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Procore

Modifier les changements budgétaires

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La nouvelle fonctionnalité de changements budgétaires est conçue pour remplacer la fonction de modifications budgétaires existante. Une fois que vous aurez migré vers Modifications budgétaires, vous n'aurez plus accès à la fonction de modifications budgétaires. Si vous avez des questions avant que votre compagnie ne commence la migration, contactez votre point de contact Procore. Pour en savoir plus sur le calendrier de migration, consultez : Questions courantes.

Objectif

Modifier les modifications de budget à l’aide de l’outil Budget du projet.

Contexte

Un changement de budget déplace les fonds de votre budget d’un secteur de coût ou de revenu spécifique vers un autre secteur de coût ou de revenus. Les utilisateurs peuvent créer des modifications budgétaires pour vous assurer que votre équipe a une méthode pour déplacer et vérifier les valeurs du budget entre les activités et les paquets de travail associés à votre projet de construction. Avec le formulaire « Créer un nouveau changement budgétaire », les utilisateurs peuvent ajouter des ajustements basés sur le montant et basés sur l’unité/la Qté d’un poste à un autre - ce qui déplace les quantités de matériaux, de main-d’œuvre et de fonds dont vous avez besoin pour effectuer des activités.

Exemple

Selon que vous utilisez votre budget pour suivre les coûts ou les revenus, vous pouvez créer des modifications budgétaires pour déplacer les montants en dollars entre les codes budgétaires. Certaines utilisations courantes pour un changement budgétaire comprennent :

  • Transférer des fonds. Un transfert de fonds est un changement budgétaire qui déplace des fonds d’un (1) code budgétaire à un (1) ou plusieurs autres codes budgétaires.
  • Déplacer les dépenses. Si vous utilisez votre budget pour suivre les dépenses, vous pouvez déplacer les dépenses d’un (1) code budgétaire à un (1) ou plusieurs autres codes budgétaires.
  • Déplacer les revenus. Si vous utilisez votre budget pour suivre les revenus de votre projet, vous pouvez déplacer les revenus d’un (1) code budgétaire à un (1) ou plusieurs autres codes budgétaires.

Dans Procore, une modification de budget comprend deux (2) composants :

  • Ajustement . Un ajustement est un poste qui représente la ligne du budget d'origine d'où proviennent les fonds. Vous pouvez ajouter de nouveaux ajustements en cliquant sur le bouton Ajouter un ajustement . 
  • Ligne . Un poste sous un ajustement représente l'endroit où vous souhaitez allouer les fonds du budget d'origine. Vous pouvez ajouter des postes aux ajustements en cliquant sur le bouton Ajouter une ligne . 
 Conseil
Qu’est-ce qu’un code budgétaire? Pour en savoir plus sur le code budgétaire concept dans Procore, voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans SRT?

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Budget du projet.
      OU
    • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur l'outil Budget du projet avec la permission granulaire « Créer, modifier et supprimer des changements budgétaires » activée sur votre modèle de permissions.
  • Information supplémentaire :
    • Procore recommande à votre compagnie (ou à chaque équipe de projet) de développer une politique de gestion des changements budgétaires dans votre environnement.
    • Les modifications de budget sont prises en charge par l'outil Flux de travail au niveau de la compagnie. 
  • Restrictions :
    • Les modifications apportées au budget ne remplissent PAS automatiquement les factures d'  EG/client, les factures de financement ou les factures de propriétaire.
    • Les ajustements ne peuvent être modifiés que lorsqu'un changement de budget a le statut « Ébauche ».
    • Si un flux de travail personnalisé a été appliqué au projet, vous ne pourrez PAS modifier manuellement le statut de changement du budget. 
  • Pour les compagnies utilisant le icon-erp-synced2.png Outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer 
    • Seules les modifications budgétaires « Approuvées » peuvent être envoyées à Intégrations Procore + ERP .
    • Les modifications de budget peuvent être récupérées à partir des intégrations Procore + ERP si elles n'ont pas encore été synchronisées.
    • Les changements de budget ne peuvent pas être modifiés ou supprimés une fois synchronisés avec le système ERP intégré.

Étapes

Ajouter des renseignements généraux

  1. Accédez à l'outil Budget du projet. 
  2. Cliquez sur l’onglet Modifications budgétaires .
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Mettez à jour les informations de changement de budget si nécessaire :
    Remarque
    Un asterisk (*) ci-dessous indique un champ obligatoire.
    • Numéro*
      Acceptez le numéro de changement budgétaire par défaut. Procore attribue de nouveaux numéros d’ajustement dans un ordre séquentiel. Par exemple ; 1, 2, 3, et ainsi de suite.
    • Statut*
      Sélectionnez le statut actuel du changement budgétaire. Procore attribue le statut « Ébauche » aux nouveaux ajustements.
    • Titre
      Saisissez un titre pour le changement budgétaire.
    • Description
      Saisissez une description plus détaillée du changement budgétaire.
  5. Facultatif. Si le paramètre « Autoriser la facturation des modifications budgétaires sur les factures du propriétaire » est activé (voir Modifications budgétaires) :

    add-to-owner-invoice-options.png
  6. Optionnel. Continuez avec l’ajout d’un (1) ou plusieurs ajustements.

Modifier les ajustements

  1. Recherchez l’ajustement que vous souhaitez modifier.
  2. Mettez à jour les informations suivantes si nécessaire :
    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
    • Description
      Saisissez une description pour l’ajustement.
    • Quantité
      Entrez le nombre d’unités.
    • Unité
      Entrez l’unité de mesure (UdM).
      Remarques
    • Coût unitaire
      Entrez le coût unitaire.
    • Montant
      Procore calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées de quantité, d’unité et de coût unitaire.
    • Poste d’événement de changement
      Si l’outil Événements de changement est actif sur le projet, sélectionnez un poste d’événement de changement pour lier l’ajustement à un événement de changement.
    • Facultatif : Commentaire
      Saisissez des commentaires utiles sur le changement de budget dans cette case.

Modifier les postes pour les ajustements

  1. Localisez le poste à ajuster dans la section « Ajustements ».
  2. Mettez à jour les informations suivantes pour un poste d’ajustement :
    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
    • Description
      Saisissez une description pour l’ajustement.
    • Quantité
      Entrez le nombre d’unités.
    • Unité
      Entrez l’unité de mesure (UdM).
      Remarques
    • Coût unitaire
      Entrez le coût unitaire.
    • Montant
      Procore calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées de quantité, d’unité et de coût unitaire.
    • Poste d’événement de changement
      Si l’outil Événements de changement est actif sur le projet, sélectionnez un poste d’événement de changement pour lier l’ajustement à un événement de changement.
    • Facultatif : Commentaire
      Saisissez des commentaires utiles sur le changement de budget dans cette case.
  3. Cliquez sur Créer.

Modifier les ajustements de production

Si votre compagnie suit production quantités sur le budget (voir Que sont les « production quantités »?), vous pouvez également créer des modifications budgétaires pour apporter des ajustements production.

Ajouter des postes aux ajustements de production

Après avoir sélectionné le poste de l’production ajustement comme détaillé ci-dessus, vous pouvez ajouter un (1) ou plusieurs postes pour représenter la façon dont vous souhaitez réaffecter les quantités budgétées production.

Voir également