Envoyer un contrat client par courriel

Objectif

Envoyer un contrat client par courriel à d’autres utilisateurs de Procore pour examen et/ou approbation.

Contexte

Après avoir créé un ou plusieurs contrats clients, vous devrez peut-être partager ces informations avec d’autres personnes. Contrairement à d’autres outils Procore qui envoient des courriels automatiques notifications aux membres d’un groupe de distribution ou à une liste lorsque des items sont créés, mis à jour ou approuvés, un contrat client contient des données financières sensibles. Pour protéger ces données, les contrats des clients sont beaucoup explicitement envoyés aux personnes.

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Pour envoyer un contrat client par courriel, permissions de niveau « Standard » ou permissions supérieures dans l’outil Contrats du client du projet.
  • Pour être nommé en tant que destinataire dans le champ À ou CC, vous devez avoir un utilisateur compte dans le répertoire du projet.
    Remarque : Tous les destinataires nommés dans le champ À ou CC peuvent afficher les données de votre contrat client dans la PDF jointe au courriel.
  • Pour accéder à un contrat en cliquant sur le lien « Afficher ce contrat » ou « Afficher en ligne » dans le courriel :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Contrats du client du projet.
      OU
    • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Contrats client du projet ET votre nom doit être répertorié sous « Rendre cela visible uniquement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants ».
• Restrictions :
  • Contrairement à d’autres outils Procore, qui envoient des courriels automatisés notifications aux groupes de distribution ou aux listes, l’outil Contrats de client vous oblige à suivre les étapes ci-dessous.

Conditions préalables

• Vos destinataires doivent avoir un compte utilisateur dans le répertoire de projets de Procore. Voir Ajouter un compte d’utilisateur au répertoire du projet.
• Vous devez avoir un contrat client à envoyer. Voir Créer des contrats de client.

Étapes

1. Accédez à l’outil Contrats client du projet.
2. Recherchez le contrat du client avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro .
3. Cliquez sur Envoyer le contrat par courriel.
   
4. Remplissez les champs suivants :
   • À
     Commencez à taper dans ce champ pour sélectionner vos destinataires principaux dans une liste d’utilisateurs dans le répertoire du projet. Voir Ajouter un compte d’utilisateur au répertoire du projet.

     Mise en garde

     Votre contrat client contient-il des pièces jointes qui ne veulent pas que vos destinataires de courriel soient affichés? Si votre équipe de projet a ajouté des pièces jointes au contrat client que vous envoyez par courriel, assurez-vous de consulter toutes ces pièces jointes pour vous assurer que vous êtes d’accord avec l’envoi de vos destinataires. Vos destinataires auront le capacité pour télécharger ces pièces jointes. Pour savoir comment ces pièces jointes ont été ajoutées, voir Créer des contrats de client et Modifier un contrat client.
   • CC
     Commencez à taper dans ce champ pour sélectionner vos destinataires secondaires dans une liste d’utilisateurs dans le répertoire du projet. Voir Ajouter un compte d’utilisateur au répertoire du projet.
   • Privé
     Cochez ce case à cocher si vous souhaitez empêcher les destinataires qui n’ont pas reçu la permission « Admin » dans l’outil Contrats du client d’accéder au contrat client dans l’application Web Procore.
     Remarque : Tous les destinataires nommés dans le champ À ou CC conserveront la capacité pour cliquer sur Afficher PDF.
   • Objet
     Ce champ se remplit automatiquement en fonction du nom du contrat client, mais vous pouvez apporter des modifications supplémentaires au champ.
   • Pièces jointes
     Joignez tous les fichiers ou documents connexes.
   • Un message
     Inclure un message aux destinataires. 
5. Cliquez sur Envoyer.

Voir également

• Créer des contrats de client