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Procore

Créer un ODCCP à partir d’un événement de changement

Objectif

Créer un ordre de changement au contrat principal (ODCCP) à partir d’un événement de changement.

Contexte

Si l’outil Événement de changement est activé sur votre projet, le paramètre de configuration du niveau d’ordre de changement de votre projet (voir Quels sont les différents niveaux d’ordre de changement?) détermine le nombre d’étapes menant à la création d’un ordre de changement au contrat principal (ODCCP) :

 Conseils

Invitez-vous des sous-traitants à soumettre des soumissions pour des biens et des services en utilisant des DDP formelles? 

Si votre équipe de projet a choisi d’utiliser le processus de demande de prix (DDP) de Procore (voir Créer des DDP à partir d’un événement de changement), vous n’avez PAS à attendre la fin du processus de DDP pour créer vos ODCCP. Toutefois, une fois que les sous-traitants et les fournisseurs invités ont répondu aux DDP et que le statut est « En attente d’approbation finale », Procore met automatiquement à jour la ventilation des coûts (VDC) de l’ODCCP avec les montants appropriés de la DDP.

Pour en savoir plus sur la manière dont le processus de DDP affecte les ODCCP, voir Quels sont les différents statuts de DDP et comment affectent-ils les coûts et les montants des ordres de changement?

Utilisez-vous la fonction ODG des revenus?

Si votre équipe de projet a choisi d’utiliser la fonction ODG des revenus (voir Créer un événement de changement avec ODG des revenus), la VDC de vos ODCCP est également mise à jour automatiquement. Si vous avez masqué la fonction ODG des revenus, toute mise à jour automatique dépend de la portée de l’événement de changement :

  • Lorsque les événements de changement sont « Dans la portée » ou « À déterminer », la VDC de l’ODCCP est automatiquement mise à jour avec une valeur de 0 $. 
  • Lorsque les événements de changement sont « Hors de la portée », la VDC de l’ODCCP est automatiquement mise à jour à l’aide des données de la DDP lorsque le statut de la DDP est « En attente d’approbation finale ». 
  • Lorsque les événements de changement ne présentent pas l’un des statuts ci-dessus, la VDC est automatiquement mise à jour à l’aide de l’ODG de coût. 

 

Éléments à considérer

  • Permission d’utilisateur requise :
    • Permission « Standard » ou « Admin » dans l’outil Contrat principal du projet. 
      ET
    • « Standard » ou « Admin » dans l’outil Événements de changement du projet.
      Remarque : Si votre projet utilise la configuration de l’ordre de changement à deux ou trois niveaux et que vous disposez d’une permission « Standard » dans l’outil de contrats principaux, vous devrez également activer le paramètre « Autoriser les utilisateurs standards à créer des ODCP ». Voir Configurer les paramètres : Contrat principal
  • Paramètre de configuration requis :
  • Conditions préalables :
  • Informations supplémentaires :
    • Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez également créer une demande de prix (DDP) à envoyer aux sous-traitants concernés. Voir Créer des DDP.
  • Si votre compagnie a activé l’outil Intégrations ERP, gardez ces éléments à l’esprit :
    • QuickBooks® : 
      • Les exportations d’ODCCP NE sont PAS prises en charge.
    • Sage 100 Contractor®
      • Les exportations d’ODCCP NE sont PAS prises en charge.
    • Sage 300 CRE®
      • Titre. Le titre de l’ODCCP doit comporter 30 caractères ou moins. 
      • Numéro (nº). Le numéro de l’ODCCP doit comporter cinq (5) caractères ou moins. 
      • Statut. Le contrat principal doit présenter le statut Approuvé .
      • Item de ligne associé. Pour chaque item de ligne que vous ajoutez à la ventilation des coûts (VDC) de l’ordre de changement, vous pouvez désigner un (1) item de ligne associé pour chaque item de ligne de l’ordre de changement ou le même item de ligne associé pour tous les items de ligne de l’ordre de changement.  Remarque : La liste des items de ligne associés n’est visible et disponible que lorsque l’outil Intégrations ERP a été configuré pour fonctionner avec Sage 300 CRE® et que la fonction d’exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre spécialiste de l’implémentation d’intégration.
    • Integration by Procore :
      • Les exportations d’ODCCP ne sont PAS prises en charge.
    • Viewpoint® Vista™ :
      • Les exportations d’ODCCP sont prises en charge.

