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Procore

(Bêta) Créer des contrats de client

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 En version bêta
Ce contenu est destiné aux participants au programme bêta Finances du projet : Expérience modernisée pour les contrats principaux. 
 Version limitée
flag-us.png  L’outil Contrats clients est disponible en version limitée pour les clients Procore aux États-Unis qui ont implémenté le dictionnaire de point de vue Procore pour les entrepreneurs spécialisés. Pour en savoir plus, voir Quels noms d’outils et termes sont différents dans Procore pour les entrepreneurs généraux, les propriétaires et les entrepreneurs spécialisés ?

Objectif

Créer un contrat principal unique ou plusieurs contrats clients pour un projet Procore.

Contexte

Un contrat client est un accord formel et juridique entre un EG de projet de construction et un entrepreneur. Dans cette relation, l’EG du projet est généralement le pouvoir contractant qui lance l’accord, possède les droits de développer une propriété et finance le projet. L’entrepreneur (également appelé l’entrepreneur client, l’entrepreneur principal ou entrepreneur général) est embauché par l’EG du projet et accepte la responsabilité et la responsabilité pour terminer le projet de construction. L’entrepreneur conclut également d’autres accords avec les sous-traitants, appelés engagements dans Procore, afin d’effectuer les travaux du projet.

Si votre compagnie a acheté Procore pour gérer vos projets de construction, vous pouvez créer un (1) ou plusieurs contrats de client pour chaque nouveau projet de construction.

Exemples

Quand créer un contrat client unique

La plupart des clients Procore qui gèrent leurs projets de construction dans Procore créent un seul contrat client pour un seul projet de construction. Si vous êtes un entrepreneur général, la création d’un seul contrat client est le moyen le plus simple de gérer un projet de construction lorsqu’il a un seul EG de projet et un seul source de financement.

Quand créer plusieurs contrats de client

Si un projet a plusieurs GCs, plusieurs sources de financement et/ou plusieurs méthodes de livraison de projet, vous pouvez également choisir de créer plusieurs contrats clients pour un seul projet. Si vous choisissez de créer plusieurs contrats clients dans un seul projet Procore, il existe certaines limitations. Pour plus de détails, voir Existe-t-il des limitations du système lorsque les projets ont plusieurs contrats clients? Les raisons de choisir de créer plusieurs contrats clients incluent :

  • Plusieurs sources de financement. Un projet peut avoir plusieurs GC, dont chacun fournit un montant du financement du projet. Par exemple, une personne, une compagnie, une autorité publique ou une combinaison de tous ces exemples. Voir Configurer les paramètres : Contrats du client.
  • Plusieurs étapes. Un projet peut être divisé en étapes. Par exemple, vous pouvez exiger des contrats de client distincts pour la pré-construction, la construction en cours et la suivi/entretien.
  • Plusieurs phases. Un projet peut être divisé en phases. Par exemple, vous pouvez exiger des contrats de client distincts pour les fondations, la plomberie, les CVAC, et ainsi de suite.

Après avoir créé un contrat client, vous pouvez ensuite mettre à jour sa ventilation des coûts (VDC). Pour plus de détails, voir Mettre à jour la ventilation des coûts sur un contrat client.

 Conseil

Le contrat client de votre projet est-il VDC similaire aux postes budgétaires de votre projet? Si tel est le cas, Procore recommande de créer le budget du projet avant le contrat client. Cela vous permet d’utiliser les fonctionnalités d’importation de l’outil Contrats clients pour mettre à jour rapidement la ventilation des coûts sur un contrat client qui élimine l’entrée de données répétitive.

