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Procore

Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation

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Remarque
Si vous avez la ancienne version du factures de sous-traitant, suivez les étapes décrites dans Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation au lieu de ceux ci-dessous.

Objectif

Soumettre une nouvelle facture de sous-traitant en tant que contact de facturation après avoir accepté une « Invitation à facturer ».

Contexte

Si vous êtes le contact de facturation désigné pour un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, la compagnie pour laquelle vous effectuez un travail crée une période de facturation pour définir la « date de facturation » pour la soumission de votre facture. Une fois la période de facturation créée, l'administrateur des factures a la possibilité de vous envoyer un courriel avec la ligne d'objet« Nom du projet : Nom d'utilisateur vous a invité à facturer ».Cette invitation est un rappel de courtoisie pour vous aider à créer et soumettre votre facture avant la date d'échéance. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour créer une nouvelle facture de sous-traitant en réponse à une « invitation à facturer » avant la « date d'échéance » de la période de facturation, permissions de niveau « lecture seule » sur l'outil Engagement du projet et vous devez être le « contact de facturation » désigné sur le bon de commande ou contrat de sous-traitance.
      Remarques
      • L'ajout d'un contact de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance ajoute également la personne à la liste « Privé ».
      • Si vous êtes le contact de facturation désigné et que vous souhaitez soumettre une facture après la « date d'échéance », vous devez contacter la compagnie pour laquelle vous avez effectué le travail pour lui demander de créer la facture en votre nom. Voir Créer une facture au nom d'un contact de facturation . Les contacts de facturation ne peuvent pas soumettre de factures dans Procore une fois la date d'échéance passée. 
      • Si vous êtes le contact de facturation désigné et que vous ne trouvez pas l'« invitation à facturer » qui vous a été envoyée, vous n'avez PAS besoin du courriel pour créer une nouvelle facture. Tant que c'est avant la « date d'échéance », vous pouvez vous connecter à Procore et accéder à l'outil Engagements pour créer la nouvelle facture pour le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.

Conditions préalables

Étapes

Étape 1 : Entrez un numéro de facture

  1. Dans la page « Nouvelle facture pour » sous « Informations générales », procédez comme suit :
    • Entrez le numéro facture facture du collaborateur en aval dans la case N° de facture.
      Remarque
      • Le numéro de facture n’est PAS un champ obligatoire, vous pouvez laisser ce champ vide.
      • En règle générale, les utilisateurs de Procore utilisent ce champ libre pour saisir un numéro de référence correspondant au numéro de facture du collaborateur en aval. Si vous saisissez un « n° de facture », il doit être unique parmi toutes les autres factures créées pour le contrat d'engagement correspondant. Si vous essayez d'entrer un numéro en double, une bannière d'avertissement ROUGE apparaît en haut de la page pour vous rappeler d'entrer un numéro unique. 
      • Procore ne remplit PAS automatiquement le « numéro de facture » saisi ici sur les factures en amont associées. Pour quels champs sont automatiquement remplis, voir Comment Procore complète-t-il automatiquement les montants sur une facture en amont?
    • Vérifiez les informations dans les champs suivants. Procore remplit automatiquement les dates suivantes pour vous.
      Remarque

      Les dates de la période de facturation sont définies par l’facture administrateur. Si vous utilisez une période de facturation différente, vous pouvez modifier les valeurs de ces champs si nécessaire. Tous ces champs sont obligatoires.

      • Date de facturation
        Indique la date d’échéance de la période de facturation.
      • Début de la période
        Indique la date de début de la période de facturation.
      • Fin de période
        Indique la date de fin de la période de facturation.
  2. Passer à l'étape suivante.

Étape 2 : Mettez à jour la ventilation des coûts

  1. Dans la section Ventilation des coûts, cliquez sur une (1) ou les deux flèches BLEUEs à côté de « Postes d’engagement » ou « Ordres de changement ». Cela développe la ligne sélectionnée dans le tableau.
    Remarques
    • La section « Ordres de changement » n’est visible et disponible que lorsque l’administrateur Procore de la compagnie a activé la configuration de deux (2) ou trois (3) niveaux ordre de changement sur l’engagement. Voir Configurer le nombre de niveaux de ordre de changement à l'engagement.
    • Après avoir élargi une ligne dans la section « Ordres de changement », cliquez sur l’engagement ordre de changement ligne et ordre de changement potentiel ligne(s) afin de les développer jusqu’à ce que vous atteigniez les postes d’entrée de données.
  2. Déterminez quelle méthode comptable a été définie pour le contrat. Cela détermine le formulaire de saisie de données que vous utilisez pour mettre à jour la ventilation des coûts :

Méthode comptable basée sur le montant

Utilisez cette méthode pour facturer des montants forfaitaires pour les postes de facture sur la Ventilation des coûts des valeurs (VDC). Procore calcule et ajuste automatiquement les autres entrées du poste pour vous. Si vous souhaitez annuler la retenue de garantie, entrez le montant nécessaire en dollars. En fonction de votre engagement spécifique, vous pouvez également avoir la possibilité de facturer les matériaux stockés (photo ci-dessous). Pour plus d'informations sur les colonnes supplémentaires qui apparaissent lors de la facturation des articles stockés, voir Comment facturer les articles stockés dans une facture de sous-traitant?

