Créer une ventilation des coûts des sous-traitants (VDCST)

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For Procore Customers in the United States

When your company applies the 'Owners English' or 'Specialty Contractors English' point-of-view dictionary, you'll see different tool names and term changes in the user interface. Learn how to apply the dictionary options.

To learn the differences: Show/Hide

This table shows the differences in tool names (bold) and terms across the point-of-view dictionaries for Project Financials. These dictionaries are available in US English only. The default dictionary is designed for general contractors, which means that you will need to work with your Procore Administrator at your company and your Procore point of contact to access the other dictionary options.

General Contractors English (United States) - Default	Owners English (Owner Terminology V2)	Specialty Contractors English (Specialty Contractor Terminology)
Invoicing	Invoicing	Progress Billings
Owner	Funding	Owner
Owner/Client	Owner/Client	GC/Client
Prime Contract Change Order	Funding Change Order	Client Contract Change Order
Prime Contracts	Funding	Client Contracts
Revenue	Funding	Revenue
Subcontract	Contract	Subcontract
Subcontractor	Contractor	Subcontractor
Subcontractor Schedule of Values (SSOV)	Contractor Schedule of Values (CSOV)	Subcontractor Schedule of Values (SSOV)

Objectif

Créer une ventilation des coûts de sous- Sous-traitant (VDCST) sur un engagement.

Contexte

De la même manière que vous pouvez inviter un contact de facture à soumettre une facture de sous-traitant pour examen, vous pouvez également inviter un contact de facture à fournir une ventilation plus détaillée des postes sur l'onglet « Ventilation des coûts » en activant la « VDC des sous- Sous-traitant » onglet sur un engagement.

Dans l'onglet général « Ventilation des coûts » pour un engagement, chaque poste est affecté à un code de coût et à un type de coût spécifiques.
Dans l'onglet « VDC de sous- Sous-traitant » d'un engagement, il peut vous être demandé de fournir une ventilation plus détaillée d'un poste dans l'onglet « Ventilation des coûts ». Cela peut être nécessaire pour fournir une explication plus complète sur les montants pour obtenir l'approbation d'une facture.

Éléments à considérer

Vous devez être un administrateur des factures.
Vous devez disposer des permissions de niveau « Standard » sur l’outil Niveau projet Engagements.
ET
Vous devez être ajouté à la liste déroulante « Privé » de l’engagement.

En savoir plus sur les permissions d’utilisateur requises pour les collaborateurs en aval : Afficher/Masquer
- Certains clients de Procore choisissent de fournir à leurs collaborateurs en aval un accès à l’outil Niveau projet Engagements :
  - Pour modifier les montants de retenue de garantie sur la facture la plus récente avant la « date d’échéance » de la période de facturation:
    - Vous devez être un contact de facturation sur l’engagement.
      ET
    - Vous devez disposer des permissions de niveau « Lecture seule » sur l’outil Niveau projet Engagements.
Restrictions :
- Si un engagement utilise la méthode comptable basée sur l'unité/la quantité, l'ajout de la VDC du sous- Sous-traitant n'est pas pris en charge. Voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement?
Information supplémentaire :
- Dans l'onglet Général du bon de commande ou du contrat de sous-traitance, vous devez sélectionner le nom d'utilisateur de votre collaborateur dans les champs « Privé » et « Contact de facturation » avant que votre collaborateur puisse voir la VDC.
  - Seuls les postes de détail ajoutés dans l'onglet VDC du sous-traitant seront reportés sur la facture.
  - Pour les compagnies utilisant l'outil Intégrations ERP, les postes de VDC du sous-traitant que vous créez ne sont PAS synchronisés avec votre système ERP intégré.

Conseil

Créez-vous une VDC de sous-traitant pour que votre collaborateur en aval le mette à jour ultérieurement? Si tel est le cas, votre compagnie doit fournir au collaborateur un compte utilisateur Procore dans votre répertoire de la compagnie. De plus, cet utilisateur doit disposer des permissions appropriées pour un contact de facturation. Pour en savoir plus, consultez Qu'est-ce qu'un contact de facturation?

Conditions préalables

Créez un engagement. Voir Créer un engagement.
Assurez-vous que l'engagement est défini pour utiliser la méthode comptable basée sur le montant . Voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement?
Activez l'onglet VDC de sous-traitant. Voir Activer ou désactiver l'onglet VDC de sous-traitant dans l'outil Engagements.
L'utilisateur effectuant ces étapes doit disposer des permissions de contact de facture . Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous- Contrat de sous-traitance.