Éléments à considérer

Conditions préalables

Étapes

Dans Procore, vous avez la possibilité de créer un seul contrat client ou plusieurs contrats de client comme décrit ci-dessous :

Créer un contrat de client unique

  1. Accédez à l’outil Contrats client du projet.
  2. Choisissez parmi ces options :
    • S’il s’agit du premier contrat du projet, cliquez sur Créer un contrat client sur la page « Créer un contrat client pour commencer ».
      OU
    • Si vous avez déjà créé au moins un (1) contrat client, cliquez sur Créer en haut à droite de la page.
      create-a-single-prime-contract.png
  3. Continuez avec les étapes suivantes :

Ajouter les informations de base du contrat

Mettez à jour les informations de base du contrat comme suit :

create-prime-contract-basic.png

Remarques
  • Il n’y a pas de champs obligatoires lors de l’ajout des informations de base du contrat.
  • Si vous cliquez sur le bouton Créer sans terminer l’entrée de données, Procore enregistre le contrat du client, vous répertorie comme créateur et le place automatiquement dans le statut Ébauche .
  • Nombre
    Pour numéroer vos contrats, choisissez parmi ces options :
    • Si vous numérotez vos contrats à l’aide d’un système de numérotation séquentielle, vous pouvez saisir n’importe quelle combinaison de caractères numériques alpha dans cette case. Pour les contrats ultérieurs, Procore applique automatiquement la numérotation consécutive par ordre croissant.
      Exemple

      Les exemples ci-dessous vous montrent comment fonctionne la numérotation consécutive de Procore :

      • Si le contrat précédent était 1, les prochains contrats sont 2, 3, et ainsi de suite.
      • Si le contrat précédent était PC-0001, les prochains contrats sont PC-0002, PC-0003, et ainsi de suite.
      • Si le contrat précédent était DCA00010-12-G-0001, les prochains contrats sont DCA00010-12-G-0002, DCA0010-12-G-0003, et ainsi de suite.
    • Si vous ne numérotez PAS vos contrats à l’aide de la numérotation séquentielle, vous pouvez saisir manuellement un numéro unique pour chaque contrat client. Pour ce faire, tapez sur l’entrée existante dans la zone Numéro . Les numéros de contrat en double ne sont PAS autorisés.
  • Compagnie contractante
    Sélectionnez le nom de l’EG du projet ou de la compagnie du client du projet dans la liste déroulante. Il s’agit de la compagnie qui possède le projet de construction ou le client qui a embauché votre compagnie pour superviser les travaux de projet. Pour apparaître en tant qu’option de liste, Ajoutez une compagnie au répertoire du projet.
  • Titre
    Entrez un nom descriptif pour le contrat.

Mettre à jour les informations générales sur le contrat client

Mettez à jour le contrat avec plus d’informations générales :

create-prime-contract-general-information.png

  • Statut
    Procore attribue automatiquement aux contrats le statut « Par défaut ». Pour sélectionner un statut différent, choisissez l’une des étiquettes de statut dans la liste déroulante. Les options comprennent : Ébauche, Sortie pour soumission, Sortie pour signature, Approuvé, Terminé ou Résilié.
    Remarque
    Pour créer des ordres de changement au contrat client (ODCCC) et gc factures, le statut de votre contrat client doit être défini sur Approuvé ou Terminé.
  • Exécuté
    Cochez ce case à cocher si le contrat a été entièrement exécuté. Un contrat entièrement exécuté est un accord juridiquement efficace qui a été signé par des représentants autorisés pour chaque partie.
  • Retenue de garantie par défaut
    Entrez un nombre pour représenter le pourcentage qui sera retenu comme retenue sur les postes de la ventilation des coûts du contrat. Par exemple, si vous prévoyez de retenir dix (10) pour cent de la valeur du poste, entrez 10 %.
  • Entrepreneur
    Sélectionnez le « Entrepreneur » dans cette liste déroulante. Il s’agit de la compagnie que votre équipe a embauchée pour effectuer le travail. Pour apparaître en tant qu’option de liste, Ajoutez une compagnie au répertoire du projet.
  • Architecte/Ingénieur
    Sélectionnez l’architecte ou l’ingénieur responsable du projet dans cette liste déroulante. Pour apparaître comme une option dans cette liste, la compagnie doit avoir un enregistrement dans le répertoire du projet.
  • Description
    Saisissez une description plus détaillée du contrat du client. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.

