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Envoyer des alertes d'affectation dans Workforce Planning

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Objectif

Pour envoyer des alertes pour les affectations de main-d'œuvre dans Workforce Planning.

Contexte

Les affectations vous permettent de gérer votre main-d'œuvre en affectant des ressources à des projets.

Vous pouvez envoyer des alertes d'affectation pour informer les personnes assignées et partager des informations clés sur leur affectation, par exemple lorsqu'elles ont une nouvelle affectation ou lorsqu'il y a des mises à jour de dates, d'heures, de projets ou de lieux.  VoirQu'est-ce qu'une alerte d'affectation dans Workforce Planning? 

Ce tutoriel montre comment envoyer des alertes immédiatement, créer des ébauches ou les planifier pour plus tard.

Éléments à considérer

Étapes

Vous pouvez envoyer des alertes d'affectation de main-d'œuvre à partir de trois (3) endroits dans Workforce Planning :

  • Liste des affectations    
    • Envoyez des alertes à une personne ou à plusieurs personnes assignées.
  • Tableaux des affectations
    • Envoyez des alertes à toutes les personnes assignées pour un projet pour une certaine date ou dans une plage de dates.
  • Gantt des affectations
    • Envoyez des alertes à toutes les personnes assignées pour un projet pour une certaine date ou dans une plage de dates.

Envoyer des alertes d'affectation à partir de la liste des affectations

À partir de la liste des affectations, vous pouvez envoyer des alertes d'affectation pour des affectations individuelles ou pour plusieurs affectations.

  1. Accédez à l'outil Planification de la main-d'œuvre au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Affectations et sélectionnez Liste des affectations .
  3. Cochez les cases des affectations pour lesquelles vous souhaitez envoyer l'alerte d'affectation.
  4. Cliquez sur Actions par lots .
    clipboard_e92920b6b32bbe43c7503a17b942bf944.png
  5. Cliquez sur Envoyer des alertes et choisissez de :
    • Envoyer immédiatement. Sélectionnez cette option pour envoyer l'alerte immédiatement, puis cliquez sur Envoyer .
      Remarque : Cela enverra immédiatement l'alerte en fonction des paramètres d'alerte par défaut ou d'affectation de projet.
    • Échéancier. Sélectionnez cette option pour planifier l'envoi de l'alerte à l'avenir.
      Remarque : Vous pouvez modifier ou envoyer l'alerte planifiée ultérieurement. Voir Gérer les alertes d'affectation planifiées .
      1. Sélectionnez la date et l' heure d'envoi de l'alerte.
      2. Cliquez sur Enregistrer.
    • Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer l'alerte en tant qu'ébauche. Cliquez ensuite sur Enregistrer .
      Remarque : Vous pouvez modifier ou envoyer l'ébauche ultérieurement. Voir Gérer les alertes de projet d'affectation .

Envoyer des alertes de devoir à partir des tableaux de bord

À partir des tableaux des affectations, vous pouvez envoyer des alertes d'affectation pour toutes les affectations d'un projet à une certaine date ou dans une certaine plage de dates.

  1. Accédez à l'outil Planification de la main-d'œuvre au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Devoirs et sélectionnez Tableaux des devoirs .
  3. Cliquez sur les points de suspension icon-ellipsis-wfp.png pour le projet pour lequel vous souhaitez envoyer l'alerte d'affectation.
  4. Sélectionnez Envoyer des alertes d'affectation .
  5. Sélectionnez Jour de visualisation en cours pour envoyer l'alerte à toutes les personnes assignées ayant une affectation à la date sélectionnée.
    OU
    Sélectionnez Plage de dates pour envoyer l'alerte à toutes les personnes assignées avec une affectation dans la plage de dates sélectionnée.
    1. Date de début.Sélectionnez la date de début de la plage de dates.
    2. Fin. Sélectionnez la date de fin de la plage de dates.
      • Sélectionnez Date et sélectionnez la Date de fin pour choisir une date de fin spécifique pour la plage.
        OU 
      • Sélectionnez Semaines et entrez le nombre de semaines pour la plage de dates.
  6. Sélectionnez quand envoyer l'alerte :
    • Envoyer immédiatement. Sélectionnez cette option pour envoyer l'alerte immédiatement, puis cliquez sur Envoyer .
      Remarque : Cela enverra immédiatement l'alerte en fonction des paramètres d'alerte par défaut ou d'affectation de projet.
    • Échéancier. Sélectionnez cette option pour planifier l'envoi de l'alerte à l'avenir.
      Remarque : Vous pouvez modifier ou envoyer l'alerte planifiée ultérieurement. Voir Gérer les alertes d'affectation planifiées .
      1. Sélectionnez la date et l' heure d'envoi de l'alerte.
      2. Cliquez sur Enregistrer.
    • Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer l'alerte en tant qu'ébauche. Cliquez ensuite sur Enregistrer .
      Remarque : Vous pouvez modifier ou envoyer l'ébauche ultérieurement. Voir Gérer les alertes de projet d'affectation .
    Cliquez sur Modifier le modèle d'alerte pour modifier l'alerte d'affectation.
    1. Pour l'alerte que vous choisissez, entrez les informations que vous souhaitez inclure dans l' objet et le message .
    2. Ajoutez les jetons dynamiques que vous souhaitez voir apparaître dans vos alertes, afin de personnaliser les informations de la personne recevant l'alerte :
      • Nom de la personne assignée. Le prénom et le nom de la personne assignée.
      • Courriel de la personne assignée.L'adresse courriel de la personne assignée.
      • Téléphone de la personne assignée.Le numéro de téléphone de la personne assignée.
      • Titre du poste de la personne assignée.Titre du poste de la personne assignée.
      • Date de début de l'affectation.La date de début du devoir.
      • Date de fin d'affectation.La date de fin du devoir.
      • Heure de début de l'affectation.Heure de début du devoir.
      • Heure de fin de l'affectation.L'heure de fin du devoir.
      • Jours de travail d'affectation.Les jours de travail de la mission.
      • Nom du projet.Le nom du projet.
      • Adresse du projet.L'adresse du projet.
      • Ville du projet.La ville du projet.
      • État du projet.L'état du projet.
      • Code postal du projet.Le code postal du projet.
      • Pays du projet.Le pays du projet.
      • Numéro de projet.Le numéro de projet.
      • Statut du projet.Le statut du projet.
    3. Sélectionnez le « Type de message »
  7. Cliquez sur Vérifier les destinataires .
  8. Cliquez sur Envoyer.

