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Procore

Remplir un ordre de changement potentiel pour un contrat principal avec DocuSign®

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Objectif

Remplir un ordre de changement potentiel (ODCP) pour un contrat principal avec DocuSign®.

Contexte

Si vous avez un DocuSign® compte, vous pouvez connecter les ordres de changement potentiels de votre projet pour un contrat principal à DocuSign® gérer le processus de signature. Cela permet aux parties du contrat d’obtenir, de réviser et de renvoyer leurs signatures pour l’ordre de changement en ligne, à tout moment et à partir de n’importe quel appareil Internet activé.

Si vous n’avez pas activé DocuSign®, voir Activer l’intégration DocuSign® sur un projet.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Une fois que vous vous connectez à vous DocuSign compte® de Procore, vous n’aurez PAS besoin de vous reconnecter tant que le jeton de connexion n’expire pas. Une fois expirée, la bannière « Réauthentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières de DocuSign® dans Procore?

Étapes

Ouvrir l’ordre de changement potentiel pour le contrat principal dans Procore

Les étapes que vous utilisez pour ouvrir le ordre de changement potentiel dépendent de si l’outil Événements de changement est ajouté au projet. Voir Ajouter et supprimer des outils de projet.

Utilisation de l’outil Ordres de changement

  1. Accédez à l'outil Ordres de changement du projet.
  2. Dans l’onglet Contrat principal, recherchez le contrat principal avec l’ordre de changement potentiel.
  3. Cliquez sur le lien Contrat pour l’ouvrir.
  4. Cliquez sur l’onglet Ordres de changement .
  5. Faites défiler jusqu’au tableau Ordres de changement potentiels .
  6. Recherchez le ordre de changement potentiel que vous souhaitez envoyer pour signature.
  7. Cliquez sur le lien Numéro du ordre de changement.
  8. Cliquez sur Modifier.

    prime-pco-sign-with-docusign-checkbox.png
     
  9. Cliquez sur Terminer avec DocuSign® en bas de la page.

    pco-complete-with-docusign.png

Utilisation de l’outil Contrats principaux

  1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet. 
  2. Recherchez le contrat principal avec lequel travailler. Développez ensuite son lien Numéro .
  3. Sous Ordre de changement potentiel, cliquez sur le lien pour l’ouvrir.

    prime-pco-sign-with-docusign-checkbox.png
     
  4. Cliquez sur Terminer avec DocuSign® en bas de la page.

    pco-complete-with-docusign.png
     

Connectez-vous à DocuSign®

Préparer l’enveloppe DocuSign®

Une fois connecté, la page « Téléverser un document et ajouter un destinataire d’enveloppe » apparaît. Effectuez ces étapes :

Ajouter des documents à l’enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l’enveloppe DocuSign® :

  • Une copie PDF du ordre de changement potentiel est automatiquement ajoutée à la section « Ajouter des documents à l’enveloppe ».
  • Les cases de signature requises pour chaque « rôle » du contrat associé à l'ordre de changement potentiel. Par exemple, l' architecte, l'entrepreneur général et le propriétaire  , qui sont parties au contrat principal. Cela inclut le « Nom » et l'« Adresse courriel » de chaque utilisateur. Pour plus d'informations, voir Ajouter des destinataires à l'enveloppe ci-dessous.

Vous avez la possibilité d’ajouter d’autres documents comme suit :

  1. Optionnel: Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l’enveloppe, choisissez l’une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » :

    ppco-add-documents-to-envelope.png
    Remarque
    Les options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » sont développées et entretenues par DocuSign®. Pour savoir comment utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.
    1. Téléverser
    2. Utiliser un modèle
    3. Obtenir du nuage

Ajouter des destinataires à l’enveloppe

Pour ajouter des destinataires à l’enveloppe :

