Envoyer un message pour la planification de la main-d'œuvre

Objectif

Envoyer des courriels et des messages SMS (Short Message Service) aux personnes pour la planification de la main-d'œuvre.

Contexte

Lors de la gestion de votre main-d'œuvre, vous pouvez envoyer des messages pour fournir des informations utiles telles que des mises à jour de la météo, des horaires ou des informations sur certains titres de poste.

Ce tutoriel montre comment envoyer des messages, créer des brouillons ou planifier des messages à envoyer ultérieurement.

Éléments à considérer

Permissions d'utilisateur requises
Les messages envoyés dans Workforce Planning n'apparaîtront PAS dans les courriels dans Procore.
Par défaut, vous ne pouvez voir que le message que vous créez. Pour permettre aux autres utilisateurs de voir votre message, cochez la case « Tous les utilisateurs peuvent voir ce message » lors de la création d'un message.
Les messages peuvent être envoyés individuellement ou à un groupe.
- Individuel.
  - Le message est envoyé à chaque destinataire séparément.
  - Les destinataires ne voient pas que le message a été envoyé à plusieurs personnes.
  - La réponse du destinataire s'adresse uniquement à l'expéditeur du message d'origine.
- Groupe.
  - Le message est envoyé sous forme de message unique à l'ensemble du groupe.
  - Chaque destinataire peut voir toutes les personnes à qui le message a été envoyé.
  - Lorsqu'un destinataire répond, chaque destinataire du groupe reçoit la réponse dans une chaîne de messages.
  - Les messages de groupe sont idéalement utilisés pour les discussions entre un certain nombre de personnes.
Destinataires :
- Impossible de répondre par SMS. Voir À quels messages et alertes les gens peuvent-ils répondre dans Workforce Planning?
  Remarque : Des tarifs de messagerie et de données peuvent s'appliquer lors de la réception de messages SMS.
- Peut répondre à partir de son propre client de messagerie. Les réponses envoyées par courriel apparaissent dans votre boîte de réception. Voir Gérer votre boîte de réception pour la planification de la main-d'œuvre .
- Peut répondre à l'aide de l'application Workforce Planning/LaborChart. Voir Qu'est-ce que l'application Workforce Planning/LaborChart?
À partir de l'outil Liste de personnes ou Messages, vous pouvez :
- Envoyer des messages à des individus ou à plusieurs personnes.
À partir des tableaux des affectations ou du Gantt des affectations, vous pouvez :
- Envoyez des messages à toutes les personnes affectées à un projet à une certaine date ou dans une certaine plage de dates.
Lors de la planification d'un message à envoyer ultérieurement ou de la création d'une ébauche pour plusieurs destinataires, des messages individuels sont créés et gérés indépendamment pour chaque destinataire. Voir Gérer les messages planifiés pour la planification de la main-d'œuvre et Gérer les ébauches de messages pour la planification de la main-d'œuvre.

Conditions préalables

Ajouter des personnes à la planification de la main-d'œuvre

Étapes

Vous pouvez envoyer des messages à partir de trois (3) endroits dans Workforce Planning :

Outil de messagerie
Liste de personnes
Tableaux des affectations
Gantt des affectations

Envoyer des messages à partir de l'outil Messages

Utilisez les messages pour envoyer des messages à toute personne de votre liste de personnes dont le profil est configuré pour recevoir des messages par courriel, SMS ou via l'application Workforce Planning/LaborChart.

Accédez à l'outil Planification de la main-d'œuvre au niveau de la compagnie.
Cliquez sur Communications et sélectionnez Messages .
Cliquez sur Nouveau .
Facultatif : saisissez un objet .
Entrez le message que vous souhaitez envoyer.
Sélectionnez le « Type de message » :
- Message individuel.Sélectionnez pour envoyer le même message à plusieurs destinataires, en tant que messages individuels.
- Message de groupe. Sélectionnez pour envoyer le message à plusieurs destinataires.
Cliquez sur Ajouter des destinataires et sélectionnez des destinataires supplémentaires.
Remarques :
- Vous pouvez répéter cette étape pour ajouter des destinataires supplémentaires.
- Si vous devez supprimer un destinataire, cliquez sur le bouton Supprimer icône à côté de leur nom.
Cochez la case « Tous les utilisateurs peuvent voir ce message » pour permettre aux autres utilisateurs d'accéder au message dans l'outil Messages.
Sélectionnez quand envoyer le message :
- Envoyer maintenant. Sélectionnez cette option pour envoyer le message immédiatement.
- Échéancier. Déplacez la bascule pour « Planifier la livraison » en position ON pour planifier le message.
  1. Entrez la date et l' heure du message planifié à envoyer.
  2. Cliquez sur Échéancier .
- Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer le message en tant qu'ébauche.
  Remarque : Vous pouvez envoyer le brouillon ultérieurement à partir de vos brouillons de messages.

