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Procore

Créer une ventilation des coûts des sous-traitants (VDCST)

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 Pour les clients de Procore aux États-Unis

flag-us.png  Lorsque votre compagnie applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des propriétaires » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire. 

  • Pour apprendre les différences : Afficher/Masquer      

    • Ce tableau montre les différences entre les noms d'outils (gras) et les termes dans les dictionnaires de point de vue pour Finances du projet. These dictionaries are available in US English only. Le dictionnaire par défaut est conçu pour les entrepreneurs généraux, ce qui signifie que vous devrez travailler avec votre administrateur Procore de votre compagnie et votre Point de contact Procore pour accéder aux autres options du dictionnaire. 

      Entrepreneurs généraux

      Anglais (États-Unis) - Par défaut

      Propriétaires

      Anglais (terminologie du propriétaire V2)

      Entrepreneurs spécialisés

      Anglais (terminologie des entrepreneurs spécialisés)
      Facturation Facturation Facturations avancées
      Donneur d'ouvrage Financement Donneur d'ouvrage
      Propriétaire/client Propriétaire/client GC/Client
      Ordre de changement au contrat principal Ordre de changement du financement Ordre de changement de contrat client
      Contrats principaux Financement Contrats clients
      Revenus Financement Revenus
      contrat de sous-traitance Contrat contrat de sous-traitance
      Sous-traitant Entrepreneur Sous-traitant
      Ventilation des coûts des sous-traitants (VDCST) Ventilation des coûts de l'entrepreneur (VDCST) Ventilation des coûts des sous-traitants (VDCST)

Objectif

Créer une ventilation des coûts de sous- Sous-traitant (VDCST) sur un engagement.

Contexte

De la même manière que vous pouvez inviter un contact de facture à soumettre une facture de sous-traitant pour examen, vous pouvez également inviter un contact de facture à fournir une ventilation plus détaillée des postes sur l'onglet « Ventilation des coûts » en activant la « VDC des sous- Sous-traitant » onglet sur un engagement.

  • Dans l'onglet général « Ventilation des coûts » pour un engagement, chaque poste est affecté à un code de coût et à un type de coût spécifiques. 
  • Dans l'onglet « VDC de sous- Sous-traitant » d'un engagement, il peut vous être demandé de fournir une ventilation plus détaillée d'un poste dans l'onglet « Ventilation des coûts ». Cela peut être nécessaire pour fournir une explication plus complète sur les montants pour obtenir l'approbation d'une facture. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises
    Restrictions :
  • Information supplémentaire :
    • Dans l'onglet Général du bon de commande ou du contrat de sous-traitance, vous devez sélectionner le nom d'utilisateur de votre collaborateur dans les champs « Privé » et « Contact de facturation » avant que votre collaborateur puisse voir la VDC.
      • Seuls les postes de détail ajoutés dans l'onglet VDC du sous-traitant seront reportés sur la facture.
      • Pour les compagnies utilisant l'outil Intégrations ERP, les postes de VDC du sous-traitant que vous créez ne sont PAS synchronisés avec votre système ERP intégré.
 Conseil
Créez-vous une VDC de sous-traitant pour que votre collaborateur en aval le mette à jour ultérieurement? Si tel est le cas, votre compagnie doit fournir au collaborateur un compte utilisateur Procore dans votre répertoire de la compagnie. De plus, cet utilisateur doit disposer des permissions appropriées pour un contact de facturation. Pour en savoir plus, consultez Qu'est-ce qu'un contact de facturation?

Conditions préalables

Étapes

Créer un engagement

Suivez les étapes décrites dans Créer un engagement. 