Cliquez ici pour obtenir des informations plus détaillées sur la méthode de comptabilité basée sur le montant. 

La méthode comptable basée sur le montant vous oblige à saisir des montants forfaitaires sur chaque poste du tableau des valeurs. Avec cette méthode, Procore utilise automatiquement vos entrées pour calculer et mettre à jour les valeurs dans d'autres colonnes. 

Remarque
  • Un astérisque (*) dans la liste ci-dessous indique que vous pouvez modifier la valeur du poste de la ventilation des coûts sur la facture. 
  1. Passez en revue les données de chaque poste sur la ventilation des coûts de la facture : 
    • Numéro d'article . Affiche le numéro de poste sur la ventilation des coûts de la facture. 
    • Code budgétaire. Affiche le code budgétaire attribué au poste de la facture dans la ventilation des coûts.
    • Description du travail. Affiche la description saisie sur le contrat d’engagement le poste facture. 
    • Valeur planifiée . Affiche la valeur prévue du poste sur le contrat d'engagement. Il s'agit de la valeur contractuelle du poste. 
    • Travaux terminés à partir de la demande précédente (%) . Si des factures précédentes ont été créées pour le contrat d'engagement, cette cellule affiche une valeur en pourcentage qui représente le travail effectué au cours des périodes de facturation précédentes pour le poste dans la ventilation des coûts. 
  2. Si vous soumettez une facture pour les travaux effectués pendant la période de facturation en cours, vous avez cette option : 
    • Travaux terminés cette période . Entrez un montant pour représenter le travail effectué pour la période de facturation en cours. Par exemple, si vous avez effectué la moitié du travail pour le poste, vous pouvez saisir le montant en devise ici (au lieu d'une valeur en pourcentage dans la colonne « Total terminé et stocké à ce jour (%) ». Par exemple, vous pouvez entrer 250,00 $ dans la colonne (au lieu de 50 % dans la colonne « Total terminé et stocké à ce jour (%) »). Si vous entrez une valeur ici, Procore calcule automatiquement les données du poste comme suit :
      • Le montant en devise dans la colonne Total terminé et enregistré à ce jour ($) . Si le poste a une valeur planifiée de 500,00 $, Procore ajoute 250,00 $, ce qui représente 50 % du travail à la valeur. N'oubliez pas que la valeur de cette colonne représente le travail total sur la facture en cours et toutes les factures des périodes de facturation passées. 
      • Le montant en pourcentage dans la colonne Total terminé et enregistré à ce jour (%) . Si le poste a une valeur planifiée de 500,00 $, Procore ajoute 250,00 $, ce qui représente 50 % du travail à la valeur. N'oubliez pas que la valeur de cette colonne représente le travail total sur la facture en cours et toutes les factures des périodes de facturation passées. 
  3. Si vous avez reçu des matériaux pendant cette période de facturation et que vous les entreposez sur le chantier (ou dans une installation d'entreposage), vous avez cette option :
    • Conditionnel : Nouveaux matériaux stockés . Saisir un montant en devise de tout nouveau matériel entreposé sur le chantier (ou dans une installation de stockage) pour la période de facturation en cours. Le montant que vous saisissez doit exclure les coûts saisis dans la colonne « Travaux terminés cette période ». 
      Remarque
      Si l'administrateur des factures a activé le paramètre « Activer la facturation séparée pour les matériaux stockés » pour l'engagement, entrez un montant en dollars pour les matériaux pour cette période de facturation. Votre entrée calcule automatiquement les valeurs dans les colonnes « Total terminé et stocké à ce jour ($) % » et « Total terminé et stocké à ce jour (%) ». 
    • Matériaux précédents stockés. S’il s’agit du premier facture, cette valeur est de 0,00 $. Si les factures précédentes ont été créées, cette valeur affiche les montants cumulés saisis dans Les nouveaux matériaux de la factures précédente. Pour plus de détails, voir Comment facturer les matériaux stockés dans un facture de sous-traitant? En tant que contact facture, vous ne pouvez pas modifier ce paramètre.
    • Matériaux actuellement stockés . Affiche le montant en devise des matériaux stockés pendant la période de facturation en cours. 
    • Total terminé et stocké à ce jour ($) . Affiche le montant en devise des travaux terminés et des matériaux stockés sur le chantier pour la facture en cours et sur la ou les factures des périodes de facturation passées.  
  4. Si vous soumettez une facture demandant la libération d'un montant de retenue : 
    • Retenue totale libérée . Entrez le montant en devise de la retenue de garantie dont vous demandez la libération pour cette période de facturation. Il est important de noter que vous pouvez demander le déblocage du montant, mais vous n'êtes PAS autorisé à modifier le taux de la retenue de garantie. 
    • Retenue totale . Affiche le montant cumulé de la retenue de garantie libérée pour le poste. 
  5. Poursuivez les étapes ci-dessus pour chaque poste. 

