Ajouter une compagnie au répertoire de la compagnie

Ajouter une compagnie

1. Accédez à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.
2. Cliquez sur Ajouter une compagnie.

3.  Version limitée

   Ce flux de travail est actuellement disponible en anglais aux États-Unis et au Canada. En savoir plus.

   • Entrez le « Nom de la compagnie » et cliquez sur Rechercher pour rechercher la compagnie dans le réseau de construction Procore.
   • Dans les résultats de la recherche, effectuez l'une des actions suivantes :
     • Cliquez sur Ajouter à côté de la compagnie que vous souhaitez ajouter à votre répertoire.
       Remarque : La compagnie est ajoutée en tant que compagnie connectée et le nom, l'adresse, le site Web et le numéro de téléphone de la compagnie sont ajoutés à votre répertoire. Vous pouvez mettre à jour les informations de la compagnie dans votre répertoire.
     • Cliquez sur Ajouter une compagnie manuellement pour continuer à ajouter la compagnie.
4. Complétez l’entrée de données comme suit :

   • Nom. Entrez le nom commercial légal complet de la compagnie (c.-à-d. Sous-traitant, fournisseur, etc.). Ceci est un champ obligatoire.
     Remarques :

     • Si vous prévoyez d’exporter des enregistrements de fournisseur vers un système ERP intégré, le champ « Nom de la société » a des limites de longueur de caractères maximales spécifiques qui ont été spécifiées par le fournisseur de chaque système (par ex., Intégration par Procore : Viewpoint® Spectrum®, Intégration par Ryvit–: Viewpoint® Vista™, QuickBooks®, Sage 100 Contractor®, Sage 300 CRE®, etc.). Pour plus de détails, voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour un « Nom de compagnie » dans l’outil Répertoire ?
     • Étant donné que votre organisation peut travailler avec une grande variété de fournisseurs dans divers lieux, le Répertoire de la compagnie ne nécessite pas de valeur unique pour le « Nom de la compagnie ». En effet, deux (2) fournisseurs peuvent partager le même nom, mais être détenus et exploités indépendamment dans des lieux différents (par exemple, un sous- sous-traitant nommé « AAA Plumbing » en Californie peut être une entité commerciale distincte de « AAA Plumbing » en Arizona) .
     • Si vous êtes responsable de l’ajout de compagnies à un projet Procore, il est important de savoir que lorsque vous ajoutez des enregistrements de compagnie à un projet, il peut entraîner l’apparition de dossiers « en double » pour une seule entité commerciale dans le répertoire de la compagnie. Pour plus d’informations, voir Que se passe-t-il si j’ai des enregistrements en double dans le répertoire de la compagnie ?.
   • Téléphone. Entrez le numéro de téléphone principal au format NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous entrez le numéro de téléphone ici détermine comment il apparaîtra dans Procore.
   • Télécopieur. Entrez le numéro de télécopieur principal en utilisant le format numérique NANP (par exemple, 805-555-0100). La manière dont vous entrez le numéro de télécopieur ici détermine la manière dont il apparaîtra dans Procore.

   • Adresse. Saisissez l'adresse commerciale (p. ex. l'adresse et le nom de la rue) de la compagnie (p. ex. 123, rue Principale, 333, 14e avenue sud, etc.). 

   • Ville. Entrez le nom complet de la ville (par exemple, Los Angeles, Santa Barbara, etc.) pour l’adresse du fournisseur/compagnie (Remarque: Indiquez toujours le nom complet de la ville et n’entrez PAS abréviations). 

   • Pays. Sélectionnez le nom du pays associé à l’adresse du fournisseur/de la compagnie dans la liste déroulante. 

   • État. Sélectionnez l’état associé à l’adresse du fournisseur/de la compagnie dans la liste déroulante. 

   • Code postal. Entrez le code postal à cinq (5) chiffres associé à l'adresse du fournisseur/de la compagnie (Remarque : Si votre compagnie préfère utiliser le format de code postal à 9 chiffres complet, vous pouvez également entrer le code postal + 4 si vous le souhaitez).

5. Cliquez sur Créer.
6. Continuez avec Mettre à jour les informations de contact de la compagnie.

Mettre à jour les informations de contact de la compagnie

1. Terminez les étapes dans Ajouter une compagnie.
2. Cliquez sur l'onglet Général .
   
   
    

   Le contenu de l'image peut ne pas refléter avec précision l'état actuel du système, et/ou il peut être obsolète.

