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Procore

Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance (ancien)

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 Contenu hérité

Cette page détaille l'expérience héritée pour l'outil Engagements au niveau du projet. 

Objectif 

Ajouter un contact de facturation à un bon de commande ou contrat de sous-traitance dans un projet Procore.

Contexte 

Éléments à considérer

Conditions préalables

  • Ajoutez un compte d'utilisateur pour le contact de facturation au répertoire de l'entreprise. Si vous devez créer un compte d'utilisateur pour le contact de facturation, voir :
    • Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire du projet. Cela ajoute automatiquement le compte d'utilisateur au répertoire du projet et de la compagnie.
      OU
    • Ajouter un compte d’utilisateur au répertoire de la compagnieAjouter un compte d’utilisateur au répertoire de la compagnie. Suivez ensuite les étapes décrites dans Ajouter un utilisateur existant aux projets du compte Procore de votre compagnie pour vous assurer que l’utilisateur est ajouté à votre projet.
      Remarques
      • Lors de l'ajout ou de la mise à jour du compte utilisateur du contact de facture dans le répertoire de l'entreprise, assurez-vous que :
        • Le compte utilisateur dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie est défini sur Actif.
        • L'adresse courriel saisie pour le compte utilisateur est valide.
        • Le paramètre « Envoyer des messages à cet utilisateur » dans le compte utilisateur doit être activé en sélectionnant l'option Par courriel dans la liste déroulante.  
      • Lors de l'ajout ou de la mise à jour des « informations de contact » dans l'onglet « Général » de l'enregistrement de la compagnie dans le répertoire de la compagnie, l'utilisateur doit être répertorié dans l'onglet « Utilisateurs » pour apparaître comme une sélection dans la liste déroulante « Contacts de facturation » de l'outil Répertoire de la compagnie liste.
      • Les utilisateurs que vous désignez comme « Contacts de facturation » dans le répertoire de l'entreprise sont alors disponibles dans la liste déroulante « Contacts de facturation » sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance.
  • Vérifiez que le compte d'utilisateur est répertorié dans l'onglet « Utilisateurs » de l'enregistrement de la compagnie pour la « Compagnie de contact » dans le répertoire de la compagnie. Pour plus de détails, voir Ajouter une compagnie au répertoire de la compagnie . 
  • Activez le paramètre « Notifier les sous-traitants lorsque les factures sont approuvées ». Voir Configurer les paramètres : Engagements.
  • Suivez les étapes décrites dans Créer un bon de commande ou Créer un contrat de sous-traitance. 

Étapes

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats, recherchez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Assurez-vous que la compagnie appropriée est sélectionnée dans le menu déroulant Compagnie contractante.
  4. Sélectionnez une ou plusieurs personnes dans le menu déroulant Contacts de facturation. Les utilisateurs que vous sélectionnez ici sont automatiquement ajoutés au menu déroulant « Privé ».
    Remarques

    Pour sélectionner un contact de facturation dans la liste « Contacts de facturation », ce qui suit doit être vrai :

  5. Cliquez sur Enregistrer.
     Conseils
    • Quand Procore envoie-t-il des notifications par courriel aux contacts de facturation?  Voir Les contacts de facturation reçoivent-ils des courriels de Procore? 
    • Quand Procore envoie-t-il des notifications par courriel aux membres de la liste « Distribution des factures »? Les membres ajoutés à la liste « Distribution des factures » de l'outil Engagement (voir Configurer les paramètres : Engagements) reçoivent des notifications lorsque :
      • Le statut de la ventilation des coûts des sous- Sous-traitant passe à « En cours de révision ». Voir Réviser une VDC de sous- Sous-traitant pour un engagement.
      • Si votre équipe n'utilise PAS de Sous-traitant de travail de facturation de sous-traitant, le statut de la facture de sous-traitant passe à « En cours de révision ». Remarque : Si votre équipe utilise un Flux de travail de travail de facturation de sous- Sous-traitant , la notification est envoyée à la ou aux personnes assignées du Flux de travail de Personne assignée.