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Procore

Modifier les factures des propriétaires (bêta)

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 En version bêta
Cette page détaille l'expérience de facture au donneur d'ouvrage modernisée.

Objectif

Modifier une facture au propriétaire pour un contrat principal.

Contexte

Après avoir créé une facture de propriétaire, vous pouvez l'ouvrir à l'aide de l'outil Contrat principal ou Facturation au niveau du projet pour la modifier selon vos besoins. Les étapes ci-dessous vous montrent comment modifier une facture de propriétaire à l'aide de l'outil Contrat principal. 

Éléments à considérer

Conditions préalables

Étapes

Ouvrir une facture

  1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.
  2. Dans le tableau, localisez le contrat à modifier.
     Conseil
    • Vous cherchez une facture spécifique? Pour trouver rapidement une correspondance dans une longue liste de factures, commencez à taper dans la zone de recherche . Procore affine la liste pour afficher uniquement les factures qui correspondent à vos mots-clés. 
    • Voulez-vous organiser les factures dans la liste Propriétaire? Pour organiser le tableau des factures, utilisez les options des menus Ajouter un groupe et Ajouter un filtre . Pour en savoir plus, consultez Rechercher, filtrer et regrouper des factures.
  3. Cliquez sur le lien Numéro du contrat pour l'ouvrir. 
  4. Cliquez sur l'onglet Factures.
  5. Localisez la facture dans l' tab Factures (applications de paiement) . 
  6. Cliquez sur le lien Position de facturation ou N° de facture pour l'ouvrir. 

Procore ouvre la facture. Vous avez différentes options d'édition sur chaque carte de la facture. 

Mettre à jour les informations générales

Pour mettre à jour les informations générales de la facture :

  1. Faites défiler jusqu'à Informations générales . 
  2. Cliquez sur Modifier.
  3. Mettez à jour ces champs si nécessaire :
    Remarque
    Un astérisque (*) ci-dessous indique que le champ est obligatoire. 
    edit-invoice-general-information.png
     
    • Statut
      Choisissez un statut dans la liste déroulante. Le statut par défaut d’un nouveau facture est Ébauche. Voir Quels sont les statuts par défaut des factures Procore?
    • N° de facture 
      Modifiez le numéro de facture, le cas échéant. 
    • Période de facturation.*
      Procore remplit automatiquement le menu déroulant avec la période de facturation ouverte du projet. S'il n'y a pas de période de facturation ouverte, Procore sélectionne la période de facturation la plus récente.
       Conseils
      Vous ne voyez pas d'option de menu pour la période de facturation en cours ? Pour savoir comment créer une période de facturation, voir Créer des périodes de facturation.
    • Début de période
      Procore affiche automatiquement la date de début de la période de facturation sélectionnée.
    • Fin de période
      Procore affiche automatiquement la date de fin de la période de facturation sélectionnée.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Afficher un aperçu récapitulatif

Pour prévisualiser la facture dans sa mise en page finale :

  1. Faites défiler jusqu'à la section Aperçu du résumé . 
  2. Cliquez sur la flèche pour la développer.
    expand-summary-preview.png

Cliquez ici pour afficher un exemple de l'aperçu récapitulatif. 

Aperçu récapitulatif : Facture en amont

La prévisualisation récapitulative vous permet d’afficher la disposition terminée de votre facture en amont. 

Exemple

Vous trouverez ci-dessous un exemple de facture de propriétaire créée avec l'outil Contrats principaux. Vous remarquerez de légères différences d'étiquetage de champ si vous affichez une facture en amont créée avec l'un de ces outils de projet :

La disposition d'un aperçu récapitulatif correspond toujours à l'exemple ci-dessous.

summary-preview.png

Aperçu du résumé - Informations générales

Le tableau ci-dessous détaille chaque champ de la zone Informations générales d'une facture au propriétaire. 

Champ La description Outil de projet Champ(s) source(s)
Au propriétaire/client ou GC/client Affiche le nom du propriétaire/client ou de l'EG/client comme spécifié dans le contrat ou le financement.  Répertoire, Contrats principaux Propriétaire/Client ou EG/Client
Projet Affiche le nom du projet tel qu'il est spécifié dans le champ Numéro de projet dans la zone Informations sur le projet de la page Détails du projet. Portefeuille Numéro de projet
N° de demande Affiche le numéro de facture spécifié sur la facture. Facturation N° de facture
Période Affiche la période de facturation de la facture.  Facturation Période de facturation
N° de projet Afficher les numéros de projet Procore.  Portefeuille  
De l'entrepreneur Affiche le nom de l'entrepreneur principal qui gère le projet Contrats principaux Entrepreneur
Par l'intermédiaire de l'architecte/ingénieur Affiche le nom de l'architecte/ingénieur comme spécifié sur le contrat.  Contrats principaux Architecte/Ingénieur
Date du contrat Affiche la date d'entrée en vigueur du contrat. Il s'agit de la date à laquelle le contrat est entré en vigueur. Contrats principaux  
Contrat pour Affiche le nom du projet tel qu'il est spécifié dans le champ Numéro de projet dans la zone Informations sur le projet de la page Détails du projet. Contrats principaux  

