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Procore

Modifier un contrat principal

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Objectif

Modifier le contrat principal d'un projet.

Contexte

Vous pouvez modifier un contrat principal à tout moment avant de le placer dans le statut « Approuvé ».

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
      OU
    • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur l'outil Contrats principaux du projet avec la permission granulaire « Mettre à jour les Contrats principaux » activée sur votre modèle de permissions.
  • Information supplémentaire :
    • Certains champs ne peuvent pas être modifiés lorsque les éléments ont le statut « Approuvé ». Par exemple, vous ne pouvez pas modifier une ventilation des coûts (VDC) sur une facture propriétaire ni sur un ordre de changement au contrat principal (ODCCP) qui est déjà au statut « Approuvé ».

Conditions préalables

Étapes

Modifier un contrat principal

  1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet. 
  2. Localisez le contrat avec lequel travailler, puis cliquez sur son lien Numéro . 
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Dans l'onglet Général, sous Informations générales, modifiez les informations suivantes selon vos besoins :
    Remarques : Il n'y a pas de champs obligatoires lors de la création d'un nouveau contrat principal. Si vous cliquez sur Créer sans terminer l'entrée de données, le système enregistre le contrat avec votre nom répertorié comme créateur et le place par défaut au statut Ébauche.
    • Signer avec DocuSign©
      Si vous utilisez l'intégration Procore + DocuSign© (voir DocuSign©), une coche apparaît par défaut. Décochez la case si le contrat principal ne nécessite PAS de signature DocuSign© .
    • Nº de contrat
      Acceptez le numéro de contrat par défaut, entrez un nouveau numéro pour le contrat principal ou créez un schéma de numérotation personnalisé à utiliser.
      Remarques :
      • Si vous prévoyez de créer plusieurs contrats principaux, Procore incrémente ce nombre pour vous par défaut. Par exemple : 1, 2, 3 et ainsi de suite. 
      • Pour utiliser un schéma de numérotation personnalisé, vous pouvez saisir un ensemble de caractères alphanumériques (par exemple, PC-1 ou PC-01 ou PC-001), et Procore incrémentera le numéro sur les nouveaux contrats.
    • Titre
      Entrez un nom descriptif pour le contrat principal.
    • Propriétaire/Client
      Sélectionnez le propriétaire/client du projet dans la liste déroulante.
    • Architecte/Ingénieur
      Sélectionnez l'architecte responsable du projet dans la liste déroulante.
    • Entrepreneur
      Entrez le nom de la compagnie de l'entrepreneur principal gérant le projet de construction. Si vous configurez le contrat principal, ce sera généralement le nom de votre compagnie.
    • Statut
      Sélectionnez le statut actuel du contrat principal. Les options incluent : Ébauche, Sortie pour soumission, Sortie pour signature, Approuvé, Terminé ou Résilié.
      Remarque :       Pour créer des ordres de changement et des factures, le statut d'un contrat principal doit être défini comme Approuvé ou Terminé.
    • Exécuté
      Cochez cette case si le contrat a été entièrement exécuté.
    • Rendre cela visible uniquement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants
      Cochez cette case pour limiter la visibilité aux utilisateurs disposant de la permission « Admin » et à tous les utilisateurs désignés dans la case « Autoriser ces utilisateurs à voir les items de la VDC ».
    • Autoriser ces utilisateurs à voir les items de VDC
      Cochez cette case. Sélectionnez ensuite les noms de tous les utilisateurs qui ont obtenu les permissions « Standard » ou « Lecture seule » dans l'outil Contrat principal dans la liste déroulante « Sélectionner une personne ».
    • Retenue de garantie par défaut. Spécifiez un pourcentage par défaut qui sera automatiquement appliqué à tous les coûts des postes à des fins de retenue de garantie. Par exemple, entrez : 10 %
    • Description
      Saisissez un résumé descriptif pour fournir plus de détails sur le contrat principal.
    • Pièces jointes
      Joignez tous les fichiers pertinents au contrat principal. Par exemple, une copie électronique du contrat signé.
  5. Sous Dates du contrat, procédez comme suit :
    • Date créée
      Affiche la date de création du contrat. Elle ne peut pas être modifiée.
