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Procore

Importer des formulaires d'appel d'offres dans l'outil d'appel d'offres

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Objectif

Pour créer des formulaires d'appel d'offres à partir d'un fichier CSV, importez. 

Contexte

En plus de créer un formulaire d'appel d'offres dans l'outil Appel d'offres, vous pouvez également télécharger un modèle CSV pour remplir et importer les informations. Avec une importation CSV, vous pouvez créer plusieurs formulaires d'appel d'offres à la fois. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Appel d'offres du projet.
  • Informations complémentaires :
    • Vous pouvez importer et créer plusieurs formulaires de soumission à la fois à partir du même fichier CSV. 
    • Les exigences suivantes existent pour le modèle :
      • Le nom du formulaire de soumission doit être rempli pour chaque poste. Les noms de formulaire de soumission ne peuvent pas être dupliqués.
      • Un poste ne peut avoir qu'un code de coût ou un sujet rempli, pas les deux. 
      • Les codes de coûts doivent correspondre aux codes de coûts du projet. 
    • Si vous modifiez le modèle CSV dans un éditeur de texte et que vous devez séparer les valeurs, utilisez des virgules ou des points-virgules. La plupart des fichiers CSV utilisent des virgules par défaut.
    • Le formulaire de soumission ne sera pas importé si des erreurs sont détectées, et une bannière répertoriera les détails de ce qui a empêché l'importation. Après avoir corrigé les problèmes et enregistré le fichier modèle sur votre ordinateur, vous pouvez le téléverser à nouveau. 

Étapes

  1. Accédez à l'outil Appel d'offres du projet.
  2. Ouvrez un dossier d'appel d'offres.
  3. S'il n'y a pas encore de formulaires d'appel d'offres dans le dossier d'appel d'offres, cliquez sur Créer un formulaire d'appel d'offres dans l'onglet Appel d'offres. 
    OU
    S'il existe au moins un formulaire d'appel d'offres, cliquez sur Afficher les formulaires d'appel d'offres , puis sur Créer un formulaire d'appel d'offres. 
  4. Dans le menu Créer un formulaire de soumission , sélectionnez À partir d'un fichier CSV. 
  5. Cliquez sur Télécharger le modèle CSV et sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Modèle vide: Le fichier modèle sera vide, sauf pour les en-têtes de colonne. 
    • Modèle avec codes de coût: Le modèle contiendra des en-têtes de colonne et des postes pour chaque code de coût du projet. 
  6. Ouvrez le fichier CSV sur votre ordinateur et remplissez le modèle si nécessaire :
    Remarque : La seule colonne obligatoire est Nom du formulaire d'appel d'offres, car il peut arriver que vous souhaitiez créer de nouveaux formulaires d'appel d'offres sans poste. Si vous souhaitez ajouter des postes, remplissez les autres colonnes répertoriées ci-dessous.   
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    • Nom du formulaire d'appel d'offres: Entrez le nom d'un formulaire d'appel d'offres que vous souhaitez créer. 
    • Type d'item: Entrez « Soumission de base » ou « Substituts » pour spécifier dans quelle section un poste doit être répertorié. 
    • Section: Entrez le nom de la section.
    • Code de coût: Si le poste est associé à un code de coût, entrez le code de coût (exemple : 03-100 Béton). Sinon, laissez ce champ vide et accédez à la colonne Sujet. Les codes de coût doivent correspondre aux codes de coût qui existent dans le projet.
    • Objet: Si le poste n'a pas besoin d'un code de coût, entrez un sujet pour le poste (exemple : finition du béton). S'il a besoin d'un code de coût, laissez ce champ vide et passez à la colonne Code de coût. 
    • Description: Entrez une description du poste. 
    • Type de champ de réponse: Saisissez un type de réponse (Montant, Inclure/Exclure ou Unité et quantité) pour chaque poste. 
      Remarque :
      • Les trois types de réponse peuvent être utilisés pour les items de soumission de base, mais « Inclure/Exclure » n'est pas autorisé pour les substituts.
      • Lors de la saisie de valeurs, l'espacement doit correspondre au texte de l'exemple dans l'en-tête de la colonne Type de champ de réponse. Par exemple :
        • « Unité et quantité » au lieu de « Unité et quantité »
        • « Inclure/Exclure » au lieu de « Inclure/Exclure »
  7. Lorsque vous avez terminé de remplir le modèle, enregistrez le fichier CSV et revenez à la fenêtre « Créer des formulaires de soumission à partir d'un fichier CSV » dans Procore.
  8. Sous « Sélectionner le délimiteur CSV », sélectionnez le type de caractère que vous avez utilisé pour séparer les valeurs dans le modèle :
    Remarque : Cela s'applique uniquement si vous avez modifié le fichier CSV dans un éditeur de texte.
    • Virgule (,)
    • Point- virgule (;)
  9. Dans la section « Fichier CSV », cliquez sur Téléverser un fichier ou faites glisser et déposez le fichier dessus. 
  10. Lorsque vous êtes prêt à importer le fichier, cliquez sur Créer.
    • Si l'importation est réussie, le ou les formulaires de soumission seront créés automatiquement dans l'outil Appel d'offres.
    • Si des erreurs sont détectées, une bannière apparaîtra avec des détails sur ce qui a empêché l'importation. Après avoir corrigé les problèmes et enregistré le fichier modèle sur votre ordinateur, vous pouvez le téléverser à nouveau.