Aperçu sommaire - Demande de paiement de l'entrepreneur

Le tableau ci-dessous fournit des détails sur chaque champ de la zone Demande de paiement de l'entrepreneur d'une facture au propriétaire. 

Ligne  Champ La description Outil de projet Champ(s) source(s)
1 Somme du contrat d'origine Affichez le montant enregistré dans le champ « Montant du contrat d'origine » du contrat.  Contrats principaux Montant du contrat initial
2 Changement net par ordres de changement Affiche le montant total de tous les ordres de changement au statut Approuvé qui ont un impact sur cette facture.  Contrats principaux, ordres de changement  
3 Somme du contrat à ce jour (ligne 1 ± 2) Affiche la somme ou la différence de la somme du contrat d'origine (ligne 1) combinée au montant de la modification nette par ordre de modification (ligne 2). Cela montre le coût positif ou négatif résultant de tout ordre de changement approuvé. Voir Aperçu du résumé - Résumé de l'ordre de changement .  Contrats principaux, ordres de changement  
4 Total complété et stocké à ce jour (colonne G sur la feuille de détails) Procore ajoute les valeurs Travaux terminés et Matériaux actuellement stockés pour afficher la somme cumulée des coûts de chaque poste de la facture.  Facturation  
5 Retenue de garantie Affiche le pourcentage du paiement retenu jusqu'à ce que le travail soit terminé. Cette valeur est spécifiée dans le contrat. En règle générale, la valeur se situe entre 5 % et 10 % pour chaque paiement échelonné. 

Étant donné que certaines régions exigent une retenue de garantie variable, le montant de la « retenue de garantie » ne peut être réduit qu'une fois qu'un certain pourcentage du contrat est terminé. 		 Contrats principaux  
5a % des travaux terminés Affiche le pourcentage de travail terminé à partir des demandes de paiement précédentes plus le travail terminé pour cette période de facturation.  Facturation  
5b % des matériaux stockés Affiche le pourcentage de matériaux stockés sur place. Cela reflète la valeur des matériaux achetés pour le projet, mais non utilisés, jusqu'à la fin de la période de facturation de la facture.  Facturation  
- Retenue de garantie totale (ligne 5a + 5b ou total dans la colonne I sur la feuille de détails) Affiche le taux de retenue variable. Un taux de retenue de garantie variable peut représenter l'un des deux taux suivants : (1) Le montant de la retenue de garantie qui est réduit après l'achèvement d'un certain pourcentage des travaux, ou (2) le montant de la retenue de garantie s'applique uniquement à la main-d'œuvre et NON aux matériaux. 

Remarque : Si vous retenez un pourcentage fixe tout au long du projet, vous n'utiliserez pas ce champ. 		 Facturation  
6 Total gagné moins la retenue de garantie (ligne 4 moins le total de la ligne 5) Affiche le travail terminé et le montant des matériaux stockés Facturation  
7 Moins les attestations précédentes pour le paiement (ligne 6 du certificat précédent) Affiche tous les paiements précédents pour le contrat. Sur la première facture, ce numéro est zéro (0). Sur les factures suivantes, le montant correspond à la ligne 6 de la facture précédente.  Facturation Total gagné moins la retenue de garantie (de la facture précédente)
8 Paiement actuel dû Affiche le paiement actuel dû pour la période de facturation de la facture. Ce calcul prend la valeur « Total terminé et stocké à ce jour » dans la facture moins la « retenue de garantie » et tous les paiements effectués à partir de factures passées.  Facturation Calculé
9 Solde jusqu'à la fin, y compris la retenue de garantie Affiche le montant restant à payer sur le contrat, y compris le montant de la « retenue de garantie ».  Facturation Calculé

Aperçu du résumé - Résumé de l'ordre de changement

Le tableau ci-dessous fournit des détails sur chaque champ de la zone Résumé de l'ordre de changement d'une facture au propriétaire. 