3. Sous Informations de contact, complétez l’entrée de données :

   • Nom. Entrez le nom commercial légal complet de la compagnie (c.-à-d. Sous-traitant, fournisseur, etc.). Ceci est un champ obligatoire.
     Remarques :

     • Si vous prévoyez d’exporter des enregistrements de fournisseur vers un système ERP intégré, le champ « Nom de la société » a des limites de longueur de caractères maximales spécifiques qui ont été spécifiées par le fournisseur de chaque système (par ex., Intégration par Procore : Viewpoint® Spectrum®, Intégration par Ryvit–: Viewpoint® Vista™, QuickBooks®, Sage 100 Contractor®, Sage 300 CRE®, etc.). Pour plus de détails, voir Quelle est la longueur maximale des caractères pour un « Nom de compagnie » dans l’outil Répertoire ?
     • Étant donné que votre organisation peut travailler avec une grande variété de fournisseurs dans divers lieux, le Répertoire de la compagnie ne nécessite pas de valeur unique pour le « Nom de la compagnie ». En effet, deux (2) fournisseurs peuvent partager le même nom, mais être détenus et exploités indépendamment dans des lieux différents (par exemple, un sous- sous-traitant nommé « AAA Plumbing » en Californie peut être une entité commerciale distincte de « AAA Plumbing » en Arizona) .
     • Si vous êtes responsable de l’ajout de compagnies à un projet Procore, il est important de savoir que lorsque vous ajoutez des enregistrements de compagnie à un projet, il peut entraîner l’apparition de dossiers « en double » pour une seule entité commerciale dans le répertoire de la compagnie. Pour plus d’informations, voir Que se passe-t-il si j’ai des enregistrements en double dans le répertoire de la compagnie ?.

   • Nom abrégé. Si vous souhaitez créer un formulaire abrégé pour le nom de la compagnie, saisissez-le ici. Dans Procore, le nom abrégé apparaîtra aux endroits où le nom complet ne peut pas être affiché.
     Remarque : Il existe une limite de 10 caractères pour ce champ.

   • DBA. Entrez le nom Faire des affaires en tant que de la compagnie. Voir Faire des affaires en tant que.

   • Téléphone d’affaires. Entrez le numéro de téléphone principal en format NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous saisissez le numéro de téléphone ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.

   • Adresse. Saisissez l'adresse commerciale (p. ex. l'adresse et le nom de la rue) de la compagnie (p. ex. 123, rue Principale, 333, 14e avenue sud, etc.). 

   • Télécopieur d’affaires. Entrez le numéro de télécopieur principal de l’utilisateur en utilisant le format de numéro NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous entrez le numéro de télécopieur ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.

   • Ville. Entrez le nom complet de la ville (par exemple, Los Angeles, Santa Barbara, etc.) pour l’adresse du fournisseur/compagnie (Remarque: Indiquez toujours le nom complet de la ville et n’entrez PAS abréviations). 

   • Adresse courriel. Saisissez l’adresse courriel complète de la compagnie (par exemple, info@example.com).

   • Pays. Sélectionnez le nom du pays associé à l’adresse du fournisseur/de la compagnie dans la liste déroulante. 

   • Site Web. Entrez l'adresse du site Web dans ce champ (par exemple, www.example.com). 

   • Code postal. Entrez le code postal à cinq (5) chiffres associé à l'adresse du fournisseur/de la compagnie (Remarque : Si votre compagnie préfère utiliser le format de code postal à 9 chiffres complet, vous pouvez également entrer le code postal + 4 si vous le souhaitez).

   • Contact principal. Sélectionnez le nom du contact principal de la compagnie. Pour qu'un nom apparaisse comme sélection dans cette liste, le compte utilisateur du contact doit être ajouté au répertoire de la compagnie. Voir Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire de la compagnie. En outre :

     • Le contact principal recevra une notification par courriel automatique dans les deux (2) semaines suivant la date d'expiration d'une police d'assurance, si la case Envoyer une notification d'expiration? est sélectionnée.Voir Ajouter une assurance pour un fournisseur dans le répertoire de la compagnie.
     • Le contact principal ne sera PAS répertorié dans la liste des courriels de notification d’assurance au niveau de l’entreprise de l’outil Admin.

   • Signataire du contrat. Si votre compagnie ou votre projet est configuré pour utiliser l’intégration Procore + DocuSign, sélectionnez le nom de l’utilisateur qui sera responsable de la signature de contrats dans cette liste. L’adresse courriel de cette personne sera ajoutée à DocuSign en tant que destinataire de signature pour les contrats dans l’outil Engagements au niveau du projet et Contrat principal, ainsi que pour les ordres de changement au projet (c’est-à-dire les ordre de changement à l'engagement, l’ordre de changement au contrat principal et l’ordre de changement potentiel au contrat principal).