Envoyer des messages à partir de la liste de personnes

Accédez à l'outil Planification de la main-d'œuvre au niveau de la compagnie.
Cliquez sur Personnes et sélectionnez Liste de personnes .
Cochez les cases des personnes auxquelles vous souhaitez envoyer un message.
Cliquez sur envoyer icône.
Facultatif : saisissez un objet .
Entrez le message que vous souhaitez envoyer.
Sélectionnez le « Type de message » :
- Message individuel.Sélectionnez pour envoyer le même message à plusieurs destinataires, en tant que messages individuels.
- Message de groupe. Sélectionnez pour envoyer le message à plusieurs destinataires.
Facultatif : Cliquez sur Ajouter des destinataires et sélectionnez des destinataires supplémentaires.
Remarques :
- Vous pouvez répéter cette étape pour ajouter des destinataires supplémentaires.
- Si vous devez supprimer un destinataire, cliquez sur Supprimer icône à côté de leur nom.
Cochez la case « Tous les utilisateurs peuvent voir ce message » pour permettre aux autres utilisateurs d'accéder au message dans l'outil Messages.
Sélectionnez quand envoyer le message :
- Envoyer maintenant. Sélectionnez cette option pour envoyer le message immédiatement.
- Échéancier. Déplacez la bascule pour « Planifier la livraison » en position ON pour planifier le message.
  1. Entrez la date et l' heure du message planifié à envoyer.
  2. Cliquez sur Échéancier .
- Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer le message en tant qu'ébauche.
  Remarque : Vous pouvez envoyer le brouillon ultérieurement à partir de vos brouillons de messages.

Envoyer des messages à partir des tableaux de bord

À partir des tableaux des affectations, vous pouvez envoyer des messages à toutes les personnes ayant des affectations pour un projet à une certaine date ou dans une certaine plage de dates.

Accédez à l'outil Planification de la main-d'œuvre au niveau de la compagnie.
Cliquez sur Devoirs et sélectionnez Tableaux des devoirs .
Cliquez sur les points de suspension pour le projet pour lequel vous souhaitez envoyer le message.
Sélectionnez Envoyer un message aux personnes .
Sélectionnez à qui envoyer le message en fonction de qui a une affectation ce jour-là.
- Jour de visionnage en cours . Les personnes qui ont une affectation le jour en cours affichées sur les tableaux d'affectation.
- Plage de dates. Personnes ayant une affectation dans une certaine plage de dates.
  1. Sélectionnez la date de début de la plage de dates.
  2. Sélectionnez une date de fin ou le nombre de semaines à partir de la date de début.
Cliquez sur Créer un message .
Facultatif : saisissez un objet .
Entrez le message que vous souhaitez envoyer.
Sélectionnez le « Type de message » :
- Message individuel.Sélectionnez pour envoyer le même message à plusieurs destinataires, en tant que messages individuels.
- Message de groupe. Sélectionnez pour envoyer le message à plusieurs destinataires.
Facultatif : Cliquez sur Ajouter des destinataires et sélectionnez des destinataires supplémentaires.
Remarques :
- Vous pouvez répéter cette étape pour ajouter des destinataires supplémentaires.
- Si vous devez supprimer un destinataire, cliquez sur Supprimer icône à côté de leur nom.
Cochez la case « Tous les utilisateurs peuvent voir ce message » pour permettre aux autres utilisateurs d'accéder au message dans l'outil Messages.
Sélectionnez quand envoyer le message :
- Envoyer maintenant. Sélectionnez cette option pour envoyer le message immédiatement.
- Échéancier. Déplacez la bascule pour « Planifier la livraison » en position ON pour planifier le message.
  1. Entrez la date et l' heure du message planifié à envoyer.
  2. Cliquez sur Échéancier .
- Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer le message en tant qu'ébauche.
  Remarque : Vous pouvez envoyer le brouillon ultérieurement à partir de vos brouillons de messages.

Envoyer des messages à partir du Gantt des affectations

À partir du Gantt des affectations, vous pouvez envoyer des messages à tous les destinataires du projet à une certaine date ou dans une certaine plage de dates.

Accédez à l'outil Planification de la main-d'œuvre au niveau de la compagnie.
Cliquez sur Affectations et sélectionnez Gantt des affectations .
Sélectionnez Projets .
Cliquez sur les points de suspension pour le projet pour lequel vous souhaitez envoyer le message.
Sélectionnez Envoyer un message aux personnes .
Sélectionnez un destinataire en fonction de qui a une affectation ce jour-là.
- Jour de visionnage en cours . Les personnes qui ont une affectation le jour spécifique sélectionné.
- Plage de dates. Personnes ayant une affectation dans une certaine plage de dates.
  1. Sélectionnez la date de début de la plage de dates.
  2. Sélectionnez une date de fin ou le nombre de semaines à partir de la date de début.
Cliquez sur Créer un message .
Facultatif : saisissez un objet .
Entrez le message à envoyer.
Sélectionnez le « Type de message » :
- Message individuel.Sélectionnez pour envoyer le même message à plusieurs destinataires, en tant que messages individuels.
- Message de groupe. Sélectionnez pour envoyer le message à plusieurs destinataires.
Facultatif : Cliquez sur Ajouter des destinataires et sélectionnez des destinataires supplémentaires.
Remarques :
- Vous pouvez répéter cette étape pour ajouter des destinataires supplémentaires.
- Si vous devez supprimer un destinataire, cliquez sur le bouton Supprimer icône à côté de leur nom.
Cochez la case « Tous les utilisateurs peuvent voir ce message » pour permettre aux autres utilisateurs d'accéder au message dans l'outil Messages.
Sélectionnez quand envoyer le message :
- Envoyer maintenant. Sélectionnez cette option pour envoyer le message immédiatement.
- Échéancier. Déplacez la bascule pour « Planifier la livraison » en position ON pour planifier le message.
  1. Entrez la date et l' heure du message planifié à envoyer.
  2. Cliquez sur Échéancier .
- Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer le message en tant qu'ébauche.
  Remarque : Vous pouvez envoyer le brouillon ultérieurement à partir de vos brouillons de messages.