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Procore

Terminer un contrat principal avec DocuSign®

  1. Dernière mise à jour
  2. Enregistrer en tant que PDF

Objectif

Terminer le processus de signature électronique pour un contrat principal à l’aide de l’outil Procore + DocuSign® intégration.

Contexte

Une fois qu’un membre de l’équipe de projet a créé un contrat principal, les utilisateurs de Procore disposant d’un DocuSign compte® peuvent préparer une enveloppe DocuSign® du contrat à envoyer au ou aux destinataires appropriés pour demander une signature.

If you are the recipient of a signature request, you do not need a DocuSign® account. However, if you do have a DocuSign® account and the email address matches the email you use in Procore, a copy of any documents you sign will be saved in your DocuSign® account. See Do I need a DocuSign© account?

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Une fois que vous vous connectez à vous DocuSign compte® de Procore, vous n’aurez PAS besoin de vous reconnecter tant que le jeton de connexion n’expire pas. Une fois expirée, la bannière « Réauthentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières de DocuSign® dans Procore?

Conditions préalables

Étapes

Ouvrir le contrat principal dans Procore

  1. Accédez à l’outil Contrat principal du projet.
  2. Dans l’onglet Contrats, recherchez le contrat.
  3. Cliquez sur le lien Numéro pour l’ouvrir.
  4. Dans la carte Informations générales du contrat, cliquez sur Modifier.
  5. Cochez la case Signer avec DocuSign® .

    funding-sign-with-docusign-check-box.png
     
  6. Complétez l’entrée de données si nécessaire. Voir Créer un contrat principal et (bêta) Créer des contrats principaux.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
  8. Une fois la saisie de données terminée, choisissez une option :
    • S’il s’agit d’un contrat existant, cliquez sur Envoyer avec DocuSign en haut de la page. 

      prime-existing-send-with-docusign.png
       
    • S’il s’agit d’un nouveau contrat, cliquez sur Créer et envoyer avec DocuSign en bas de la page. 

      new-prime-create-with-docusign.png

      C’est ainsi que DocuSign® est lancé. 

Connectez-vous à DocuSign®

If you are NOT logged into your DocuSign® account when you launch the DocuSign® application from Procore:

 Notes
  1. At the DocuSign® Log In page, type your email address in the Email box:


     
  2. Click Next. 
  3. Enter your password. 
  4. Click Log In.

 

Préparer l’enveloppe DocuSign®

Une fois connecté, la page « Téléverser un document et ajouter un destinataire d’enveloppe » apparaît. Effectuez ces étapes :

Ajouter des documents à l’enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l’enveloppe DocuSign® :

  • Une copie PDF du contrat est automatiquement ajoutée à la section « Ajouter des documents à l’enveloppe ».
  • Les cases de signature requises pour chaque « rôle » du contrat. Par exemple, le propriétaire/client, l' entrepreneur et l'architecte/ingénieur qui sont parties au contrat. Cela inclut le « Nom » et l'« Adresse courriel » de chaque utilisateur. Pour plus d'informations, voir Ajouter des destinataires à l'enveloppe ci-dessous.

Vous avez la possibilité d’ajouter d’autres documents comme suit :

  1. Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l’enveloppe, choisissez l’une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » :

    prime-contract-add-docs-to-envelope.png
    Remarque
    Les options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » sont développées et gérées par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com. 
    1. Téléverser
    2. Utiliser un modèle
    3. Obtenir du nuage

Ajouter des destinataires à l’enveloppe

Pour ajouter des destinataires à l’enveloppe :

