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Créer un formulaire de soumission

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Remarque
Le contenu ci-dessous décrit les fonctionnalités qui font partie de la nouvelle expérience améliorée de gestion des soumissions. Voir À propos de l'expérience améliorée de la gestion des soumissions.

Objectif

Créer un formulaire de soumission avant d'ajouter et d'inviter des compagnies à soumissionner.

Contexte

Les formulaires d'appel d'offres facilitent la ventilation des informations sur la portée et les coûts et aident à standardiser les réponses reçues des soumissionnaires. Ils peuvent également vous aider à mieux évaluer la couverture en vous permettant de personnaliser la façon dont vous organisez vos soumissionnaires.

Après avoir invité les compagnies à soumissionner avec des formulaires de soumission, vous pouvez comparer les soumissions côte à côte avec la fonction de nivellement des soumissions. Voir Niveau des soumissions pour un formulaire de soumission.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Appel d'offres du projet.

Vidéo

 

Étapes

 Conseil
Vous pouvez également créer des formulaires d'appel d'offres avec une importation CSV. Voir Importer des formulaires de soumission dans l'outil Appel d'offres.
  1. Accédez à l'outil Appel d'offres du projet.
  2. Ouvrez le dossier d'appel d'offres auquel vous souhaitez ajouter un formulaire d'appel d'offres.
  3. Cliquez sur Créer un formulaire de soumission.
  4. Sélectionner et sélectionnez Nouveau pour créer un nouveau formulaire de soumission.
  5. Dans le champ « Nom du formulaire de soumission », entrez un nom pour le formulaire de soumission.
  6. Si vous souhaitez enregistrer votre formulaire de soumission avant d'ajouter des postes :
  7. Remplissez votre formulaire de soumission en ajoutant des sections et des postes aux zones Soumission de base et Substitutions si nécessaire. Voir la section Ajouter des sections et ajouter des postes ci-dessous.  
  8. Facultatif : Vous pouvez ajuster les colonnes du formulaire de soumission selon vos besoins. Voir la section Ajuster les colonnes ci-dessous. 

Ajouter des sections

 Important
Les sections ne sont pas disponibles sur les dossiers d'appel d'offres qui ont été créés avant que cette fonctionnalité ne soit disponible (janvier 2024). 
  1. Cliquez sur Ajouter une section. 
  2. Entrez un nom pour la section.
  3. Pour ajouter un poste pour la section, cliquez sur le menu Ajouter un poste ou sur l'icône plus + pour la section. 
    bidding-add-line-item.png
    Remarque : Consultez les étapes pour Ajouter des postes ci-dessous pour plus de détails sur l'ajout de postes.  
  4. Continuez à ajouter des sections et des postes si nécessaire.
  5. Facultatif : Pour réorganiser les sections ou les postes, cliquez et faites glisser sur la poignée icon-reorder-grip.png et déposez-la dans une nouvelle zone. 
  6. Facultatif : Si vous devez supprimer une section, cliquez sur les points de suspension verticaux icon-ellipsis-vertical.png et sélectionnez Supprimer. Cela supprimera la section et tous ses postes budgétaires. 

Ajouter des postes

  1. Dans la section Soumission de base, cliquez sur le menu déroulant Ajouter un poste .
  2. Sélectionnez l'un des types de postes budgétaires suivants :
    • Code de coût: Sélectionnez cette option si vous souhaitez ajouter un poste avec un code de coût.
    • Texte simple: Sélectionnez cette option si vous souhaitez ajouter un poste général sans code de coût.
  3. Remplir les champs pour le poste :
    • Items:   
      • Pour un poste de code de coût, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un code de coût et sélectionnez un code de coût.
        Conseil! Utilisez la barre de recherche pour trouver rapidement un code de coût. 
      • Pour un poste en texte simple, cliquez dans le champ et saisissez un nom pour l'item.
    • Description: Saisissez une description pour le poste, si nécessaire. 
    • Type de champ de réponse: sélectionnez un type de réponse pour le poste. Le « Type de champ de réponse » se remplit automatiquement en fonction du poste précédent ajouté, mais vous pouvez le modifier si nécessaire. Pour plus d'informations sur les types de réponse, consultez Comment définir la méthode comptable pour les appels d'offres? 
      Remarque : La colonne « Type de champ de réponse » n'est disponible que pour les dossiers d'appel d'offres créés après le lancement de la fonctionnalité Types de réponse flexibles . 
      • Montant: Sélectionnez cette option si un montant doit être saisi.
      • Unité/Quantité: Sélectionnez cette option si une unité et une quantité doivent être saisies. 
      • Inclure/Exclure: Sélectionnez cette option si ce poste doit être saisi comme une inclusion ou une exclusion pour l'appel d'offres.
        Remarque : L'option « Inclure/Exclure » n'est disponible que pour la sélection dans la section Soumission de base. La section Substitutions utilise « Montant » et « Unité et quantité ». 
        • Conseil! Si vous souhaitez qu'une soumission soit soumise sous la forme d'une somme forfaitaire au lieu d'avoir des montants détaillés, vous pouvez sélectionner « Inclure/Exclure » comme « Type de champ de réponse » pour tous les postes. Cela garantit que les soumissionnaires spécifient ce qui est ou n'est pas inclus dans leur soumission, et permet de saisir un montant dans le champ « Total » à la fin de la soumission. Voir Soumettre une soumission au nom d'un soumissionnaire ou Soumettre une soumission.
  4. Pour ajouter des postes supplémentaires, cliquez sur Ajouter un poste et répétez le même processus. 
  5. Si vous souhaitez permettre aux soumissionnaires de fournir des options alternatives ou des substitutions, faites défiler jusqu'à la section Alternatives et ajoutez des postes si nécessaire.
  6. Lorsque le formulaire de soumission est rempli :

Ajuster les colonnes

  1. Cliquez sur les points de suspension verticaux icon-ellipsis-vertical.png dans la colonne « Items » ou « Descriptions ». 
  2. Choisissez parmi les options suivantes :
    • Colonne d’épingle :
      • Épingler à gauche : Cliquez si vous souhaitez épingler la colonne sur le côté gauche du tableau.
      • Épingler à droite : Cliquez si vous souhaitez épingler la colonne sur le côté droit du tableau.
      • Aucune épingle : Cliquez si vous souhaitez supprimer l’épingle de la colonne.
    • Configurer automatiquement cette colonne : Cliquez pour ajuster automatiquement la taille de la colonne sélectionnée.
    • Configurer automatiquement toutes les colonnes : Cliquez pour ajuster automatiquement la taille des deux colonnes.
    • Réinitialiser les colonnes : Cliquez si vous souhaitez réinitialiser les colonnes au paramètre par défaut.

Voir également