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Procore

Attribuer une soumission et la convertir en contrat de sous-traitance ou en bon de commande

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 Note
The content below describes functionality that is part of the new Bid Management Enhanced Experience. See About Bid Management Enhanced Experience.

 

Objectif

Sélectionner l'offre gagnante et la convertir en nouveau contrat de sous- traitance ou en bon de commande.

Contexte

Avec Procore, vous avez désormais la possibilité de choisir de convertir la soumission initiale ou la version de soumission nivelée en contrat de sous-traitance ou en bon de commande. Une fois qu’une soumission (y compris une soumission à niveau) est attribuée et convertie, vous pouvez immédiatement envoyer le contrat résultant par courriel au fournisseur.

Si vous ne souhaitez pas encore créer de contrat , vous pouvez également « attribuer progressivement » une soumission. Voir Attribuer une soumission avec modération.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Appel d'offres du projet.
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
  • Pour les compagnies utilisant le icon-erp-synced2.png Outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer  
    • Les boutons Convertir en contrat et Convertir en contrat ne sont pris en charge que lors de la conversion d’une soumission originale.
      • Les soumissions nivelées ne peuvent pas être converties en contrat lorsque le projet est synchronisé avec l’ERP.
    • Important! Pour synchroniser les données avec votre système ERP intégré, vous devez définir le type de coût du code de coût (voir Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de « type de coût »?) sur les contrats comme suit : 
      • Intégration par Procore. Utilisez le type de coût de code de coût par défaut configuré pour Point de vue Spectrum® pendant le processus de ® mise en œuvre. 
      • Intégration par Procore. Accédez à l’outil Intégrations ERP, cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png, puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour Vista. 
      • QuickBooks® Bureau. Le type de coût des contrats de sous-traitance doit toujours être défini sur Autre « O ». 
      • QuickBooks® en ligne. Accédez à l’outil Intégrations ERP, cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png, puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour le contrat.
      • Entrepreneur® Sage 100. Accédez à l’outil Intégrations ERP , cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png, puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour le contrat
      • Sage 300 CRE.® Accédez à l’outil Intégrations ERP , cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png, puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour le contrat.
      • Xero™. Accédez à l’outil Intégrations ERP , cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png, puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour le contrat.

Conditions préalables

  • L’outil Engagements doit être activé pour pouvoir convertir les appels d'offres gagnants.
  • Au moins une (1) offre doit être soumise par un soumissionnaire invité.

Étapes

Convertir une soumission originale en engagement

  1. Accédez à l'outil Appel d'offres du projet.
  2. Cliquez sur Afficher dans le dossier d'appel d'offres pour lequel vous souhaitez attribuer une offre.
  3. Cliquez sur le nom de la compagnie que vous souhaitez sélectionner comme soumission gagnante.
    OU
    Cliquez sur l’ellipse verticale icon-ellipsis-vertical.pngà côté de la compagnie sélectionnée.
    Remarque : L’entreprise sélectionnée doit avoir le statut « Attribuée ».
  4. Cliquez sur le menu Attribuer un soumissionnaire et sélectionnez Convertir en bon de commande ou Convertir en contrat de sous-traitance.
  5. Cliquez sur Attribuer et convertir.
    Remarque : Une fois la soumission convertie, l’outil Engagements du projet s’ouvre dans l’onglet Général du nouveau contrat. Les informations appropriées de la soumission gagnante sont automatiquement copiées dans le nouveau contrat.
  6. Continuez à remplir les détails de l’engagement ci-dessous.