Champ La description Outil de projet Champ(s) source(s)
Total des changements approuvés au cours des mois précédents par le propriétaire/client Affiche le montant total de tous les ordres de changement qui ont été approuvés au cours des périodes de facturation précédentes.  Contrats principaux, contrats clients, financement, ordres de changement, facturation, facturation proportionnelle Calculé
Total approuvé ce mois-ci Affiche le montant total de tous les ordres de changement qui ont été approuvés pendant la période de facturation en cours.  Contrats principaux, contrats clients, financement, ordres de changement, facturation, facturation proportionnelle Calculé
Totaux Affiche le montant total de tous les ordres de changement approuvés.  Facturation Calculé
Changements nets par ordre de changement Affiche la modification nette du montant total de cette facture. Contrats principaux, contrats clients, financement, ordres de changement Calculé

Réviser et ajouter les modifications approuvées

Si votre équipe approuve de nouvelles modifications budgétaires ou des ordres de changement de contrat principal après la création d'une facture au donneur d'ouvrage , une bannière de notification apparaît en haut de la ventilation des coûts de la facture.

Si vous souhaitez ajouter des modifications nouvellement approuvées à la dernière facture au donneur d'ouvrage, procédez comme suit :

  1. En haut de la ventilation des coûts, cliquez sur Réviser et ajouter la bannière de notification. 
    banner-review-and-add-active.png
     Conseils
    • Vous ne voyez pas de bannière de notification?  Soit (1) il n'y a aucun changement approuvé à ajouter à la facture, soit (2) les paramètres requis pour « Modifications budgétaires » ne sont pas configurés. Voir Configurer les paramètres : Budget. 
    • Vous ne pouvez pas cliquer sur le bouton Réviser et ajouter? Les modifications approuvées ne peuvent être ajoutées qu'à la dernière facture d'un contrat principal. Si vous modifiez une ancienne facture, vous ne pouvez pas cliquer sur le bouton Réviser et ajouter.
    • Les modifications approuvées sont-elles automatiquement ajoutées aux nouvelles factures du propriétaire? Oui. Les modifications approuvées sont automatiquement ajoutées à la ventilation des coûts sur une nouvelle facture. Vous n'avez pas besoin d'ajouter les modifications approuvées aux nouvelles factures du propriétaire. 
  2. Dans la fenêtre Réviser et ajouter les modifications approuvées , examinez les détails de l'ajustement.
  3. Cochez les cases à côté des modifications à ajouter.  
     Important
    L'ajout de modifications approuvées est une action permanente. Une fois ajoutés, ils ne peuvent pas être supprimés. 

    review-and-add-budget-change.png
  4. Choisissez parmi les options :
    • Pour ajouter les modifications sélectionnées, cochez les cases correspondant à la modification, puis cliquez sur Ajouter. 
      Une bannière VERTE apparaît lorsque la modification est ajoutée avec succès.
      OU
    • Pour ignorer l'ajout des modifications, cliquez sur Annuler. 

Mettre à jour la ventilation des coûts

Avant de mettre à jour les postes, il est utile de comprendre les méthodes d'édition disponibles. Il est également important de savoir que la méthode comptable définie sur le contrat principal a un impact sur les colonnes disponibles pour la saisie de données sur le tableau des valeurs. 

Pour mettre à jour une nomenclature des valeurs :

Afficher la ventilation des coûts en plein écran

Vous pouvez afficher la ventilation des coûts en plein écran et la fermer lorsque vous avez terminé vos mises à jour. 

open-fullscreen.png
close-fullscreen.png

Pour ouvrir ou fermer l'affichage plein écran de la ventilation des coûts :

  • Cliquez sur le lien Ouvrir en plein écran dans le coin supérieur droit de la ventilation des coûts. 
    OU
  • Cliquez sur le bouton Fermer le plein écran pour revenir à l'affichage de la carte.  

Définir l'affichage des colonnes pour les exportations PDF

Vous pouvez configurer l'affichage des colonnes de la VDC avant d' exporter les factures au propriétaire.

column-view-when-exported.png

Choisissez une option dans la liste déroulante :

  • Norme de l'industrie. Cela exporte la disposition de colonne par défaut de Procore, qui est compatible avec la plupart des formulaires standard de l'industrie. 
  • Configuration actuelle. Cela exporte l'affichage actuel des colonnes de votre VDC. 

