Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation
Remarque
Si vous avez la ancienne version du factures de sous-traitant, suivez les étapes décrites dans Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation au lieu de ceux ci-dessous.Objectif
Soumettre une nouvelle facture de sous-traitant en tant que contact de facturation après avoir accepté une « Invitation à facturer ».
Contexte
Si vous êtes le contact de facturation désigné pour un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, la compagnie pour laquelle vous effectuez un travail crée une période de facturation pour définir la « date de facturation » pour la soumission de votre facture. Une fois la période de facturation créée, l'administrateur des factures a la possibilité de vous envoyer un courriel avec la ligne d'objet« Nom du projet : Nom d'utilisateur vous a invité à facturer ».Cette invitation est un rappel de courtoisie pour vous aider à créer et soumettre votre facture avant la date d'échéance.
- Si vous recevez et acceptez l'« invitation à facturer » (voir Accepter ou refuser une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation), vous pouvez ensuite suivre les étapes ci-dessous.
- Si vous n'avez pas reçu d'invitation à facturer, la compagnie pour laquelle vous effectuez des travaux peut choisir de soumettre la facture en votre nom. Si tel est le cas, confirmez la procédure que vous suivrez pour soumettre vos factures. La compagnie exécutera ensuite les étapes décrites dans Créer une facture au nom d'un contact de facturation.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Pour créer une nouvelle facture de sous-traitant en réponse à une « invitation à facturer » avant la « date d'échéance » de la période de facturation, permissions de niveau « lecture seule » sur l'outil Engagement du projet et vous devez être le « contact de facturation » désigné sur le bon de commande ou contrat de sous-traitance.
Remarques
- L'ajout d'un contact de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance ajoute également la personne à la liste « Privé ».
- Si vous êtes le contact de facturation désigné et que vous souhaitez soumettre une facture après la « date d'échéance », vous devez contacter la compagnie pour laquelle vous avez effectué le travail pour lui demander de créer la facture en votre nom. Voir Créer une facture au nom d'un contact de facturation . Les contacts de facturation ne peuvent pas soumettre de factures dans Procore une fois la date d'échéance passée.
- Si vous êtes le contact de facturation désigné et que vous ne trouvez pas l'« invitation à facturer » qui vous a été envoyée, vous n'avez PAS besoin du courriel pour créer une nouvelle facture. Tant que c'est avant la « date d'échéance », vous pouvez vous connecter à Procore et accéder à l'outil Engagements pour créer la nouvelle facture pour le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.
- Pour créer une nouvelle facture de sous-traitant en réponse à une « invitation à facturer » avant la « date d'échéance » de la période de facturation, permissions de niveau « lecture seule » sur l'outil Engagement du projet et vous devez être le « contact de facturation » désigné sur le bon de commande ou contrat de sous-traitance.
Conditions préalables
- Acceptez l'« invitation à facturer ». Voir Accepter ou refuser une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation .
- Si vous avez égaré ou supprimé par inadvertance votre « invitation à facturer », voir Un contact de facturation a-t-il besoin d'une « invitation à facturer » pour soumettre une facture?
Étapes
- Étape 1 : Entrez un numéro de facture
- Étape 2 : Mettez à jour la ventilation des coûts
- Étape 3 : Ajouter des pièces jointes
- Étape 4 : Enregistrez ou soumettez une facture
Étape 1 : Entrez un numéro de facture
- Dans la page « Nouvelle facture pour » sous « Informations générales », procédez comme suit :
- Entrez le numéro facture facture du collaborateur en aval dans la case N° de facture.
- Vérifiez les informations dans les champs suivants. Procore remplit automatiquement les dates suivantes pour vous.
Remarque
Les dates de la période de facturation sont définies par l’facture administrateur. Si vous utilisez une période de facturation différente, vous pouvez modifier les valeurs de ces champs si nécessaire. Tous ces champs sont obligatoires.
- Date de facturation
Indique la date d’échéance de la période de facturation. - Début de la période
Indique la date de début de la période de facturation. - Fin de période
Indique la date de fin de la période de facturation.
- Date de facturation
- Passer à l'étape suivante.
Étape 2 : Mettez à jour la ventilation des coûts
- Dans la section Ventilation des coûts, cliquez sur une (1) ou les deux flèches BLEUEs à côté de « Postes d’engagement » ou « Ordres de changement ». Cela développe la ligne sélectionnée dans le tableau.
