Guide de configuration de la Planification de la main-d'œuvre

La planification de la main-d'œuvre est un outil puissant qui vous donne un aperçu en temps réel de la disponibilité et des compétences de votre main-d'œuvre avec un centre de planification et de communication centralisé pour les entrepreneurs spécialisés et les entrepreneurs généraux.

Ce guide vous guide à travers les principales configurations pour configurer la planification de la main-d'œuvre pour votre organisation. 

Les groupes sont la façon dont tous les projets et les personnes sont organisés pour la planification de la main-d'œuvre. Lorsque vous utilisez l'outil Planification de la main-d'œuvre, toutes les informations sur les personnes, les projets, les affectations et les demandes sont affichées dans le contexte du groupe. 

• Permissions d'utilisateur requises
• Toutes les personnes et tous les projets doivent être associés à au moins un groupe. 
• Si une personne est « attribuable » et appartient à plusieurs groupes, elle peut se voir attribuer des affectations de main -d'œuvre dans n'importe quel groupe dont elle fait partie.
• Toutes les personnes, tous les projets, tous les titres de poste et toutes les étiquettes actifs doivent être supprimés d'un groupe avant que vous puissiez le supprimer.
  Remarque : Procore peut avoir besoin d'aider s'il y a un administrateur actif qui appartient à un groupe, car les administrateurs ne peuvent actuellement pas être supprimés d'un groupe dans Procore.

Les intitulés de poste vous aident à organiser votre main-d'œuvre. En fonction de la tâche que vous effectuez, vous pouvez rechercher et filtrer des personnes par titre de poste. Vous pouvez également utiliser les titres de poste pour affecter des personnes à des rôles de projet pour des projets spécifiques.

• Permissions d'utilisateur requises
• Les titres de poste peuvent être commandés à l'aide de la réorganisation  icône. Cela déterminera l'ordre d'affichage des titres de poste dans tous les menus de ce champ.
  Remarque : Procore recommande d'organiser l'ordre en fonction de votre niveau d'ancienneté ou de votre chaîne de commandement.

1. Accédez à l’outil Planification de la main-d’œuvre au niveau de la compagnie.
2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres .
3. Cliquez sur Titres du poste.
4. Cliquez sur Nouveau.
5. Configurez vos intitulés de poste avec les propriétés suivantes :
   Remarque : Les champs obligatoires ont un astérisque (*).
   1. Nom* . Entrez le nom des intitulés de poste.
   2. Couleur. Entrez la couleur des titres de poste.
   3. Type. Sélectionnez si le travail est payé à l’heure ou salariaux.
   4. Accessible globalement à tous les groupes. Cochez cette case à cocher si vous souhaitez rendre ce titre de poste disponible dans tous les groupes. Voir Configurer les groupes pour la planification de la main-d’œuvre.
   5. Groupes*. Si vous avez choisi de limiter l’étiquette à l’option disponible dans tous les groupes, sélectionnez les groupes auxquels avoir accès au titre du poste.
   6. Taux horaire. Saisissez le taux horaire par défaut ou le taux horaire moyen pour ce titre de poste.
      Note: Il s’agit généralement du taux général du titre du poste et utilisé pour les prévisions ou l’estimation.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Les étiquettes sont des critères spécifiques qui peuvent être ajoutés à la fois aux personnes et aux projets dans la planification de la main-d'œuvre. Les étiquettes peuvent être filtrées pour vous aider à vous organiser et à trouver rapidement des personnes et des projets qui correspondent à ces critères. 

• Permissions d'utilisateur requises
• Les étiquettes peuvent être catégorisées.
• Les étiquettes peuvent être attribuées à des personnes, des projets ou des demandes.
• Les étiquettes des personnes et des projets peuvent apparaître lorsque leurs codes QR sont numérisés. Voir Configurer les codes QR pour la Planification de la main-d'œuvre.
• Les dates d'expiration et les avertissements pour les dates d'expiration à venir peuvent être configurés avec des étiquettes pour alerter lorsque des éléments tels que des certifications peuvent expirer. Voir Comment utiliser des étiquettes avec des dates d'expiration dans Workforce Planning?
  Remarques :
  • Les dates d'expiration ne sont suivies que pour les personnes, pas pour les projets.
  • Pour que les utilisateurs reçoivent des alertes sur l'expiration des balises, vous devez configurer un profil de notification et attribuer le profil à l'utilisateur. 