  1. Sous « Ajouter des destinataires à l’enveloppe », gardez les blocs de destinataires par défaut, leurs noms et leurs adresses courriel. Ces données sont ajoutées automatiquement à l’enveloppe par l’intégration Procore+DocuSign®. Si les données ont été spécifiées dans Procore, les valeurs des champs « Nom » et « Adresse courriel » des blocs de destinataires correspondent à ces champs dans Procore :
  • Architecte. Il s’agit de la personne désignée dans le champ « Architecte/Ingénieur » du contrat principal.
  • Entrepreneur général. Cette personne qui est désignée dans le champ « Contact principal » du répertoire du projet pour la compagnie désignée dans le champ « Entrepreneur » du contrat principal.
  • Propriétaire. Il s'agit de la personne désignée comme le « Propriétaire/Client » dans le contrat principal. 
     Conseils

ppco-add-recipients-to-envelope.png 

 Conseil

Vous souhaitez ajouter, modifier ou supprimer des destinataires DocuSign®?  Les options de la section « Ajouter des destinataires à l’enveloppe » sont développées et entretenues par DocuSign®. Si vous modifiez les informations du destinataire dans DocuSign®, gardez à l’esprit que toutes les modifications apportées dans DocuSign® ne sont PAS mises à jour dans Procore et peuvent entraîner des résultats non souhaités. Pour vous assurer que l’intégration fonctionne comme conçu, Procore recommande de conserver les champs de destinataire qui ont été ajoutés par l’intégration. Pour savoir comment utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.

Ajouter un message à tous les destinataires

  1. Dans la section « Message à tous les destinataires », procédez comme suit :
    • Objet par courriel
      Saisissez une ligne d’objet pour le courriel sortant.
    • Courriel
      Entrez la copie du corps du courriel sortant.
  2. Cliquez sur Suivant.

Prévisualiser les champs de signature & Envoyer l’enveloppe

Ensuite, prévisualisez les champs de signature du PDF. Chaque champ de signature correspond au titulaire autorisé de la signature comme désigné dans le contrat principal de Procore. Ces champs correspondent également aux destinataires de l’enveloppe DocuSign®.:

  • Architecte. Il s’agit de la personne désignée comme « Architecte/Ingénieur » dans le contrat principal de Procore.
  • Entrepreneur général. Cette personne qui est désignée comme « contact principal » dans le répertoire du projet de la compagnie désignée comme « Entrepreneur » dans le contrat principal de Procore.
  • Propriétaire. Il s'agit de la personne désignée comme le « propriétaire/client » dans le contrat principal de Procore. 
 Conseil
Vous ne voyez pas les champs de signature ci-dessus? Si votre compagnie a engagé l'équipe de Solutions personnalisées de Procore pour ajouter des champs personnalisés à utiliser avec l'outil Contrats principaux ou si votre compagnie a implémenté l'un des dictionnaires de langue ou de point de vue de Procore, les destinataires qui apparaissent dans votre environnement peuvent être différents. Pour en savoir plus, consultez Quelles langues sont disponibles dans Procore? et Quels noms et termes d'outils sont différents dans Procore pour les entrepreneurs généraux, les propriétaires et les entrepreneurs spécialisés?
  1. Faites défiler vers le bas de l’PDF pour afficher les champs de signature. Un exemple est illustré ci-dessous.

    ppco-signature-fields.png
     
  2. Gardez les champs de signature existants. Ces champs sont automatiquement renseignés par Procore et les gardent dans leur positions par défaut garantit que le flux de travail de signature pour les fonctions de l’application Procore comme prévu.
  3. Optionnel: Ajoutez des « champs standard » au formulaire comme vous le souhaitez.
    Remarque
    Les options de la zone « Champs standard » sont développées et entretenues par DocuSign®. Pour savoir comment utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.
  4. Lorsque vous êtes prêt à collecter les signatures spécifiées, cliquez sur Envoyer.
    DocuSign envoie l’enveloppe aux destinataires spécifiés.® Les destinataires peuvent ensuite continuer à l’étape suivante. Une fois que toutes les signatures sont recueillies et appliquées au document, Procore change le statut de la ordre de changement potentiel à « Approuvé ». Vous avez également la possibilité de mettre à jour le statut manuellement.

 

Voir également