation du contrat
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de résiliation de contrat est une date indiquée dans le contrat principale, une fois que toutes les parties ont satisfait à toutes leurs obligations et conditions contractuelles.
  • Date de livraison
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier.

Modifier les inclusions et exclusions

Les inclusions de contrat et les exclusions varient d’un projet à l’autre. Cependant, l’intention est de définir exactement ce qui est inclus et NON inclus dans le prix du contrat et étendue des travaux. Pour mettre à jour la carte « Inclusions et exclusions » du contrat, procédez comme suit :
create-prime-contract-inclusions-exclusions.png

  • Inclusions
    Ajoutez les inclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.
  • Exclusions
    Ajoutez le exclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.

Modifier la méthode comptable

La première étape lors de la mise à jour d’une ventilation des coûts consiste à définir la méthode comptable du contrat. La méthode que vous choisissez s’applique également à tous les ordres de changement et/ou factures de ce contrat. Le méthode comptable ne peut être modifié que AVANT d’ajouter des postes à un VDC. Procore ne vous permet PAS de modifier l’méthode comptable d’un contrat une fois que les postes budgétaires sont ajoutés.

 Conseil
Quelle est la différence entre le contrat basé sur le montant et basé sur l’unité/la quantité? Pour plus de détails, voir Comment définir les méthode comptable pour un contrat ou un financement?
  • Pour modifier le méthode comptable à Unité/Quantité, cliquez sur le bouton Changer en Unité/Quantité .
  • Pour modifier le méthode comptable basé sur le montant, cliquez sur le bouton Changer en fonction du montant .

Modifier la ventilation des coûts

Vous disposez de ces options lors de la modification d’un VDC :

Modifier un poste

Vous pouvez modifier un poste existant à l’aide de la fonction d’édition en ligne. Cliquez simplement sur l’une des cellules de données et remplacez le contenu existant.

Ajouter et supprimer des postes budgétaires
  1. Accédez au contrat.
  2. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
  3. Cliquez sur le vertical ellipsis (⋮). Choisissez ensuite l’une de ces options :
    • Ajouter ci-dessus. Sélectionnez cette option pour ajouter un poste au-dessus du poste actuel. Les postes ajoutés sont enregistrés dans l’onglet « Historique des modifications » du contrat.
    • Ajouter ci-dessous. Sélectionnez cette option pour ajouter un poste sous le poste actuel. Les postes ajoutés sont enregistrés dans l’onglet « Historique des modifications » du contrat.
    • Supprimer. Sélectionnez cette option pour supprimer le poste actuel. Les postes supprimés sont enregistrés dans l’onglet « Historique des modifications » du contrat.
  4. Cliquez sur Enregistrer.
Réorganiser les postes budgétaires

Pour déplacer un poste en haut de la liste, cliquez sur la cellule que vous souhaitez déplacer. Entrez ensuite « 1 » dans la liste. Cela déplace la ligne sélectionnée en haut de la liste et ajuste tous les postes existants en ordre croissant.

Modifier les pièces jointes

Vous pouvez ajouter ou supprimer des pièces jointes d’un contrat principal. Vous pouvez ajouter et supprimer des pièces jointes lorsque le contrat est dans n’importe quel statut.

Ajouter des pièces jointes

Pour ajouter des pièces jointes à un contrat principal :

  1. Sur la carte « Pièces jointes », cliquez sur Modifier.
  2. Cliquez sur Joindre des fichiers.
  3. Dans la boîte de dialogue « Joindre des fichiers », mettez en surbrillance l’emplacement où les fichiers à téléverser sont stockés. Les options incluent :
    • Mon ordinateur. Cliquez sur Téléverser des fichiers pour ouvrir le chercheur de votre ordinateur. Sélectionnez les fichiers à téléverser et cliquez sur Ouvrir.
    • Photos. Si l’outil Photos est actif sur le projet, choisissez le lieu dans la liste Sélectionner un album, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
    • Plans. Si l’outil Plans est actif sur le projet, choisissez la zone dans la liste Sélectionner un secteur, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
    • Formulaires. Si l’outil Formulaires est actif sur le projet, choisissez le modèle dans la liste Sélectionner un modèle, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
    • Documents. Si l’outil Documents est actif sur le projet, accédez au dossier qui stocke le ou les fichiers à téléverser, puis les mettez en surbrillance.
  4. Cliquez sur Joindre.

    create-prime-contract-attach-files.png

    Un indicateur de progression vous montre le statut du téléversement.
  5. Cliquez sur l’icône Fermer (X) dans la boîte de dialogue Joindre des fichiers. 
Supprimer les pièces jointes

Pour supprimer une pièce jointe :

  1. Sur la carte « Pièces jointes », cliquez sur Modifier.
  2. Cliquez sur le (x) du fichier que vous souhaitez supprimer.
    prime-contract-delete-attachment.png
  3. Cliquez sur Enregistrer sur la carte « Pièces jointes ».

 

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