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Procore

Importer des coûts directs

Objectif

Importer des coûts directs dans l'outil Coûts directs de votre projet afin de pouvoir ajouter plusieurs coûts directs à la fois.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
  • Exigences du modèle d’importation :
    • Pour des considérations générales, voir Comment préparer mes données pour l'importation dans Procore?
      • Entrez les données dans le modèle complété au format XLSX. Enregistrez ensuite le fichier au format CSV.
    • Données de colonnes requises :
      • Important! Pour éviter les erreurs d'importation, n'ajoutez pas de lignes vides, n'ajoutez PAS de colonnes vides, n'ajoutez PAS de nouvelles colonnes de données et ne supprimez pas la ligne d'en-tête du modèle d'importation. 
      • La première ligne du tableau doit inclure l'en-tête, qui définit les champs dans le tableau Excel et la base de données dans Procore.
        • Les en-têtes suivants sont nécessaires : Type, N° de facture, Description, Employé, Statut, Conditions, Date, Date de réception, Date de paiement, Fournisseur et Code de coût. 
      • Le processus d'importation échouera si vous modifiez les valeurs dans les en-têtes de colonne.
      • Le processus d'importation échouera si vous insérer de nouvelles colonnes, déplacez des colonnes ou supprimez des colonnes du modèle.
      • Le processus d’importation échouera si vous modifiez l’ordre de l’en-tête de colonnes dans le modèle.
    • Données de ligne requises :
       Important
      Pour importer un poste de coût direct, les champs suivants sont obligatoires : Type, Statut, Code de coût et Type de coût.
      • Il n'y a pas de limite au nombre de lignes que vous pouvez importer.
      • Vous DEVEZ entrer l'abréviation de type de coût appropriée. Par exemple, entrez « L » pour « Main-d'œuvre», « E » pour « Équipement », « M » pour « Matériaux », « S » pour « Engagement », « OC » pour « Coût propriétaire », « PS » pour « Services professionnels  » ou « O »pour « Autre ») pour le type de coût. Cette entrée est sensible à la casse.
      • Chaque ligne du tableau correspond à un poste de coût direct. Au minimum, chaque enregistrement nécessite une valeur de Type. Si vous saisissez « Facture » dans la cellule Type, les valeurs Fournisseur et Numéro de facture sont obligatoires.
      • Les autres colonnes et cellules dans une seule ligne peuvent rester vides.
    • Formats de date pris en charge :
  • Restrictions :
  • Information supplémentaire :
    • Si vous avez besoin d'aide pour le processus d'importation, envoyez une demande par courriel à : support@procore.com

Conditions préalables

Étapes

Étape 1 : Téléchargez le modèle d'importation des coûts directs

  1. Accédez à l'outil Coûts directs du projet.
  2. Cliquez sur l'un des onglets disponibles :
    • Résumé
    • Résumé par code de coût
  3. Cliquez sur Créer. Ensuite, choisissez Importer les coûts directs dans le menu contextuel.
    create-import-direct-cost.png
  4. Dans la fenêtre Importer les coûts directs, cliquez sur le lien Télécharger le modèle d'importation des coûts directs.
    download-dc-template.png
    Cela télécharge un fichier CSV que vous devez utiliser comme modèle d'importation.