Mettre à jour « Accès au contrat » pour le contrat du client

Par défaut, les contrats des clients sont visibles par tous les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur l’outil Contrats client du projet. Pour modifier ses permissions d’accès, procédez comme suit sur la carte « Accès au contrat » :

  1. Optionnel: Déplacez la visibilité de ce contrat uniquement aux administrateurs de projet et sélectionnez les utilisateurs Non-Admin à gauche ou à droite pour activer la restriction et l’activer. Procore active par défaut ce paramètre.
    Remarques
    • La bascule est BLEUE lorsque les restrictions sont activées.
    • La bascule est GRISE lorsque les restrictions sont désactivées.
  2. Optionnel: Pour fournir aux utilisateurs des permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Contrats clients du projet un accès au contrat, sélectionnez le nom de la personne dans la liste déroulante Accès pour Non utilisateurs admin . Pour apparaître comme une option dans cette liste, un utilisateur doit avoir un profil dans le répertoire du projet.

    create-prime-contract-contract-access.png
     
  3. Optionnel: Pour fournir aux utilisateurs de la liste « Accès pour les utilisateurs Non admin » un accès pour afficher la ventilation des coûts, cochez la liste Autoriser ces utilisateurs Non-Admin à afficher les VDC items case à cocher .

Mettre à jour les dates du contrat pour le contrat du client

Pour mettre à jour le contrat du client avec des dates importantes, procédez comme suit :

prime-contract-contract-dates.png

Remarque
L’administrateur Procore de votre compagnie gère les dates qui apparaissent dans la section « Dates du contrat » à l’aide de la fonction d’ensemble de champs paramétrables. Pour plus de détails, voir Quels champs de l’outil Contrats du client peuvent être configurés comme obligatoires, facultatifs ou masqués?
  • Date de début
    Sélectionnez la date officielle de début du projet de construction.
  • Date d'achèvement approximative
    Sélectionnez la date d'achèvement approximative du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
  • Date d’achèvement substantielle
    Sélectionnez la date d’achèvement substantielle du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
     Conseil
    Si le champ « Date d’achèvement substantielle » est disponible sur votre projet, gardez à l’esprit que Procore met automatiquement à jour la « Date d’achèvement substantielle » pour qu’elle corresponde à la « Date d’achèvement substantielle révisée » de chaque Ordre de changement de contrat de client (Ordres de changement de contrat de client) lorsque chaque ordre de changement est « Approuvé ».
  • Date d'achèvement réelle
    Sélectionnez la date d'achèvement réelle du projet de construction .
  • Date du contrat
    Sélectionnez la date du contrat dans le contrôle du calendrier.
  • Date de réception du contrat signé
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Le contrat signé reçu représente la date à laquelle le contrat exécuté a été reçu.
  • Date d’exécution
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date d’exécution représente la date à laquelle l’accord a été signé par les représentants autorisés de toutes les parties contractantes.
  • Émis à la date
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date d’émission représente la date à laquelle l’accord contractuel a été émis aux deux parties.
  • Date de retour
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de retour est la date à laquelle le contrat a été retourné.
  • Date de la lettre d'intention
    Sélectionnez la date de la lettre d'intention (LI) dans le contrôle du calendrier.
  • Date de la lettre d’approbation
    Sélectionnez la date de la lettre d’approbation (Lettres d'approbation) dans le contrôle du calendrier.
  • Date de résiliation du contrat
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de résiliation de contrat est une date indiquée dans le contrat principale, une fois que toutes les parties ont satisfait à toutes leurs obligations et conditions contractuelles.
  • Date de livraison
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier.

Ajouter des inclusions et des exclusions au contrat du client

Les inclusions de contrat et les exclusions varient d’un projet à l’autre. Cependant, l’intention est de définir exactement ce qui est inclus et NON inclus dans le prix du contrat et étendue des travaux. Pour mettre à jour la carte « Inclusions et exclusions » du contrat, procédez comme suit :
create-prime-contract-inclusions-exclusions.png

  • Inclusions
    Ajoutez les inclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.
  • Exclusions
    Ajoutez le exclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.