Mettre à jour la ventilation des coûts

  1. Accédez à la Facturationdu projet outil.
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Localisez l'engagement dans la liste et cliquez sur le lien Contrat pour l'ouvrir.
  4. Dans l'onglet Général, cliquez sur Modifier.
  5. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
  6. Cliquez sur Ajouter une ligne.
    Remarques
    • L'onglet « Ventilation des coûts » est une VDC générale qui détaille chaque étendue des travaux associé à l'engagement. 
    • L'onglet « VDC des sous- Sous-traitant » est la zone la plus spécifique où les collaborateurs sont invités à fournir une ventilation détaillée des postes pour chaque poste sur l'onglet général « Ventilation des coûts » de l'engagement.
  7. Ajoutez tous les postes budgétaires associés à l'onglet général « Ventilation des coûts » :
    schedule-of-values-tab-with-celis.png
    • Poste d'événement de changement
      Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d'événement de changement si vous souhaitez lier l'engagement à un événement de changement spécifique. 
    • Poste du contrat principal
      Si vous n'avez pas activé les événements de changement, sélectionnez le poste associé dans votre contrat principal. Si l'item n'est pas pris en compte dans le contrat principal, sélectionnez l'option « Non budgété ».
    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans le WBS de Procore? 
    • Description
      Saisissez une brève description du poste.
    • Code fiscal
      Sélectionnez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction des codes fiscaux. Voir Comment puis-je utiliser les codes fiscaux sur un projet?
    • Montant
      Spécifiez le coût du poste.
  8. Cliquez sur Ajouter un poste pour ajouter des postes supplémentaires, si nécessaire.
  9. Une fois que vous avez terminé d'ajouter des postes, effectuez l'une des opérations suivantes :
    Remarque
    Si vous avez déjà enregistré la facture, le bouton Créer est intitulé Enregistrer et le bouton Créer et envoyer par courriel est intitulé Enregistrer et envoyer par courriel.
    • Pour ajouter des postes de VDC de sous-traitant au nom de votre sous-traitant, cliquez sur Créer ou Enregistrer.
      OU
    • Pour inviter vos contacts de facturation à créer les postes de VDC du sous- Sous-traitant , cliquez sur Créer et envoyer par courriel ou Enregistrer et envoyer par courriel.
       Conseil
      Quand Procore envoie-t-il des notifications par courriel aux administrateurs de facturation, aux contacts de facturation et aux membres de la liste de distribution d'une facture? Pour en savoir plus, consultez Quand Procore envoie-t-il des notifications par courriel aux contacts de facturation?
  10. Passer à l'étape suivante.

Mettre à jour la ventilation des coûts des sous-traitants

Si vous êtes un administrateur de factures (ou un contact de facturation qui a été invité à mettre à jour une VDC de sous-traitant), vous pouvez effectuer ces étapes sur l'engagement.

  1. Cliquez sur l'onglet VDC de sous-traitant.
    Remarque
    Si vous ne voyez PAS d'onglet « VDC de sous-traitant » sur le contrat d'engagement, un utilisateur disposant de permissions de niveau « Admin » sur l'outil Engagements doit l'activer. Voir Ajouter une VDC de sous-traitant à un engagement et Activer ou désactiver l'onglet VDC de sous-traitant dans l'outil Engagements.
  2. Cliquez sur Modifier.
  3. Saisissez une ventilation détaillée des postes dans l'onglet VDC du sous-traitant comme suit :
    sub-sov-remaining-to-allocate.png
    • Cliquez sur le lien +Ajouter un poste.
    • Dans la zone Description, ajoutez une description détaillée du travail à effectuer.
    • Dans la zone Montant, ajoutez le montant spécifique pour ce travail.
    • Continuez cette étape jusqu'à ce que le montant « Restant à allouer » pour ce code budgétaire et cette description indique 0,00 $.
  4. Lorsque vous avez alloué tous les montants dans l'onglet VDC de sous-traitant, cliquez sur le bouton Soumettre.
    Remarques
    • Le bouton Soumettre est grisé et indisponible jusqu'à ce que les champs Restant à allouer dans la VDC du sous-traitant affichent tous 0,00 $.
    • Après avoir cliqué sur le bouton, Procore change le statut de la VDC du sous-traitant à En cours de révision.
    • Vous ne serez PAS en mesure de modifier votre soumission à moins que l'administrateur des factures ne modifie le statut de la VDC du sous-traitant en Réviser et soumettre à nouveau .