Créer une ventilation des coûts sur un contrat client à l’aide du budget du projet

Objectif

Créer des postes dans la ventilation des coûts (VDC) d’un contrat d’engagement à l’aide des postes du budget d’un projet.

Contexte

Une fois le budget initial de votre projet de construction finalisé dans l’outil Budget du projet, il est recommandé de verrouiller le budget. Une fois verrouillé, vous pouvez utiliser les étapes ci-dessous pour importer rapidement vos postes budgétaires dans l’VDC de votre contrat principal. Avec ce action, chaque poste du budget du projet crée un poste sur l’VDC du contrat.

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrats client du projet.

    Remarque

    Pour empêcher les utilisateurs de Procore d'afficher les données de votre contrat, configurez la fonction de permissions granulaires lors de l'application des modèles de permissions. Voir Gérer les modèles de permissions de projet et Accorder des permissions granulaires dans un modèle de permissions .
• Information supplémentaire :
  • Pour effectuer les étapes ci-dessous, le contrat devra avoir le statut « Ébauche ». Cependant, si le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts » est activé dans cet outil, les utilisateurs disposant de la permission d'utilisateur requise pour modifier les contrats clients peuvent modifier la ventilation des coûts lorsqu'un contrat a un statut quelconque. Pour en savoir plus, qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable »?

    Remarque

    Si vous avez des postes entrants de l’outil Budget du projet (voir Créer la VDC à partir du budget du projet ci-dessous) et que les montants de ces postes sont inférieurs aux montants facturés sur ces postes dans une facture GC/client, une facture de financementou une facture au donneur d’ouvrage, un message d’erreur vous informe que les postes budgétaires ne peuvent pas être importés à partir du budget du projet. 
• Restrictions :
  • Si vous avez créé plusieurs contrats clients, sachez que vous pouvez importer des postes budgétaires dans la ventilation des coûts d'un contrat client (VDC). Cependant, vous n'avez PAS la possibilité de choisir les postes budgétaires que vous souhaitez importer. Pour en savoir plus, voir Y a-t-il des limitations du système lors de la création de plusieurs contrats clients ?

Conditions préalables

• Créez le budget de votre projet. Voir Configurer un budget.
• Verrouiller le budget de votre projet. Voir Verrouiller un budget.
• Créez un contrat client avec le statut « Ébauche ». Voir Créer des contrats de client.
• Assurez-vous que la VDC est vide. Il est recommandé d'utiliser les étapes ci-dessous uniquement lorsque la VDC comporte zéro (0) poste. 
• Définissez la méthode comptable sur le contrat. Voir Comment définir les méthode comptable d’un contrat ou d’un financement? et Modifier l’onglet Paramètres avancés sur un contrat client.

Étapes

1. Accédez à l’outil Contrats client du projet.
2. Localisez le contrat à mettre à jour. Cliquez ensuite sur son lien Numéro .
3. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
4. Sous le tableau « Ventilation des coûts », cliquez sur Importer. Choisissez ensuite VDC dans le menu déroulant.
   
   
    
5. Dans la fenêtre « Importer la ventilation des coûts à partir du budget? », cliquez sur Importer.
   • Si le VDC est vide, le message suivant s’affiche.
     
     
   • Si le VDC a des postes budgétaires existants, tous les postes budgétaires existants seront remplacés par les postes budgétaires du budget.
     
     
     Procore remplace tous les postes existants sur la ventilation des coûts avec les postes actuels dans le budget du projet. Cela peut prendre plusieurs minutes. Une fois l’importation terminée, une bannière VERTE apparaît pour indiquer que le action a réussi et que les postes apparaissent dans le tableau « Ventilation des coûts ».

Étapes suivantes

• Mettre à jour la ventilation des coûts d’un contrat client

Voir également

• Créer des contrats de client