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Procore

Ajouter une compagnie au répertoire de la compagnie

Objectif

Ajouter un enregistrement de compagnie dans l'outil Répertoire de la compagnie. 

Contexte

Dans Procore, un enregistrement de compagnie doit être créé pour tous les sous-traitants, fournisseurs, vendeurs et autres entités qui font affaire avec votre organisation. Cet enregistrement contient toutes les informations essentielles à la mission : adresse, contacts, projets et assurance. La création d’un enregistrement dans Procore facilite également la communication avec les employés qui travaillent pour la compagnie. De plus, chaque enregistrement de compagnie dans Procore inclut également un onglet Historique des modifications pour vous permettre de garder une trace des divers changements qui surviennent (par exemple, quand la compagnie a été créée, quand son adresse a été changée, etc.). Seuls les utilisateurs disposant du niveau de permission approprié peuvent ajouter des enregistrements de compagnie à l'outil Répertoire de la compagnie associé à au compte Procore de votre compagnie.

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie avec la permission granulaire « Créer et modifier des compagnies » activée sur votre modèle de permissions.
      OU
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.
  • Si votre compagnie a activé l’outil Intégrations ERP :
  • Information supplémentaire :
    • Si un utilisateur ajoute une nouvelle compagnie à l’outil Répertoire au niveau du projet, un nouvel enregistrement est automatiquement créé dans l’outil Répertoire au niveau de la compagnie. Voir Ajouter une compagnie au répertoire du projet.
    • Si vous souhaitez créer des enregistrements de compagnie/fournisseur en bloc, un utilisateur disposant d'une permission de niveau « Admin » dans l'outil Répertoire peut demander une importation de fournisseur vers le répertoire de la compagnie en contactant votre
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      ou en envoyant un courriel à imports@procore.com. Vous pouvez également effectuer votre propre importation de fournisseur en utilisant l'application Importations de Procore.

Étapes

Ajouter une compagnie

  1. Accédez à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Ajouter une compagnie.
    Cela affiche la fenêtre « Ajouter une compagnie à [Votre nom de compagnie] ».
  3. Complétez les entrée de données comme suit :


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    • Nom de la compagnie. Entrez le nom commercial légal complet de la compagnie (c.-à-d., sous-traitant, vendeur ou fournisseur). Ceci est un champ obligatoire.
      Remarques :

      • Si vous prévoyez exporter des dossiers de fournisseurs vers un système ERP intégré, le champ « Nom de l'entreprise » a des limites de longueur de caractères maximales spécifiques qui ont été précisées par le fournisseur de chaque système
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            at wiki.page()
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        . Pour plus de détails, voir Quelle est la longueur maximale de caractères pour un « Nom de l'entreprise » dans l'outil Répertoire ?
      • Debido a que su organización puede trabajar con una amplia variedad de proveedores en diversas ubicaciones, el Directorio de Compañías no requiere un valor único de "Nombre de la compañía". Esto se debe a que dos (2) proveedores pueden compartir el mismo nombre, pero ser de propiedad y funcionamiento independientes en diferentes ubicaciones (por ejemplo, un contratista llamado "AAA Plumbing" en California puede ser una entidad comercial independiente de la "AAA Plumbing" en Arizona).
      • Si es responsable de agregar compañías a un proyecto de Procore, es importante tener en cuenta que cuando se agregan registros de compañías a un proyecto, puede dar como resultado la aparición de registros "duplicados" para una sola entidad comercial en el Directorio de compañía. Para obtener más información, ver ¿Qué pasa si tengo registros duplicados en el Directorio de compañías?.
    • Téléphone. Entrez le numéro de téléphone principal au format NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous entrez le numéro de téléphone ici détermine comment il apparaîtra dans Procore.
    • Télécopieur. Entrez le numéro de télécopieur principal en utilisant le format numérique NANP (par exemple, 805-555-0100). La manière dont vous entrez le numéro de télécopieur ici détermine la manière dont il apparaîtra dans Procore.
    • Adresse. Saisir l'adresse commerciale (p. ex. l'adresse et le nom de la rue) de l'entreprise (p. ex. 123, rue Principale, 333, 14e avenue sud, etc.).

    • Ville : Saisir le nom complet de la ville (p. ex. Santa Barbara, etc.) pour l'adresse du fournisseur ou de l'entreprise
      (Remarque : Toujours écrire le nom complet de la ville, ne PAS utiliser d'abréviations.)

    • Pays. Sélectionnez le nom du pays associé à l'adresse du fournisseur ou de l'entreprise dans la liste déroulante.

    • État. Sélectionnez l'état associé à l'adresse du fournisseur ou de l'entreprise dans la liste déroulante.

