À propos des modifications budgétaires sur les factures de propriétaire
Table des matières
Aperçu
Lors de la gestion d'un contrat principal sur un projet Procore, les ordres de changement au contrat principal (ODCCP) sont généralement utilisés pour ajuster la étendue des travaux, gérer les changements de coûts et pour d'autres modifications des conditions du contrat. Cependant, tous les ajustements financiers ne nécessitent pas l'utilisation d'un ODCCP.
Sur de nombreux types de contrats importants, notamment les contrats à prix maximum garanti ( Guaranteed Maximum Price - GMP), un entrepreneur général contrôle souvent les fonds d'urgence ou indemnité du projet et n'a qu'à informer le propriétaire du projet de la façon dont ces fonds sont utilisés. Pour ce scénario, l'utilisation de ces fonds peut être reflétée sur une facture au donneur d'ouvrage à l'aide des fonctionnalités de « Modifications budgétaires sur les factures de propriétaire ».
Ces fonctionnalités permettent à l'utilisateur de sélectionner les modifications budgétaires à ajouter à la dernière facture au donneur d'ouvrage sur un contrat principal. La facture est mise à jour pour regrouper les postes de changement budgétaire , afin que les utilisateurs puissent rapidement trouver et mettre à jour les lignes avec les montants facturables.
Conditions préalables
- Un administrateur doit activer l'outil Facturation . Voir Ajouter et supprimer des outils de projet.
- L'utilisateur doit afficher l'expérience de facture au donneur d'ouvrage modernisée. Voir Finances du projet: Expérience de facturation au propriétaire modernisée.
- Un utilisateur doit créer un contrat principal. Voir Créer des Contrats principaux.
- Un utilisateur doit créer une facture au donneur d'ouvrage pour le contrat principal. Voir Créer des factures de propriétaire.
Restrictions
Veuillez tenir compte des limites suivantes :
- Les modifications budgétaires approuvées ne peuvent être ajoutées qu'à la dernière facture au donneur d'ouvrage sur un contrat principal.
Des détails
Les principales fonctionnalités incluent la capacité de :
- Configurez les paramètres « Modifications budgétaires » dans la page « Paramètres budgétaires » de l'outil Budget du projet
- Ajouter une nouvelle colonne « Valeur des changements budgétaires » et un groupe « Modifications budgétaires » sur la ventilation des coûts de la facture au donneur d'ouvrage
- Créez un nouveau changement budgétaire et sélectionnez le contrat principal afin qu'il puisse être ajouté à la facture au donneur d'ouvrage une fois le changement approuvé
- Répondez à la bannière de notification sur la ventilation des coûts de la dernière facture du propriétaire en cliquant sur Réviser et ajouter
- Examinez les modifications approuvées et sélectionnez les modifications à ajouter à la dernière facture au donneur d'ouvrage
- Afficher et modifier les modifications ajoutées sur la dernière facture au donneur d'ouvrage
Configurez les paramètres « Modifications budgétaires » dans la page « Paramètres budgétaires » de l'outil Budget du projet
Pour ajouter des modifications budgétaires approuvées à la facture au donneur d'ouvrage la plus récente, un administrateur doit configurer les paramètres « Modifications budgétaires » dans la page « Paramètres budgétaires » de l'outil Budget au Niveau projet . Voir Configurer les paramètres : Budget:
- Autoriser la facturation des modifications budgétaires sur les factures des propriétaires. Ajoute la colonne « Valeur des modifications budgétaires » à la ventilation des coûts sur les factures du propriétaire, ajoute la case « Ajouter à la facture du propriétaire » et la menu déroulant « Contrat principal » à la fenêtre « Ajouter des modifications budgétaires » et active les modifications budgétaires la bannière de notification s'affiche en haut de la ventilation des coûts de la dernière facture du propriétaire après l'approbation d'un changement. Voir Approuver les modifications budgétaires.