Étape 2: Remplissez le modèle d'importation des coûts directs

  1. Ouvrez le fichier CSV dans Microsoft Excel.
    direct-cost-import-headings.png
  2. Complétez l'entrée de données comme suit :
    Remarque : Un astérisque (*) indique un champ obligatoire. 
    • Type*
      Entrez « Facture », « Dépense » ou « Paie ». Ceci est un champ obligatoire.
       Important
      • Si vous entrez une valeur autre que « Facture », « Dépenses » ou « Paie », l'importation échouera.
      • La première lettre de l'entrée dans la cellule « Type » doit toujours être en majuscule. 
      • L'entrée dans la case « Type » est sensible à la casse.
    • N° de facture
      Entrez le numéro de facture.
      Remarques
      • Si vous avez entré « Facture » dans la cellule Type, vous devez entrer un numéro de facture dans cette cellule.
      • Vous pouvez saisir n'importe quelle combinaison de caractères alphanumériques. 
      • Si vous entrez « Dépense » ou « Paie », laissez cette cellule vide. 
    • Description
      Saisissez une description détaillée du coût direct. Vous pouvez saisir jusqu'à 255 caractères alphanumériques.
    • Courriel de l'employé
      Saisissez l'adresse courriel complète de la personne de qui vous avez reçu le coût direct.
      Remarques
    • Statut*
      Saisissez « Ébauche », « En attente », « Réviser et soumettre à nouveau » ou « Approuvé ». Il s'agit d'un champ obligatoire.
      Remarque
      Si vous entrez autre chose que « Ébauche » dans la case « Statut », la valeur du coût sera visible dans la colonne « Coût direct » de l'outil Budget).
    • Conditions
      Entrez les conditions de paiement pour le fournisseur. Vous devez entrer « Échéance à la réception », « Net 10 », « Net 15 », « Net 30 », « Net 45 », « Net 60 », « Net 90 » ou « Net 120 ».
      Remarques
      • Si vous laissez la case « Conditions » vide, aucune condition ne sera appliquée.
      • Les entrées de la case « Conditions » sont sensibles à la casse. 
    • Date
      Entrez la date de création. Pour connaître les exigences de format, voir Quels formats de date sont pris en charge lors de l'importation de coûts directs à partir d'un fichier CSV?
    • Date de réception
      Entrez la date de création. Pour les exigences de format, voir Quels formats de date sont pris en charge lors de l'importation de coûts directs à partir d'un fichier CSV
    • Date de paiement
      Entrez la date de création. Pour les exigences de format, voir Quels formats de date sont pris en charge lors de l'importation de coûts directs à partir d'un fichier CSV?
    • Fournisseur
      Entrez le nom du fournisseur/de la compagnie exactement tel qu'il apparaît dans le répertoire du projet.
      Remarques
      Assurez-vous de saisir le nom du fournisseur/de la compagnie exactement tel qu'il apparaît dans le répertoire du projet, car il ne pourra pas être modifié ultérieurement.
    • Facultatif.Sous-projet
      Entrez le nom du sous-projet exactement tel qu'il apparaît dans l'outil Admin du projet. Voir Ajouter un sous-projet à un projet Procore
      Remarque
      La colonne « Sous-projet » n'est incluse dans le modèle que lorsque la fonction de sous-projet est activée dans le projet Procore. Voir Activer les sous-projets.
    • Code de coût*
      Entrez le code de coût approprié pour l'item. Par exemple 01-510. Ceci est un champ obligatoire.
      Remarques
      • Les outils Admin au niveau de la compagnie et du projet incluent une structure de code de coûts qui s'aligne sur le CSI MasterFormat.
      • Votre compagnie peut également utiliser ses propres codes de coût personnalisés. Voir Éléments à considérer ci-dessus.
    • Type de coût*
      Entrez l'abréviation de type de coût appropriée. Ceci est un champ obligatoire.
      Remarques
      • Par exemple : Entrez « L » pour « Main-d'œuvre », « E » pour « Équipement », « M » pour « Matériaux », « S » pour «Engagement », « OC » pour « Coût propriétaire», « PS » pour « Services professionnels » ou « O » pour « Autre ».
      • Cette entrée est sensible à la casse.
      • Pour en savoir plus sur les types de coûts, consultez Quels sont les types de coûts par défaut de Procore?
    • Description du poste
      Saisissez une explication descriptive détaillant le poste de coût direct. Vous pouvez saisir jusqu'à 255 caractères alphanumériques.
    • Quantité
      Saisissez un nombre total d'unités comme valeur de quantité de poste. Par exemple, entrez : 1 ou 100
    • Unités
      Entrez une unité de mesure pour le poste.
       Important
      Votre entrée dans la cellule « Unités » doit correspondre exactement au « Nom d'affichage » pour une (1) des unités de mesure de la liste principale de votre compagnie. Pour plus d'informations, voir Quelles unités de mesure sont incluses dans la liste principale de Procore? et Mettre à jour une unité de mesure sur la liste maîtresse des unités de mesure.
    • Coût unitaire
      Entrez le coût unitaire (par exemple, 160,00 ou 1600,00) et omettez le signe dollar ($).
    • Montant
      Entrez le total pour le poste. 
  3. Enregistrez le fichier en format de fichier CSV.
     Important

    Le seul format qui prend en charge l'importation est le CSV (valeurs séparées par des virgules). Le format de fichier CSV doit toujours utiliser la virgule comme délimiteur et PAS un point-virgule. Dans Microsoft Excel, choisissez Fichier > Enregistrer sous

Étape 3 : Importez les coûts directs

  1. Accédez à l'outil Coûts directs du projet.
  2. Cliquez sur Résumé ou Résumé par code de coût.
  3. Cliquez sur Créer. Ensuite, choisissez Importer les coûts directs dans le menu déroulant.
  4. Dans la fenêtre Importer les coûts directs, cliquez sur Joindre un fichier.
    Cela joint votre modèle rempli pour le processus d'importation, comme indiqué ci-dessous.

    uploadé-template.png
     
  5. Cliquez sur Importer.
    Remarque
    Si la combinaison du sous-projet, du code de coût et du type de coût n'est pas budgétisée pour un poste, ce poste sera ajouté directement au budget avec un « ? » à côté du poste. Voir Ajouter un poste budgétaire partiel
  6. Une fois que le système a validé vos données, Procore vous présente ces options :
    • Erreurs. Si un ou plusieurs enregistrements contiennent des erreurs de données, elles sont répertoriées dans la colonne Erreur. Vous corrigez ces problèmes dans le modèle d'importation, puis téléchargez le fichier d'importation corrigé. Le bouton Importer situé dans le coin supérieur droit de la page reste grisé et indisponible. 
      Ou
    • Importation. Si aucune erreur n'est trouvée, le bouton Importer est activé. Lorsque vous êtes prêt à lancer le processus d'importation, cliquez sur Importer.

 

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