1. Accédez à l’outil Planification de la main-d’œuvre au niveau de la compagnie.
2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres .
3. Cliquez sur Étiquettes.
4. Optionnel: Pour regrouper les étiquettes dans les catégories, cliquez sur Les étiquettes de groupe dans les catégories? basculez vers ACTIVÉ.
   1. Pour créer une nouvelle catégorie d’étiquette, cliquez sur Nouveau dans la section « Catégories ».
   2. Entrez le nom de la catégorie.
   3. Cliquez sur Enregistrer.
5. Dans la section Étiquettes, cliquez sur Nouveau.
6. Configurez votre étiquette avec les propriétés suivantes :
   1. Nom*. Entrez le nom de l’étiquette.
   2. Couleur. Entrez la couleur de l’étiquette.
   3. Date d'expiration requise . Cochez cette case si l'étiquette nécessite une date d'expiration.
      Remarque : Si une date d'expiration est requise, la date d'expiration doit être ajoutée lors de l'ajout de l'étiquette au profil d'une personne. Ceci est couramment utilisé pour suivre les certifications d'une personne. Pour plus d'informations, voir Comment utiliser des étiquettes avec des dates d'expiration ?
   4. Nombre de jours d’avertissement avant l’expiration. Entrez le nombre de jours à l’avance que la personne sera informée lorsque sa étiquette expire.
   5. Accessible globalement à tous les groupes. Cochez ce case à cocher si vous souhaitez rendre cette étiquette disponible dans tous les groupes. Voir Configurer les groupes pour la planification de la main-d’œuvre.
   6. Groupes*. Si vous choisissez de ne pas rendre l’étiquette disponible pour tous les groupes, sélectionnez les groupes auxquels avoir accès à l’étiquette.
   7. Abréviations (5 caractères).Entrez le abréviation de l’étiquette.
   8. Catégories. Si vous avez choisi de classer vos étiquettes, sélectionnez les catégories dans lesquelles l’étiquette doit apparaître.
7. Cliquez sur Enregistrer.

C« Les champs personnalisés sont généralement utilisés pour segmenter les personnes, les projets, les affectations et les demandes au sein des groupes que vous avez créés. Les champs personnalisés peuvent être visibles par tous les utilisateurs ou rendus « sensibles », et uniquement affichés aux utilisateurs disposant d'un accès spécifique. Vous pouvez activer le filtrage pour un champ personnalisé afin de pouvoir voir les segments dans l'outil et enregistrer votre affichage pour un accès facile. Voir Créer des affichages enregistrés dans la Planification de la main-d'œuvre-d'œuvre.

• Permissions d'utilisateur requises
• Les champs personnalisés appliqués dans la planification de la main-d'œuvre ne sont pas mis à jour dans le répertoire de la compagnie de Procore ou dans l'outil Admin au niveau du projet.
• En fonction du champ personnalisé, les valeurs des champs personnalisés sont ajoutées dans « Informations sur les personnes », « Informations sur le projet », « Détails de l’affectation » ou « Détails de la demande ».
• Seuls certains « types de champs » peuvent être filtrés.
• Pour filtrer sur un champ personnalisé, la case Activer l'utilisation comme filtre doit être cochée.

1. Accédez à l’outil Planification de la main-d’œuvre au niveau de la compagnie.
2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres .
3. Cliquez sur Champs personnalisés.
4. Cliquez sur Nouveau.
5. Configurez votre champ personnalisé avec les propriétés suivantes :
   Remarque : Un astérisque (*) indique un champ obligatoire.
   1. Nom du champ* . Entrez le nom du champ personnalisé.
   2. Type de champ*. Saisissez le type de champ que vous configurez. S
      Remarques : 
      Un poignard (†) indique que vous pouvez également filtrer les données par ce champ dans la « Liste des personnes », la « Liste des projets », la « Liste des affectations » et la « Liste des demandes ».
      • Texte † : Saisissez des mots ou une courte phrase sous forme de valeur pour le champ personnalisé.
      • Numéro † : Entrez des numéros sous forme de valeur pour le champ personnalisé.
      • Menu déroulant † : Créez une liste de sélection unique pour saisir la valeur du champ personnalisé.
        • Tri des options déroulantes. Choisissez si vous souhaitez trier le menu déroulant par Alphanumérique ou l’ordre répertorié dans vos options de champ.
        • Options de champ. Entrez les options du menu déroulant.
      • Sélection multiple † : Créez une liste de sélection unique pour entrer la valeur du champ personnalisé.
        • Tri des options déroulantes. Choisissez si vous souhaitez trier le menu déroulant à sélection multiple par alphanumérique ou l’ordre répertorié dans vos options de champ.
        • Options de champ. Entrez les options du menu déroulant Sélection multiple .
      • Date † : Sélectionnez une date comme valeur pour le champ personnalisé.
      • Case † : Cochez une case à cocher comme valeur pour le champ personnalisé.
      • Couleur : Ajoutez une couleur distincte comme valeur pour le champ personnalisé.
      • Texte du paragraphe : Saisissez un ensemble de mots volumineux comme valeur pour le champ personnalisé.
        Note: Le texte des paragraphes n’est pas disponible pour être utilisé comme colonne dans la liste de projets ou la liste des personnes.
      • † de devise : Entrez un montant de devise sous forme de valeur pour le champ personnalisé.
   3. Activez Utiliser comme filtre. Pour les champs personnalisés filtrables avec des types de champs, cochez la case pour faire du champ personnalisé un filtre sur la « liste des personnes », la « liste des projets », la « liste des affectations » et la « liste des demandes » pertinentes.
   4. Nom de la propriété d’intégration. Reflète le nom de la propriété sur laquelle le système d’intégration peut s’associer.
   5. Intégration modifiable uniquement. Cochez ce case à cocher si le champ ne peut être modifié que dans le système d’origine.
   6. Rendre disponible pour* . Cochez les cases de l'endroit où le champ personnalisé sera ajouté. Vous pouvez ajouter des champs personnalisés aux projets , aux personnes , aux affectations et aux demandes .
   7. Description du champ. Saisissez une description du champ personnalisé.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Dans Procore, les permissions basées sur les rôles sont utilisées pour gérer l'accès des utilisateurs à différents outils Procore. Pour accéder à l'outil de Planification de la main-d'œuvre -d'œuvre, les utilisateurs doivent avoir deux modèles de permissions différents appliqués :

