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Procore

Ajouter une compagnie au répertoire de la compagnie

Objectif

Ajouter un enregistrement de compagnie dans l'outil Répertoire de la compagnie. 

Contexte

Dans Procore, un enregistrement de compagnie doit être créé pour tous les sous-traitants, fournisseurs, vendeurs et autres entités qui font affaire avec votre organisation. Cet enregistrement contient toutes les informations essentielles à la mission: adresse, contacts, projets,bidding et assurance. La création d’un enregistrement dans Procore facilite également la communication avec les employés qui travaillent pour la compagnie. De plus, chaque enregistrement de compagnie dans Procore inclut également un onglet Historique des modifications pour vous permettre de garder une trace des divers changements qui surviennent (par exemple, quand la compagnie a été créée, quand son adresse a été changée, etc.). Seuls les utilisateurs disposant du niveau de permission approprié peuvent ajouter des enregistrements de compagnie à l'outil Répertoire de la compagnie associé à au compte Procore de votre compagnie.

Éléments à considérer

  • Niveau de permission requis :
    • Permission de niveau « Admin » dans l’outil Répertoire de la compagnie.
  • Si votre compagnie a activé l’outil Intégrations ERP :
  • Informations supplémentaires :

Flux de travail

Étapes

Ajouter une compagnie

  1. Accédez à l’outil Répertoire auniveau de compagnie .
    Cela affiche la page Répertoire de la compagnie. 
  2. Cliquez sur Ajouter une compagnie.
    Cela affiche la fenêtre « Ajouter une compagnie à [Votre nom de compagnie] ».
  3. Complétez les entrées de données comme suit :

    add-a-company.gif

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  4. Cliquez sur Créer.
    Cela ajoute le nouvel enregistrement de compagnie dans le répertoire de la compagnie.
  5. Continuez avec Mettre à jour les informations de contact de la compagnie.

Mettre à jour les informations de contact de la compagnie

  1. Terminez les étapes dans Ajouter une compagnie.
  2. Cliquez sur Général

    dba-field.png
     

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  3. Sous Informations de contact, complétez l’entrée de données :
    • Modifier le nom de la société Indiquez la dénomination sociale complète de la société (c'est-à-dire sous-traitant, vendeur ou fournisseur). Ce champ est obligatoire.
      Remarques :

      • Si vous envisagez d'exporter des dossiers de fournisseurs vers un système ERP intégréLe champ « Nom de la société » a des limites spécifiques de longueur maximale de caractères qui ont été spécifiées par le vendeur de chaque système(e.g., Integration by Procore: Viewpoint® Spectrum®, Integration by Ryvit: Viewpoint® Vista™, QuickBooks®, Sage 100 Contractor®, or Sage 300 CRE®). Pour obtenir plus de détails, voir Quel est le nombre maximum de caractères d’un « Nom de la société » dans l'outil Répertoire?
      • Comme votre organisation peut travailler avec une grande variété de fournisseurs dans divers endroits, le répertoire des sociétés ne nécessite pas de valeur unique pour le « Nom de la société». En effet, deux (2) fournisseurs peuvent partager le même nom, mais être détenus et exploités  indépendamment dans des lieux différents (par ex., un sous-traitant nommé « AAA Plumbing » en Californie peut être une entité commerciale distincte de « AAA Plumbing »  en Arizona).
      • Si vous êtes responsable de l'ajout de sociétés à un projet Procore, il est important de savoir que lorsque vous ajoutez des enregistrements de sociétés à un projet, cela peut entraîner l'apparition d'enregistrements « doubles » pour une seule entité commerciale dans le répertoire des sociétés. Pour obtenir plus de renseignements, voir Que se passe-t-il si j'ai des enregistrements en double dans le répertoire des sociétés?.
    • Nom abrégé.  Si vous souhaitez créer une forme abrégée pour le nom de la société, saisissez-la ici. Dans Procore, le nom abrégé apparaîtra aux endroits où le nom complet ne peut pas être affiché. 
      Remarque : Il y a une limite de 10 caractères pour ce champ.

    • DBA. Inscrivez le nom de la société dans la section « Faire des affaires».  Voir Faire des affaires en tant que.

    • Téléphone professionnel. Saisissez le numéro de téléphone principal dans le champ NANP format (par ex.,  805 555-0100).  La manière dont vous saisissez le numéro de téléphone  détermine  la manière dont il apparaîtra dans Procore.

    • Adresse, Indiquez l'adresse commerciale (par ex.,, l'adresse et le nom de la rue) de la société (par ex., 123 Main Street, 333 South 14th Avenue, etc.). 

    • Numéro de télécopieur professionnel. Saisissez le numéro de télécopieur professionnel de l'utilisateur en utilisant le NANP le format des numéros (par ex., 805 555-0100). La façon dont vous saisissez le numéro de télécopieur ici détermine la manière dont il apparaîtra dans Procore.

    • Ville. Saisissez le nom complet de la ville (par ex., Los Angeles, Santa Barbara, etc.) pour l'adresse du vendeur/de la société (Remarque : épeler toujours le nom complet de la ville et NE PAS saisir d' abréviations). 

    • Adresse électronique. Saisissez l'adresse électronique complète de la société (par ex, info@example.com).

    • Pays. Sélectionnez le nom du pays associé à l'adresse du fournisseur/de la société dans la liste déroulante. 

    • Site Web. Saisissez l'adresse du site Web dans ce champ (par ex., www.example.com). 

