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Procore

Créer un ordre de changement à l'engagement en tant que collaborateur

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Objectif

Créer un engagement ordre de changement en tant que collaborateur.

Contexte

Si votre compagnie a été embauchée pour effectuer des travaux sur un projet de construction et gérer le projet dans Procore, votre client a la possibilité de fournir un (1) ou plusieurs membres de votre équipe avec une permission d’accès pour saisir et soumettre des ordres de changement pour vos contrats d’engagement .

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour effectuer les étapes ci-dessous, votre utilisateur Procore compte se verra attribuer les permissions d’utilisateur suivantes par un administrateur Procore de la compagnie qui vous a embauché pour effectuer le travail :
      • Permissions de niveau « Lecture seule » sur la page d’accueil du projet.
        ET
      • Permissions de niveau « Standard » dans l’outil Engagements du projet.
        ET
      • Permissions de niveau « Aucun » dans l’outil Événements de changement du projet.
        Remarques
        • Gardez à l’esprit que le capacité de créer des ordres de changement en tant que collaborateur est un paramètre facultatif et que votre accès à Procore est administré par la compagnie qui vous a embauché pour effectuer le travail de votre projet.
        • Si votre utilisateur Procore compte a reçu les permissions d’utilisateur requises ci-dessus, vous recevrez généralement une invitation par courriel à rejoindre le projet spécifique dans leur compte de compagnie Procore.
        • Si vous ne recevez pas d’invitation ou si vous n’êtes pas sûr si vous êtes autorisé à créer un ordre de changement, contactez le titulaire de l’compte de la compagnie Procore.

Conditions préalables

Étapes

Créer un ordre de changement à l'engagement

Si vous avez créé un bon de commande ou un contrat de sous-traitance et que vous devez modifier les conditions de cet item, suivez les étapes ci-dessous pour créer un ordre de changement d’engagement.

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Sous Contrats, recherchez l’engagement. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Cliquez sur Créer un ODC à l’engagement.
    Remarques

    Si l’outil Événements de changement est activé sur votre projet, le bouton Créer un ODC à l’engagement n’est pas disponible. Suivez plutôt ces étapes :