    • Date de début
      Précisez la date officielle de début du projet.
    • Date d'achèvement approximative
      Spécifiez la date d'achèvement approximative du projet.
    • Date d'achèvement substantielle*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date d'achèvement substantielle fait référence à la date à laquelle les travaux sont considérés comme suffisamment achevés pour satisfaire aux exigences contractuelles. Elle indique également la date à laquelle le propriétaire du projet ou le client peut assumer l'occupation de tout ou partie d'un projet et l'entrepreneur général a le droit de recevoir le paiement du solde du contrat (moins la retenue) jusqu'à l'achèvement définitif.
      Remarque : Si elle est activée, la date d'achèvement substantiel sera mise à jour à la date d'achèvement substantielle révisée de chaque ordre de changement au contrat principal une fois que chaque ordre de changement au contrat principal aura le statut Approuvé.
    • Date d'achèvement réelle
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Cela signifie que les paiements finaux ont été traités et que le contrat est considéré comme fermé.
    • Date de contrat*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Cela représente la date d'entrée en vigueur de l'accord contractuel. C'est la date à laquelle le contrat entre en vigueur. 
    • Date de réception du contrat signé
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Ceci représente la date à laquelle le contrat exécuté a été reçu.
       Conseil
      Collecterez-vous des signatures sur ce contrat avec DocuSign©?Si tel est le cas, sachez que le champ « Date de réception du contrat signé » est étiqueté « Signature requise » après qu’un utilisateur clique sur le bouton Signer avec DocuSign© ou si l’enveloppe DocuSign© a été envoyée aux destinataires et est en attente de signature (c’est-à-dire en attente de signatures, le statut du contrat est défini sur En attente).Lorsque la signature finale est terminée, l’intégration Procore + DocuSign© met à jour ce champ pour afficher la date de signature. Vous pouvez maintenant cliquer sur Afficher pour ouvrir l’PDF signée dans DocuSign©.
    • Date d'exécution*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Il s'agit de la date à laquelle l'accord a été signé par toutes les parties.
    • Date d'émission*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Il s'agit de la date à laquelle l'accord contractuel a été envoyé aux deux parties.
    • Date de retour
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. 
    • Date de la lettre d'intention
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de la lettre d'intention est la date à laquelle le document de lettre d'intention (LdI) décrivant l'entente entre les parties est reçu avant que le contrat ne soit finalisé.
    • Date de la lettre d'approbation*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de la lettre d'approbation est la date à laquelle le respect des honoraires, déclarations et divulgations indiqués dans la lettre d'approbation (LdA) du contrat ont été acceptés par signature dans le dossier.
    • Date de résiliation du contrat
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de résiliation de contrat est une date indiquée dans le contrat principale, une fois que toutes les parties ont satisfait à toutes leurs obligations et conditions contractuelles.
  6. Sous Informations supplémentaires, procédez comme suit :
    • Inclusions. Précisez toutes les inclusions convenues dans le contrat.
    • Exclusions. Précisez les exclusions convenues dans le contrat.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter, supprimer et réorganiser des postes de VDC

  1. Accédez à l’outil Contrats principaux. 
  2. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
  3. Cliquez sur le points de suspension verticaux (⋮). Choisissez ensuite parmi les options de menu suivantes :
    view-prime-contract-sov-options.png
    • Ajouter au-dessus. Sélectionnez cette option pour ajouter un poste au-dessus du poste actuel.
    • Ajouter ci-dessous. Sélectionnez cette option pour ajouter un poste sous le poste actuel.
    • Supprimer. Sélectionnez cette option pour supprimer le poste actuel.
       Conseil
      Pour réorganiser les postes dans la liste, vous pouvez saisir les numéros dans la colonne Nº. Cela vous permet de spécifier l'ordre de liste de chaque item dans la VDC.
  4. Cliquez sur Enregistrer.