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Procore

Ajouter une compagnie au répertoire de la compagnie

Objectif

Ajouter un enregistrement de compagnie dans l'outil Répertoire de la compagnie. 

Contexte

Dans Procore, un enregistrement de compagnie doit être créé pour tous les sous-traitants, fournisseurs, vendeurs et autres entités qui font affaire avec votre organisation. Cet enregistrement contient toutes les informations essentielles à la mission : adresse, contacts, projets et assurance. La création d’un enregistrement dans Procore facilite également la communication avec les employés qui travaillent pour la compagnie. De plus, chaque enregistrement de compagnie dans Procore inclut également un onglet Historique des modifications pour vous permettre de garder une trace des divers changements qui surviennent (par exemple, quand la compagnie a été créée, quand son adresse a été changée, etc.). Seuls les utilisateurs disposant du niveau de permission approprié peuvent ajouter des enregistrements de compagnie à l'outil Répertoire de la compagnie associé à au compte Procore de votre compagnie.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie avec la permission granulaire « Créer et modifier des compagnies » activée sur votre modèle de permissions.
      OU
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.
  • Si votre compagnie a activé l’outil Intégrations ERP :
  • Information supplémentaire :
    • Si un utilisateur ajoute une nouvelle compagnie à l’outil Répertoire au niveau du projet, un nouvel enregistrement est automatiquement créé dans l’outil Répertoire au niveau de la compagnie. Voir Ajouter une compagnie au répertoire du projet.
    • Si vous souhaitez créer des enregistrements de compagnie/fournisseur en bloc, un utilisateur disposant d'une permission de niveau « Admin » dans l'outil Répertoire peut demander une importation de fournisseur vers le répertoire de la compagnie en contactant votre
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      ou en envoyant un courriel à imports@procore.com. Vous pouvez également effectuer votre propre importation de fournisseur en utilisant l'application Importations de Procore.

le flux de travail

Étapes

Ajouter une compagnie

  1. Accédez à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Ajouter une compagnie.
    Cela affiche la fenêtre « Ajouter une compagnie à [Votre nom de compagnie] ».
  3. Complétez les entrée de données comme suit :


    add-a-company.gif
     
    • Nom. Entrez le nom commercial légal complet de la compagnie (c.-à-d. Sous-traitant, fournisseur, etc.). Ceci est un champ obligatoire.
      Remarques :

      • Si vous prévoyez d'exporter des enregistrements de fournisseur vers un système ERP intégré , le champ "Nom de l'entreprise" a des limites de longueur de caractère maximale spécifiques qui ont été spécifiées par le fournisseur de chaque système
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            at wiki.page()
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        . Pour plus de détails, voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour un «nom de société» dans l'outil Annuaire?
      • Debido a que su organización puede trabajar con una amplia variedad de proveedores en diversas ubicaciones, el Directorio de Compañías no requiere un valor único de "Nombre de la compañía". Esto se debe a que dos (2) proveedores pueden compartir el mismo nombre, pero ser de propiedad y funcionamiento independientes en diferentes ubicaciones (por ejemplo, un contratista llamado "AAA Plumbing" en California puede ser una entidad comercial independiente de la "AAA Plumbing" en Arizona).
      • Si es responsable de agregar compañías a un proyecto de Procore, es importante tener en cuenta que cuando se agregan registros de compañías a un proyecto, puede dar como resultado la aparición de registros "duplicados" para una sola entidad comercial en el Directorio de compañía. Para obtener más información, ver ¿Qué pasa si tengo registros duplicados en el Directorio de compañías?.
    • Téléphone. Entrez le numéro de téléphone principal au format NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous entrez le numéro de téléphone ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.
       
    • Télécopieur. Entrez le numéro de télécopieur principal en utilisant le format numérique NANP (par exemple, 805-555-0100). La manière dont vous entrez le numéro de télécopieur ici détermine la manière dont il apparaîtra dans Procore.
    • Adresse . Saisissez l'adresse professionnelle (par exemple, l'adresse et le nom de la rue) de l'entreprise (par exemple, 123 Main Street, 333 South 14th Avenue, etc.).

    • Ville . Entrez le nom complet de la ville (par exemple, Los Angeles, Santa Barbara, etc.) pour l'adresse du fournisseur / de l'entreprise ( Remarque : épelez toujours le nom complet de la ville et n'entrez PAS d'abréviations).

    • Pays . Sélectionnez le nom du pays associé à l'adresse du fournisseur / de l'entreprise dans la liste déroulante.

    • État . Sélectionnez l'état associé à l'adresse du fournisseur / de l'entreprise dans la liste déroulante.

    • ZIP . Entrez le code postal à cinq (5) chiffres associé à l'adresse du fournisseur / de l'entreprise ( Remarque : si votre entreprise préfère utiliser le format complet du code postal à 9 chiffres, vous pouvez également entrer le code ZIP + 4 si vous le souhaitez).

