À propos des modifications budgétaires sur les factures de propriétaire

Modifications budgétaires - Démo de Facturation du propriétaire

Conditions préalables

• Un administrateur doit activer l’outil Facturation. Voir Ajouter et supprimer des outils de projet. 
• L’utilisateur doit afficher l’expérience de facture au donneur d’ouvrage modernisée. Voir Finances du projet : Expérience de facturation du propriétaire modernisée. 
• Un utilisateur doit créer un contrat principal. Voir Créer des contrats principaux. 
• Un utilisateur doit créer une facture au donneur d’ouvrage pour le contrat principal. Voir Créer des factures au propriétaire. 

Restrictions

Veuillez tenir compte des limitations suivantes : 

• Les modifications budgétaires approuvées ne peuvent être ajoutées qu’à la facture au donneur d’ouvrage la plus récente d’un contrat principal. 

Configurez les paramètres « Modifications budgétaires » dans la page « Paramètres budgétaires » de l’outil Budget du projet

Pour ajouter des modifications budgétaires approuvées à la facture au donneur d’ouvrage la plus récente, un administrateur doit configurer les paramètres « Modifications budgétaires » dans la page « Paramètres budgétaires » de l’outil Budget au niveau projet. Voir Configurer les paramètres : Budget:

• Autoriser la facturation des modifications budgétaires sur les factures du propriétaire. Ajoute la colonne « Valeur des modifications budgétaires » à la ventilation des coûts sur les factures au propriétaire, ajoute la case à cocher « Ajouter à la facture au propriétaire » et la liste déroulante « Contrat principal » à la fenêtre « Ajouter des modifications au budget », et permet à la bannière de notification des modifications budgétaires d’apparaître en haut de la « Ventilation des coûts » de la facture au d’ouvrage au propriétaire la plus récente après l’approbation d’une modification. Voir Approuver les modifications budgétaires.

  Remarque

  Une fois approuvés, seuls les changements budgétaires Net Zéro peuvent être ajoutés aux factures du propriétaire.

Exemple

Vous trouverez ci-dessous les nouvelles options de configuration « Modification budgétaire » dans la page « Paramètres budgétaires » de l’outil Budget. 

Ajouter une nouvelle colonne « Valeur des changements budgétaires » et un nouveau groupe « Changements budgétaires » à la ventilation des coûts de la facture au donneur d’ouvrage

Une fois qu’un administrateur a configuré les paramètres « Modifications budgétaires », la colonne « Valeur des modifications budgétaires » apparaît dans les factures au propriétaire du projet lorsque vous développez le groupe de colonnes « Valeur ». Cette colonne peut être activée/désactivée dans la zone « Configurer les colonnes » sous « Valeur » du panneau Paramètres du tableau de la ventilation des coûts d’une facture. Par défaut, la colonne est activée, mais la colonne « Valeur » est réduite. Pour le voir, développez la colonne « Valeur ». Un groupe « Modifications budgétaires » est également disponible dans la liste déroulante Sélectionner les groupes à afficher . 

Créez un nouveau changement budgétaire et sélectionnez le contrat principal afin qu’il puisse être ajouté à la facture au donneur d’ouvrage une fois le changement approuvé

Une fois qu’un administrateur a configuré les paramètres « Modifications budgétaires », une nouvelle case à cocher « Ajouter à la facture au propriétaire » et une nouvelle liste déroulante « Contrat principal » sur la carte « Informations générales » dans le formulaire Créer une nouvelle modification budgétaire. Le fait de cocher la case « Ajouter à la facture au propriétaire » permet à Procore de savoir qu’il doit ajouter le changement budgétaire à une facture au donneur d’ouvrage après approbation. Les utilisateurs doivent également sélectionner un contrat principal afin que Procore puisse afficher la bannière de notification pour alerter les utilisateurs de réviser et d’ajouter les modifications approuvées à une facture au donneur d’ouvrage. 

Exemple

Vous trouverez ci-dessous la page « Créer un nouveau changement budgétaire » dans l’outil Budget du projet, avec la case à cocher « Ajouter à la facture au propriétaire » et la liste déroulante « Contrat principal ». 

Répondez à la bannière de notification dans la ventilation des coûts de la plus récente facture au donneur d’ouvrage en cliquant sur Réviser et ajouter

Lorsqu’un utilisateur modifie la facture au donneur d’ouvrage la plus récente pour un contrat principal, une bannière de notification apparaît en haut de la ventilation des coûts sur les factures au propriétaire du contrat principal lorsque des modifications budgétaires nouvellement approuvées peuvent être ajoutées à une facture au donneur d’ouvrage existante. Les utilisateurs ne peuvent cliquer que sur le bouton Examiner et ajouter sur la facture la plus récente. Pour toutes les factures plus anciennes, la bannière de notification apparaît pour alerter l’utilisateur des modifications nouvellement approuvées, mais le bouton Vérifier et ajouter est désactivé par défaut. Vous ne pouvez examiner et ajouter des modifications que sur la facture la plus récente. 

Passez en revue les modifications approuvées et sélectionnez les modifications à ajouter à la plus récente facture au donneur d’ouvrage 

Après avoir cliqué sur le bouton Réviser et ajouter sur la facture la plus récente, la fenêtre « Réviser et ajouter des modifications approuvées » apparaît. Les utilisateurs peuvent cocher les cases correspondant au changement budgétaire à ajouter. S’il y a plusieurs modifications budgétaires ou ordres de changement, toutes les modifications approuvées sont répertoriées. Après avoir sélectionné les modifications à ajouter, cliquez sur Ajouter. Une bannière verte apparaît pour confirmer le ou les ajouts. 

Affichez et modifiez les modifications ajoutées à la plus récente facture au donneur d’ouvrage

Une fois que vous avez ajouté les changements budgétaires, ils apparaissent dans le groupe « Modifications budgétaires » de la ventilation des coûts. Les utilisateurs peuvent facturer en fonction des codes budgétaires qui ont été ajustés par le changement budgétaire en modifiant directement le poste ou en utilisant les fonctionnalités de facturation groupée. en savoir plus, voir Modifier les factures au propriétaire. 

Affichez une info-bulle pour plus de détails sur le calcul de la « valeur prévue » pour la ventilation des coûts de la facture au donneur d’ouvrage

Une fois qu’un administrateur a configuré les paramètres « Modifications budgétaires », placez le curseur de votre souris sur l’icône informations de la colonne « Valeur prévue » de la ventilation des coûts de la facture. Une info-bulle qui explique comment le calcul de la « valeur planifiée » est mis à jour lorsque votre équipe ajoute des modifications budgétaires aux factures au propriétaire. 

Devons-nous opter pour l’expérience de facture au donneur d’ouvrage modernisée ?

Oui. Pour ajouter des modifications budgétaires approuvées à une facture au donneur d’ouvrage, les utilisateurs doivent s’inscrire à l’expérience de facture au donneur d’ouvrage modernisée. La possibilité d’ajouter des modifications approuvées aux factures au propriétaire n’est compatible qu’avec l’expérience modernisée. Si vous vous désinscrivez de l’expérience modernisée, vous ne pourrez pas ajouter de modifications budgétaires aux factures des propriétaires. En outre, les colonnes de changement budgétaire ne sont pas disponibles avec l’ancienne expérience. 

Pour en savoir plus sur l’expérience modernisée, voir Finances du projet : Expérience de facturation au propriétaire modernisée.