Étapes

  1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.
  2. Sélectionnez un ou plusieurs items de ligne d’événement de changement que vous souhaitez inclure dans l’ODCCP.
    Remarque : Vous pouvez sélectionner des items de ligne parmi plusieurs événements de changement.
  3. Dans le menu déroulant Actions en bloc, cliquez sur Créer un ODCP principal.
    Remarque : La ventilation des coûts (VDC) sera créée à partir des items de ligne d’événement de changement.
  4. Remplissez les informations suivantes :
    • . Ce champ se remplit automatiquement en fonction du nombre d’ordres de changement au contrat principal que vous avez déjà créés. Par défaut, le numéro sera automatiquement augmenté d’une unité. Cependant, vous pouvez entrer manuellement un numéro différent, si vous le souhaitez. (Remarque : Si vous entrez manuellement un numéro, le prochain ODCP créé sera automatiquement augmenté d’une unité, en fonction de la valeur spécifiée).
    • Révision. S’il s’agit d’une révision, vous pouvez entrer le numéro de révision.
    • Titre. Le système attribue automatiquement à l’ordre de changement le même nom que l’événement de changement associé. Vous pouvez changer le titre comme bon vous semble.
    • Statut. Par défaut, le statut est automatiquement défini sur « Ébauche ». Vous pouvez le changer pour l’un des statuts ci-dessous :
      • Approuvé. Indique que l’ODCCP a été approuvé et que ses coûts sont reflétés comme « ODC approuvé » dans le budget du projet.
      • Ébauche. Indique que l’ordre de changement a été créé, mais qu’il présente actuellement le statut « Ébauche ».
      • En attente - En révision. Indique que l’ODCCP est en cours de révision par l’approbateur et que ses coûts sont actuellement inscrits comme « Changements en attente » dans le budget du projet.
      • En attente - Pas de prix Indique que l’ODCCP est en attente d’approbation, que les DDP n’ont pas été envoyées aux entrepreneurs/sous-traitants pour la définition des prix et que ses coûts sont actuellement inscrits comme « Changements en attente » dans le budget du projet.
      • En attente - Pas en traitement.  Indique que l’ODCCP est en attente d’approbation, que les travaux associés à l’ordre de changement ont été arrêtés et que ses coûts sont actuellement inscrits comme « Changements en attente » dans le budget du projet.
      • En attente - Prix. Indique que l’ODCCP est en attente d’approbation, que les DDP associées ont été envoyées aux entrepreneurs/sous-traitants pour la définition des prix et que ses coûts sont actuellement inscrits comme « Changements en attente » dans le budget du projet.
      • En cours - Traitement. Indique que l’ODCCP est en attente d’approbation, que les travaux qui y sont associés sont en cours et que ses coûts sont actuellement inscrits comme « Changements en attente » dans le budget du projet.
      • En attente - Révisé. Indique que l’ODCCP est en attente d’approbation, qu’il a été révisé depuis sa soumission initiale aux fins d’approbation, et que ses coûts sont actuellement inscrits comme « changements en attente » dans le budget du projet.
      • Sans frais. Indique que l’ODCCP n’entraîne pas de nouveaux frais.
      • Rejeté. Indique que l’ODCCP a été rejeté et que les coûts ne sont PAS inscrits dans le budget.
    • Privé. Cochez cette case si vous souhaitez que l’ODCCP ne soit visible que par les utilisateurs disposant de la permission « Admin » dans l’outil Contrat principal.
    • Date d’échéance. Choisissez une date d'échéance pour l’approbation de l’ODCCP. 
    • Date de facturation. Sélectionnez la date à laquelle l’ODCCP a été facturé. 
    • Réviseur désigné. Choisissez un réviseur désigné pour approuver l’ODCCP. Voir Réviser et approuver ou rejeter les ordres de changement au contrat principal (ODCCP).
    • Date de paiement. Sélectionnez la date à laquelle le paiement a été reçu pour l’ODCCP.
    • Réviseur. Ce champ est rempli automatiquement après que l’examinateur désigné a examiné ou approuvé l’ODCCP. 
    • Date de révision. La date à laquelle l’ODCCP a été révisé. 
    • Description. Saisissez une description plus détaillée de l’ODCCP. 
    • Impact sur l’échéancier. Si vous détenez cette information, vous pouvez fournir une estimation du nombre de jours qui seraient potentiellement ajoutés à l’actuel calendrier du projet si l’ODCCP est approuvé. 
    • Exécuté. Cochez cette case si l’ODCCP a été exécuté. 
    • Ordres de changement potentiel.  
      • Sélectionnez les demandes d’ordre de changement dans la liste déroulante pour les inclure dans l’ODCCP si vous utilisez des ordres de changement à trois niveaux.
      • Ordres de changement potentiel : Sélectionnez les ordres de changement potentiel dans la liste déroulante pour les inclure dans l’ODCCP si vous utilisez des ordres de changement à deux niveaux.
    • Pièces jointes. Sélectionnez et ajoutez tous les documents pertinents. 
  5. Cliquez sur Créer. La ventilation des coûts sera créée à partir des items de ligne de l’événement de changement.