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Procore

Remplir un ordre de changement au contrat principal avec DocuSign®

Objectif

Créer un ordre de changement au contrat principal avec DocuSign®.

Contexte

Si vous avez un DocuSign compte®, vous pouvez connecter votre ordre de changement au contrat principal Procore à DocuSign® pour gérer le processus de signature. Cela permet aux parties de modifier le contrat d’un moyen de recevoir, de réviser et de renvoyer leurs signatures en ligne, à tout moment et à partir de n’importe quel appareil Internet activé.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
  • Information supplémentaire :
  • Pour les compagnies utilisant le icon-erp-synced2.png ERP l’outil Intégrations : Afficher/Masquer  
    • Integration by Procore : Viewpoint® Spectrum®
      • À VENIRCette fonctionnalité sera prochainement disponible. Pour synchroniser les données :
        • Le champ Date sur un ODCCP est obligatoire.
        • Le code d'item de facturation sur un ODCCP doit comporter au maximum 10 caractères.
    • Integration by Ryvit : Viewpoint® Vista™
      • Cette fonctionnalité sera bientôt disponible.
    • QuickBooks® :
      • Les exportations d'ODCCP ne sont PAS supportées.
    • Sage 100 Contractor®
      • Les exportations d’ODCCP NE sont PAS supportées.
    • Sage 300 CRE® :
      • Titre. Le titre d'ODCCP doit comporter 30 caractères ou moins. 
      • Numéro (#). Le numéro d'ODCCP ne doit pas dépasser cinq (5) caractères.
      • Statut. Le contrat principal doit afficher le statut Approuvé .
      • Poste associé. Pour chaque poste que vous ajoutez à la ventilation des coûts (VDC) de l’ordre de changement, vous pouvez désigner un (1) poste associé pour chaque poste de l’ordre de changement ou le même poste associé pour tous les postes de l’ordre de changement. Remarque : La liste des postes associés n’est visible et disponible que lorsque l’outil Intégrations ERP a été configuré pourfonctionner avec Sage 300 CRE® et que la fonction d’exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre spécialiste de l’implémentation d’intégration.

Étapes

Ouvrir l’ordre de changement

Les étapes que vous utilisez pour ouvrir le ordre de changement dépendent de vos paramètres de configuration et si l’outil Événements de changement est ajouté au projet. Voir Ajouter et supprimer des outils de projet.

 Conseil
Non sûr de savoir si ajouter l’outil Événements de changement à un projet? Votre administrateur Procore peut activer ou désactiver l’outil. Cependant, il est important d’en savoir plus sur ce processus d’abord. Pour plus de détails, voir Puis-je activer l’outil Événements de changement sur mon projet existant? et Puis-je désactiver l’outil Événements de changement? 

Pour les contrats utilisant le paramètre de ordre de changement à 1 niveau et pour les projets à l’aide de l’outil Événements de changement

  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet.
  2. Dans l’onglet Postes , cliquez sur le lien Numéro de l’événement de changement.
  3. Dans l’événement de changement, cliquez sur Modifier.
  4. Faites défiler jusqu’à la section Ordre de changement au contrat principal .
  5. Localisez le ordre de changement à envoyer pour signature et cliquez sur Afficher.
  6. Dans la ordre de changement, cliquez sur Modifier.
  7. Cochez le signe avec DocuSign case à cocher.
  8. Dans le ordre de changement, cliquez sur Modifier et complétez l’entrée de données.
  9. Cliquez sur le bouton Terminer avec DocuSign en bas de la page.

    pcco-complete-with-docusign.png
     

Pour les contrats utilisant le paramètre d’ordre de changement à 2 ou 3 niveaux et pour les projets n’utilisant pas l’outil Événements de changement

Si l’outil Contrats principaux de votre projet est configuré pour utiliser deux (2) ou trois (3) paramètres d’ordre de changement ou si l’outil Événements de changement n’est PAS actif sur votre projet, suivez ces étapes pour ouvrir la ordre de changement.

