Créer une facture de sous-traitant pour la libération de la retenue de garantie

Objectif

Contexte

La première étape de la libération de la retenue de garantie sur un projet consiste à créer un facture de sous-traitant. Il existe deux façons de créer un facture dans l’outil Facturations avancées :

• L’entrepreneur en amont (la partie qui paie les travaux) peut créer la facture et la soumettre au nom du contrat en aval (la partie payée pour les travaux). Voir Créer une facturation avancée au nom d’un contact de facturation.
• L’entrepreneur en amont peut envoyer à l’entrepreneur en aval une invitation à soumettre une facture de sous-traitant pour la période de facturation (voir Envoyer une « invitation à facturer » à un contact de facturation). Ensuite, l’entrepreneur en aval peut suivre les étapes décrites dans Soumettre une nouvelle facturation avancée en tant que contact de facturation.

Les étapes ci-dessous résument comment créer et soumettre une facturation avancée pour libérer la retenue de garantie.

Éléments à considérer

• Permissions d'utilisateur requises :
  • Définir et libérer la retenue de garantie lors de la modification d’une facturation avancée avant, pendant ou après la période de facturation en cours, Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Engagements du projet.
    OU
  • Pour libérer la retenue de garantie lors de la modification d’une facturation avancée pendant la période de facturation en cours uniquement, permissions de niveau « Standard » sur l’outil Engagements du projet et vous devez être le « Contact de facturation » désigné sur l’engagement. Les contacts de facturation sont automatiquement ajoutés à la liste déroulante « Privé » de l’engagement. Si vous disposez de ces permissions, consultez ces tutoriels : Envoyez une « invitation à facturer » à un contact de facturation et Soumettez une nouvelle facturation avancée en tant que contact de facturation.
    OU
  • Lecture sur l’option de permissions alternative : Afficher/Masquer  
    • Certains clients Procore choisissent d’accorder aux utilisateurs externes des permissions d’accès à l’outil Engagements du projet pour leur permettre de créer factures. Les options suivantes sont disponibles, mais PAS recommandées :
      • Permission de niveau « Lecture seule » dans l’outil Engagements du projet et désignée comme « Contact de facturation » dans la bon de commande ou le contrat de sous-traitance. Si les utilisateurs disposent de ces permissions, ils ont la permission de modifier le montant de la retenue de garantie pour libérer le facture avant la « date d’échéance » d’une période de facturation.
• Information supplémentaire :
  • Vous ne pouvez créer de facturations avancées que pour les engagements (c’est-à-dire les bons de commande et les contrats de sous-traitance).
  • Si vous êtes le facture contact pour la « compagnie contractante » sur l’engagement, vous disposez de ces options pour soumettre une facturation avancée :
    • Demandez à une personne disposant d’une permission d’accès suffisante à Procore de créer le facture en votre nom.
      OU
    • Suivez les étapes décrites dans Soumettre une nouvelle facturation avancée en tant que contact de facturation.
  • S’il existe plusieurs facturations avancées pour une seule période de facturation, vous ne pouvez modifier que les montants facturés sur la dernière facturation créée.
  • Si l'entrepreneur créera un échéancier de paiement une fois la facture approuvée, entrez les montants pour les travaux que vous demandez pour cette période dans la colonne « Montant proposé » du détail de la facturation proportionnelle. Pour que cette colonne apparaisse, la fonction d'échéancier de paiement doit être activée dans la page « Configurer les paramètres » de l'outil Facturation progressive. Voir Configurer les paramètres : Facturation progressive . 

Conditions préalables

Étapes

1. Accédez à l’outil Facturations avancées du projet.
2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
3. Localisez la facturation avancée à mettre à jour dans le tableau. Cliquez ensuite sur son lien N° de facture pour l’ouvrir.
   Cela ouvre la facturation avancée dans l’outil Engagements du projet.

   Remarque

   Vous devez disposer des permissions utilisateur requises ci-dessus pour afficher une facturation avancée dans l’outil Engagements du projet.
4. Sous l’onglet Résumé , vérifiez que les informations sont comme vous le souhaitez.
5. Cliquez sur l'onglet Détails.
6. Cliquez sur Modifier.
7. Faites défiler la page jusqu'aux colonnes Retenue de garantie dans le tableau.
8. Dans la section Retenue de garantie - Libéré cette période, entrez un montant pour montrer la retenue de garantie libérée pour cette période de facturation.
9. Dans la colonne Retenue de garantie - Actuellement retenu , le système met automatiquement à jour le montant de retenue de garantie qui est retenu.
10. Facultatif . Si l'entrepreneur créera un échéancier de paiement une fois la facturation proportionnelle approuvée, entrez les montants pour les travaux que vous demandez pour cette période dans la colonne Montant proposé .

    Remarque

    Pour que la colonne « Montant proposé » apparaisse, la fonction d'échéancier de paiement doit être activée dans la page « Configurer les paramètres » de l'outil Facturation progressive. Voir Configurer les paramètres : Facturation progressive .
11. Cliquez sur Enregistrer.
12. Facultatif. Si l'administrateur des factures vous demande d'inclure une copie signée du PDF, procédez comme suit :
    1. Choisissez Exporter > PDF.
    2. Signez le PDF.

        Conseil

       Comment ajouter une signature à un PDF? En fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, vous pouvez évaluer différentes options pour déterminer la meilleure option pour vous :

       • Signature mouillée. Vous pouvez imprimer le fichier PDF exporté et ajouter une signature physique. Utilisez ensuite un scanner ou un appareil photo pour capturer le document signé et l’ajouter à votre facture en pièce jointe.
       • Signature électronique. Vous pouvez ajouter une signature numérique ou électronique à la facture. Il existe une variété de fournisseurs de logiciels tiers, tels que DocuSign^© et Adobe® Acrobat™, qui offrent des fonctionnalités de signature pour les fichiers PDF. Après avoir signé le document, ajoutez-le à votre facture en pièce jointe. 
13. Cliquez sur l’onglet Résumé.
14. Cliquez sur Modifier.
15. Dans la section Pièces jointes, téléversez toute documentation de sauvegarde requise, telle que les renonciations de privilège et le PDF d'exportation signé.
16. Choisissez parmi les options suivantes :
    • Si vous êtes prêt à soumettre la facture à l'entrepreneur, cliquez sur Soumettre pour examen. Cela change le statut de la facture en En cours de révision. 
    • Si vous n’êtes PAS prêt à soumettre le facture, cliquez sur Enregistrer. Cela définit le statut facture à Ébauche.

       Important

      Après avoir soumis une facturation avancée, vous ne pouvez plus le modifier à moins que son statut ne soit modifié en Réviser et soumettre à nouveau.

Voir également

• Configurer les paramètres : Facturations avancées
• Créer une facturation avancée au nom d’un contact de facturation
• Créer un échéancier de paiement