Ajouter une compagnie au répertoire de la compagnie
Objectif
Ajouter un enregistrement de compagnie dans l'outil Répertoire de la compagnie.
Contexte
Dans Procore, un enregistrement de compagnie doit être créé pour tous les sous-traitants, fournisseurs, vendeurs et autres entités qui font affaire avec votre organisation. Cet enregistrement contient toutes les informations essentielles à la mission: adresse, contacts, projets,bidding et assurance. La création d’un enregistrement dans Procore facilite également la communication avec les employés qui travaillent pour la compagnie. De plus, chaque enregistrement de compagnie dans Procore inclut également un onglet Historique des modifications pour vous permettre de garder une trace des divers changements qui surviennent (par exemple, quand la compagnie a été créée, quand son adresse a été changée, etc.). Seuls les utilisateurs disposant du niveau de permission approprié peuvent ajouter des enregistrements de compagnie à l'outil Répertoire de la compagnie associé à au compte Procore de votre compagnie.
Éléments à considérer
- Niveau de permission requis :
- Permission de niveau « Admin » dans l’outil Répertoire de la compagnie.
- Si votre compagnie a activé l’outil Intégrations ERP :
- Si une compagnie dans le répertoire au niveau de la compagnie est ajoutée en tant que compagnie sur un projet intégré à l'ERP, vous devrez envoyer l’enregistrement de la compagnie dans le répertoire au niveau de la compagnie de à l'outil d'intégration ERP où il doit être accepté pour l'exportation vers votre système ERP intégré par un approbateur comptable. Voir Envoyer une compagnie Procore aux intégrations ERP pour acceptation comptable.
- Informations supplémentaires :
- Si un utilisateur ajoute une nouvelle compagnie à l’outil Répertoire au niveau du projet, un nouvel enregistrement est automatiquement créé dans l’outil Répertoire au niveau de la compagnie. Voir Ajouter une compagnie au répertoire du projet.
- Si vous souhaitez créer des enregistrements de compagnie/fournisseur en bloc, un utilisateur disposant d'une permission de niveau « Admin » dans l'outil Répertoire peut demander une importation de fournisseur au répertoire de la compagnie en contactant votre Procore point of contact ou en envoyant un courriel à imports@procore.com. Vous pouvez également effectuer votre importation de fournisseur en utilisant l'outil Importations de Procore pour Windows.
Flux de travail
Étapes
- Ajouter une compagnie
- Mettre à jour les informations de contact de la compagnie
- Ajouter des personnes à la compagnie
- Ajouter la compagnie aux projets existants
Ajouter une compagnie
- Accédez à l’outil Répertoire auniveau de compagnie .
Cela affiche la page Répertoire de la compagnie. - Cliquez sur Ajouter une compagnie.
Cela affiche la fenêtre « Ajouter une compagnie à [Votre nom de compagnie] ». - Complétez les entrées de données comme suit :
- Cliquez sur Créer.
Cela ajoute le nouvel enregistrement de compagnie dans le répertoire de la compagnie. - Continuez avec Mettre à jour les informations de contact de la compagnie.
Mettre à jour les informations de contact de la compagnie
- Terminez les étapes dans Ajouter une compagnie.
- Cliquez sur Général.
- Sous Informations de contact, complétez l’entrée de données :
- Cliquez sur Enregistrer.
Cela enregistre les informations de contact que vous venez de saisir dans la fiche fournisseur/compagnie. - Si vous souhaitez ajouter des informations de contact pour les personnes du fournisseur/compagnie, continuez avec Ajouter des personnes à la compagnie.
Ajouter des personnes à la compagnie
Vous pouvez ajouter des personnes à une compagnie immédiatement après la création d'une nouvelle compagnie dans votre répertoire. Notez que vous pouvez également ajouter des personnes qui figurent déjà dans le répertoire de la compagnie (voir Ajouter une personne au répertoire de la compagnie pour plus d'informations). Lorsque vous avez enregistré votre compagnie, vous pouvez également ajouter des utilisateurs qui ne sont pas encore dans Procore en suivant les étapes ci-dessous.
- Accédez à l’outil Répertoire de la compagnie.
Cela affiche la page Répertoire. - Dans le volet de droite, cliquez sur Ajouter une personne.
Cela ouvre la fenêtre « Ajouter une personne ». - Dans la fenêtre « Ajouter une personne », procédez comme suit :
- Cliquez sur Créer.
Vous pouvez maintenant voir toutes les personnes qui ont été ajoutées à la compagnie dans l’ongletPersonnes pour cette compagnie. - Si vous souhaitez ajouter la compagnie à des projets existants, continuez avec Ajouter la compagnie aux projets existants.
Ajouter la compagnie aux projets existants
Après avoir ajouté une compagnie au répertoire de la compagnie, procédez comme suit pour l'ajouter à vos autres projets Procore existants :
- Accédez à l’outil Répertoire de la compagnie.
- Recherchez l'enregistrement de la compagnie souhaitée et cliquez sur Modifier.
- Cliquez sur le sous-onglet Projets.
Cela affiche une liste de projets qui ont été créés pour le compte de votre compagnie. La page contient deux listes : - Consultez la liste « Projets auxquels [nom du fournisseur] n'appartient pas ». Cliquez ensuite sur Ajouter à côté du ou des projets souhaités.
- Cliquez sur Enregistrer.