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Procore

Ajouter les colonnes pour la synchronisation des transactions de coût du projet à un affichage de budget pour Intégrations ERP

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 Important
Les étapes ci-dessous sont conçues pour être utilisées par les clients Procore intégrés aux systèmes de ERP pris en charge qui souhaitent importer coût du projet données de transaction créées dans leur système de ERP dans Procore.

Objectif

Pour mettre à jour l’affichage budgétaire Procore ERP avec les colonnes sources recommandées pour la fonction de synchronisation des transactions des coûts du projet ERP.

Contexte

Dans Procore, un affichage budgétaire définit la disposition des colonnes de données dans l 'onglet Budget de l'outil Budget d'un projet. Par défaut, l'application Web Procore fournit aux utilisateurs quatre (4) affichages budgétaires que vous pouvez (1) utiliser tels quels ou (2) personnaliser pour répondre aux besoins spécifiques de votre compagnie. Vous pouvez également créer des affichages supplémentaires, si nécessaire. Pour les instructions, voir Mettre en place un nouvel affichage budgétaire.

Chaque affichage budgétaire dans Procore comprend un ensemble unique de colonnes conçu pour aider les utilisateurs de votre projet à voir les données que vous souhaitez voir dans l’outil Budget de Procore. Si vous prévoyez d’activer la capacité de synchronisation des transactions coût du projet pour les intégrations de ERP, vous devrez déterminer quels affichages budgétaires vous souhaitez ajouter les colonnes recommandées. Ensuite, vous aurez besoin d’effectuer les étapes ci-dessous sur ces affichages budgétaires.

Remarques
  • Les étapes ci-dessous supposent que vous souhaitez modifier l’affichage standard du budget Procore ERP. Ces étapes sont destinées à servir de ligne directrice lors de la modification d'autres affichages budgétaires standard ou de vos propres affichages budgétaires personnalisés.
  • Si vous avez déjà effectué les étapes décrites dans Ajouter la colonne « Coûts directs ERP » à un affichage budgétaire Procore pour Intégrations ERP,vous devez supprimer la colonne existante « Coûts directs ERP » calculée et la colonne source « Coûts des projets ERP à ce jour » des affichages budgétaires que vous souhaitez modifier en suivant les étapes ci-dessous. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • « Admin » dans l'outil Admin de la compagnie.
      ET
    • Envisagez d’utiliser la permission granulaire « Afficher les détails des coûts directs » de l’outil Budget pour contrôler qui peut et ne peut pas cliquer sur une valeur dans la colonne « Coûts directs » d’un affichage budgétaire pour ouvrir une fenêtre contextuelle qui affiche coût du projet détail des transactions dans l’outil Budget.  Voir Accorder des permissions granulaires dans un modèle de permissions.
  • Exigences :

Étapes

  1. Naviguez vers l’outil Admin de la compagnie.
  2. Sous Paramètres de l’outil, cliquez sur Budget.
  3. Repérez l’affichage budgétaire que vous souhaitez modifier. Cliquez ensuite sur cet affichage budgétaire dans la liste. Dans cet exemple, nous allons modifier  l’affichage budgétaire ERP de Procore. 
  4. Sous Configuration de la colonne, cliquez sur Configurer les colonnes.
    Cela ouvre la fenêtre « Configurer les colonnes ». Poursuivez avec les prochaines étapes.

Étape 1 : Ajouter une colonne source « Détails des coûts du projet à ce jour ERP »

La première étape consiste à créer une colonne source « Détails des coûts du projet à ce jour Enterprise Resource Planning (ERP) » . 

  1. Dans la fenêtre « Configurer les colonnes », cliquez sur Créer une colonne source.
  2. Sous la colonne Nouvelle source, procédez comme suit :
    1. Nom de la colonne. Entrez un nom pour le nouveau nom de colonne.
      Par exemple, saisissez : Détails de coût ERP du projet à ce jour
    2. Source de la colonne. Sélectionnez Coûts directs dans la catégorie source de la liste déroulante. 
    3. Coûts directs. Cochez cette case. Ensuite, dans les cases qui apparaissent :
      • Type. Cochez les cases Facture, Dépense, PaieetFactures de sous-traitant . 
        Remarque : La case Factures de sous-traitants n'est visible que lorsque :
      • Statut. Cochez une ou plusieurs cases pour limiter les détails aux items ayant le statut sélectionné. Dans cet exemple, nous avons sélectionné Approuvé. Cependant, vos choix incluent : Ébauche, En attente, Réviser et soumettre à nouveau et/ou Approuvé.

        step-1.jpeg
         
  3. Choisissez parmi ces options :
    • S'il s'agit d'une nouvelle colonne, cliquez sur Créer.
    • S'il s'agit d'une colonne existante, mais que vous souhaitez enregistrer les nouveaux paramètres dans une nouvelle colonne, cliquez sur Enregistrer comme nouveau.
    • S'il s'agit d'une colonne existante et que vous souhaitez enregistrer les nouveaux paramètres, cliquez sur Mettre à jour.