    • Code postal. Saisir le code postal à cinq (5) ou six (6) caractères associé à l'adresse du fournisseur ou de l'entreprise (Remarque : Si votre entreprise préfère utiliser le format de code postal à 9 chiffres complet, vous pouvez également saisir le code postal + 4 si vous le souhaitez).

  4. Cliquez sur Créer.
  5. Continuez avec Mettre à jour les informations de contact de la compagnie.

Mettre à jour les informations de contact de la compagnie

  1. Terminez les étapes dans Ajouter une compagnie.
  2. Cliquez sur Général.

    dba-field.png
     
  3. Sous Informations de contact, complétez l’entrée de données :
    • Nom de la compagnie. Entrez le nom commercial légal complet de la compagnie (c.-à-d., sous-traitant, vendeur ou fournisseur). Ceci est un champ obligatoire.
      Remarques :

      • Si vous prévoyez exporter des dossiers de fournisseurs vers un système ERP intégré, le champ « Nom de l'entreprise » a des limites de longueur de caractères maximales spécifiques qui ont été précisées par le fournisseur de chaque système
        UndefinedNameError: reference to undefined name 'integrations_ERP' (click for details)
        Callstack:
            at (products/online/user-guide/company-level/directory/glossary), /content/body/div[5]/div[6]/div[4]/ul/li[1]/span, line 1, column 1
            at wiki.page()
            at (products/online/user-guide/company-level/directory/tutorials/add-a-company-to-the-company-directory), /content/body/div[4]/div[2]/ol/li[3]/ul/li[1]/div/pre, line 2, column 10
        
        . Pour plus de détails, voir Quelle est la longueur maximale de caractères pour un « Nom de l'entreprise » dans l'outil Répertoire ?
      • Debido a que su organización puede trabajar con una amplia variedad de proveedores en diversas ubicaciones, el Directorio de Compañías no requiere un valor único de "Nombre de la compañía". Esto se debe a que dos (2) proveedores pueden compartir el mismo nombre, pero ser de propiedad y funcionamiento independientes en diferentes ubicaciones (por ejemplo, un contratista llamado "AAA Plumbing" en California puede ser una entidad comercial independiente de la "AAA Plumbing" en Arizona).
      • Si es responsable de agregar compañías a un proyecto de Procore, es importante tener en cuenta que cuando se agregan registros de compañías a un proyecto, puede dar como resultado la aparición de registros "duplicados" para una sola entidad comercial en el Directorio de compañía. Para obtener más información, ver ¿Qué pasa si tengo registros duplicados en el Directorio de compañías?.
    • Nom abrégé. Si vous souhaitez créer un formulaire abrégé pour le nom de l'entreprise, saisissez-le ici. Dans Procore, le nom abrégé apparaîtra aux endroits où le nom complet ne peut pas être affiché.
      Remarque : Il existe une limite de 10 caractères pour ce champ.

    • Faire des affaires en tant que. Saisir le nom Faire des affaires en tant que de l'entreprise. Voir Faire des affaires en tant que.

    • Téléphone commercial. Saisir le numéro de téléphone principal en utilisant le format PNNA (p. ex. (805) 555-0100). La façon de saisir le numéro de téléphone ici détermine la façon qu'il sera affiché dans Procore.

    • Adresse. Saisir l'adresse commerciale (p. ex. l'adresse et le nom de la rue) de l'entreprise (p. ex. 123, rue Principale, 333, 14e avenue sud, etc.).

    • Télécopieur commercial. Saisir le numéro de télécopieur principal de l'utilisateur en utilisant le format de numéro PNNA (p. ex. (805) 555-0100). La façon de saisir le numéro de télécopieur ici détermine la façon qu'il sera affiché dans Procore.

    • Ville : Saisir le nom complet de la ville (p. ex. Santa Barbara, etc.) pour l'adresse du fournisseur ou de l'entreprise
      (Remarque : Toujours écrire le nom complet de la ville, ne PAS utiliser d'abréviations.)

    • Adresse courriel. Saisissez l'adresse courriel complète de la compagnie (par exemple, info@example.com).

    • Pays. Sélectionnez le nom du pays associé à l'adresse du fournisseur ou de l'entreprise dans la liste déroulante.

    • Site Web. Saisir l'adresse du site Web dans ce champ (p. ex. www.example.com).

    • Code postal. Saisir le code postal à cinq (5) ou six (6) caractères associé à l'adresse du fournisseur ou de l'entreprise (Remarque : Si votre entreprise préfère utiliser le format de code postal à 9 chiffres complet, vous pouvez également saisir le code postal + 4 si vous le souhaitez).

    • Contact principal. Sélectionnez le nom du contact principal de la compagnie. Pour qu'un nom apparaisse comme sélection dans cette liste, il ou elle doit être ajouté au répertoire de la compagnie. Voir Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire de la compagnie.