Remarque
Une fois approuvés, seuls les changements budgétaires nets à zéro peuvent être ajoutés aux factures du propriétaire.
Exemple
Vous trouverez ci-dessous les nouvelles options de configuration « Changement de budget » dans la page « Paramètres du budget » de l'outil Budget.
Ajouter une nouvelle colonne « Valeur des changements budgétaires » et un groupe « Modifications budgétaires » sur la ventilation des coûts de la facture au donneur d'ouvrage
Une fois qu'un administrateur a configuré les paramètres « Modifications budgétaires », la colonne « Valeur de modification budgétaire » apparaît dans les factures du propriétaire du projet lorsque vous développez le groupe de colonnes « Valeur ». Cette colonne peut être activée/désactivée dans la zone « Configurer les colonnes » sous « Valeur » dans le panneau Paramètres du tableau de la ventilation des coûts d'une facture. Par par défaut, la colonne est activée, mais la colonne « Valeur » est réduite. Pour le voir, développez la colonne « Valeur ». Un groupe « Modifications budgétaires » est également disponible dans la menu déroulant Sélectionner les groupes à afficher .
Exemple
Vous trouverez ci-dessous un exemple de la colonne « Valeur des modifications budgétaires » et du groupe « Modifications budgétaires » sur une facture au donneur d'ouvrage.
Créez un nouveau changement budgétaire et sélectionnez le contrat principal afin qu'il puisse être ajouté à la facture au donneur d'ouvrage une fois le changement approuvé
Une fois qu'un administrateur a configuré les paramètres « Modifications budgétaires », une nouvelle case à cocher « Ajouter à la facture du propriétaire » et une menu déroulant « Contrat principal » sur la carte « Informations générales » du formulaire Créer une nouvelle modification budgétaire. Le fait de cocher la case « Ajouter à la facture du propriétaire » permet à Procore de savoir qu'il doit ajouter la changement budgétaire à une facture au donneur d'ouvrage après approbation. Les utilisateurs doivent également sélectionner un contrat principal afin que Procore puisse afficher la bannière de notification pour alerter les utilisateurs de réviser et d'ajouter les modifications approuvées à une facture au donneur d'ouvrage.
Exemple
Vous trouverez ci-dessous la page « Créer un nouveau changement de budget » dans l'outil Budget du projet, avec la case à cocher « Ajouter à la facture du propriétaire » et la menu déroulant« Contrat principal ».
Répondez à la bannière de notification sur la ventilation des coûts de la dernière facture du propriétaire en cliquant sur Réviser et ajouter
Lorsqu'un utilisateur modifie la facture au donneur d'ouvrage la plus récente pour un contrat principal, une bannière de notification apparaît en haut de la ventilation des coûts sur les factures de propriétaire du contrat principal lorsque des modifications budgétaires nouvellement approuvées peuvent être ajoutées à une facture au donneur d'ouvrage existante. Les utilisateurs ne peuvent cliquer que sur le bouton Réviser et ajouter sur la facture la plus récente. Pour toutes les anciennes factures, la bannière de notification apparaît pour alerter l'utilisateur des modifications nouvellement approuvées, mais le bouton Réviser et ajouter est désactivé par par défaut. Vous ne pouvez réviser et ajouter des modifications que sur la facture la plus récente.
Exemple
Vous trouverez ci-dessous un exemple de la bannière de notification et du bouton Réviser et ajouter qui s'affichent sur les factures au propriétaire du contrat principal sélectionné. Le bouton Réviser et ajouter n'est actif que sur la facture la plus récente.
Vous trouverez ci-dessous un exemple du bouton Réviser et ajouter lorsqu'il est désactivé. Passez le curseur de votre souris sur le bouton pour voir une info-bulle.