Méthode de comptabilité basée sur l'unité

Utilisez cette méthode lors de la facturation des matériaux que vous avez commandés en quantité. Avec cette méthode, vous entrez une valeur de pourcentage dans la colonne « Progression totale » ou une valeur monétaire dans la colonne « Progression du travail ». Procore calcule et ajuste automatiquement les autres entrées du poste pour vous. Si vous souhaitez libérer la retenue de garantie, vous pouvez saisir un montant en dollars dans la colonne « Retenue de garantie libérée » nécessaire.

Cliquez ici pour plus d’informations détaillées sur l’méthode comptable basée sur l’unité.  

La méthode de comptabilisation basée sur l'unité vous oblige à saisir une quantité et un prix unitaire pour chaque poste sur la VDC. Avec cette méthode, Procore calcule automatiquement les totaux des postes pour vous.

Remarque
Un astérisque (*) dans la liste ci-dessous indique que vous pouvez modifier la valeur du poste de la VDC sur votre facture.
  • Quantité
    Affiche le nombre total d'unités pour le poste.
  • Prix unitaire
    Affiche les dépenses engagées pour chaque unité du poste.
  • Valeur
    Affiche le montant total du poste en dollars. Il s'agit de la somme des valeurs Prix unitaire + Quantité.
  • Quantité précédente
    Affiche le nombre total d'unités facturées au cours des périodes de facturation précédentes. 
  • Valeur précédente
    Affiche le montant total en dollars facturé au cours des périodes de facturation précédentes.
  • % Progression totale. *
    Saisissez un pourcentage qui reflète votre progression totale. Votre entrée doit refléter la progression cumulée de toutes les périodes de facturation précédentes et de la période de facturation actuelle.
  • Nouvelle quantité. *
    Saisissez une nouvelle quantité pour refléter la quantité facturée cette période sur la nouvelle facture.
  • Nouvelle valeur. *
    Saisissez une nouvelle valeur pour refléter la valeur du poste facturé cette période sur la nouvelle facture.
  • Retenue de garantie libérée. *
    Saisissez un montant de retenue en dollars à débloquer cette période de facturation.
  • Retenue de garantie totale
    Affiche le montant total en dollars de la retenue de garantie à verser pour le poste.

 

Étape 3 : Ajouter des pièces jointes

Si vous avez des fichiers à ajouter en pièce jointe à la facture, vous pouvez les ajouter maintenant. Par exemple, vous devrez peut-être ajouter une renonciation au privilège ou une copie PDF signée de la facture.

  1. Faites défiler jusqu'à la section Pièces jointes.
  2. Cliquez sur Joindre des fichiers ou utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer les fichiers de votre ordinateur ou réseau vers la zone GRISE de la page.
    attachments-attach-files.png
  3. Téléversez tous les fichiers nécessaires à partir de votre ordinateur.
    Remarques
    • Les collaborateurs et les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Standard » dans l’outil Engagements du projet peuvent utiliser l’option Joindre des fichiers après qu’un facture est « Approuvé ».
  4. Passez à l'étape suivante.

Étape 4 : Enregistrer comme ébauche ou Envoyer pour révision

Si vous êtes prêt à soumettre la facture pour examen, vous pouvez le faire maintenant. Si vous souhaitez soumettre la facture ultérieurement, vous avez la possibilité d’enregistrer la facture. Choisissez l’une (1) de ces options :
save-as-draft-or-send-buttons.png

  • Si vous n'êtes PAS prêt à envoyer la facture, cliquez sur Enregistrer comme ébauche. Cela définit le statut de la facture sur Ébauche.
     Conseil
    Si vous souhaitez envoyer par courriel une copie de votre facture à d'autres personnes avant de la soumettre pour révision, Procore recommande de suivre les étapes décrites dans Exporter une facture de sous-traitant. Vous pouvez ensuite ajouter votre facture en pièce jointe à un message à l'aide du système de messagerie de votre compagnie.
    OU
  • Si vous êtes prêt à envoyer la facture, cliquez sur Envoyer. Cela définit automatiquement le statut de la facture sur En cours de révision.
     Important