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Procore

Ajouter une compagnie au répertoire de la compagnie

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  2. Enregistrer en tant que PDF

Objectif

Ajouter un enregistrement de compagnie dans l'outil Répertoire de la compagnie. 

Contexte

Dans Procore, un enregistrement de compagnie doit être créé pour tous les sous-traitants, fournisseurs, vendeurs et autres entités qui font affaire avec votre organisation. Cet enregistrement contient toutes les informations essentielles à la mission : adresse, contacts, projets et assurance. La création d’un enregistrement dans Procore facilite également la communication avec les employés qui travaillent pour la compagnie. De plus, chaque enregistrement de compagnie dans Procore inclut également un onglet Historique des modifications pour vous permettre de garder une trace des divers changements qui surviennent (par exemple, quand la compagnie a été créée, quand son adresse a été changée, etc.). Seuls les utilisateurs disposant du niveau de permission approprié peuvent ajouter des enregistrements de compagnie à l'outil Répertoire de la compagnie associé à au compte Procore de votre compagnie.

Éléments à considérer

Étapes

Ajouter une compagnie

  1. Accédez à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Ajouter une compagnie.
    Cela affiche la fenêtre « Ajouter une compagnie à [Votre nom de compagnie] ».
  3. Complétez l’entrée de données comme suit :

    • Nom. Entrez le nom commercial légal complet de la compagnie (c.-à-d. Sous-traitant, fournisseur, etc.). Ceci est un champ obligatoire.
      Remarques :

      • Si vous prévoyez d'exporter des enregistrements de fournisseur vers un système ERP intégré , le champ « Nom de la compagnie » a des limites de longueur de caractère maximale spécifiques qui ont été spécifiées par le fournisseur de chaque système (e.g., Integration by Procore: Viewpoint® Spectrum®, Integration by Ryvit: Viewpoint® Vista™, QuickBooks®, Sage 100 Contractor®, or Sage 300 CRE®). Pour plus de détails, voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour un « nom de compagnie » dans l'outil Répertoire?
      • Debido a que su organización puede trabajar con una amplia variedad de proveedores en diversas ubicaciones, el Directorio de Compañías no requiere un valor único de "Nombre de la compañía". Esto se debe a que dos (2) proveedores pueden compartir el mismo nombre, pero ser de propiedad y funcionamiento independientes en diferentes ubicaciones (por ejemplo, un contratista llamado "AAA Plumbing" en California puede ser una entidad comercial independiente de la "AAA Plumbing" en Arizona).
      • Si es responsable de agregar compañías a un proyecto de Procore, es importante tener en cuenta que cuando se agregan registros de compañías a un proyecto, puede dar como resultado la aparición de registros "duplicados" para una sola entidad comercial en el Directorio de compañía. Para obtener más información, ver ¿Qué pasa si tengo registros duplicados en el Directorio de compañías?.
    • Téléphone. Entrez le numéro de téléphone principal au format NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous entrez le numéro de téléphone ici détermine comment il apparaîtra dans Procore.
    • Télécopieur. Entrez le numéro de télécopieur principal en utilisant le format numérique NANP (par exemple, 805-555-0100). La manière dont vous entrez le numéro de télécopieur ici détermine la manière dont il apparaîtra dans Procore.

    • Dirección. Escriba la dirección comercial (por ejemplo, dirección y nombre de la calle) de la compañía (por ejemplo, 123 Main Street, 333 South 14th Avenue, etc.). 

    • Ciudad. Escriba el nombre completo de la ciudad (por ejemplo, Los Ángeles, Santa Bárbara, etc.) para la dirección del vendedor/compañía (Nota: Escriba siempre el nombre completo de la ciudad y  NO introduzca abreviaturas). 

    • País. Seleccione el nombre del país asociado con la dirección del proveedor/compañía en la lista desplegable. 

    • Estado. Seleccione el estado asociado con la dirección del proveedor/compañía en la lista desplegable. 

    • Code postal. Entrez le code postal à cinq (5) chiffres associé à l'adresse du fournisseur/de la compagnie (Remarque : Si votre compagnie préfère utiliser le format de code postal à 9 chiffres complet, vous pouvez également entrer le code postal + 4 si vous le souhaitez).

  4. Cliquez sur Créer.
  5. Continuez avec Mettre à jour les informations de contact de la compagnie.

Mettre à jour les informations de contact de la compagnie

  1. Terminez les étapes dans Ajouter une compagnie.
  2. Cliquez sur l'onglet Général .

    directory-add-company-to-company-directory.png
     

    Le contenu de l'image peut ne pas refléter avec précision l'état actuel du système, et/ou il peut être obsolète.