Examinez les modifications approuvées et sélectionnez les modifications à ajouter à la dernière facture au donneur d'ouvrage
Après avoir cliqué sur le bouton Réviser et ajouter de la facture la plus récente, la fenêtre « Réviser et ajouter les modifications approuvées » apparaît. Les utilisateurs peuvent cocher les cases correspondant au changement budgétaire à ajouter. S'il y a plusieurs modifications budgétaires ou ordres de changement, toutes les modifications approuvées sont répertoriées. Après avoir sélectionné les modifications à ajouter, cliquez sur Ajouter. Une bannière verte apparaît pour confirmer le ou les ajouts.
Remarque
Si vous créez une nouvelle facture au donneur d'ouvrage après avoir approuvé les modifications budgétaires, toutes les modifications approuvées sont automatiquement reflétées sur la facture. Il vous suffit d'ajouter les modifications approuvées à la facture au donneur d'ouvrage la plus récente .Exemple
La fenêtre « Réviser et ajouter les modifications approuvées » se trouve ci-dessous. Il répertorie tous les changements budgétaires et les ordres de changement nouvellement approuvés. Vous pouvez utiliser les fonctionnalités de facturation groupée de la facture au propriétaire lors de la modification de la facture au donneur d'ouvrage la plus récente .
Afficher et modifier les modifications ajoutées sur la dernière facture au donneur d'ouvrage
Une fois que vous avez ajouté les changement budgétaire, elles apparaissent dans le groupe « Modifications budgétaires » de la ventilation des coûts. Les utilisateurs peuvent facturer en fonction des codes budgétaires qui ont été ajustés par la changement budgétaire en modifiant directement le poste ou en utilisant les fonctionnalités de facturation groupée. Pour en en savoir plus, voir Modifier les factures du propriétaire.
Exemple
Vous trouverez ci-dessous un exemple de changement budgétaire après son ajout à la ventilation des coûts d'une facture de propriétaire.
Afficher une info-bulle pour plus de détails sur le calcul de la « valeur prévue » pour la ventilation des coûts de la facture propriétaire
Une fois qu'un administrateur a configuré les paramètres « Modifications budgétaires », placez le curseur de votre souris sur l'icône d'informations dans la colonne « Valeur planifiée » de la ventilation des coûts de la facture. Une info-bulle qui explique comment le calcul de la « valeur prévue » est mis à jour lorsque votre équipe ajoute des modifications budgétaires aux factures du propriétaire.
Exemple
Vous trouverez ci-dessous un exemple de l'info-bulle « Valeur prévue » sur la ventilation des coûts d'une facture au donneur d'ouvrage.
Questions courantes
Questions courantes
Devons-nous nous inscrire à l'expérience de facture au donneur d'ouvrage modernisée?
Oui. Pour ajouter des modifications budgétaires approuvées à une facture au donneur d'ouvrage, les utilisateurs doivent activer l'expérience de facture au donneur d'ouvrage modernisée. La possibilité d'ajouter des modifications approuvées aux factures du propriétaire est uniquement compatible avec l'expérience modernisée. Si vous vous désabonnez de l'expérience modernisée, vous ne pourrez pas ajouter de modifications budgétaires aux factures du propriétaire. De plus, les colonnes de changement budgétaire ne sont pas disponibles avec l'ancienne expérience.
Pour en en savoir plus sur l'expérience modernisée, consultez Finances du projet: Expérience de facturation au propriétaire modernisée.
Plus
Pour en en savoir plus sur l'ajout de modifications budgétaires aux factures du propriétaire, consultez les liens ci-dessous :
- Les API de facturation au propriétaire mises à jour seront disponibles sur developer.procore.com.
- Les données de Changement budgétaire sont disponibles dans les rapports Facture du propriétaire et Poste de la facture du propriétaire. Pour savoir comment créer des rapports, voir Rapports du projet.
- Vous pouvez utiliser les fonctionnalités de facturation de ligne de groupe sur les modifications budgétaires avec les factures de propriétaire. Voir À propos de la facturation de ligne de groupe sur les factures au propriétaire.