  4. Cliquez sur Créer.
  5. Continuez avec Mettre à jour les informations de contact de la compagnie.

Mettre à jour les informations de contact de la compagnie

  1. Terminez les étapes dans Ajouter une compagnie.
  2. Cliquez sur Général.

    dba-field.png
     
  3. Sous Informations de contact, complétez l’entrée de données :
    • Nom. Entrez le nom commercial légal complet de la compagnie (c.-à-d. Sous-traitant, fournisseur, etc.). Ceci est un champ obligatoire.
      Remarques :

      • Si vous prévoyez d'exporter des enregistrements de fournisseur vers un système ERP intégré , le champ "Nom de l'entreprise" a des limites de longueur de caractère maximale spécifiques qui ont été spécifiées par le fournisseur de chaque système
        UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_ERP' (click for details)
        Callstack:
            at (products/online/user-guide/company-level/directory/glossary), /content/body/div[5]/div[6]/div[4]/ul/li[1]/span, line 1, column 1
            at wiki.page()
            at (products/online/user-guide/company-level/directory/tutorials/add-a-company-to-the-company-directory), /content/body/div[5]/div[2]/ol/li[3]/ul/li[1]/div/pre, line 2, column 10
        
        . Pour plus de détails, voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour un «nom de société» dans l'outil Annuaire?
      • Debido a que su organización puede trabajar con una amplia variedad de proveedores en diversas ubicaciones, el Directorio de Compañías no requiere un valor único de "Nombre de la compañía". Esto se debe a que dos (2) proveedores pueden compartir el mismo nombre, pero ser de propiedad y funcionamiento independientes en diferentes ubicaciones (por ejemplo, un contratista llamado "AAA Plumbing" en California puede ser una entidad comercial independiente de la "AAA Plumbing" en Arizona).
      • Si es responsable de agregar compañías a un proyecto de Procore, es importante tener en cuenta que cuando se agregan registros de compañías a un proyecto, puede dar como resultado la aparición de registros "duplicados" para una sola entidad comercial en el Directorio de compañía. Para obtener más información, ver ¿Qué pasa si tengo registros duplicados en el Directorio de compañías?.
    • Nom abrégé . Si vous souhaitez créer un formulaire abrégé pour le nom de l'entreprise, saisissez-le ici. Dans Procore, le nom abrégé apparaîtra aux endroits où le nom complet ne peut pas être affiché.
      Remarque : il existe une limite de 10 caractères pour ce champ.

    • DBA . Saisissez le nom Doing Business As de l'entreprise. Voir Faire des affaires en tant que .

    • Téléphone professionnel . Entrez le numéro de téléphone principal au format NANP (par exemple, 805-555-0100). La manière dont vous saisissez le numéro de téléphone ici détermine la manière dont il apparaîtra dans Procore.

    • Adresse . Saisissez l'adresse professionnelle (par exemple, l'adresse et le nom de la rue) de l'entreprise (par exemple, 123 Main Street, 333 South 14th Avenue, etc.).

    • Fax professionnel . Entrez le numéro de télécopieur principal de l'utilisateur en utilisant le format de numéro NANP (par exemple, 805-555-0100). La manière dont vous saisissez le numéro de fax ici détermine la manière dont il apparaîtra dans Procore.

    • Ville . Entrez le nom complet de la ville (par exemple, Los Angeles, Santa Barbara, etc.) pour l'adresse du fournisseur / de l'entreprise ( Remarque : épelez toujours le nom complet de la ville et n'entrez PAS d'abréviations).

    • Adresse courriel. Saisissez l'adresse courriel complète de la compagnie (par exemple, info@example.com).

    • Pays . Sélectionnez le nom du pays associé à l'adresse du fournisseur / de l'entreprise dans la liste déroulante.

    • Site Web . Saisissez l'adresse du site Web dans ce champ (par exemple, www.example.com).

    • ZIP . Entrez le code postal à cinq (5) chiffres associé à l'adresse du fournisseur / de l'entreprise ( Remarque : si votre entreprise préfère utiliser le format complet du code postal à 9 chiffres, vous pouvez également entrer le code ZIP + 4 si vous le souhaitez).

    • Contact principal . Sélectionnez le nom du contact principal de l'entreprise. Pour qu'un nom apparaisse comme sélection dans cette liste, le compte utilisateur du contact doit être ajouté à l'annuaire de l'entreprise. Voir Ajouter un compte d'utilisateur à l'annuaire de l'entreprise . En plus:

    • Firmante del contrato. Si su compañía o su proyecto están configurados para utilizar la integración Procore + DocuSign, seleccione en esta lista el nombre del usuario que se encargará de firmar los contratos. La dirección de correo electrónico de esta persona se añadirá a DocuSign como receptor de la firma para los contratos en la herramienta de Contratos y Contrato primario a nivel de Proyecto, así como para las órdenes de cambio de proyecto (es decir, Orden de cambio del contrato, Orden de cambio de contrato primario y Orden de cambio potencial de contrato primario).