    create-commitment-change-event.png
  4. Dans l'onglet Général, procédez comme suit :
    • Signer avec DocuSign®
      Si vous avez activé l’intégration Procore + DocuSign® (voir Activer ou désactiver l’intégration DocuSign® sur un projet Procore), une coche apparaît dans cette case par défaut. Si vous ne souhaitez PAS collecter les signatures avec DocuSign®, supprimez la marque.
    • Nombre
      Ce champ se remplit automatiquement en fonction du nombre d’ordres de changement déjà créés. Par défaut, le nombre sera automatiquement incrémenté de un.
       Conseil
      Comment Procore attribue-t-il des numéros aux ordres de changement d'engagement? Pour en en savoir plus, consultez Puis-je personnaliser le système de numérotation des objets financiers dans Procore?
    • Révision
    • Affiche le numéro de révision du ordre de changement. Lorsqu’un ordre de changement est créé pour la première fois, son numéro de révision est zéro. Une ordre de changement pourrait avoir plusieurs révisions en raison des commentaires d’un réviseur/approbateur.
    • Date de création
      Remplit automatiquement la date à laquelle vous créez l’engagement ordre de changement. La date ne peut pas être modifiée.
    • Créé par
      Remplit automatiquement le nom de l’utilisateur qui crée le ordre de changement.
    • Compagnie contractante
      Remplit automatiquement le nom du sous-traitant ou du fournisseur répertorié dans le contrat de sous-traitance. Ce champ n’est disponible que pour les contrats de sous-traitance.
    • Contrat
      Remplit automatiquement le nom du contrat pour lequel le ordre de changement est créé. Ce champ n’est disponible que pour les contrats de sous-traitance.
    • Titre
      Entrez un nom pour le ordre de changement. La limite maximale de caractères est de 255 caractères.
       Important
      Si vous utilisez un système ERP intégré, le nombre maximum de caractères pour le champ « Titre » d'un engagement est différent pour chaque système. Pour obtenir une liste de chaque système et de ses limites, voir Quel est le nombre maximum de caractères pour le « Titre » d'un engagement?
    • Statut
      Sélectionnez un statut pour l’ordre de changement. Pour en savoir plus, voir Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore?
    • Privé
      Cochez cette case à cocher pour rendre le ordre de changement visible uniquement aux utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » dans l’outil Engagements.
    • Raison pour le changement
      Sélectionnez l’une de ces raisons pour l’ordre de changement potentiel : demande du client, développement de la conception, indemnité, condition existante ou montant à facturer. Pour savoir comment configurer les raisons pour le changement, voir Définir les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Méthode comptable
      Ce champ hérite du méthode comptable spécifié dans le contrat.
    • Date d’échéance
      Sélectionnez une date d’échéance pour laquelle l’ordre de changement doit être approuvée.
    • Date de facturation
      Sélectionnez la date à laquelle le ordre de changement a été facturé.
    • Réviseur désigné
      Sélectionnez l'utilisateur du projet Procore dans votre organisation qui sera responsable de l'approbation ou du rejet de cet ordre de changement ultérieurement. Voir Approuver ou rejeter les ordres de changement à l'engagement .
       Important
      • Le « Réviseur désigné » peut soumettre une réponse d'approbation ou de rejet uniquement lorsqu'un ordre de changement est au statut En attente - En cours de révision . 
      • Pour envoyer une notification par courriel au « Réviseur désigné » pour informer cette personne qu’une ordre de changement attend sa réponse, vous disposez des options suivantes :
        • Vous pouvez transmettre l'ordre de changement au contrat principal au « réviseur désigné » par courriel. Voir Transférer un ordre de changement à un utilisateur du projet par courriel . 
          OU
        • L’ordre de changement en attente sera également répertoriée dans la zone « Mes items ouverts » de la page d’accueil du projet. L’utilisateur peut vérifier cette page à tout moment.
      • Une fois que le « réviseur désigné » a soumis une réponse d’approbation ou de rejet, le champ « Réviseur » (directement sous le champ « Réviseur désigné ») affiche le tampon date/heure de cette réponse des utilisateurs. Le champ « Réviseur » n’est visible que par le « Réviseur désigné ».
    • Demande reçue de
      Sélectionnez un utilisateur dans le répertoire du projet au nom duquel vous soumettez l’ordre de changement.
    • Description
      Saisissez une description détaillée de la ordre de changement.
      Remarques
      • Si vous exportez le ordre de changement vers Sage 300 CRE® et Intégration par Ryvit, les entrées qui dépassent un millier (1000) caractères seront tronquées pendant l’exportation.
      • Si vous exportez le ordre de changement vers un autre système de ERP intégré, vous pouvez saisir un nombre illimité de caractères dans Procore.
    • Impact sur l’échéancier
      Si vous le connaissez, vous pouvez fournir une estimation du nombre de jours supplémentaires qui pourraient être ajoutés à l’échéancier actuel du projet si le ordre de changement était approuvé.
       En version bêta
      Note aux utilisateurs participant au programme bêta à version limitée « Achèvement estimé par le sous- Sous-traitant ». Lorsqu'un utilisateur place un ordre de changement dans le statut « Approuvé » et qu'il inclut une valeur dans le champ « Impact sur l'échéancier » de l'ordre de changement, Procore met automatiquement à jour le champ « Date d'achèvement estimée » dans le contrat d'engagement en fonction du nombre de jours saisi. Pour en en savoir plus sur ce programme, voir Engagements: (Bêta) Date d'achèvement estimée du sous- Sous-traitant.
    • Lieu
      Utilisez le menu déroulant des lieux pour sélectionner un lieu affecté par [item]. Sélectionnez parmi les lieux prédéfinis ou ajoutez un lieu à plusieurs niveaux. Voir Ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un item. Cet emplacement peut être aussi général que l'emplacement du site au premier niveau ou aussi spécifique que l'emplacement sur le site où l'entrepreneur travaillera au deuxième niveau.
    • Référence
      Référencez tout autre outil, matériel ou document lié à la ordre de changement.
    • Exécuté
      Cochez ce case à cocher si le ordre de changement a déjà été exécuté.
    • Changement de chantier
      Cochez ce case à cocher si le ordre de changement nécessite un changement de chantier.
    • Payé en entier
      Cochez cette case à cocher si le coût est déjà couvert dans le budget.
    • Pièces jointes
      Sélectionnez et ajoutez tous les documents pertinents.
  5. Cliquez sur Créer ou Créer et envoyer un courriel pour envoyer la ordre de changement à tous les utilisateurs répertoriés comme « Réviseurs ».

Ajouter une ventilation des coûts (VDC) à l’ordre de changement

S’il y a des coûts associés à l’ordre de changement, ajoutez des postes à la ventilation des coûts (VDC) de la ordre de changement.add-commitment-schedule-of-values.png

  1. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
  2. Cliquez sur Modifier.
  3. Cliquez sur Ajouter une ligne.
    • Poste budgétaire du contrat principal
      Sélectionnez un poste dans la liste déroulante. S’il n’y a pas de poste qui s’ajuste, sélectionnez Non budgétisé.
    • Poste d’événement de changement
      Sélectionnez un poste d’événement de changement dans la liste déroulante.
    • Sous-projets
      Si la fonction Sous-projets est activée sur votre projet, sélectionnez-en une dans la liste. Voir Activer les sous-projets sur les projets pour la SRT.
    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste déroulante. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
    • Description
      Entrez une description pour le nouvel ordre de changement.
    • Montant du coût
      Entrez un montant dans la case.
    • Facultatif : Codes fiscaux
      Si vous utilisez codes d'impôts avec ce projet, sélectionnez un code d'impôts à utiliser pour le poste.
       Conseil
      Vous ne voyez pas le champ Codes fiscaux? Ce champ n’apparaît que lorsque la fonction de codes d'impôts est activée sur le projet Procore. Voir Comment puis-je utiliser codes d'impôts sur un projet?
  4. Cliquez sur Ajouter
  5. Répétez ces étapes pour chaque poste.
  6. Cliquez sur Enregistrer.
Remarque

Pour les compagnies qui ont activé l'outil Intégrations ERP

Une fois que l'ordre de changement d'engagement est placé dans le statut « Approuvé » dans l'outil Engagements, les chefs de projet enverront généralement l'ordre de changement à l'outil Intégrations ERP où il doit être accepté par un approbateur comptable pour l'exportation vers le système ERP intégré . Pour obtenir des directives, voir Envoyer un ODCE aux intégrations ERP pour l'acceptation comptable .