   • Contacts de facturation . Sélectionnez le compte utilisateur de la personne que vous souhaitez désigner comme contact de facturation de la compagnie pour les bons de commande et les contrats de sous- traitance . Pour apparaître comme une sélection dans cette liste, le compte d'utilisateur doit être ajouté à l'onglet « Utilisateurs » de la fiche de la compagnie dans le répertoire de la compagnie. Voir Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire de la compagnie . Important!Pour des informations importantes sur les contacts de facturation, voir Qu'est-ce qu'un contact de facturation ?

   • Étiquettes /Mots-clés. Entrez les étiquettes ou mots-clés souhaités dans cette zone. Pour comprendre le fonctionnement des étiquettes/mots-clés dans Procore, consultez Comment utiliser les étiquettes/mots-clés dans Procore?

   • Logo. Cliquez sur Téléverser le logo pour ajouter le logo du fournisseur à l'enregistrement de la compagnie. Dans la fenêtre Sélectionner une image à téléverser, cliquez sur Choisir un fichier. Sélectionnez ensuite la photo souhaitée et cliquez sur Téléverser photo.

   • Numéro de licence. Entrez la licence de l’entrepreneur de la compagnie (par exemple, il s’agit du numéro de licence qui a été émis au fournisseur/compagnie par l’agence d’autorisation ou le conseil d’administration de l’État). 

   • Type d'entité. Selon votre pays, sélectionnez le numéro de compagnie australien (NCA) ou le numéro d'identification de l'employeur (EIN). Tapez ensuite le numéro d'identification dans la case prévue à cet effet.

     L’option ABN (Numéro d'entreprise australien) a été conçue pour être utilisée par les clients Procore en Australie. Une fois qu’une compagnie et son ABN (Numéro d'entreprise australien) ont été ajoutées au répertoire, le bouton Vérifier ABN (Numéro d'entreprise australien) est disponible pour vérifier le statut du ABN (Numéro d'entreprise australien) en utilisant le système de recherche ABN (Numéro d'entreprise australien) du gouvernement australien. Pour plus de détails, voir Comment vérifier un Australian Business Number (ABN (Numéro d'entreprise australien))?

   • Syndicat. Entrez le nom complet du syndicat associé à l’entreprise (par exemple, Sheet Metal Workers International Association, International Union of Painters and Allied Trades, etc.). 

   • Pièces jointes. Si vous souhaitez ajouter des pièces jointes, cliquez sur Joindre des fichiers , puis téléversez les fichiers souhaités sur Procore ou déplacez des fichiers de votre ordinateur vers la zone de fichier(s) .

4. Cliquez sur Enregistrer.
5. Cela enregistre les informations de contact que vous venez de saisir dans la fiche fournisseur/compagnie.
6. Si vous souhaitez ajouter des informations de contact pour les personnes du fournisseur/compagnie, continuez avec Ajouter des utilisateurs à la compagnie.

Ajouter des utilisateurs à la compagnie

Les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent ajouter d'autres utilisateurs à la fiche d'une entreprise immédiatement après avoir créé la fiche.

1. Après avoir enregistré la fiche de la compagnie, cliquez sur + Ajouter un utilisateur. Voir Ajouter un compte d'utilisateur au Répertoire de la compagnie pour plus d'informations.
2. Si vous souhaitez ajouter la compagnie à des projets existants, continuez avec Ajouter la compagnie aux projets existants. 

Ajouter la compagnie aux projets existants

Après avoir ajouté une compagnie au répertoire de la compagnie, procédez comme suit pour l'ajouter à vos autres projets Procore existants :

1. Accédez à l’outil Répertoire de la compagnie.
2. Recherchez l'enregistrement de la compagnie souhaitée et cliquez sur Modifier.
3. Cliquez sur l'onglet Projets. 
   Cela affiche une liste de projets qui ont été créés pour le compte de votre compagnie. La page contient deux listes :

   • Le nom du fournisseur appartient. Affiche les noms des projets contenant cet enregistrement de fournisseur/compagnie. 

   • Les projets auxquels [nom du Fournisseur ] n'appartient pas. Répertorie les noms des projets qui ne contiennent PAS cet enregistrement de fournisseur/compagnie. 

4. Consultez la liste « Projets auxquels [nom du fournisseur] n'appartient pas ». Cliquez ensuite sur  Ajouter à côté du ou des projets souhaités. 
5. Cliquez sur Enregistrer.