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Procore

Ajouter une assurance à un enregistrement de compagnie dans le répertoire de la compagnie

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Objectif

Ajouter des informations d'assurance aux enregistrements de la compagnie dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.

Contexte

Un directeur d'assurance peut utiliser les étapes ci-dessous pour ajouter des informations d'assurance (par exemple, des polices d'assurance, des certificats d'assurance et d'autres documents justificatifs) pour les entrepreneurs, sous-traitants ou autres fournisseurs qui ont des enregistrements de la compagnie dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
  • Recommandations :
  • Si votre compagnie a activé l'outil d'intégrations ERP, ce qui suit est également vrai :
    • L'assurance du vendeur de Sage 300 CRE® sera synchronisée avec l’assurance de Procore : Type d'assurance (par exemple, général, automobile, responsabilité civile complémentaire et travailleur), Date d’entrée en vigueur, Date d'expiration, Montant limite, Nom et Numéro de police. 
  • Information supplémentaire :
    • Les mises à jour à l'enregistrement d'assurance d'un fournisseur sont répertoriées dans l'onglet Historique des modifications. 
    • Suivez les étapes ci-dessous uniquement lorsque vous souhaitez ajouter une assurance globale (également appelée « assurance de compagnie ») à l'enregistrement de la compagnie.
    • Si vous souhaitez ajouter une assurance spécifique au projet à un enregistrement de fournisseur, vous devez le faire dans le répertoire du projet. Voir Ajouter une assurance de projet à un enregistrement de compagnie dans le répertoire du projet.

Étapes

Ajouter des informations d'assurance pour un fournisseur

  1. Accédez à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur l’onglet Compagnies.
  3. Cliquez sur Modifier regard de la compagnie pour laquelle vous souhaitez ajouter une assurance.
  4. Dans l’enregistrement du fournisseur, cliquez sur l’onglet Assurance .
  5. Cliquez sur + Ajouter une assurance de compagnie.
  6. Dans Ajouter une assurance à [Nom de la compagnie] Informations sur les assurances (globales) page, procédez comme suit :

    • Type. Entrez le type de couverture d'assurance (par exemple, responsabilité civile générale, responsabilité complémentaire/supplémentaire, risque du constructeur, responsabilité civile professionnelle, couverture contre la pollution, etc.).

    • Fournisseur d'assurance. Entrez le nom de la compagnie d'assurance exactement comme cela apparaît sur le certificat d'assurance.

    • Numéro de police. Entrez le numéro de police complet exactement tel qu'il apparaît sur votre certificat.

    • Exemption. Si la compagnie pour laquelle vous saisissez des informations d’assurance détient un certificat ou un affidavit d’exemption, cochez cette case (par exemple, indemnisation des accidents du travail).

    • Montant limite : Entrez le montant limite de l'assurance dans cette case (par exemple, si votre montant limite unique combiné est de deux millions de dollars, entrez 2 000 000). Remarque : Vous pouvez saisir jusqu'à dix-sept (17) caractères.

    • Informations reçues : Cochez cette case si vous avez reçu l'ensemble des documents concernant cette assurance.

    • Date d’entrée en vigueur : Entrez la date d'effet telle qu'elle apparaît sur le certificat.

    • Date d'expiration : Entrez la date d'expiration telle qu'elle apparaît sur le certificat.

    • Envoyer une notification d'expiration? : Cochez cette case pour que les courriels de notification automatiques soient envoyés aux utilisateurs désignés comme gestionnaires d'assurance dans votre Répertoire et aux contacts principaux et de facturation du fournisseur lorsque l'assurance est sur le point d'expirer. Voir Qui reçoit les courriels de notification à l'expiration de l'assurance d'un fournisseur?

    • Statut. Sélectionnez l'une des valeurs par défaut de Procore pour les statuts d’information depuis la liste déroulante. Voir Quels sont les statuts par défaut pour l'assurance dans Procore?
      Remarques :

      • Le paramètre de statut par défaut lors de l’ajout de nouvelles informations d’assurance est défini sur Conforme. Cependant, il est à la personne effectuant l’entrée de données pour s’assurer que le paramètre de statut est exact. Lorsque l’assurance expire (en fonction des données saisies dans le champ « Date d’expiration »), le statut passe automatiquement à Non conforme. Pour modifier le statut, voir Mettre à jour l’assurance arrivant à expiration pour un fournisseur dans le répertoire de la compagnie.
      • Les normes de conformité et d’enregistrement varient entre les pays, les états, les villes et l’utilisation doivent toujours être régies par les normes et exigences de votre organisation.
      • La modification d’un statut ultérieurement ne déclenchera PAS de notification par courriel. Les notifications courriel ne sont envoyés qu’au gestionnaire d’assurance désigné lorsqu’ils sont activés à la date d’expiration. Lorsque l’assurance est expirée, le statut passera automatiquement à non conforme. Voir Désigner un gestionnaire d’assurance pour votre compagnie Procore.

    • Remarques. Saisissez toute information supplémentaire sur l'assurance. 

    • Assuré additionnel. Ajoutez une entrée de texte libre sur toute entité assurée supplémentaire pour le certificat d'assurance (COI). 

    • Pièces jointes : Cliquez sur le lien Joindre le(s) fichier(s) ou utilisez la zone Glisser-déposer le(s) fichier(s) pour ajouter la police d'assurance, les attestations et les affidavits pertinents ici.

  7. Cliquez sur Ajouter.
    Cela ajoute les informations en tant que poste dans l'onglet Assurance du fournisseur.