  3. Sous Informations de contact, complétez l’entrée de données :

    • Nom. Entrez le nom commercial légal complet de la compagnie (c.-à-d. Sous-traitant, fournisseur, etc.). Ceci est un champ obligatoire.
      Remarques :

      • Si vous prévoyez d'exporter des enregistrements de fournisseur vers un système ERP intégré , le champ « Nom de la compagnie » a des limites de longueur de caractère maximale spécifiques qui ont été spécifiées par le fournisseur de chaque système (e.g., Integration by Procore: Viewpoint® Spectrum®, Integration by Ryvit: Viewpoint® Vista™, QuickBooks®, Sage 100 Contractor®, or Sage 300 CRE®). Pour plus de détails, voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour un « nom de compagnie » dans l'outil Répertoire?
      • Debido a que su organización puede trabajar con una amplia variedad de proveedores en diversas ubicaciones, el Directorio de Compañías no requiere un valor único de "Nombre de la compañía". Esto se debe a que dos (2) proveedores pueden compartir el mismo nombre, pero ser de propiedad y funcionamiento independientes en diferentes ubicaciones (por ejemplo, un contratista llamado "AAA Plumbing" en California puede ser una entidad comercial independiente de la "AAA Plumbing" en Arizona).
      • Si es responsable de agregar compañías a un proyecto de Procore, es importante tener en cuenta que cuando se agregan registros de compañías a un proyecto, puede dar como resultado la aparición de registros "duplicados" para una sola entidad comercial en el Directorio de compañía. Para obtener más información, ver ¿Qué pasa si tengo registros duplicados en el Directorio de compañías?.

    • Nom abrégé. Si vous souhaitez créer un formulaire abrégé pour le nom de la compagnie, saisissez-le ici. Dans Procore, le nom abrégé apparaîtra aux endroits où le nom complet ne peut pas être affiché.
      Remarque : Il existe une limite de 10 caractères pour ce champ.

    • DBA. Entrez le nom Faire des affaires en tant que de la compagnie. Voir Faire des affaires en tant que.

    • Téléphone d’affaires. Entrez le numéro de téléphone principal en format NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous saisissez le numéro de téléphone ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.

    • Dirección. Escriba la dirección comercial (por ejemplo, dirección y nombre de la calle) de la compañía (por ejemplo, 123 Main Street, 333 South 14th Avenue, etc.). 

    • Télécopieur d’affaires. Entrez le numéro de télécopieur principal de l’utilisateur en utilisant le format de numéro NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous entrez le numéro de télécopieur ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.

    • Ciudad. Escriba el nombre completo de la ciudad (por ejemplo, Los Ángeles, Santa Bárbara, etc.) para la dirección del vendedor/compañía (Nota: Escriba siempre el nombre completo de la ciudad y  NO introduzca abreviaturas). 

    • Adresse courriel. Saisissez l’adresse courriel complète de la compagnie (par exemple, info@example.com).

    • País. Seleccione el nombre del país asociado con la dirección del proveedor/compañía en la lista desplegable. 

    • Sitio web. Escriba la dirección del sitio web en este campo (por ejemplo, www.example.com). 

    • Code postal. Entrez le code postal à cinq (5) chiffres associé à l'adresse du fournisseur/de la compagnie (Remarque : Si votre compagnie préfère utiliser le format de code postal à 9 chiffres complet, vous pouvez également entrer le code postal + 4 si vous le souhaitez).

    • Contact principal. Sélectionnez le nom du contact principal de la compagnie. Pour qu'un nom apparaisse comme sélection dans cette liste, le compte utilisateur du contact doit être ajouté au répertoire de la compagnie. Voir Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire de la compagnie. En outre :

    • Firmante del contrato. Si su compañía o su proyecto están configurados para utilizar la integración Procore + DocuSign, seleccione en esta lista el nombre del usuario que se encargará de firmar los contratos. La dirección de correo electrónico de esta persona se añadirá a DocuSign como receptor de la firma para los contratos en la herramienta de Contratos y Contrato primario a nivel de Proyecto, así como para las órdenes de cambio de proyecto (es decir, Orden de cambio del contrato, Orden de cambio de contrato primario y Orden de cambio potencial de contrato primario).