Définir la méthode comptable pour le contrat client

La première étape lors de la mise à jour d’une ventilation des coûts consiste à définir la méthode comptable du contrat. La méthode que vous choisissez s’applique également à tous les ordres de changement et/ou factures de ce contrat. Le méthode comptable ne peut être modifié que AVANT d’ajouter des postes à un VDC. Procore ne vous permet PAS de modifier l’méthode comptable d’un contrat une fois que les postes budgétaires sont ajoutés.

 Conseil
Quelle est la différence entre le contrat basé sur le montant et basé sur l’unité/la quantité? Pour plus de détails, voir Comment définir les méthode comptable pour un contrat ou un financement?
  • Pour modifier le méthode comptable à Unité/Quantité, cliquez sur le bouton Changer en Unité/Quantité .
  • Pour modifier le méthode comptable basé sur le montant, cliquez sur le bouton Changer en fonction du montant .

Mettre à jour la ventilation des coûts du contrat client

Par défaut, vous pouvez saisir des postes sur l’VDC du contrat à tout moment, tant que le contrat n’est PAS au statut « Approuvé ».

Remarque
Votre équipe de projet peut choisir d’activer un paramètre de contrat, qui permet aux utilisateurs disposant de permissions de modification de la VDC d’apporter des modifications à l’VDC à tout moment. Pour en savoir plus sur ce paramètre, voir Qu’est-ce que le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts modifiable »?
Ajouter des postes à la ventilation des coûts du contrat du client

Pour ajouter manuellement des postes à l’VDC du contrat client :

  1. Choisissez parmi ces options :
    • Si le VDC est vide, cliquez sur Ajouter une ligne sous « Vous n’avez pas de postes encore ».
      OU
    • Si vous avez des postes existants, cliquez sur Ajouter une ligne.
      Procore crée de nouveaux postes à partir du numéro « 1 ». Les lignes suivantes sont créées dans un ordre numérique.
  2. Désignez un code budgétaire pour le nouveau poste. Vous disposez de ces options :
    • Pour attribuer un code budgétaire existant au poste, commencez à taper un code dans la zone de recherche et sélectionnez le code correspondant dans la liste.
      OU
    • Pour créer un nouveau code budgétaire pour le poste, cliquez sur le bouton Créer un code budgétaire . Ensuite, sélectionnez les items de segment appropriés dans la ou les listes déroulantes pour répondre aux exigences du modèle de code budgétaire de votre projet. Cliquez ensuite sur Créer.
  3. Selon le méthode comptable que vous utilisez, choisissez les étapes appropriées pour ajouter un poste :
    • Pour un contrat basé sur le montant : 
      Un VDC basé sur le montant nécessite cette saisie de données :
      • Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
      • Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, tapez : Frais de service mensuels
      • Montant
        Saisissez le montant total du poste.
      • Facturé à ce jour
        Plus tard, lorsque vous créez factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui a déjà été facturé à ce jour.
      • Montant restant
        Plus tard, lorsque vous créez factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui n’a PAS encore été facturé à ce jour.
    • Pour un contrat basé sur l’unité/la quantité :
      Un VDC basé sur l’unité/la quantité nécessite cette entrée de données :
      • Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
      • Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, tapez : Frais de service mensuels
      • Qté
        Entrez le nombre d’unités.
      • UdM
        Sélectionnez l’unité de mesure (UdM) dans la liste. Voir Quelles unités de mesure sont incluses dans la liste principale de Procore? et Ajouter une unité de mesure à la liste principale des unités de mesure.
      • Coût unitaire
        Entrez le coût unitaire dans cette case. Vous remarquerez que la valeur de cette colonne contient quatre (4) points décimaux (par exemple, 0,0000 $) pour vous permettre d’entrer la valeur spécifique requise pour calculer un prix précis.
        Exemple
        Si vous achetez 50 000 unités pour 1 006 625,00 $, vous devez saisir un prix unitaire de 20,1325 $.
      • Montant
        Le système calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire.
      • Facturé à ce jour
        Plus tard, lorsque vous créez factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui a déjà été facturé à ce jour.
      • Montant restant
        Plus tard, lorsque vous créez factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui n’a PAS encore été facturé à ce jour.
  4. Optionnel: Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter autant de postes que nécessaire.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
    Procore enregistre les postes du VDC du contrat.
Importer des postes dans la ventilation des coûts du contrat du client à partir d’un fichier de CSV
  1. Dans la carte « Ventilation des coûts », cliquez sur le bouton Importer VDC à partir de CSV .
    import-sov-from-csv.png
  2. Cliquez sur le bouton Télécharger CSV modèle et choisissez l’une de ces options :
    • Modèle vierge. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle vierge.
      OU
    • Modèle avec des postes existants.  Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle qui inclut toutes les données de poste existantes du budget de votre projet.
      Remarque
      • Procore télécharge un fichier de modèle CSV vers l’emplacement de téléchargement de fichier de votre navigateur Web.
      • Le nom du fichier est : Contrat du client VDC Template.csv
  3. Ouvrez le modèle que vous avez téléchargé sur votre ordinateur.
  4. Entrez les données que vous souhaitez téléverser directement dans le modèle.
     Important
    Ne modifiez PAS ou réorganisez les en-têtes de colonne dans le fichier modèle.
  5. Après avoir entré les données de votre poste, assurez-vous d’enregistrer les mises à jour de votre fichier au format de fichier « Valeurs séparées par des virgules ».
  6. Revenez à Procore. Ensuite, dans la section « CSV fichier », choisissez l’une de ces options :
    • Cliquez sur Téléverser le fichier.
      OU
    • Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer le modèle que vous venez de mettre à jour dans la section « CSV fichier ».
  7. Choisissez l'une de ces options :
    • Ajouter des postes supplémentaires. Choisissez cette option si vous souhaitez créer de nouveaux postes à l’aide des données de votre modèle.
      OU
    • Remplacer les postes budgétaires existants. Choisissez cette option si vous souhaitez effacer tous les postes budgétaires existants du contrat client et les remplacer par des données dans votre modèle.
  8. Cliquez sur Importer .

