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Procore

Attribuer une soumission et la convertir en contrat de sous-traitance ou en bon de commande

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Remarque
Le contenu ci-dessous décrit les fonctionnalités qui font partie de la nouvelle expérience améliorée de gestion des soumissions. Voir À propos de l'expérience améliorée de la gestion des soumissions.

Objectif

Sélectionner l'offre gagnante et la convertir en nouveau contrat de sous- traitance ou en bon de commande.

Contexte

Lorsque vous sélectionnez une soumission à attribuer, vous avez la possibilité de la convertir en contrat de sous-traitance ou en bon de commande. Après la conversion, vous pouvez également envoyer le contrat par courriel au fournisseur qui s'est vu attribuer la portée des travaux.

Si vous ne souhaitez pas encore créer de contrat , vous pouvez également « attribuer progressivement » une soumission. Voir Attribuer une soumission avec modération.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Appel d'offres du projet.
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
  • Pour les compagnies utilisant le icon-erp-synced2.png Outil Intégrations ERP : Afficher/Masquer  
    • Les boutons Convertir en Contrat et Convertir en Contrat sont pris en charge.
    • Important! Pour synchroniser les données avec votre système ERP intégré, vous devez définir le type de coût du code de coût (voir Quels systèmes ERP intégrés prennent en charge le concept de « type de coût »?) sur les contrats comme suit : 
      • Intégration par Procore. Utilisez le type de coût de code de coût par défaut défini pour Viewpoint® Spectrum® au cours du processus de mise en œuvre. 
      • Intégration par Ryvit. Accédez à l'outil Intégrations ERP, cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png, puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour Viewpoint® Vista™.
      • QuickBooks® Desktop. Le type de coût pour les contrats de sous-traitance doit toujours être réglé sur Autre 'O'. 
      • QuickBooks® Online. Accédez à l'outil Intégrations ERP , cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png, puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour le contrat.
      • Sage 100 Contractor®. Accédez à l'outil Intégrations ERP, cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png , puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour le contrat
      • Sage 300 CRE®. Accédez à l'outil Intégrations ERP, cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png, puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour le contrat.
      • Xero™. Accédez à l'outil Intégrations ERP, cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png, puis sélectionnez manuellement un type de coût de code de coût par défaut pour le contrat.

Conditions préalables

  • L’outil Engagements doit être activé pour pouvoir convertir les appels d'offres gagnants.
  • Au moins une (1) offre doit être soumise par un soumissionnaire invité.

Étapes

  1. Accédez à l'outil Appel d'offres du projet.
  2. Cliquez sur Afficher dans le dossier d'appel d'offres pour lequel vous souhaitez attribuer une offre.
  3. Cliquez sur l'icône curseur à côté du formulaire d'appel d'offres correspondant pour afficher les informations.
  4. Dans la colonne Soumissionnaires, cliquez sur le nom de la compagnie que vous souhaitez sélectionner comme soumission gagnante.
    Remarque : Vous pouvez également survoler le nom de la compagnie dans l'affichage du tableau et cliquer sur les points de suspension verticaux icon-ellipsis-vertical.pngicône.
    bidding-award-bidder-menu.png
  5. Cliquez sur le menu Attribuer un soumissionnaire et sélectionnez Convertir en bon de commande ou Convertir en contrat de sous-traitance.
  6. Cliquez sur Attribuer et convertir pour confirmer l'action.
    Remarque : Une fois la soumission convertie, l'outil Engagements du projet s'ouvre dans l' tab Généralités du nouveau contrat. Les informations appropriées de l'offre gagnante sont automatiquement copiées dans le nouveau contrat.
  7. Dans l' tab « Généralités » du contrat, cliquez sur l' tab Ventilation des coûts. Pour en savoir plus, voir Ventilation des coûts.
  8. Pour informer la compagnie de l'offre gagnante :
    1. Cliquez sur Contrat par courriel.
    2. Dans l' tab Courriels , complétez les informations suivantes :
      • À: Sélectionnez les noms des destinataires.
      • CC: Sélectionnez les noms des personnes qui doivent être copiées sur le courriel.
      • Privé: Cochez la case à cocher si vous souhaitez que seuls les destinataires et les utilisateurs disposant d'une permission de niveau « Admin » dans l'outil Engagements voient le courriel. Il s'agit du paramètre par défaut. 
      • Pièces jointes: Ajoutez un ou plusieurs fichiers au courriel. Le cas échéant, il est recommandé d'ajouter le formulaire de contrat officiel de votre compagnie en pièce jointe.
      • Message: Saisissez le corps de votre courriel. Il est recommandé de fournir des instructions claires à vos destinataires (c.-à-d., sous-traitants) en ce qui concerne la façon dont les contrats et les documents doivent être signés. Votre message doit également inclure un rappel pour renvoyer le contrat signé, qui peut facilement être ajouté en pièce jointe dans leur réponse par courriel.
        Remarque : Le courriel comprendra automatiquement les détails du contrat .
    3. Lorsque vous êtes prêt à envoyer le contrat par courriel, cliquez sur «Envoyer ».
      Le système envoie le contrat aux destinataires désignés. 

Voir également