    • Contacts de facturation . Sélectionnez le compte utilisateur de la personne que vous souhaitez désigner comme contact de facturation de la compagnie pour les bons de commande et les contrats de sous- traitance . Pour apparaître comme une sélection dans cette liste, le compte d'utilisateur doit être ajouté à l'onglet « Utilisateurs » de la fiche de la compagnie dans le répertoire de la compagnie. Voir Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire de la compagnie . Important!Pour des informations importantes sur les contacts de facturation, voir Qu'est-ce qu'un contact de facturation ?

    • Étiquettes /Mots-clés. Entrez les étiquettes ou mots-clés souhaités dans cette zone. Pour comprendre le fonctionnement des étiquettes/mots-clés dans Procore, consultez Comment utiliser les étiquettes/mots-clés dans Procore?

    • Logo. Cliquez sur Téléverser le logo pour ajouter le logo du fournisseur à l'enregistrement de la compagnie. Dans la fenêtre Sélectionner une image à téléverser, cliquez sur Choisir un fichier. Sélectionnez ensuite la photo souhaitée et cliquez sur Téléverser photo.

    • Número de licencia. Introduzca la licencia de contratista de la compañía (por ejemplo, este es el número de licencia que ha sido emitido al proveedor/compañía por la agencia o junta de licencias del estado). 

    • Type d'entité. Selon votre pays, sélectionnez le numéro de compagnie australien (NCA) ou le numéro d'identification de l'employeur (EIN). Tapez ensuite le numéro d'identification dans la case prévue à cet effet.

      flag-australia.pngL’option ABN (Numéro d'entreprise australien) a été conçue pour être utilisée par les clients Procore en Australie. Une fois qu’une compagnie et son ABN (Numéro d'entreprise australien) ont été ajoutées au répertoire, le bouton Vérifier ABN (Numéro d'entreprise australien) est disponible pour vérifier le statut du ABN (Numéro d'entreprise australien) en utilisant le système de recherche ABN (Numéro d'entreprise australien) du gouvernement australien. Pour plus de détails, voir Comment vérifier un Australian Business Number (ABN (Numéro d'entreprise australien))?

    • Sindicato de mano de obra. Escriba el nombre completo del sindicato de la mano de obra asociado a la compañía (por ejemplo, Asociación Internacional de Trabajadores de la Metalurgia, Unión Internacional de Pintores y Oficios Afines, etc.). 

    • Archivos adjuntos. Si desea agregar cualquier archivo adjunto, haga clic en Adjuntar archivos y luego cargue los archivos deseados en Procore o mueva cualquier archivo de su computadora al área de  Arrastrar y soltar archivos.

  4. Cliquez sur Enregistrer.
  5. Cela enregistre les informations de contact que vous venez de saisir dans la fiche fournisseur/compagnie.
  6. Si vous souhaitez ajouter des informations de contact pour les personnes du fournisseur/compagnie, continuez avec Ajouter des utilisateurs à la compagnie.

Ajouter des utilisateurs à la compagnie

Les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent ajouter d'autres utilisateurs à la fiche d'une entreprise immédiatement après avoir créé la fiche.

  1. Après avoir enregistré la fiche de la compagnie, cliquez sur + Ajouter un utilisateur. Voir Ajouter un compte d'utilisateur au Répertoire de la compagnie pour plus d'informations.
  2. Si vous souhaitez ajouter la compagnie à des projets existants, continuez avec Ajouter la compagnie aux projets existants. 

Ajouter la compagnie aux projets existants

Après avoir ajouté une compagnie au répertoire de la compagnie, procédez comme suit pour l'ajouter à vos autres projets Procore existants :

  1. Accédez à l’outil Répertoire de la compagnie.
  2. Recherchez l'enregistrement de la compagnie souhaitée et cliquez sur Modifier.
  3. Cliquez sur l'onglet Projets. 
    Cela affiche une liste de projets qui ont été créés pour le compte de votre compagnie. La page contient deux listes :

    • Proyectos a los que [nombre del proveedor] pertenece. Muestra los nombres de los proyectos que contienen este registro de proveedor/compañía. 

    • Proyectos a los que [Nombre del proveedor] no pertenece. Enumere los nombres de los proyectos que NO contienen este registro de proveedor/compañía. 

  4. Consultez la liste « Projets auxquels [nom du fournisseur] n'appartient pas ». Cliquez ensuite sur  Ajouter à côté du ou des projets souhaités. 
  5. Cliquez sur Enregistrer.