Convertir une soumission égale en engagement

  1. Accédez à l'outil Appel d'offres du projet.
  2. Cliquez sur Afficher ou sur le nom du dossier d’appel d’offre concerné.
    Remarque : Vous pouvez également cliquer sur le nom du dossier d’appel d’offre.
  3. Cliquez sur le nom du formulaire d’appel d’offres.
  4. Cliquez sur l’onglet Nivellement des soumissions.
  5. Cliquez sur l’affichage Soumissions nivelées .
  6. Cliquez sur les points de icon-ellipsis-vertical.pngsuspension verticaux <img data-sl-alt="icon-ellipsis-vertical.png" height="16" src="data:image/png;base64,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 NYlaGmhAG1UYBwEqlIuLi6/880NzGU6nk0CM5gCThKhQ+Gn+x3ANMFE9oIUY0Vw8fahQjJzmG4mJFRgqlIeHB935Pj4+6o6JNQAVipGT+dzc3Fhr1B2PCqWwsFB3gkZidC8SEoAKpbS0lFZXV4ekEP4StBATXhGfGVQoUAJvW9TyY0cYRjTQgDaiKE6T6FBSUlL+XlhYcJSVlYUtCeZAA9qwojhOoEOBWtLS0v6YmZmhw8PDpKmpicAHMBiMwQdzoAGtDJMC5Xuh9fX1tK+vjy4uLgYMxuD7Pi/rWSoUWUVHW1dBERBSUBQUAQGBC2OnCJZ93y4FRfD+KCgKioCAwKV2ioIiICBwSd8pXq/3N35yz9bX19nV1dUXQY7oLmlQDg4OWF1dHSsvLx/ mPR7S0dFBqqqqbPyaud1uhk4iaEEpUHibgzU3N0P7IiiV1yHfOaS7u5t0dXXxXhiT8r9v6FBWV1cZtEn9/shfzuA6+HJUZNErR9MfUaHwXfCJn6ZpLmJ0dJRcXl5+1RxgkhAVytbWluv+/l5z6tAM293d/ag5wCQhKhQjja3T01OTStX+MqhQPB6P9sy+KW9ubr6N8J5QoeTk5OiuzEiM7kVCAjRDCYkzdGnk+z5GYgwlFxSECsVqtf6kp0jQQkxQvihDVCiUUv/g4OBlYmJi1OJAA1qIiSo2WYAKBXLPzs7O4n0dkpGRAZdCgznQgFYoiLMTHQrUU1xcTJeXl39ubW0NNMISEhIIGDTEwAdzoAGtDJMCBQpNSkr6x263B5pgh4eHH8CgKQY+mAONLJMGJbhg/rnhAwv2yRy/CygyAYjWVlAEVP4HAAD// wNXcXYAAAAGSURBVAMAwoKKmLcv6boAAAAASUVORK5CYII= » width="16 » />à côté du nom de l’entreprise que vous souhaitez sélectionner comme soumission gagnante.
  7. Sélectionnez Convertir en contrat de sous-traitance
    OU
    Sélectionnez Convertir en bon de commande
  8. Lorsque la fenêtre Attribuer un appel d’offres et convertir un contrat s’ouvre, choisissez parmi les éléments suivants :
    • Soumission égale: Comprend uniquement les ajustements de soumission les plus récents, les postes privés et les remplaçants.
    • Soumission soumise: Comprend la soumission originale soumise par ou au nom de vos soumissionnaires.
  9. Cliquez sur Attribuer et convertir.
    Remarque : Une fois la soumission convertie, l’outil Engagements du projet s’ouvre dans l’onglet Général du nouveau contrat. Les informations appropriées de la soumission gagnante sont automatiquement copiées dans le nouveau contrat.

Remplir les détails de l’engagement

  1. Dans l' tab « Généralités » du contrat, cliquez sur l' tab Ventilation des coûts. Pour en savoir plus, voir Ventilation des coûts.
  2. Pour informer la compagnie de l'offre gagnante :
    1. Cliquez sur Contrat par courriel.
    2. Dans l' tab Courriels , complétez les informations suivantes :
      • À: Sélectionnez les noms des destinataires.
      • CC: Sélectionnez les noms des personnes qui doivent être copiées sur le courriel.
      • Privé: Cochez la case à cocher si vous souhaitez que seuls les destinataires et les utilisateurs disposant d'une permission de niveau « Admin » dans l'outil Engagements voient le courriel. Il s'agit du paramètre par défaut. 
      • Pièces jointes: Ajoutez un ou plusieurs fichiers au courriel. Le cas échéant, il est recommandé d'ajouter le formulaire de contrat officiel de votre compagnie en pièce jointe.
      • Message: Saisissez le corps de votre courriel. Il est recommandé de fournir des instructions claires à vos destinataires (c.-à-d., sous-traitants) en ce qui concerne la façon dont les contrats et les documents doivent être signés. Votre message doit également inclure un rappel pour renvoyer le contrat signé, qui peut facilement être ajouté en pièce jointe dans leur réponse par courriel.
        Remarque : Le courriel comprendra automatiquement les détails du contrat .
    3. Lorsque vous êtes prêt à envoyer le contrat par courriel, cliquez sur «Envoyer ».
      Le système envoie le contrat aux destinataires désignés. 

Voir également