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Procore

Modifier les changements budgétaires

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La nouvelle fonction Modifications budgétaires est conçue pour remplacer la fonction de modifications budgétaires existante. Une fois que vous aurez migré vers les modifications budgétaires, vous n’aurez plus accès à la fonction de modifications budgétaires. Si vous avez des questions avant que votre compagnie ne commence la migration, contactez votre point de contact Procore. Pour en savoir en plus sur l’échéancier de la migration, consultez : Questions courantes.

Contexte

Un changement budgétaire déplace les fonds de votre budget d’un secteur de coûts ou de revenus spécifique à un autre secteur de coûts ou de revenus. Les utilisateurs peuvent créer des modifications budgétaires pour s’assurer que votre équipe dispose d’une méthode pour déplacer et auditer les valeurs budgétaires entre les activités et les lots de travail associés à votre projet de construction. Avec le formulaire « Créer une nouvelle modification budgétaire », les utilisateurs peuvent ajouter des ajustements basés sur le montant et basés sur l’unité/la quantité d’un poste à un autre, ce qui déplace les quantités de matériaux, de main-d’œuvre et de fonds dont vous avez besoin pour effectuer vos activités.

Exemple

Selon que vous utilisez votre budget pour suivre les coûts ou les revenus, vous pouvez créer des modifications budgétaires pour déplacer les montants en dollars entre les codes budgétaires. Voici quelques utilisations courantes d’un changement budgétaire :

  • Transférer des fonds. Un transfert de fonds est un changement budgétaire qui fait passer les fonds d’un (1) code budgétaire à un (1) ou plusieurs autres code budgétaire.

  • Déplacer les dépenses. Si vous utilisez votre budget pour suivre les dépenses, vous pouvez déplacer les dépenses d’un (1) code budgétaire à un (1) ou plusieurs autres code budgétaire.

  • Déplacer les revenus. Si vous utilisez votre budget pour suivre les revenus de votre projet, vous pouvez déplacer les revenus d’un (1) code budgétaire à un (1) ou plusieurs autres code budgétaire.

Dans Procore, un changement budgétaire est composé de deux (2) composantes :

  • Ajustement. Un ajustement est un poste qui représente la ligne du budget initial d’où proviennent les fonds. Vous pouvez ajouter de nouveaux ajustements en cliquant sur le bouton Ajouter un ajustement .

  • Ligne. Un poste sous un ajustement représente l’endroit où vous souhaitez allouer les fonds du budget initial. Vous pouvez ajouter des postes aux ajustements en cliquant sur le bouton Ajouter une ligne .

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :

    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Budget du projet.
      OU

    • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Budget du projet avec la permission granulaire « Créer, modifier et supprimer des modifications budgétaires » activée sur votre modèle de permissions.

  • Information supplémentaire :

    • Procore recommande à votre entreprise (ou à chaque équipe de projet) d’élaborer une politique de gestion des changements budgétaires dans votre environnement.

    • Les modifications budgétaires sont prises en charge par l’outil Flux de travail au niveau de la compagnie.

  • Restrictions :

  • Pour les compagnies utilisant l’outil icon-erp-synced-legacy.png Intégrations ERP :

    • Seuls les changements budgétaires « approuvés » peuvent être envoyés à Procore + .

    • Les modifications de budget peuvent être récupérées à partir des intégrations Procore + ERP si elles n'ont pas encore été synchronisées.

    • Les changements de budget ne peuvent pas être modifiés ou supprimés une fois synchronisés avec le système ERP intégré.

Étapes

Ajouter des renseignements généraux

  1. Accédez à l’outil Budget du projet.

  2. Cliquez sur l’onglet Modifications budgétaires .

  3. Cliquez sur Modifier.

  4. Mettez à jour les informations sur le changement budgétaire au besoin : 

    Remarque
    Un astérisque (*) ci-dessous indique un champ obligatoire.

    • Numéro*
      Acceptez le numéro de changement budgétaire par défaut. Procore attribue les nouveaux numéros de rajustement dans l’ordre séquentiel. Par exemple; 1, 2, 3, et ainsi de suite.

    • Titre
      Entrez un titre pour le changement budgétaire.

    • Type
      Sélectionnez un type de changement parmi les options disponibles :

      • Allocation

      • Rachat

      • Contingence

      • Quantité de production

      • Transfert
        Remarque : Seuls les types activés dans la configuration de votre compagnie apparaîtront dans cette liste.

    • Statut*
      Sélectionnez le statut actuel du changement budgétaire. Procore attribue le statut « Ébauche » aux nouveaux ajustements.

    • Descriptif
      Saisissez une description plus détaillée du changement budgétaire.

  5. Facultatif. Si le paramètre « Autoriser la facturation des modifications budgétaires sur les factures au donneur d’ouvrage » est activé (voir Modifications budgétaires) :

    add-to-owner-invoice-options.png

  6. Facultatif. Continuez avec l’ajout d’un (1) ou plusieurs ajustements.

Modifier les ajustements

  1. Repérez le réglage que vous souhaitez modifier.

  2. Mettez à jour les informations suivantes si nécessaire :

    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans le SRT de Procore?

    • Descriptif
      Saisissez une description pour le rajustement.

    • Quantité
      Entrez le nombre d’unités.

    • Unité
      Entrez l’unité de mesure (UdM).

      Remarque

    • Coût unitaire
      Entrez le coût unitaire.

    • Montant
      Procore calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées de quantité, d’unité et de coût unitaire.

    • Poste d’événement de changement
      Si l’outil Événements de changement est actif sur le projet, sélectionnez un poste d’événement de changement pour lier l’ajustement à un événement de changement.

    • Facultatif : Commentaire
      Entrez tout commentaire utile sur le changement budgétaire dans cette case.

Modifier les postes pour les ajustements

  1. Localisez le poste à ajuster dans la section « Ajustements ».

  2. Mettez à jour les informations suivantes pour un poste de rajustement :

    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans le SRT de Procore?

    • Descriptif
      Saisissez une description pour le rajustement.

    • Quantité
      Entrez le nombre d’unités.

    • Unité
      Entrez l’unité de mesure (UdM).

      Remarque

    • Coût unitaire
      Entrez le coût unitaire.

    • Montant
      Procore calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées de quantité, d’unité et de coût unitaire.

    • Poste d’événement de changement
      Si l’outil Événements de changement est actif sur le projet, sélectionnez un poste d’événement de changement pour lier l’ajustement à un événement de changement.

    • Facultatif : Commentaire
      Entrez tout commentaire utile sur le changement budgétaire dans cette case.

  3. Cliquez sur Créer.

Modifier les ajustements de production

Si votre compagnie suit les quantités de production dans le budget (voir Que sont les « quantités de production »?), Vous pouvez également créer des modifications budgétaires pour effectuer des ajustements de production.

Ajouter des postes aux ajustements de production

Après avoir sélectionné le poste pour l’ajustement de production comme indiqué ci-dessus, vous pouvez ajouter un (1) ou plusieurs postes pour représenter la manière dont vous souhaitez réaffecter les quantités de production budgétées.

Voir également