Remarques
- La section « Ordres de changement » n’est visible et disponible que lorsque l’administrateur Procore de la compagnie a activé la configuration de deux (2) ou trois (3) niveaux ordre de changement sur l’engagement. Voir Configurer le nombre de niveaux de ordre de changement à l'engagement.
- Après avoir élargi une ligne dans la section « Ordres de changement », cliquez sur l’engagement ordre de changement ligne et ordre de changement potentiel ligne(s) afin de les développer jusqu’à ce que vous atteigniez les postes d’entrée de données.
- Déterminez quelle méthode comptable a été définie pour le contrat. Cela détermine le formulaire de saisie de données que vous utilisez pour mettre à jour la ventilation des coûts :
- Méthode comptable basée sur le montant
- Méthode de comptabilité basée sur l'unité
Conseil
Comment un administrateur de factures définit-il la méthode comptable d'un contrat?Pour obtenir des directives étape par étape, voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement?
Méthode comptable basée sur le montant
Utilisez cette méthode pour facturer des montants forfaitaires pour les postes de facture sur la Ventilation des coûts des valeurs (VDC). Procore calcule et ajuste automatiquement les autres entrées du poste pour vous. Si vous souhaitez annuler la retenue de garantie, entrez le montant nécessaire en dollars. En fonction de votre engagement spécifique, vous pouvez également avoir la possibilité de facturer les matériaux stockés (photo ci-dessous). Pour plus d'informations sur les colonnes supplémentaires qui apparaissent lors de la facturation des articles stockés, voir Comment facturer les articles stockés dans une facture de sous-traitant?
Cliquez ici pour obtenir des informations plus détaillées sur la méthode de comptabilité basée sur le montant.
Méthode de comptabilité basée sur l'unité
Utilisez cette méthode lors de la facturation des matériaux que vous avez commandés en quantité. Avec cette méthode, vous entrez une valeur de pourcentage dans la colonne « Progression totale » ou une valeur monétaire dans la colonne « Progression du travail ». Procore calcule et ajuste automatiquement les autres entrées du poste pour vous. Si vous souhaitez libérer la retenue de garantie, vous pouvez saisir un montant en dollars dans la colonne « Retenue de garantie libérée » nécessaire.
Cliquez ici pour plus d’informations détaillées sur l’méthode comptable basée sur l’unité.
Étape 3 : Ajouter des pièces jointes
Si vous avez des fichiers à ajouter en pièce jointe à la facture, vous pouvez les ajouter maintenant. Par exemple, vous devrez peut-être ajouter une renonciation au privilège ou une copie PDF signée de la facture.
- Faites défiler jusqu'à la section Pièces jointes.
- Cliquez sur Joindre des fichiers ou utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer les fichiers de votre ordinateur ou réseau vers la zone GRISE de la page.
- Téléversez tous les fichiers nécessaires à partir de votre ordinateur.
Remarques
- Les collaborateurs et les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Standard » dans l’outil Engagements du projet peuvent utiliser l’option Joindre des fichiers après qu’un facture est « Approuvé ».
- Passez à l'étape suivante.
Étape 4 : Enregistrer comme ébauche ou Envoyer pour révision
Si vous êtes prêt à soumettre la facture pour examen, vous pouvez le faire maintenant. Si vous souhaitez soumettre la facture ultérieurement, vous avez la possibilité d’enregistrer la facture. Choisissez l’une (1) de ces options :
- Si vous n'êtes PAS prêt à envoyer la facture, cliquez sur Enregistrer comme ébauche. Cela définit le statut de la facture sur Ébauche.
Conseil
Si vous souhaitez envoyer par courriel une copie de votre facture à d'autres personnes avant de la soumettre pour révision, Procore recommande de suivre les étapes décrites dans Exporter une facture de sous-traitant. Vous pouvez ensuite ajouter votre facture en pièce jointe à un message à l'aide du système de messagerie de votre compagnie. - Si vous êtes prêt à envoyer la facture, cliquez sur Envoyer. Cela définit automatiquement le statut de la facture sur En cours de révision.
Important
- Vous ne pourrez PAS modifier la facture après l'avoir envoyée, sauf si un administrateur de factures change le statut de la facture en « Réviser et soumettre à nouveau ». Pour plus de détails, voir Consulter une facture de sous-traitant en tant qu'administrateur .
- Pour en savoir plus sur les statuts, consultez Quels sont les statuts par défaut des factures Procore?