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Procore

Modifier les changements budgétaires

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 Phased Release
The new Budget Changes feature is designed to replace the existing budget modifications feature. Once you migrate to Budget Changes, you will no longer have access to the budget modifications feature. If you have any questions before your company starts the migration, contact your Procore point of contact. To learn more about the timeline for migration, see: Common Questions.

Objectif

Modifier les modifications de budget à l’aide de l’outil Budget du projet.

Contexte

A budget change moves your budget's funds from a specific cost or revenue area to another cost or revenue area. Users can create budget changes to ensure your team has a method for moving and auditing budget values between the job activities and work packages associated with your construction project. With the 'Create New Budget Change' form, users can add both Amount-Based and Unit/Qty Based adjustments from one line item to another -- which moves the quantities of materials, labor, and funds you need to complete activities.  

Example

Depending on whether you use your budget to track cost or revenue, you can create budget changes to move dollar amounts between budget codes. Some common uses for a budget change include:

  • Transfer Funds. A fund transfer is a budget change that moves funds from one (1) budget code to one (1) or more other budget code(s). 
  • Move Expenditures. If you use your budget to track expenditures, you can move expenses from one (1) budget code to one (1) or more other budget code(s). 
  • Move Revenue. If you use your budget to track your project's revenue, you can move revenue from one (1) budget code to one (1) or more other budget code(s). 

In Procore, a budget change is comprised of two (2) components:

  • Adjustment. An adjustment is a line item that represents the line on the original budget where the funds are coming from. You can add new adjustments by clicking the Add Adjustment button. 
  • Line. A line item under an adjustment represents where you want to allocate the funds from the original budget. You can add line items to adjustments by clicking the Add Line button. 
 Tip
What is a budget code? To learn more about the budget code concept in Procore, see What is a budget code in WBS?

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Budget du projet.
      OU
    • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur l'outil Budget du projet avec la permission granulaire « Créer, modifier et supprimer des changements budgétaires » activée sur votre modèle de permissions.
  • Information supplémentaire :
    • Procore recommande à votre compagnie (ou à chaque équipe de projet) de développer une politique de gestion des changements budgétaires dans votre environnement.
    • Les modifications de budget sont prises en charge par l'outil Flux de travail au niveau de la compagnie. 
  • Restrictions :
    • Les modifications apportées au budget ne remplissent PAS automatiquement les factures d'  EG/client, les factures de financement ou les factures de propriétaire.
    • Les ajustements ne peuvent être modifiés que lorsqu'un changement de budget a le statut « Ébauche ».
    • Si un flux de travail personnalisé a été appliqué au projet, vous ne pourrez PAS modifier manuellement le statut de changement du budget. 
  • Pour les entreprises utilisant l’option icon-erp-synced2.png Outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer  
    • Seules les modifications budgétaires « Approuvées » peuvent être envoyées à Intégrations Procore + ERP .
    • Les modifications de budget peuvent être récupérées à partir des intégrations Procore + ERP si elles n'ont pas encore été synchronisées.
    • Les changements de budget ne peuvent pas être modifiés ou supprimés une fois synchronisés avec le système ERP intégré.

Étapes

Ajouter des renseignements généraux

  1. Accédez à l'outil Budget du projet. 
  2. Cliquez sur l’onglet Modifications budgétaires .
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Mettez à jour les informations de changement de budget si nécessaire :
    Remarque
    Un asterisk (*) ci-dessous indique un champ obligatoire.
    • Numéro*
      Acceptez le numéro de changement budgétaire par défaut. Procore attribue de nouveaux numéros d’ajustement dans un ordre séquentiel. Par exemple ; 1, 2, 3, et ainsi de suite.
    • Statut*
      Sélectionnez le statut actuel du changement budgétaire. Procore attribue le statut « Ébauche » aux nouveaux ajustements.
    • Titre
      Saisissez un titre pour le changement budgétaire.
    • Description
      Saisissez une description plus détaillée du changement budgétaire.
  5. Optionnel. Si le paramètre « Autoriser la facturation des modifications budgétaires sur les factures au propriétaire » est activé (voir Modifications budgétaires) :

    add-to-owner-invoice-options.png
  6. Optionnel. Continuez avec l’ajout d’un (1) ou plusieurs ajustements.

Modifier les ajustements

  1. Recherchez l’ajustement que vous souhaitez modifier.
  2. Mettez à jour les informations suivantes si nécessaire :
    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
    • Description
      Saisissez une description pour l’ajustement.
    • Quantité
      Entrez le nombre d’unités.
    • Unité
      Entrez l’unité de mesure (UdM).
      Remarques
    • Coût unitaire
      Entrez le coût unitaire.
    • Montant
      Procore calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées de quantité, d’unité et de coût unitaire.
    • Poste d’événement de changement
      Si l’outil Événements de changement est actif sur le projet, sélectionnez un poste d’événement de changement pour lier l’ajustement à un événement de changement.
    • Facultatif : Commentaire
      Saisissez des commentaires utiles sur le changement de budget dans cette case.

Modifier les postes pour les ajustements

  1. Localisez le poste à ajuster dans la section « Ajustements ».
  2. Mettez à jour les informations suivantes pour un poste d’ajustement :
    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
    • Description
      Saisissez une description pour l’ajustement.
    • Quantité
      Entrez le nombre d’unités.
    • Unité
      Entrez l’unité de mesure (UdM).
      Remarques
    • Coût unitaire
      Entrez le coût unitaire.
    • Montant
      Procore calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées de quantité, d’unité et de coût unitaire.
    • Poste d’événement de changement
      Si l’outil Événements de changement est actif sur le projet, sélectionnez un poste d’événement de changement pour lier l’ajustement à un événement de changement.
    • Facultatif : Commentaire
      Saisissez des commentaires utiles sur le changement de budget dans cette case.
  3. Cliquez sur Créer.

Modifier les ajustements de production

Si votre compagnie suit production quantités sur le budget (voir Que sont les « production quantités »?), vous pouvez également créer des modifications budgétaires pour apporter des ajustements production.

Ajouter des postes aux ajustements de production

Après avoir sélectionné le poste de l’production ajustement comme détaillé ci-dessus, vous pouvez ajouter un (1) ou plusieurs postes pour représenter la façon dont vous souhaitez réaffecter les quantités budgétées production.

Voir également

 

If you would like to learn more about Procore's budget management software and how it can help your business, please visit our construction budgeting software product page icon-external-link.png.