Étapes

Créer un engagement

Suivez les étapes décrites dans Créer un engagement.

Mettre à jour la ventilation des coûts

Accédez à la Facturationdu projet outil.
Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
Localisez l'engagement dans la liste et cliquez sur le lien Contrat pour l'ouvrir.
Dans l'onglet Général, cliquez sur Modifier.
Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
Cliquez sur Ajouter une ligne.
Remarques
- L'onglet « Ventilation des coûts » est une VDC générale qui détaille chaque étendue des travaux associé à l'engagement.
- L'onglet « VDC des sous- Sous-traitant » est la zone la plus spécifique où les collaborateurs sont invités à fournir une ventilation détaillée des postes pour chaque poste sur l'onglet général « Ventilation des coûts » de l'engagement.
Ajoutez tous les postes associés à l’onglet général « Ventilation des coûts » :
- Poste d'événement de changement
  Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d'événement de changement si vous souhaitez lier l'engagement à un événement de changement spécifique.
- Poste du contrat principal
  Si vous n'avez pas activé les événements de changement, sélectionnez le poste associé dans votre contrat principal. Si l'item n'est pas pris en compte dans le contrat principal, sélectionnez l'option « Non budgété ».
- Code budgétaire
  Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans le WBS de Procore?
- Description
  Saisissez une brève description du poste.
- Code fiscal
  Sélectionnez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction des codes fiscaux. Voir Comment puis-je utiliser les codes fiscaux sur un projet?
- Montant
  Spécifiez le coût du poste.
Cliquez sur Ajouter un poste pour ajouter des postes supplémentaires, si nécessaire.
Une fois que vous avez terminé d'ajouter des postes, effectuez l'une des opérations suivantes :

Remarque
Si vous avez déjà enregistré la facture, le bouton Créer est intitulé Enregistrer et le bouton Créer et envoyer par courriel est intitulé Enregistrer et envoyer par courriel.
- Pour ajouter des postes de VDC de sous-traitant au nom de votre sous-traitant, cliquez sur Créer ou Enregistrer.
  OU
- Pour inviter vos contacts de facturation à créer les postes de VDC du sous- Sous-traitant , cliquez sur Créer et envoyer par courriel ou Enregistrer et envoyer par courriel.
  
  Conseil
  Quand Procore envoie-t-il des notifications par courriel aux administrateurs de facturation, aux contacts de facturation et aux membres de la liste de distribution d'une facture? Pour en savoir plus, consultez Quand Procore envoie-t-il des notifications par courriel aux contacts de facturation?
Passer à l'étape suivante.

Mettre à jour la ventilation des coûts des sous-traitants

Si vous êtes un administrateur de factures (ou un contact de facturation qui a été invité à mettre à jour une VDC de sous-traitant), vous pouvez effectuer ces étapes sur l'engagement.

Cliquez sur l'onglet VDC de sous-traitant.

Remarque
Si vous ne voyez PAS d'onglet « VDC de sous-traitant » sur le contrat d'engagement, un utilisateur disposant de permissions de niveau « Admin » sur l'outil Engagements doit l'activer. Voir Ajouter une VDC de sous-traitant à un engagement et Activer ou désactiver l'onglet VDC de sous-traitant dans l'outil Engagements.
Cliquez sur Modifier.
Saisissez une ventilation détaillée des postes dans l’onglet VDC du sous-traitant comme suit :
- Cliquez sur le lien +Ajouter un poste.
- Dans la zone Description, ajoutez une description détaillée du travail à effectuer.
- Dans la zone Montant, ajoutez le montant spécifique pour ce travail.
- Continuez cette étape jusqu'à ce que le montant « Restant à allouer » pour ce code budgétaire et cette description indique 0,00 $.
Lorsque vous avez alloué tous les montants dans l'onglet VDC de sous-traitant, cliquez sur le bouton Soumettre.
Remarques
- Le bouton Soumettre est grisé et indisponible jusqu'à ce que les champs Restant à allouer dans la VDC du sous-traitant affichent tous 0,00 $.
- Après avoir cliqué sur le bouton, Procore change le statut de la VDC du sous-traitant à En cours de révision.
- Vous ne serez PAS en mesure de modifier votre soumission à moins que l'administrateur des factures ne modifie le statut de la VDC du sous-traitant en Réviser et soumettre à nouveau .

Étape suivante

Réviser une ventilation des coûts de sous-traitant

Voir également

Ajouter une VDC de sous-traitant à un engagement en tant que contact de facture