  1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet. 
  2. Localisez le contrat principal avec l’ordre de changement. Cliquez sur le lien Numéro .
  3. Dans la carte Informations générales , cliquez sur Modifier.
  4. Cochez le signe avec DocuSign case à cocher .

    prime-contract-sign-with-docusign.png
  5. Dans la carte Informations générales , cliquez sur Enregistrer.
  6. Cliquez sur l'onglet Ordres de changement.
  7. Dans le tableau Ordres de changement au contrat principal , cliquez sur le lien Numéro .
  8. Dans le ordre de changement, cliquez sur Modifier et complétez l’entrée de données.
  9. Cliquez sur le bouton Terminer avec DocuSign en bas de la page.


    pcco-complete-with-docusign.png

Connectez-vous à DocuSign® 

Préparer l’enveloppe DocuSign®

Une fois que vous êtes connecté au DocuSign®, la page « Téléverser un document et ajouter un destinataire d’enveloppe » apparaît. Effectuez ces étapes :

Ajouter des documents à l’enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l’enveloppe DocuSign® :

  • Une copie PDF du ordre de changement est automatiquement ajoutée à la section « Ajouter des documents à l’enveloppe ».
  • Les cases de signature requises pour chaque « Rôle » du contrat. Par exemple, l’entrepreneur général ou le sous-traitant qui sont parties à la ordre de changement. Cela inclut chaque utilisateur « Nom » et « Adresse courriel ». Pour plus d’informations, voir Ajouter des destinataires à l’enveloppe ci-dessous.
  1. Optionnel: Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l’enveloppe, choisissez l’une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » :

    docusign-add-documents-to-envelope.png
    Remarque
    Les options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » sont développées et entretenues par DocuSign®. Pour savoir comment utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.
    1. Téléverser
    2. Utiliser un modèle
    3. Obtenir du nuage

Ajouter des destinataires à l’enveloppe

  1. Sous « Ajouter des destinataires à l’enveloppe », gardez les cases de signature par défaut.
    Remarque

    Comme illustré ci-dessous, les informations Procore suivantes, si disponibles, sont automatiquement renseignées dans DocuSign® :

    • Si les données existent dans l’application Procore, les cases de signature affichent les cases « Rôle » des destinataires dans le processus de contrat. Dans la illustration ci-dessous, les rôles sont l’entrepreneur général ou le sous-traitant. Si votre compagnie a implémenté l’un des dictionnaires ou dictionnaires de point de vue de Procore dans votre environnement, les rôles qui apparaissent dans votre environnement peuvent être différents. Pour en savoir plus sur les dictionnaires de Procore, voir Quels dictionnaires et langues sont disponibles dans l’application Web Procore?
    • Chaque zone de signature affiche également l’adresse nom et courriel de l’utilisateur Procore.
    • Les autres options de la section « Ajouter des destinataires à l’enveloppe » sont développées et entretenues par DocuSign®. Pour savoir comment utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.
    docusign-add-recipients-to-the-envelope.png

Ajouter un message à tous les destinataires

  1. Dans la section « Message à tous les destinataires », procédez comme suit :
    • Objet par courriel
      Saisissez une ligne d’objet pour le courriel sortant.
    • Courriel
      Entrez la copie du corps du courriel sortant.
  2. Cliquez sur Suivant.

Prévisualiser les champs de signature & Envoyer l’enveloppe

L’étape suivante consiste à prévisualiser les champs de signature de la PDF. Les champs de signature correspondent aux rôles dans Procore. Par exemple, l’entrepreneur général et le sous-traitant qui sont parties à la ordre de changement. Ces champs sont automatiquement ajoutés à l’enveloppe DocuSign® par l’intégration Procore + DocuSign®.

  1. Faites défiler vers le bas de l’PDF pour afficher les champs de signature. Un exemple est illustré ci-dessous.

    docusign-signature-fields-send.png
     
  2. Gardez les champs de signature existants. Ces champs sont automatiquement renseignés par Procore et les gardent dans leur positions par défaut garantit que le flux de travail de signature pour les fonctions de l’application Procore comme prévu.
  3. Optionnel: Ajoutez des « champs standard » au formulaire comme vous le souhaitez.
    Remarque
    Les options de la zone « Champs standard » sont développées et entretenues par DocuSign®. Pour savoir comment utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.
  4. Lorsque vous êtes prêt à collecter les signatures spécifiées, cliquez sur Envoyer.
    DocuSign envoie l’enveloppe aux destinataires spécifiés.® Les destinataires peuvent ensuite continuer à l’étape suivante. Une fois que toutes les signatures sont recueillies et appliquées au document, Procore change le statut de la ordre de changement à « Approuvé ». Vous avez également la possibilité de mettre à jour manuellement le statut de l’ordre de changement.

Voir également

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel de contrat principal de Procore et comment cela peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page icon-external-link.pngde produits produits de gestion des contrats de construction.