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Procore

À propos de l'expérience améliorée de la gestion des soumissions

 

Nouvelle expérience de gestion des soumissions

Procore a publié Expérience améliorée de la gestion des soumissions, une expérience simplifiée pour la gestion des soumissions dans l'outil Appel d'offres. Cette expérience comprend des fonctionnalités telles que les formulaires de soumission, le nivellement des soumissions et une intégration avec le réseau de construction Procore.

Vous pouvez activer la nouvelle expérience projet par projet ou pour tous les projets de votre compte. Voir Comment mettre à jour vers la nouvelle expérience d'appel d'offres?

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Aperçu

De nombreuses actions et processus de l'outil Appel d'offres restent les mêmes entre les expériences héritées et améliorées. Par exemple, avant de créer un formulaire de soumission, vous devez toujours confirmer les paramètres de l'outil Appel d'offres, téléverser les documents d'appel d'offres dans le projet et créer un dossier d'appel d'offres. 

Vous trouverez ci-dessous une liste des fonctionnalités notables incluses dans l'expérience améliorée de gestion des soumissions :

 


Créer et gérer des formulaires d'appel d'offres personnalisés

Les formulaires de soumission facilitent la ventilation des informations sur la portée et les coûts et aident à normaliser les réponses reçues des soumissionnaires. De plus, l'utilisation de formulaires de soumission permet un nivellement des soumissions sur les soumissions soumises. Voir Créer un formulaire d'appel d'offres et Importer des formulaires d'appel d'offres . 

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Des détails

  • Il peut y avoir plusieurs formulaires de soumission par dossier de soumission.
  • Vous pouvez prévisualiser le formulaire de soumission avant de l'envoyer.
  • Les soumissionnaires pourront ajouter leurs propres inclusions, exclusions, commentaires et pièces jointes à leurs soumissions.
  • Si vous créez une nouvelle compagnie sur l'onglet Soumissionnaires, le contact sera ajouté à l'outil Répertoire au niveau de la compagnie.
  • Vous n'avez pas besoin d'utiliser des codes de coût pour tous les postes et vous pouvez créer des postes en texte brut à la place. Voir Dois-je utiliser des codes de coût sur un formulaire de soumission?

Aperçu

Lors de la création d'un nouveau formulaire de soumission, vous pouvez ajouter des postes et des détails aux sections « Soumission de base » et « Remplaçants » de l'onglet Formulaire de soumission. Tous les postes ajoutés aux sections Soumission de base et Suppléants seront envoyés à tous les soumissionnaires invités à remplir le formulaire de soumission.
Remarque : Vous pouvez ajouter des sections supplémentaires à l'offre de base et aux substituts.

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Après avoir rempli les informations nécessaires, vous pouvez ajouter des soumissionnaires sur l'onglet Soumissionnaires . Voir Rechercher et inviter des soumissionnaires à un formulaire d'appel d'offres.

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Les compagnies sont extraites de l'outil Répertoire au niveau de la compagnie. Si une compagnie n'est pas encore dans l'outil Répertoire, vous pouvez cliquer sur Ajouter une compagnie dans l'onglet Soumissionnaires pour l'ajouter en tant que nouveau contact. Voir Ajouter une nouvelle compagnie au répertoire à partir de l'outil Appel d'offres et Ajouter un nouveau contact au répertoire à partir de l'outil Appel d'offres.

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Lorsque vous êtes prêt à inviter les soumissionnaires à soumissionner, vous pouvez cliquer sur Inviter dans le menu déroulant ou sur la bannière « Inviter les soumissionnaires en attente ».

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Niveau et comparaison des soumissions soumises

La fonction de nivellement des offres pour les formulaires d'appel d'offres de l'outil Appel d'offres vous permet de comparer les offres côte à côte afin de pouvoir décider plus facilement à qui attribuer un contrat. Voir Niveau d'appel d'offres pour un formulaire d'appel d'offres pour plus d'informations.

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Des détails

  • Vous pouvez niveler et comparer les offres une fois que les offres ont été soumises pour un formulaire d'appel d'offres.
  • Vous pouvez configurer les colonnes (choisir parmi 3 hauteurs de ligne différentes et afficher ou masquer les colonnes) et exporter les données de nivellement des soumissions dans un fichier CSV.

Aperçu

Pour commencer à comparer les soumissions, cliquez sur l'onglet Nivellement des soumissions pour le formulaire de soumission concerné.

view-bid-leveling-tab.png

Les soumissions sont affichées côte à côte, les valeurs soumises étant agrégées. Selon la quantité de données et la taille de la fenêtre de votre navigateur, vous devrez peut-être faire défiler vers la droite pour afficher des données supplémentaires.

bid-leveling.png

Cliquez sur Configurer les colonnes pour choisir les colonnes que vous souhaitez voir et ajuster également la taille si nécessaire.

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Ajouter et inviter des soumissionnaires

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Ajouter des compagnies à partir du répertoire

Semblable à l'expérience de gestion des soumissions d'origine, vous pouvez ajouter des compagnies à partir de votre outil Répertoire au niveau de la compagnie et les inviter à soumissionner. Voir Ajouter des soumissionnaires du répertoire à un formulaire de soumission. Vous pouvez ajouter des soumissionnaires à partir de plusieurs zones de l'outil Appel d'offres : 

  • Lors de la création ou de la modification d'un formulaire de soumission, cliquez sur Enregistrer et ajouter des soumissionnaires. Voir Créer un formulaire de soumission.
  • Dans l'onglet « Soumissionnaires », cliquez sur Ajouter des soumissionnaires.
  • Dans l'onglet « Appel d'offres » du dossier d'appel d'offres, cliquez sur l'icône plus + sur le côté droit.
    add-bidders-plus.png

Si vous souhaitez ajouter une nouvelle compagnie à votre répertoire afin de pouvoir l'inviter à soumissionner, vous pouvez cliquer sur Ajouter une compagnie sur la page Ajouter des soumissionnaires. Voir Ajouter une nouvelle compagnie au répertoire à partir de l'outil Appel d'offres et Ajouter un nouveau contact au répertoire à partir de l'outil Appel d'offres.

