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Procore

Créer une facture de sous-traitant pour la libération de la retenue de garantie dans l’outil Facturations proportionnelles

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Objectif

Créer un sous-traitant facture pour libérer la retenue de garantie en tant que paiement final.

Contexte

Dans Procore, le terme retenue de garantie fait référence à la pratique consistant à retenir une partie du montant d’un contrat jusqu’à ce que les travaux soient jugés terminés de manière satisfaisante. Le montant retenu est spécifié dans un accord entre la partie contractante (la partie qui paie les travaux) et une partie contractée (la personne ou l’entreprise qui exécute les travaux).  Une pratique courante consiste à retenir 5 à 10% de la valeur totale d’un contrat jusqu’à ce qu’un jalon soit atteint. Ensuite, le montant retenu peut être libéré sous forme de paiement échelonné. Lorsque les travaux sont pratiquement terminés, le montant retenu peut être libéré.

Éléments à considérer

  • Required User Permissions:
    • To set and release retainage when editing the most recent invoice before, during, or after the billing period's 'Due Date':
    • To release retainage when editing the most recent invoice during the current billing period:
      • Ensure the Invoice type includes retainage. To know more, Configure Settings: Invoicing.
      • You must have 'Standard' level permissions on the Project level Commitments tool. 
        AND
      • You must be added to the 'Private' drop-down list on the commitment. 
  • Additional Information:
    • If there are multiple invoices for a single billing period, you can only edit the billed amounts on the most recent invoice.
    • If you are adding a payment schedule after the invoice is approved, enter the amount for the work you are claiming this period in the 'Proposed Amount' column of the invoice detail. To learn more, see Create a Payment Schedule. 
    • You can also manage withholding using the sliding scale retention feature. To learn more, see What is sliding scale retention?

Étapes

  1. Accédez à l’outil Engagement du projet.
  2. Accédez à Engagement pour la facture que vous souhaitez distribuer.
  3. Cliquez sur l’onglet Facturation .
  4. Choisissez parmi ces options dans l'onglet Sous-traitant -traitant :
    • Pour modifier une facture existante, localisez l'« ébauche » de la facture à modifier et cliquez sur son lien # de facture pour l'ouvrir. 
      OU
    • Pour créer une nouvelle facture, cliquez sur Créer > Créer une facture. Procore crée une nouvelle facture avec le statut « Ébauche ».
  5. Dans l'onglet Général de la facture, faites défiler jusqu'à la Ventilation des coûts. 
  6. Dans la ventilation des coûts, recherchez le ou les poste à modifier et faites défiler vers la droite de la page pour afficher les colonnes de retenue de garantie.
  7. Saisissez le montant à libérer dans la colonne Retenue de garantie totale libérée .
    Exemple

    Avant entrée de données, le montant total cumulé retenu pour chaque poste est affiché dans la colonne Retenue de garantie totale . Au poste 1, la retenue de garantie totale est de 2 500,00 $. Au poste 2, il est de 1 250,00 $. 

    retainage-before-data-entry.png

    Saisissez le montant de la retenue de garantie à libérer :

    • Pour libérer tout le montant retenu, saisissez 100 % de la valeur totale de la retenue de garantie. Au poste 1, entrez 2 500,00 $ pour libérer le montant total. 
    • Pour libérer la moitié du montant retenu, saisissez 50 % de la valeur totale de la retenue de garantie. Au poste 2, entrez 625,00 $ pour libérer 50 % du montant de 1250,00 $. 

    Après la entrée de données, Procore réduit la valeur totale de la retenue de garantie du montant de votre entrée de données:

    retainage-after-data-entry.png

  8. Mettez à jour le montant de la retenue de garantie à libérer dans chaque poste de la facture si nécessaire. 
  9. Cliquez sur Enregistrer.
    Procore enregistre la facture dans son statut actuel. Une bannière apparaît en haut de l'écran pour afficher le montant total de la retenue de garantie libérée sur la facture. 
    Exemple

    Voici un exemple de la bannière qui apparaît pour montrer le montant total de la retenue de garantie libérée sur la facture. 

    banner-retainage-relesed.png

     Conseils

 

If you would like to learn more about Procore's invoice management software and how it can help your business, please visit our construction invoice management software product page icon-external-link.png.