1. Un modèle de permissions de la compagnie configuré dans l'outil Permissions de Procore qui donne des permissions « Lecture seule » ou supérieures à l'outil de Planification de la main-d'œuvre -d'œuvre. Cela ajoute la Planification de la main-d'œuvre à la liste des outils auxquels l'utilisateur peut accéder dans Procore.
2. Un modèle de permissions configuré dans l'outil de Planification de la main-d'œuvre -d'œuvre, qui donne accès à des actions spécifiques dans l'outil de Planification de la main-d'œuvre -d'œuvre.

Pour donner à vos utilisateurs l'accès à l'outil de Planification de la main-d'œuvre -d'œuvre, vous devez créer un modèle de permissions donnant aux utilisateurs un accès en « Lecture seule » ou supérieur à l'outil de Planification de la main-d'œuvre -d'œuvre.

Si vous disposez déjà de modèles de permissions dans l'outil Permissions de Procore, suivez les étapes pour modifier le modèle de permissions en accordant des permissions de niveau « Lecture seule » à l'outil de Planification de la main-d'œuvre -d'œuvre. Sinon, suivez ces étapes pour créer un nouveau modèle de permissions de la compagnie, avec des permissions de niveau « Lecture seule » sur l'outil de Planification de la main-d'œuvre -d'œuvre.

• Permissions d'utilisateur requises
• Les personnes qui sont « Utilisateurs » ou « Les deux » doivent se voir attribuer un modèle de permissions.
• Les utilisateurs ne peuvent se voir attribuer qu'un seul modèle de permissions à la fois dans Workforce Planning.
• Vous pouvez cliquer sur Infos à côté de chaque permission granulaire pour voir les détails.
• Le modèle « Admin » a toutes les permissions granulaires activées et ne peut pas être modifié ou supprimé.

1. Accédez à l’outil Planification de la main-d’œuvre au niveau de la compagnie.
2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres .
3. Cliquez sur Permissions.
4. Cliquez sur Nouveau.
5. Entrez le nom du modèle de permissions.
6. Cochez la case pour chaque permission granulaire que vous souhaitez activer sur le modèle de permissions.
7. Cliquez sur Enregistrer.

Vous avez configuré les configurations principales pour utiliser l'outil de Planification de la main-d'œuvre -d'œuvre.

Pendant le téléversement de vos données vers l'outil de Planification de la main-d'œuvre -d'œuvre, nous vous recommandons de configurer ces configurations supplémentaires :

• Alertes d'affectation (par défaut)
• Coût
• Codes QR
• Statuts des affectations et des demandes

Maintenant que vos données ont été téléversées dans Procore, il y a quelques étapes supplémentaires que vous devez prendre dans Procore et dans l'outil de Planification de la main-d'œuvre de la main-d'œuvre, car certaines informations clés ne peuvent pas être définies dans le téléversement de données unique. Vous devrez vous connecter à Procore et mettre à jour les informations suivantes sur vos utilisateurs :

• Type d'utilisateur
• Autorisations

Vous pouvez également apporter des modifications supplémentaires si vous remarquez que des informations inexactes ont été téléversées à partir de votre feuille de calcul. Voir Modifier les personnes dans la planification de la main-d'œuvre. 

1. Accédez à l'outil de planification de la main-d'œuvre au niveau de la compagnie.
2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste de personnes .
3. Localisez l'enregistrement d'utilisateur à modifier. Cliquez ensuite sur leur nom.
4. Localisez la section « Info » et cliquez sur Modifier.
5. Localisez la section « Type » de l'utilisateur. 
6. Sélectionnez si la personne doit être un utilisateur, une assignable ou les deux. 
7. Cliquez sur Enregistrer.

1. Accédez à l'outil Planification de la main-d'œuvre au niveau de la compagnie.
2. Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste des personnes .
3. Localisez l'enregistrement de l'utilisateur à modifier. Cliquez ensuite sur leur nom .
4. Localisez la section « Info » et cliquez sur Modifier .
5. Localisez « Permission » et sélectionnez le niveau de permission de la personne.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Félicitations! Votre compagnie est maintenant prête à utiliser l'outil de Planification de la main-d'œuvre -d'œuvre :

• Appliquer des étiquettes aux personnes et aux projets
• Appliquer des champs personnalisés aux personnes et aux projets
• Créez des projets dans Procore ou Planification de la main- d'œuvre en fonction de la manière dont vous avez choisi de synchroniser les données.
• Créer des demandes de main-d'œuvre
• Créer des affectations de main-d'œuvre