Ajouter une assurance à un enregistrement de compagnie dans le répertoire de la compagnie

Objectif

Ajouter des informations d'assurance aux enregistrements de la compagnie dans l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.

Contexte

Un directeur d’assurance peut utiliser les étapes ci-dessous pour ajouter des informations d’assurance (par exemple, des polices d’assurance, des certificats d’assurance et d’autres documents justificatifs) pour les entrepreneurs, sous-traitants ou autres fournisseurs qui ont des enregistrements de la compagnie dans l’outil Répertoire au niveau de la compagnie. Voir Désigner un gestionnaire d’assurance pour votre société Procore.

Éléments à considérer

• Utilisateur requis Autorisations
• Les mises à jour à l'enregistrement d'assurance d'un fournisseur sont répertoriées dans l'onglet Historique des modifications. 
• Suivez les étapes ci-dessous uniquement lorsque vous souhaitez ajouter une assurance au dossier de la compagnie pour tous les projets. Si vous souhaitez ajouter une assurance spécifique au projet à un enregistrement de fournisseur, procédez comme suit pour Ajouter une assurance de projet à un enregistrement de compagnie dans le Répertoire de projets.
• Si votre compagnie a activé l'outil d'intégrations ERP, ce qui suit est également vrai :
  • L’assurance Fournisseur de Sage 300 CRE® sera synchronisée avec l’assurance de Procore : Type d’assurance (par exemple, général, automobile, responsabilité civile complémentaire et travailleur), date d’entrée en vigueur, date d’expiration, montant limite, nom et numéro de police. 

Étapes

1. Accédez à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.
2. Cliquez sur l’onglet Compagnies.
3. Cliquez sur Modifier à côté de la compagnie.
4. Dans l’enregistrement du fournisseur, cliquez sur l’onglet Assurance .
5. Cliquez sur Ajouter une assurance de compagnie.
6. Dans Ajouter une assurance à [Nom de la compagnie] Informations sur les assurances (globales) page, procédez comme suit :

   • Type. Enter the type of insurance coverage (e.g., General Liability, Umbrella/Excess Liability, Builder's Risk, Professional Liability, Pollution Coverage, and so on). 

   • Insurance Provider. Input the insurance carrier's name exactly as it appears on the insurance certificate.

   • Policy Number. Type the full policy number exactly as it appears on your certificate.

   • Exempt. If the company for which you are entering insurance information holds a certificate or affidavit of exemption, mark this checkbox (e.g., Workers' Compensation).

   • Limit Amount: Enter the limit amount for the insurance in this box (e.g., If your combined single limit amount is two million dollars, enter 2,000,000). Note: You can enter up to seventeen (17) characters.

   • Information Received: Mark this checkbox if you received the complete set of paperwork regarding this insurance.

   • Effective Date: Enter the effective date as it appears on the certificate.

   • Expiration Date: Enter the expiration date as it appears on the certificate.

   • Send Expiration Notification?: Mark this checkbox to have automatic notification emails sent to users designated as insurance managers in your Directory and the vendor's primary contact and invoice contacts when the insurance is about to expire. See Who receives notification emails when a vendor's insurance expires?

   • Status. Select one of Procore's default informational statuses from the drop-down list. See What are the default statuses for insurance in Procore?
     Notes:

     • The default status setting when adding new insurance information is set to Compliant. However, it is up to the person performing the data entry to ensure that the status setting is accurate. When the insurance expires (based on the data entered in the 'Expiration Date' field), the status automatically changes to Non-Compliant. To change the status, see Update Expiring Insurance for a Vendor in the Company Directory.
     • Compliance and registration standards vary between countries, states, cities, and usage must always be governed by your organization's standards and requirements.
     • Changing a status at a later time will NOT trigger an email notification. Email notifications are only sent to the designated Insurance Manager when triggered by the Expiration Date. When insurance has expired, the status will automatically change to non-compliant. See Designate an Insurance Manager for Your Procore Company.

   • Notes. Type any additional information about the insurance. 

   • Additional Insured. Add a free-text entry about any additional insured entities for the Certificate of Insurance (COI). 

   • Attachments: Click the Attach File(s) link or use the Drag-and-Drop File(s) area to add the relevant insurance policy, certificates, and any affidavits here. 

7. Cliquez sur Ajouter.

Voir également

• Mettre à jour l'assurance arrivant à expiration pour un fournisseur dans le Répertoire de la compagnie
• Désigner un gestionnaire d’assurance pour votre société Procore
• Courriels de notification d’assurance 
• Supprimer l'assurance de la compagnie