Étape 2 : Ajouter une colonne source « Coûts directs »

L'étape suivante consiste à créer une colonne source « Coûts directs ». 

  1. Dans la fenêtre « Configurer les colonnes », cliquez sur Créer une colonne source.
  2. Sous la colonne Nouvelle source, procédez comme suit :
    1. Nom de la colonne. Entrez un nom pour le nouveau nom de colonne.
      Par exemple, tapez : Coûts directs
    2. Source de la colonne. Sélectionnez Coûts directs dans la catégorie source de la liste déroulante. 
    3. Coûts directs. Cochez cette case. Ensuite, dans les cases qui apparaissent :
      • Type . Cochez les cases Facture, Dépenses et Paie.
        Remarque : assurez-vous toujours de décocher la case Factures de sous-traitant.
      • Statut. Cochez une ou plusieurs cases pour limiter les détails aux items ayant le statut sélectionné. Dans cet exemple, nous avons sélectionné Approuvé. Cependant, vos choix incluent : Ébauche, En attente, Réviser et soumettre à nouveau et/ou Approuvé.

        step-2.jpeg
         
  3. Choisissez parmi ces options :
    • S'il s'agit d'une nouvelle colonne, cliquez sur Créer.
    • S'il s'agit d'une colonne existante et que vous souhaitez enregistrer les nouveaux paramètres, cliquez sur Mettre à jour.
    • S'il s'agit d'une colonne existante, mais que vous souhaitez enregistrer les nouveaux paramètres dans une nouvelle colonne, cliquez sur Enregistrer comme nouveau.

Étape 3 : Ajouter une colonne source « Factures d'engagement »

La dernière étape consiste à créer une colonne source « Factures d'engagement ».

Remarques
  • Cette colonne n'inclut PAS les données des factures de sous-traitants créées dans Procore. 
  • Cette colonne synchronise les données de facturation des sous-traitants créées dans Sage 300 CRE® et Xero™ avec l'outil Coûts directs du projet dans Procore. 
  • MRI Platform X® ne synchronise pas les données de sous-traitant facture avec l’outil Coût direct du projet dans Procore.
  1. Dans la fenêtre « Configurer les colonnes », cliquez sur Créer une colonne source.
  2. Sous la colonne Nouvelle source, procédez comme suit :
    1. Nom de la colonne. Entrez un nom pour le nouveau nom de colonne.
      Par exemple, tapez : Sub
    2. Source de la colonne. Sélectionnez Factures de sous-traitant dans la catégorie source dans la liste déroulante.
    3. Coûts directs. Cochez cette case. Ensuite, dans les cases qui apparaissent :
      • Tapez. Cochez la case Factures de sous-traitant.
      • Options de revenu. Choisissez l'un des boutons d'option pour Brut ou Net (Brut moins retenue). Dans cet exemple, nous avons conservé le réglage par défaut de Brut. Cependant, vous pouvez choisir la meilleure option pour le budget de votre projet. 
      • Statut. Cochez une ou plusieurs cases pour limiter les détails aux items ayant le statut sélectionné. Dans cet exemple, nous avons sélectionné Approuvé. Cependant, vos choix incluent : Ébauche, En attente, Réviser et soumettre à nouveau et/ou Approuvé.

        erp-subcontractor-invoices.png
         
  3. Choisissez parmi ces options :
    • S'il s'agit d'une nouvelle colonne, cliquez sur Créer.
    • S'il s'agit d'une colonne existante et que vous souhaitez enregistrer les nouveaux paramètres, cliquez sur Mettre à jour.
    • S'il s'agit d'une colonne existante, mais que vous souhaitez enregistrer les nouveaux paramètres dans une nouvelle colonne, cliquez sur Enregistrer en tant que nouveau.