    • Contacts de facturation . Sélectionnez le compte utilisateur de la personne que vous souhaitez désigner comme contact de facturation de l'entreprise pour les bons de commande et les contrats de sous -traitance. Pour apparaître en tant que sélection dans cette liste, le compte utilisateur doit être ajouté à l'onglet «Personnes» de la fiche de l'entreprise dans l'annuaire de l'entreprise. Voir Ajouter un compte d'utilisateur à l'annuaire de l'entreprise . Important! Pour obtenir des informations importantes sur les contacts de facturation, voir Qu'est-ce qu'un contact de facturation?

    • Balises / Mots-clés . Entrez les balises ou mots-clés souhaités dans cette zone. Pour comprendre le fonctionnement des balises / mots-clés dans Procore, consultez Comment utiliser les balises / mots-clés dans Procore?

    • Logo . Cliquez sur Télécharger le logo pour ajouter le logo du fournisseur à l'enregistrement de l'entreprise. Dans la fenêtre Sélectionner une image à télécharger, cliquez sur Choisir un fichier . Sélectionnez ensuite la photo souhaitée et cliquez sur Télécharger la photo.

    • Numéro de licence . Entrez la licence de l'entrepreneur de l'entreprise (par exemple, il s'agit du numéro de licence qui a été délivré au vendeur / à l'entreprise par l'agence ou le conseil d'administration de l'État).

    • Type d'entité . En fonction de votre pays, sélectionnez soit le numéro d'entreprise australien (ABN), soit le numéro d'identification de l'employeur (EIN). Tapez ensuite le numéro d'identification dans la case prévue à cet effet.

      flag-australia.png L'option ABN a été conçue pour être utilisée par les clients de Procore en Australie. Seuls les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau «Admin» sur l'outil Annuaire peuvent cliquer sur le bouton Vérifier ABN . Cette action vérifie l'entrée du numéro par rapport au système de recherche ABN du gouvernement australien, pour s'assurer que le numéro ABN du fournisseur tel qu'il a été saisi est Actif . Pour plus de détails, voirComment vérifier un numéro d'entreprise australien (ABN)?

    • Syndicat du travail . Entrez le nom complet du syndicat associé à l'entreprise (par exemple, Association internationale des travailleurs de la tôlerie, Union internationale des peintres et des métiers connexes, etc.).

    • Pièces jointes . Si vous souhaitez ajouter des pièces jointes, cliquez sur Joindre des fichiers , puis téléchargez les fichiers souhaités vers Procore ou déplacez les fichiers de votre ordinateur vers la zone de fichier (s) par glisser-déposer.

    • Client Procore . Si le fournisseur est également un client Procore, cochez cette case.

  4. Cliquez sur Enregistrer.
    Cela enregistre les informations de contact que vous venez de saisir dans la fiche fournisseur/compagnie.
  5. Si vous souhaitez ajouter des informations de contact pour les personnes du fournisseur/compagnie, continuez avec Ajouter des utilisateurs à la compagnie.

Ajouter des utilisateurs à la compagnie

Les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent ajouter d'autres utilisateurs à la fiche d'une compagnie immédiatement après avoir créé la fiche.

  1. Après avoir enregistré la fiche de la compagnie, cliquez sur + Ajouter un utilisateur. Voir Ajouter un compte d'utilisateur au Répertoire de la compagnie pour plus d'informations.
  2. Si vous souhaitez ajouter la compagnie à des projets existants, continuez avec Ajouter la compagnie aux projets existants

Ajouter la compagnie aux projets existants

Après avoir ajouté une compagnie au répertoire de la compagnie, procédez comme suit pour l'ajouter à vos autres projets Procore existants :

  1. Accédez à l’outil Répertoire de la compagnie.
  2. Recherchez l'enregistrement de la compagnie souhaitée et cliquez sur Modifier.
  3. Cliquez sur l'onglet Projets
    Cela affiche une liste de projets qui ont été créés pour le compte de votre compagnie. La page contient deux listes :
    • Projets [Nom du fournisseur] appartient à . Affiche les noms des projets qui contiennent cet enregistrement fournisseur / société.

    • Les projets [nom du fournisseur] n'appartiennent pas à . Répertorie les noms des projets qui ne contiennent PAS cet enregistrement fournisseur / société.

  4. Consultez la liste « Projets auxquels [nom du fournisseur] n'appartient pas ». Cliquez ensuite sur  Ajouter à côté du ou des projets souhaités. 
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Voir également

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