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Procore

Terminer un contrat principal avec DocuSign®

  1. Dernière mise à jour
  2. Enregistrer en tant que PDF

Objectif

Terminer le processus de signature électronique pour un contrat principal à l’aide de l’outil Procore + DocuSign® intégration.

Contexte

Une fois qu’un membre de l’équipe de projet a créé un contrat principal, les utilisateurs de Procore disposant d’un DocuSign compte® peuvent préparer une enveloppe DocuSign® du contrat à envoyer au ou aux destinataires appropriés pour demander une signature.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Une fois que vous vous connectez à vous DocuSign compte® de Procore, vous n’aurez PAS besoin de vous reconnecter tant que le jeton de connexion n’expire pas. Une fois expirée, la bannière « Réauthentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières de DocuSign® dans Procore?

Étapes

Ouvrir le contrat principal dans Procore

  1. Accédez à l’outil Contrat principal du projet.
  2. Dans l’onglet Contrats, recherchez le contrat.
  3. Cliquez sur le lien Numéro pour l’ouvrir.
  4. Dans la carte Informations générales du contrat, cliquez sur Modifier.
  5. Cochez le signe avec DocuSign case à cocher® .

    funding-sign-with-docusign-check-box.png
     
  6. Complétez l’entrée de données si nécessaire. Voir Créer un contrat principal et (bêta) Créer des contrats principaux.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
  8. Une fois la saisie de données terminée, choisissez une option :
    • S’il s’agit d’un contrat existant, cliquez sur Envoyer avec DocuSign en haut de la page.

      prime-existing-send-with-docusign.png
       
    • S’il s’agit d’un nouveau contrat, cliquez sur Créer et envoyer avec DocuSign au bas de la page.

      new-prime-create-with-docusign.png

      Cela lance DocuSign®.

Connectez-vous à DocuSign®

Préparer l’enveloppe DocuSign®

Une fois connecté, la page « Téléverser un document et ajouter un destinataire d’enveloppe » apparaît. Effectuez ces étapes :

Ajouter des documents à l’enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l’enveloppe DocuSign® :

  • Une copie PDF du contrat est automatiquement ajoutée à la section « Ajouter des documents à l’enveloppe ».
  • Les cases de signature requises pour chaque « rôle » du contrat. Par exemple, le propriétaire/client, l' entrepreneur et l'architecte/ingénieur qui sont parties au contrat. Cela inclut le « Nom » et l'« Adresse courriel » de chaque utilisateur. Pour plus d'informations, voir Ajouter des destinataires à l'enveloppe ci-dessous.

Vous avez la possibilité d’ajouter d’autres documents comme suit :

  1. Optionnel: Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l’enveloppe, choisissez l’une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » :

    prime-contract-add-docs-to-envelope.png
    Remarque
    Les options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » sont développées et entretenues par DocuSign®. Pour savoir comment utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.
    1. Téléverser
    2. Utiliser un modèle
    3. Obtenir du nuage

Ajouter des destinataires à l’enveloppe

Pour ajouter des destinataires à l’enveloppe :

  1. Sous « Ajouter des destinataires à l’enveloppe », gardez les blocs de destinataires par défaut, leurs noms et leurs adresses courriel. Ces données sont ajoutées automatiquement à l’enveloppe par l’intégration Procore+DocuSign®. Si les données ont été spécifiées dans Procore, les valeurs des champs « Nom » et « Adresse courriel » des blocs de destinataires correspondent à ces champs dans Procore :
  • Architecte. Il s’agit de la personne désignée dans le champ « Architecte/Ingénieur » du contrat.
  • Entrepreneur général. Cette personne qui est désignée dans le champ « Contact principal » du répertoire du projet pour la compagnie désignée dans le champ « Entrepreneur » du contrat.
  • Propriétaire. Il s'agit de la personne désignée comme le « Propriétaire/Client » dans le contrat. 
     Conseils

prime-contract-add-recipients-to-envelope.png 

 Conseil

Vous souhaitez ajouter, modifier ou supprimer des destinataires DocuSign®?  Les options de la section « Ajouter des destinataires à l’enveloppe » sont développées et entretenues par DocuSign®. Si vous modifiez les informations du destinataire dans DocuSign®, gardez à l’esprit que toutes les modifications apportées dans DocuSign® ne sont PAS mises à jour dans Procore et peuvent entraîner des résultats non souhaités. Pour vous assurer que l’intégration fonctionne comme conçu, Procore recommande de conserver les champs de destinataire qui ont été ajoutés par l’intégration. Pour savoir comment utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.

Ajouter un message à tous les destinataires

Prévisualiser les champs de signature & Envoyer l’enveloppe

Ensuite, prévisualisez les champs de signature du PDF. Chaque champ de signature correspond au titulaire autorisé de la signature comme désigné dans l’outil Contrat principal de Procore. Ces champs correspondent également aux destinataires de l’enveloppe DocuSign®.:

  • Architecte. Il s’agit de la personne désignée comme « Architecte/Ingénieur » dans le contrat de Procore.
  • Entrepreneur général. Cette personne qui est désignée comme « contact principal » dans le répertoire du projet de la compagnie désignée comme « Entrepreneur » dans le contrat de Procore.
  • Propriétaire. Il s'agit de la personne désignée comme « propriétaire/client » dans le contrat de Procore. 
 Conseil
Vous ne voyez pas les champs de signature ci-dessus? Si votre compagnie a engagé l'équipe de Solutions personnalisées de Procore pour ajouter des champs personnalisés à utiliser avec l'outil Contrats principaux ou si votre compagnie a implémenté l'un des dictionnaires de langue ou de point de vue de Procore, les destinataires qui apparaissent dans votre environnement peuvent être différents. Pour en savoir plus, consultez Quelles langues sont disponibles dans Procore? et Quels noms et termes d'outils sont différents dans Procore pour les entrepreneurs généraux, les propriétaires et les entrepreneurs spécialisés?
  1. Faites défiler vers le bas de l’PDF pour afficher les champs de signature. Un exemple est illustré ci-dessous.

    prime-contract-signature-fields.png
     
  2. Gardez les champs de signature existants. Ces champs sont automatiquement renseignés par Procore et les gardent dans leur positions par défaut garantit que le flux de travail de signature pour les fonctions de l’application Procore comme prévu.
  3. Optionnel: Ajoutez des « champs standard » au formulaire comme vous le souhaitez.
    Remarque
    Les options de la zone « Champs standard » sont développées et entretenues par DocuSign®. Pour savoir comment utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.
  4. Optionnel: Pour prévisualiser l’enveloppe en tant que destinataire, cliquez sur Prévisualiser. Cliquez sur l’icône de fermeture (x) dans le coin supérieur droit pour fermer la prévisualisation.
  5. Lorsque vous êtes prêt à envoyer l’enveloppe pour signature, cliquez sur Envoyer.
    DocuSign® envoie l’enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite continuer à l’étape suivante.  Une fois que toutes les signatures sont recueillies et appliquées au document dans DocuSign®, vous devrez changer manuellement le statut du contrat à « Approuvé » dans Procore.

Voir également