Ajouter des compagnies du réseau ConstructionProcore

 En version bêta
Cette fonctionnalité est actuellement en version bêta.

Dans le cadre de la nouvelle expérience de gestion des appels d'offres, les solliciteurs d'offres peuvent rechercher dans le réseau de construction Procore pour trouver d'autres compagnies à inviter à soumissionner sur un projet. Voir Ajouter des soumissionnaires à partir du réseau de construction Procore.
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Au lieu de seulement pouvoir inviter des contacts qui existent déjà dans le répertoire de votre compagnie dans Procore à soumissionner, vous pouvez découvrir et choisir parmi des milliers de compagnies à travers le Réseau de construction Procore.

Aperçu

  • Les informations suivantes sont affichées pour chaque compagnie, en fonction de leurs informations dans le réseau de construction : Adresse principale, Faire des affaires en tant que, Site Web et Services fournis.

  • Vous pouvez utiliser la barre de recherche pour trouver des compagnies spécifiques et utiliser l'option Filtres pour filtrer les résultats en fonction des détails suivants : Lieu du projet, Services fournis, Type de compagnie et Secteur de la construction.
  • Les compagnies du réseau de construction Procore que vous invitez à soumissionner seront ajoutées au répertoire au niveau de la compagnie dans Procore. Vous pouvez choisir de modifier les contacts d'appel d'offres dans l'outil Répertoire ultérieurement si nécessaire.

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Attribuer une soumission et la convertir en contrat de sous-traitance ou en bon de commande

Semblable à l'expérience de gestion des soumissions d'origine, vous pouvez attribuer une soumission et la convertir en contrat dans l'outil Engagements du projet. Voir Attribuer une soumission et la convertir en contrat de sous-traitance ou en bon de commande. Après avoir sélectionné le type de contrat vers lequel vous souhaitez convertir l'offre, vous serez dirigé vers l'onglet Ventilation des coûts dans l'outil Engagements du projet, où vous pourrez ensuite envoyer le contrat par courriel.

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Attribuer une soumission

Si vous ne souhaitez pas encore créer de contrat, vous pouvez également « adjuger avec modération » une offre en modifiant le statut de l'offre en « Attribué ». Voir Attribuer une soumission avec modération.

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Comment puis-je m'inscrire à la nouvelle expérience de gestion des enchères?

Voir Comment puis-je m'abonner à la nouvelle expérience de gestion des appels d'offres?

 

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FAQ

Pourquoi utiliser les formulaires d'appel d'offres?

Les formulaires de soumission facilitent la ventilation des informations sur la portée et les coûts et aident à normaliser les réponses reçues des soumissionnaires. De plus, l'utilisation de formulaires de soumission permet un nivellement des soumissions sur les soumissions soumises. Voir Niveau d'appel d'offres pour un formulaire d'appel d'offres.

Que faire si je ne prévois pas de définir la portée?

Les formulaires d'appel d'offres ne concernent pas seulement la portée. Ils peuvent vous aider à mieux évaluer la couverture en vous permettant de personnaliser la façon dont vous organisez vos soumissionnaires. Si vous créez un formulaire d'appel d'offres par transaction et que des soumissionnaires enchérissent sur plusieurs formulaires d'appel d'offres, vous pouvez désormais suivre séparément le statut de l'appel d'offres, les notes et l'activité. Cela n'était pas possible dans l'ancienne expérience, car les soumissionnaires étaient suivis par la compagnie plutôt que par le métier.

Exemple
Un entrepreneur général invite Construction Acme à soumissionner sur deux formulaires de soumission : un pour l'électricité et un pour le CVCA. Si la compagnie choisit de soumissionner pour l'électricité, mais pas pour le CVC, les deux statuts seront toujours enregistrés. Les notes et l'activité sont également suivies par formulaire de soumission plutôt que par compagnie.

Quelles permissions sont requises pour afficher un formulaire de soumission?

Les utilisateurs doivent disposer de permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Appel d'offres du projet et être ajoutés au « Groupe CC d'appel d'offres ».

Où ajouter des soumissionnaires?

Dans la nouvelle expérience, vous pouvez ajouter des soumissionnaires après avoir créé un formulaire d'appel d'offres. Voir Ajouter des soumissionnaires à un formulaire de soumission.

Vous pouvez ajouter des soumissionnaires dans trois (3) domaines différents :

  • Lors de la création ou de la modification d'un formulaire de soumission, cliquez sur Enregistrer et ajouter des soumissionnaires. Voir Créer un formulaire de soumission.
  • Dans l'onglet « Soumissionnaires », cliquez sur Ajouter des soumissionnaires.
  • Dans l'onglet « Appel d'offres » du dossier d'appel d'offres, cliquez sur l'icône plus + sur le côté droit.

Puis-je modifier les colonnes d'un formulaire d'appel d'offres?

Oui. Vous pouvez cliquer sur les points de suspension verticaux icon-ellipsis-vertical.png icône sur une colonne pour ajuster la taille des colonnes ou les épingler d'un certain côté. 

Puis-je revenir à l'ancienne expérience d'appel d'offres?

Non. Une fois que vous avez mis à jour un projet vers la nouvelle expérience, il ne peut pas être rétabli.

D'autres fonctionnalités seront-elles ajoutées?

Oui. Des fonctionnalités supplémentaires, telles que des modèles, sont prévues pour le développement.

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