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Procore

Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance

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 Contenu hérité

Ce tutoriel détaille l'expérience héritée de Procore pour l'ajout de contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance. Les informations de cette page seront remplacées par du contenu mis à jour lorsque l'expérience bêta repensée de la facture de sous-traitant sera généralement disponible. Pour en savoir plus sur cette version et sa chronologie, consultez Gestion financière : Nouvel affichage Admin pour les factures des sous-traitants.

Important! Si vous utilisez l’expérience bêta du sous-traitant facture, veuillez consulter le tutoriel Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un tutoriel de sous-traitance sous l’outil Facturation au lieu des informations ci-dessous.

Objectif 

Ajouter un contact de facturation à un bon de commande ou contrat de sous-traitance dans un projet Procore.

Contexte 

Éléments à considérer

Conditions préalables

  • Ajoutez un compte d'utilisateur pour le contact de facturation au répertoire de l'entreprise. Si vous devez créer un compte d'utilisateur pour le contact de facturation, voir :
    • Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire du projet. Cela ajoute automatiquement le compte d'utilisateur au répertoire du projet et de la compagnie.
      OU
    • Ajouter un compte d’utilisateur au répertoire de la compagnieAjouter un compte d’utilisateur au répertoire de la compagnie. Suivez ensuite les étapes décrites dans Ajouter un utilisateur existant aux projets du compte Procore de votre compagnie pour vous assurer que l’utilisateur est ajouté à votre projet.
      Remarques
      • Lors de l'ajout ou de la mise à jour du compte utilisateur du contact de facture dans le répertoire de l'entreprise, assurez-vous que :
        • Le compte utilisateur dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie est défini sur Actif.
        • L'adresse courriel saisie pour le compte utilisateur est valide.
        • Le paramètre « Envoyer des messages à cet utilisateur » dans le compte utilisateur doit être activé en sélectionnant l'option Par courriel dans la liste déroulante.  
      • Lors de l'ajout ou de la mise à jour des « informations de contact » dans l'onglet « Général » de l'enregistrement de la compagnie dans le répertoire de la compagnie, l'utilisateur doit être répertorié dans l'onglet « Utilisateurs » pour apparaître comme une sélection dans la liste déroulante « Contacts de facturation » de l'outil Répertoire de la compagnie liste.
      • Les utilisateurs que vous désignez comme « Contacts de facturation » dans le répertoire de l'entreprise sont alors disponibles dans la liste déroulante « Contacts de facturation » sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance.
  • Vérifiez que le compte d'utilisateur est répertorié dans l'onglet « Utilisateurs » de l'enregistrement de la compagnie pour la « Compagnie de contact » dans le répertoire de la compagnie. Pour plus de détails, voir Ajouter une compagnie au répertoire de la compagnie . 
  • Activez le paramètre « Notifier les sous-traitants lorsque les factures sont approuvées ». Voir Configurer les paramètres : Engagements.
  • Suivez les étapes décrites dans Créer un bon de commande ou Créer un contrat de sous-traitance. 

Étapes

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Sous l'onglet Contrats, recherchez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Cliquez ensuite sur Modifier.
  3. Assurez-vous que la compagnie appropriée est sélectionnée dans le menu déroulant Compagnie contractante.
  4. Sélectionnez une ou plusieurs personnes dans le menu déroulant Contacts de facturation. Les utilisateurs que vous sélectionnez ici sont automatiquement ajoutés au menu déroulant « Privé ».
    Remarques

    Pour sélectionner un contact de facturation dans la liste « Contacts de facturation », ce qui suit doit être vrai :

  5. Cliquez sur Enregistrer.
     Conseils

    Quand Procore envoie-t-il un courriel notifications aux contacts de facture? Un contact facture reçoit une notification par courriel de Procore lorsque :

    • Le statut d’un facture est mis à jour à Réviser et soumettre à nouveau.
    • Le statut De la ventilation des coûts du sous-traitant sur un facture en aval est mis à jour à Réviser et soumettre à nouveau.
    • Un utilisateur disposant de permissions de niveau « Admin » sur l'outil Engagement du projet effectue ce qui suit :
      • Cliquez sur le bouton Créer et envoyer par courriel ou Enregistrer et envoyer par courriel dans l’onglet Général d’un bon de commande ou d’un contrat de sous-traitance.
      • Envoie une « invitation à facturer » au contact facture.
        Note: Procore n’envoie PAS de courriel notifications aux contacts facture lorsque :
        • Un facture administrateur crée ou met à jour une ventilation des coûts de sous-traitant sur un facture en aval au nom d’un contact de facture.
        • Un facture administrateur modifie le statut d’une ventilation des coûts de sous-traitant sur un facture Approuvé, Ébauche ou En cours de révision.

    Quand Procore envoie-t-il un courriel notifications aux membres de la liste de distribution d’un facture? Les membres ajoutés à la liste de distribution d’un facture reçoivent une notification par courriel sur une facture en aval lorsque :

    • Un contact facture soumet une ventilation des coûts de sous-traitant.
    • Un facture contact modifie et soumet à nouveau une ventilation des coûts de sous-traitant.
    • Un facture administrateur modifie le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant de n’importe quel statut en « En cours de révision ».