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Procore

Créer une facture de sous-traitant pour la libération de la retenue de garantie dans l’outil Facturations proportionnelles

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Objectif

Créer un sous-traitant facture pour libérer la retenue de garantie en tant que paiement final.

Contexte

Dans Procore, le terme retenue de garantie fait référence à la pratique de retenir une partie du montant d'un contrat jusqu'à ce que les travaux soient jugés terminés de manière satisfaisante. Le montant retenu est précisé dans un accord entre la partie contractante (la partie qui paie les travaux) et un contractant (la personne ou la compagnie exécutant les travaux). Une pratique courante consiste à retenir 5 à 10 % de la valeur totale d'un contrat jusqu'à ce qu'un jalon soit atteint. Ensuite, le montant retenu peut être libéré sous forme de paiement échelonné. Lorsque les travaux sont pratiquement terminés, le montant retenu peut être libéré comme paiement final. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Pour définir et libérer la retenue de garantie lors de la modification de la facture la plus récente avant, pendant ou après la « date d'échéance » de la période de facturation :
    • Pour libérer la retenue de garantie lors de la modification de la facture la plus récente pendant la période de facturation en cours :
      • Vous devez disposer des permissions de niveau « Standard » dans l'outil Engagements au niveau du projet. 
        ET
      • Vous devez être ajouté à la liste déroulante « Privé » de l'engagement. 
    • En savoir plus sur les permissions d'utilisateur requises pour les collaborateurs en aval : Afficher/Masquer  
      • Certains clients de Procore choisissent de donner à leurs collaborateurs en aval l'accès à l'outil Engagements au niveau du projet :
        • Pour modifier les montants de retenue de garantie sur la facture la plus récente avant la « date d'échéance » de la période de facturation:
          • Vous devez être un contact de facturation sur l'engagement.   
            ET
          • Vous devez disposer de permissions de niveau « Lecture seule » sur l'outil Engagements au niveau du projet. 
  • Information supplémentaire :
    • S'il existe plusieurs factures pour une même période de facturation, vous ne pouvez modifier les montants facturés que sur la facture la plus récente.
    • Si vous ajoutez un échéancier de paiement après l'approbation de la facture, saisissez le montant pour le travail que vous réclamez pour cette période dans la colonne « Montant proposé » des détails de la facture. Pour en savoir plus, voir Créer un échéancier de paiement. 
    • Vous pouvez également gérer la retenue à l'aide de la fonction de rétention à échelle mobile. Pour en savoir plus, consultez Qu'est-ce que la rétention à échelle mobile?

Étapes

  1. Accédez à l'outil de facturation du projet. 
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Choisissez parmi ces options dans l'onglet Sous-traitant -traitant :
    • Pour modifier une facture existante, localisez l'« ébauche » de la facture à modifier et cliquez sur son lien # de facture pour l'ouvrir. 
      OU
    • Pour créer une nouvelle facture, recherchez le lien Contrat approprié pour ouvrir le contrat. Cliquez ensuite sur Créer > Créer une facture. Procore crée une nouvelle facture avec le statut « Ébauche ».
  4. Dans l'onglet Général de la facture, faites défiler jusqu'à la Ventilation des coûts. 
  5. Dans la ventilation des coûts, recherchez le ou les poste à modifier et faites défiler vers la droite de la page pour afficher les colonnes de retenue de garantie.
  6. Saisissez le montant à libérer dans la colonne Retenue de garantie totale libérée .
    Exemple

    Avant entrée de données, le montant total cumulé retenu pour chaque poste est affiché dans la colonne Retenue de garantie totale . Au poste 1, la retenue de garantie totale est de 2 500,00 $. Au poste 2, il est de 1 250,00 $. 

    retainage-before-data-entry.png

    Saisissez le montant de la retenue de garantie à libérer :

    • Pour libérer tout le montant retenu, saisissez 100 % de la valeur totale de la retenue de garantie. Au poste 1, entrez 2 500,00 $ pour libérer le montant total. 
    • Pour libérer la moitié du montant retenu, saisissez 50 % de la valeur totale de la retenue de garantie. Au poste 2, entrez 625,00 $ pour libérer 50 % du montant de 1250,00 $. 

    Après la entrée de données, Procore réduit la valeur totale de la retenue de garantie du montant de votre entrée de données:

    retainage-after-data-entry.png

  7. Mettez à jour le montant de la retenue de garantie à libérer dans chaque poste de la facture si nécessaire. 
  8. Cliquez sur Enregistrer.
    Procore enregistre la facture dans son statut actuel. Une bannière apparaît en haut de l'écran pour afficher le montant total de la retenue de garantie libérée sur la facture. 
    Exemple

    Voici un exemple de la bannière qui apparaît pour montrer le montant total de la retenue de garantie libérée sur la facture. 

    banner-retainage-relesed.png

     Conseils