Joindre des fichiers au contrat du client

Pour ajouter des pièces jointes à un contrat client :

  1. Sur la carte « Pièces jointes », cliquez sur Modifier.
  2. Cliquez sur Joindre des fichiers.
  3. Dans la boîte de dialogue « Joindre des fichiers », mettez en surbrillance l’emplacement où les fichiers à téléverser sont stockés. Les options incluent :
    • Mon ordinateur. Cliquez sur Téléverser des fichiers pour ouvrir le chercheur de votre ordinateur. Sélectionnez les fichiers à téléverser et cliquez sur Ouvrir.
    • Photos. Si l’outil Photos est actif sur le projet, choisissez le lieu dans la liste Sélectionner un album, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
    • Plans. Si l’outil Plans est actif sur le projet, choisissez la zone dans la liste Sélectionner un secteur, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
    • Formulaires. Si l’outil Formulaires est actif sur le projet, choisissez le modèle dans la liste Sélectionner un modèle, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
    • Documents. Si l’outil Documents est actif sur le projet, accédez au dossier qui stocke le ou les fichiers à téléverser, puis les mettez en surbrillance.
  4. Cliquez sur Joindre.

    create-prime-contract-attach-files.png

    Un indicateur de progression vous montre le statut du téléversement.
  5. Cliquez sur l’icône Fermer (X) dans la boîte de dialogue Joindre des fichiers. 

Créer plusieurs contrats de client

Répétez les étapes décrites dans Créer un seul contrat de client ci-dessus pour chaque nouveau contrat du client.

Mise en garde
Il existe certaines limitations importantes à connaître avant que vos équipes ne commencent à créer plusieurs contrats de client sur un projet Procore. Pour plus de détails, vous êtes conseillé d’examiner Est-ce qu’il y a des limitations du système lorsque les projets ont plusieurs contrats clients?