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Procore

Créer des périodes de facturation manuelle

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Objectif

Pour créer manuellement une nouvelle période de facturation pour les factures de sous-traitant d'un projet.

Contexte

Une période de facturation définit le cycle de facturation utilisé par l'équipe d'un projet et les contacts de facturation sur les factures et les facturations progressives de Procore. En plus de définir la fréquence du cycle de facturation (par exemple, mensuelle ou hebdomadaire), une période de facturation définit également la date de début/fin du cycle de facturation et la date d'échéance de la facture ou de la facturation proportionnelle. 

Exemples

Les périodes de facturation courantes comprennent :

  • Mensuel
    Voici des exemples de périodes de facturation mensuelles courantes :
    • Commence le 1er jour d’un mois et se termine le 30 du même mois.
    • Commence le 15 d’un mois et se termine le 14 du mois suivant. 
  • Hebdomadaire 
    Des exemples de périodes de facturation hebdomadaires courantes sont présentés ci-dessous :
    • Commence le dimanche de cette semaine et se termine le samedi de cette semaine.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
      Remarques
      • Les permissions d’accès aux outils facturation et facturation avancée sont régies par les permissions définies sur les engagements et/ou les contrats clients, le financement ou l’outil Contrats principaux. Les noms de l’outil Procore varient selon la langue ou le dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l’application Web Procore?
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact facture employé par une compagnie effectuant du travail sur un projet géré dans Procore, votre capacité pour effectuer des tâches liées à facture est déterminé par le titulaire de l’compte de la compagnie Procore. Les paramètres que le titulaire de la compte peuvent choisir de fournir à vous inclure :
        • Un compte d’utilisateur Procore.
        • Permissions d’accès à l’outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
        • Adhésion à la liste « Privée » d’un contrat ou d’un financement spécifique
        • Désigné comme « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
    Information supplémentaire :
    • Vous ne pouvez créer des périodes de facturation que dans l’outil Facturation du projet. Vous ne pouvez pas créer de périodes de facturation au niveau de la compagnie.
    • Une (1) seule période de facturation à la fois peut présenter le statut « Ouvert ».
    • Lorsque vous créez une nouvelle période de facturation, Procore définit automatiquement son statut sur « Ouvert ». Le statut de la période de facturation précédente est automatiquement défini sur « Fermé ».
    • Pour les projets utilisant l'outil Coûts directs, une période de facturation détermine également les coûts directs à inclure sur une facture. 
    • Pour compiler avec succès des sauvegardes de factures, les périodes de facturation qui correspondent aux facture sélectionnées doivent exister. Pour en savoir plus, voir Créer des périodes de facturation automatiques et Créer des périodes de facturation manuelles.

Étapes

  1. Accédez à l’outil Facturation ou Facturation avancée du projet.
    Remarque
    Le nom de l’outil Procore dans votre environnement dépend de la langue ou du dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l’application Web Procore?
  2. Facultatif : Cliquez sur l'onglet Périodes de facturation.
  3. Cliquez sur le bouton Créer une période de facturation.
    start-new-billing-period.png
  4. Dans la boîte de dialogue « Configurer la période de facturation », cliquez sur Manuel.
  5. Sous « Manuel », cliquez sur les commandes du calendrier pour sélectionner les dates de votre période de facturation :
    set-up-manual-billing-period.png
    • Du : Indique la date de début de la période de facturation.
    • Au : Indique la date de fin de la période de facturation.
    • Date d'échéance : indique la date à laquelle le contact chargé de la facturation doit soumettre la facture actuelle. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
      Remarques
      • Pour créer une nouvelle facture une fois la « Date d'échéance » passée, votre compte utilisateur Procore doit disposer des permissions « Admin » dans l'outil Engagements.
      • Une fois la date d’échéance passée, un contact de facturation ne peut plus créer un nouveau sous-traitant facture. Cependant, vous pouvez modifier un facture existant et soumettre ce facture pour paiement si l’facture est au statut « Ébauche » ou « Réviser et soumettre à nouveau ». Pour plus de détails, voir Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.
  6. Cliquez sur Créer.
    Procore crée la nouvelle période de facturation et la définit sur « Ouverte ». Si vous avez précédemment créé une période de facturation, Procore définit également automatiquement cette période de facturation sur « Fermée ».
     Conseil

    Quelle est la prochaine étape?Après avoir créé une période de facturation, choisissez l'une de ces options pour créer une facture :