    • CODE POSTAL Saisissez le code postal à cinq (5) chiffres associé à l 'adresse du vendeur/de la société (Remarque : Si votre société préfère utiliser le format complet du code postal à 9 chiffres, vous pouvez également saisir le code postal + 4 si vous le souhaitez). 

    • Contact principal. Sélectionnez le nom du contact principal de la société. Pour qu'un nom apparaisse comme sélection dans cette liste, il doit être ajouté au Répertoire des sociétés. Voir Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire de la société.

      Remarques :

    • Signer un contrat. Si votre société ou votre projet est configuré pour utiliser l'intégration Procore + DocuSign, sélectionnez dans cette liste le nom de l'utilisateur qui sera chargé de signer les contrats. L'adresse électronique de cette personne sera ajoutée à DocuSign en tant que destinataire de signature pour les contrats dans l'outil Engagements et contrat principal au niveau du projet, ainsi que pour les ordres de modification de projet (c'est-à-dire, Ordre de modification d'engagement, Ordre de modification de contrat principal et Ordre de modification potentielle de contrat principal).

    •  Contacts de facturation. Sélectionnez le(s) nom(s) du(des) contact(s) de facturation de la société. Pour que le nom d'un utilisateur apparaisse comme une sélection dans cette liste, il doit être inscrit sur une fiche de société dans le Répertoire des sociétés (voir Modifier une société dans le répertoire de la société).
      Remarques :

    • Étiquettes/Mots-clés: Saisissez dans cette case les balises ou mots-clés souhaités . Pour comprendre le fonctionnement des balises/mots-clés dans Procore, voir Comment utiliser les Balises/Mots-clés dans Procore? 

    • Logo. Cliquez sur Téléverser le logo pour ajouter le logo du vendeur à la fiche de la société. Dans la fenêtre Sélectionner une image à téléverser, cliquez sur Choisir un fichier. Sélectionnez ensuite la photo désirée et cliquez sur Téléverser la photo

    • Numéro de licence. Indiquez la licence de l'entrepreneur de la société (par ex., il s'agit du numéro de licence qui a été délivré au vendeur/à la société par l'agence ou le conseil national chargé de l'octroi des licences). 

    • Type d'entité. Sélectionnez soit Australian Business Number (numéro de société australienne) (ABN) ou Numéro d'identification de l'employeur EIN Tapez ensuite le numéro d'identification dans la case prévue à cet effet. 
      Remarque : Pour les numéros ABN, seuls les utilisateurs disposant d'une autorisation de niveau « Admin » peuvent cliquer sur le bouton Vérifier l'ABN. Le système vérifie votre numéro par rapport au système ABN Lookup du gouvernement australien, afin de s'assurer que le numéro ABN du vendeur tel qu'il a été saisi  est actif. Pour obtenir plus de détails, voir Comment vérifier un numéro de société australien (ABN)?

    • Syndicat des travailleurs. Indiquez le nom complet du syndicat associé à la société (par ex., Sheet Metal Workers International Association, International Union of Painters and Allied Trades, etc.) 

    • Pièces jointes. Si vous souhaitez ajouter des pièces jointes, cliquez sur Joindre des fichiers, puis téléchargez les fichiers souhaités sur Procore ou déplacez les fichiers de votre ordinateur dans la zone de glisser-déposer de fichier(s).

  4. Cliquez sur Enregistrer.
    Cela enregistre les informations de contact que vous venez de saisir dans la fiche fournisseur/compagnie.
  5. Si vous souhaitez ajouter des informations de contact pour les personnes du fournisseur/compagnie, continuez avec Ajouter des personnes à la compagnie.

Ajouter des personnes à la compagnie

Vous pouvez ajouter des personnes à une compagnie immédiatement après la création d'une nouvelle compagnie dans votre répertoire. Notez que vous pouvez également ajouter des personnes qui figurent déjà dans le répertoire de la compagnie (voir Ajouter une personne au répertoire de la compagnie pour plus d'informations). Lorsque vous avez enregistré votre compagnie, vous pouvez également ajouter des utilisateurs qui ne sont pas encore dans Procore en suivant les étapes ci-dessous.

  1. Accédez à l’outil Répertoire de la compagnie. 
    Cela affiche la page Répertoire. 
  2. Dans le volet de droite, cliquez sur Ajouter une personne.
    Cela ouvre la fenêtre « Ajouter une personne ». 
  3. Dans la fenêtre « Ajouter une personne », procédez comme suit :
  4. Cliquez sur Créer.
    Vous pouvez maintenant voir toutes les personnes qui ont été ajoutées à la compagnie dans l’ongletPersonnes pour cette compagnie.
  5. Si vous souhaitez ajouter la compagnie à des projets existants, continuez avec Ajouter la compagnie aux projets existants

Ajouter la compagnie aux projets existants

Après avoir ajouté une compagnie au répertoire de la compagnie, procédez comme suit pour l'ajouter à vos autres projets Procore existants :

  1. Accédez à l’outil Répertoire de la compagnie.
  2. Recherchez l'enregistrement de la compagnie souhaitée et cliquez sur Modifier.
  3. Cliquez sur le sous-onglet Projets
    Cela affiche une liste de projets qui ont été créés pour le compte de votre compagnie. La page contient deux listes :
  4. Consultez la liste « Projets auxquels [nom du fournisseur] n'appartient pas ». Cliquez ensuite sur  Ajouter à côté du ou des projets souhaités. 
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Voir aussi

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