      Remarques :

    • Signataire du contrat. Si votre compagnie ou votre projet est configuré pour utiliser l'intégration Procore + DocuSign, sélectionnez le nom de l'utilisateur qui sera responsable de la signature des contrats dans cette liste. L'adresse courriel de cette personne sera ajoutée à DocuSign en tant que destinataire de la signature pour les contrats dans l'outil Engagements au niveau du projet et Contrat principal, ainsi que pour les variations de projet (c.-à-d. Variation d'engagement, Variation de contrat principal et Variation potentielle de contrat principal).

    • Contacts de facturation. Sélectionnez le(s) nom(s) du(des) contact(s) de facturation pour la compagnie. Pour qu'un nom d'utilisateur apparaisse comme une sélection dans cette liste, il doit être répertorié dans une fiche de compagnie dans le répertoire de la compagnie (voir Ajouter une compagnie dans le répertoire de la compagnie).
      Remarques :

    • Balises/Mots clés. Saisir les balises ou les mots-clés souhaités dans cette case. Pour comprendre le fonctionnement des balises/mots-clés dans Procore, voir Comment utiliser les balises/mots-clés dans Procore ?

    • Logo. Cliquez sur Télécharger un logo pour ajouter le logo du fournisseur au dossier de l'entreprise. Dans la fenêtre Sélectionner une image à télécharger, cliquez sur Choisir un fichier. Sélectionnez ensuite la photo souhaitée et cliquez sur Télécharger la photo.

    • Numéro de licence. Saisir le numéro de la licence d'entrepreneur de l'entreprise (p. ex. il s'agit du numéro de licence qui a été délivré au fournisseur ou à l'entreprise par l'agence ou le conseil d'administration des licences de l'État).

    • Type d'entité. Sélectionnez le numéro de société australienne (ABN) ou le numéro d'identification de l'employeur (EIN). Tapez ensuite le numéro d'identification dans la case prévue à cet effet.
      Remarque : Pour les numéros ABN, seuls les utilisateurs disposant d'une permission de niveau « Admin » peuvent cliquer sur le bouton Vérifier ABN. Cela vérifie la saisie de votre numéro par rapport au système de recherche ABN du gouvernement australien, pour s'assurer que le numéro ABN du fournisseur tel qu'il a été saisi est Actif. Pour plus de détails, voirComment vérifier un numéro de société australienne (ABN)?

    • Syndicat. Saisir le nom complet du syndicat associé à l'entreprise (p. ex. Sheet Metal Workers International Association, International Union of Painters and Allied Trades, etc.).

    • Pièces jointes. Si vous souhaitez ajouter des pièces jointes, cliquez sur Joindre des fichiers, puis téléchargez les fichiers souhaités sur Procore ou déplacez les fichiers de votre ordinateur vers la zone Glisser-déposer des fichiers.

    • Client Procore. Si le fournisseur est également un client Procore, cochez cette case.

  4. Cliquez sur Enregistrer.
    Cela enregistre les informations de contact que vous venez de saisir dans la fiche fournisseur/compagnie.
  5. Si vous souhaitez ajouter des informations de contact pour les personnes du fournisseur/compagnie, continuez avec Ajouter des utilisateurs à la compagnie.

Ajouter des utilisateurs à la compagnie

Les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent ajouter d'autres utilisateurs à la fiche d'une compagnie immédiatement après avoir créé la fiche.

  1. Après avoir enregistré la fiche de la compagnie, cliquez sur + Ajouter un utilisateur. Voir Ajouter un compte d'utilisateur au Répertoire de la compagnie pour plus d'informations.
  2. Si vous souhaitez ajouter la compagnie à des projets existants, continuez avec Ajouter la compagnie aux projets existants

Ajouter la compagnie aux projets existants

Après avoir ajouté une compagnie au répertoire de la compagnie, procédez comme suit pour l'ajouter à vos autres projets Procore existants :

  1. Accédez à l’outil Répertoire de la compagnie.
  2. Recherchez l'enregistrement de la compagnie souhaitée et cliquez sur Modifier.
  3. Cliquez sur l'onglet Projets
    Cela affiche une liste de projets qui ont été créés pour le compte de votre compagnie. La page contient deux listes :
    • Projet [Nom du fournisseur] appartient à. Affiche les noms des projets qui contiennent le dossier fournisseur/entreprise.

    • Projet [Nom du fournisseur] n'appartient pas à. Répertorie les noms des projets qui ne contiennent PAS le dossier fournisseur/entreprise.

  4. Consultez la liste « Projets auxquels [nom du fournisseur] n'appartient pas ». Cliquez ensuite sur  Ajouter à côté du ou des projets souhaités. 
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Voir aussi

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