Envoyer des alertes d'affectation à partir du Gantt des affectations

À partir du Gantt des affectations, vous pouvez envoyer des alertes pour toutes les affectations de projet à une certaine date ou dans une certaine plage de dates.

  1. Accédez à l'outil Planification de la main-d'œuvre au niveau de la compagnie.
  2. Cliquez sur Affectations et sélectionnez Gantt des affectations .
  3. Sélectionnez Projets .
    clipboard_ed866d13205e3cd61fb36714149345880.png
  4. Cliquez sur les points de suspension icon-ellipsis-wfp.png pour le projet pour lequel vous souhaitez envoyer l'alerte d'affectation.
  5. Sélectionnez Envoyer des alertes d'affectation .
  6. Sélectionnez Jour de visualisation en cours pour envoyer l'alerte à toutes les personnes assignées ayant une affectation à la date sélectionnée.
    OU
    Sélectionnez Plage de dates pour envoyer l'alerte à toutes les personnes assignées avec une affectation dans la plage de dates sélectionnée.
    1. Date de début.Sélectionnez la date de début de la plage de dates.
    2. Fin. Sélectionnez la date de fin de la plage de dates.
      • Sélectionnez Date et sélectionnez la Date de fin pour choisir une date de fin spécifique pour la plage.
        OU 
      • Sélectionnez Semaines et entrez le nombre de semaines pour la plage de dates.
  7. Sélectionnez quand envoyer l'alerte :
    • Envoyer immédiatement. Sélectionnez cette option pour envoyer l'alerte immédiatement, puis cliquez sur Envoyer .
      Remarque : Cela enverra immédiatement l'alerte en fonction des paramètres d'alerte par défaut ou d'affectation de projet.
    • Échéancier. Sélectionnez cette option pour planifier l'envoi de l'alerte à l'avenir.
      Remarque : Vous pouvez modifier ou envoyer l'alerte planifiée ultérieurement. Voir Gérer les alertes d'affectation planifiées .
      1. Sélectionnez la date et l' heure d'envoi de l'alerte.
      2. Cliquez sur Enregistrer.
    • Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer l'alerte en tant qu'ébauche. Cliquez ensuite sur Enregistrer .
      Remarque : Vous pouvez modifier ou envoyer l'ébauche ultérieurement. Voir Gérer les alertes de projet d'affectation .
  8. Cliquez sur Modifier le modèle d'alerte pour modifier l'alerte d'affectation.
    1. Pour l'alerte que vous choisissez, entrez les informations que vous souhaitez inclure dans l' objet et le message .
    2. Ajoutez les jetons dynamiques que vous souhaitez voir apparaître dans vos alertes, afin de personnaliser les informations de la personne recevant l'alerte :
      • Nom de la personne assignée. Le prénom et le nom de la personne assignée.
      • Courriel de la personne assignée.L'adresse courriel de la personne assignée.
      • Téléphone de la personne assignée.Le numéro de téléphone de la personne assignée.
      • Titre du poste de la personne assignée.Titre du poste de la personne assignée.
      • Date de début de l'affectation.La date de début du devoir.
      • Date de fin d'affectation.La date de fin du devoir.
      • Heure de début de l'affectation.Heure de début du devoir.
      • Heure de fin de l'affectation.L'heure de fin du devoir.
      • Jours de travail d'affectation.Les jours de travail de la mission.
      • Nom du projet.Le nom du projet.
      • Adresse du projet.L'adresse du projet.
      • Ville du projet.La ville du projet.
      • État du projet.L'état du projet.
      • Code postal du projet.Le code postal du projet.
      • Pays du projet.Le pays du projet.
      • Numéro de projet.Le numéro de projet.
      • Statut du projet.Le statut du projet.
  9. Cliquez sur Vérifier les destinataires .
  10. Cliquez sur Envoyer.