  1. Sous « Ajouter des destinataires à l’enveloppe », gardez les blocs de destinataires par défaut, leurs noms et leurs adresses courriel. Ces données sont ajoutées automatiquement à l’enveloppe par l’intégration Procore+DocuSign®. Si les données ont été spécifiées dans Procore, les valeurs des champs « Nom » et « Adresse courriel » des blocs de destinataires correspondent à ces champs dans Procore :
  • Architecte. Il s’agit de la personne désignée dans le champ « Architecte/Ingénieur » du contrat.
  • Entrepreneur général. Cette personne qui est désignée dans le champ « Contact principal » du répertoire du projet pour la compagnie désignée dans le champ « Entrepreneur » du contrat.
  • Propriétaire. Il s'agit de la personne désignée comme le « Propriétaire/Client » dans le contrat. 
     Conseils

prime-contract-add-recipients-to-envelope.png 

 Conseil

Vous souhaitez ajouter, modifier ou supprimer des destinataires de DocuSign®?  Les options de la section « Ajouter des destinataires à l’enveloppe » sont développées et gérées par DocuSign®. Si vous modifiez les informations du destinataire dans DocuSign®, gardez à l’esprit que toute modification apportée dans DocuSign® n’est PAS mise à jour dans Procore et peut entraîner des résultats indésirables. Pour s’assurer que l’intégration fonctionne comme prévu, Procore recommande de conserver les champs destinataire qui ont été ajoutés par l’intégration. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com. 

Ajouter un message à tous les destinataires

  1. In the 'Message to All Recipients' section, do the following:

    • Email Subject
      Type a subject line for the outgoing email message. 
    • Email Message
      Type the content of your outgoing email message. 
  2. Click Next. 

Prévisualiser les champs de signature & Envoyer l’enveloppe

Ensuite, prévisualisez les champs de signature du PDF. Chaque champ de signature correspond au titulaire autorisé de la signature comme désigné dans l’outil Contrat principal de Procore. Ces champs correspondent également aux destinataires de l’enveloppe DocuSign®.:

  • Architecte. Il s’agit de la personne désignée comme « Architecte/Ingénieur » dans le contrat de Procore.
  • Entrepreneur général. Cette personne qui est désignée comme « contact principal » dans le répertoire du projet de la compagnie désignée comme « Entrepreneur » dans le contrat de Procore.
  • Propriétaire. Il s'agit de la personne désignée comme « propriétaire/client » dans le contrat de Procore. 
 Conseil
Vous ne voyez pas les champs de signature ci-dessus? Si votre compagnie a engagé l'équipe de Solutions personnalisées de Procore pour ajouter des champs personnalisés à utiliser avec l'outil Contrats principaux ou si votre compagnie a implémenté l'un des dictionnaires de langue ou de point de vue de Procore, les destinataires qui apparaissent dans votre environnement peuvent être différents. Pour en savoir plus, consultez Quelles langues sont disponibles dans Procore? et Quels noms et termes d'outils sont différents dans Procore pour les entrepreneurs généraux, les propriétaires et les entrepreneurs spécialisés?
  1. Faites défiler vers le bas du PDF pour afficher les champs de signature. Un exemple est illustré ci-dessous. 

    prime-contract-signature-fields.png
     
  2. Gardez les champs de signature existants. Ces champs sont automatiquement renseignés par Procore et les gardent dans leur positions par défaut garantit que le flux de travail de signature pour les fonctions de l’application Procore comme prévu.
  3. Optionnel: Ajoutez des « champs standard » au formulaire comme vous le souhaitez.
    Remarque
    Les options de la zone « Champs standard » sont développées et gérées par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com. 
  4. Optionnel: Pour prévisualiser l’enveloppe en tant que destinataire, cliquez sur Prévisualiser. Cliquez sur l’icône de fermeture (x) dans le coin supérieur droit pour fermer la prévisualisation.
  5. Lorsque vous êtes prêt à envoyer l’enveloppe pour signature, cliquez sur Envoyer.
    DocuSign® envoie l’enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite continuer à l’étape suivante.  Une fois que toutes les signatures sont recueillies et appliquées au document dans DocuSign®, vous devrez changer manuellement le statut du contrat à « Approuvé » dans Procore.

 

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