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Procore

Modifier un bon de commande

Objectif

Modifier un bon de commande à l'aide de l'outil Engagements du projet.

Contexte

Après avoir créé un bon de commande, vous pouvez le modifier à tout moment.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
  • Pour les compagnies utilisant l'outil Intégrations ERP  : Afficher/Masquer 
    • Si vous modifiez un bon de commande qui n'a PAS encore été synchronisé avec le système ERP intégré de votre compagnie, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous. Pour déterminer si un bon de commande a été synchronisé avec un système ERP, voir Que signifient les icônes ERP?
    • Si vous modifiez un bon de commande qui a déjà été synchronisé avec le système ERP intégré de votre compagnie, consultez plutôt l'une de ces procédures :

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats, recherchez le bon de commande.
  3. Cliquez sur le lien Numéro pour ouvrir le bon de commande.
  4. Dans l'onglet Général, cliquez sur Modifier.
  5. Sous Informations générales, modifiez les éléments suivants :
    • Signer avec DocuSign
      Si votre projet utilise l'intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l'intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît dans cette case par défaut. Si vous ne souhaitez PAS signer le bon de commande avec DocuSign®, décochez la case.
    • #
      Saisissez ou confirmez l'identifiant unique du bon de commande. Si vous créez le premier bon de commande pour votre projet, Procore numérote automatiquement vos bons de commande dans l'ordre séquentiel. Par exemple, PO-01-001, PO-01-002, etc.
      Remarques
    • Titre
      Donnez un nom descriptif au bon de commande.
      Remarques
    • Facturer à
      Saisissez les coordonnées professionnelles du destinataire de la facture. Ces informations apparaîtront comme l'adresse de facturation sur toutes les factures créées pour ce bon de commande. Cela inclut généralement le nom de la compagnie, l'adresse de la compagnie et d'autres informations de contact importantes.
    • Envoyer à
      Saisissez les coordonnées professionnelles du réceptionnaire. Ces informations apparaîtront en tant qu'adresse de livraison sur toutes les factures créées pour ce bon de commande. Gardez à l'esprit que cela peut être différent de l'adresse de facturation, telle que l'adresse du chantier ou un autre lieu de préparation hors site où vous souhaitez que les matériaux soient livrés.
      Compagnie contractante
      Sélectionnez le fournisseur/la compagnie qui fournira les matériaux achetés (par exemple, American Construction Co.). Ce fournisseur/compagnie doit exister dans le répertoire de projets de Procore. Voir Ajouter une compagnie au répertoire de projets.
    • Contact de facture
      Sélectionnez un (1) ou plusieurs employés de la « Compagnie contractante » à désigner comme contact(s) de facture. Après avoir enregistré le bon de commande, tous les utilisateurs ajoutés ici seront ajoutés à la liste « Privé ». Vous devez sélectionner une « Compagnie contractante » avant de pouvoir sélectionner des contacts de facture.
      Remarques
    • Statut. Attribuez un statut au bon de commande. Pour en savoir plus sur les statuts disponibles et quels statuts d'engagement reflètent les montants des contrats dans le budget de votre projet, voir Quels sont les statuts d'engagement par défaut dans Procore?
    • Exécuté
      Cochez cette case pour indiquer si le bon de commande a été exécuté ou non.
      Remarques
      • De nombreux utilisateurs de Procore choisissent de cocher la case « Exécuté » lorsqu'ils modifient le statut du bon de commande à « Approuvé » ou « Terminé ».
      • L'heure à laquelle votre équipe de projet coche la case « Exécuté » doit toujours être alignée sur le processus D'entreprise unique à votre projet
    • Privé
      Choisissez parmi ces options :
      • Rendre cela visible uniquement aux administrateurs et aux utilisateurs suivants
        Cochez cette case pour limiter la visibilité du bon de commande aux utilisateurs avec « Admin » sur l'outil Engagements du projet et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante Sélectionner une personne.
      • Autoriser ces utilisateurs à voir les items de VDC
        Cochez cette case pour limiter la visibilité des items de « Ventilation des coûts » (VDC) sur le bon de commande aux utilisateurs avec « Admin » sur l'outil Engagements du projet et aux utilisateurs spécifiés dans la liste déroulante Sélectionner une personne.
         Important

        Lorsque le paramètre « Autoriser ces utilisateurs à voir les items de VDC » est activé, l'onglet « Ventilation des coûts » est uniquement visible et disponible pour les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » sur l'outil Engagements du projet et les personnes nommées dans le « Sélectionner un Liste déroulante « Personne ».

        Sélectionnez une personne
        Sélectionnez une ou plusieurs personnes dans la liste. Vous pouvez autoriser les utilisateurs non-administrateurs à afficher le bon de commande. De plus, vous pouvez autoriser les utilisateurs non-administrateurs sélectionnés à avoir un accès en lecture seule aux postes individuels sous l'onglet « Ventilation des coûts ». Voir Gérer les modèles de permissions de projet .

    • Assigné à
      Sélectionnez la personne du fournisseur/de la compagnie qui est responsable de l'exécution du bon de commande.
    • Retenue de garantie par défaut
      Spécifiez le pourcentage de retenue de garantie à retenir sur la première facture de sous-traitant. Par exemple, il est courant d'entrer 5 ou 10 % dans ce champ.
      Remarques
    • Description
      Fournissez des informations supplémentaires, si nécessaire.
    • Pièces jointes
      Joindre tous les documents connexes tels que devis, reçus, bons de commande signés, etc. Vous pouvez joindre des fichiers qui ont été téléversées dans votre projet ou faire glisser et déposer des fichiers depuis votre ordinateur local.
  6. Sous Dates du contrat, procédez comme suit :
    • Date de création. Affiche la date de création du bon de commande. Cela ne peut pas être modifié.
    • Date de livraison. Spécifiez la date à laquelle les marchandises achetées doivent être livrées au lieu spécifié dans le champ « Expédier à ».
  7. Sous Informations supplémentaires, procédez comme suit :
    • Conditions de paiement. Spécifiez les conditions de paiement pertinentes, le cas échéant.
    • Expédier via. Saisissez la méthode d'expédition/de transport pour les matériaux (par exemple, fret, FedEx, UPS Ground, etc.).
  8. Choisissez parmi ces options :

Voir également