Rechercher les postes budgétaires correspondants

Vous pouvez rechercher les postes correspondants à modifier.  

search-schedule-of-values.png
À propos de la portée de la recherche

La portée d'une recherche comprend :

  • Code budgétaire
  • Description du travail
Rechercher des postes budgétaires

Pour rechercher des postes budgétaires correspondants :

  1. Dans le champ Rechercher , saisissez un mot-clé ou une expression. 
  2. Appuyez sur la touche TAB ou cliquez sur l'icône en forme de loupe. 

Gérer les groupes personnalisés

Vous pouvez créer, modifier ou supprimer des options de regroupement personnalisées. Une fois que vous avez créé vos groupes, vous pouvez les appliquer à l'aide du menu déroulant à gauche du bouton « Gérer les groupes personnalisés ».

manage-custom-groups.png
Ajouter, modifier ou supprimer des groupes personnalisés
  1. Dans la ventilation des coûts, cliquez sur Modifier.
  2. Cliquez sur Gérer les groupes personnalisés.
  3. Dans le volet « Gérer les groupes personnalisés », cliquez sur Ajouter un nouveau groupe. 
  4. Dans la zone Nom du groupe , saisissez un nom pour le groupe.
  5. Facultatif. Choisissez parmi ces options : 
    • Pour ajouter des groupes supplémentaires, cliquez sur Ajouter un nouveau groupe. Vous pouvez créer un ou plusieurs groupes.
    • Pour ajouter un sous-groupe, saisissez un nom dans la zone Entrer un nom du sous-groupe. Vous devez créer au moins un (1) sous-groupe pour chaque groupe. 
    • Pour modifier le nom d'un groupe ou d'un sous-groupe, remplacez le nom existant si nécessaire. 
    • Pour supprimer un groupe ou un sous-groupe, cliquez sur l'icône Supprimer . 
  6. Cliquez sur Enregistrer.
assign-to-custom-groups.png
Attribuer des postes à des groupes personnalisés
  1. Dans la ventilation des coûts, cliquez sur Modifier.
  2. Cochez les cases qui correspondent aux postes à ajouter à un groupe personnalisé. 
  3. Cliquez sur Attribuer aux groupes personnalisés. 
    Cela ouvre le panneau Attribuer à des groupes personnalisés sur le côté droit de la page. 
  4. Sélectionnez l’effet indésirable souhaité dans la liste déroulante Groupe. 
apply-custom-groups.png
Appliquer des groupes personnalisés

Appliquez les groupes au tableau à l'aide du menu déroulant à gauche du bouton « Gérer les groupes personnalisés ». Vous avez ces options :

  • Pour appliquer un groupe au tableau, sélectionnez-le dans le menu déroulant. 
  • Pour déplacer un groupe actif, cliquez et maintenez la double ellipse et utilisez un mouvement de glisser-déposer pour le déplacer dans la position souhaitée. 
  • Pour supprimer un groupe actif, cliquez sur le X à droite. La suppression d'un groupe supprime également tous les sous-groupes qu'il contient. Vous ne pouvez pas récupérer un groupe supprimé, vous devez le recréer. 
  • Pour supprimer toutes les personnalisations du tableau, cliquez sur Rétablir les valeurs par défaut.

Gérer les paramètres de tableau

Vous pouvez modifier la hauteur de la ligne pour la ventilation des coûts. Vous pouvez également afficher ou masquer les colonnes qui s'affichent. 

owner-invoice-table-settings.png
Définir la hauteur de la ligne
  1. Cliquez sur le bouton Paramètres du tableau .
    Cela ouvre le volet Paramètres du tableau. 
  2. Sous Hauteur de ligne, cliquez sur une (1) option : 
    • Petit 
    • Moyen
    • Grand
Configurer les colonnes
  1. Cliquez sur le bouton Paramètres du tableau . 
    Cela ouvre le volet Paramètres du tableau. 
  2. Sous Configurer les colonnes, choisissez parmi ces options :
    • Pour afficher une colonne, déplacez le bouton vers la droite. 
    • Pour masquer une colonne, déplacez le bouton vers la gauche. 
    • Pour afficher toutes les colonnes, cliquez sur Afficher tout. Il s'agit du paramètre par défaut. 

Choisissez votre méthode d'édition

Il est utile de comprendre les différences entre les deux (2) méthodes de saisie de données disponibles pour les contrats. Voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat? Une fois que vous connaissez la méthode comptable en place, cliquez sur le bouton Modifier pour placer la ventilation des coûts en mode édition. Vous ne pouvez modifier que la facture la plus récente. S'il existe une facture plus récente, un message d'information apparaît en haut de la ventilation des coûts. 

  • Pour modifier des postes individuels en ligne  Afficher/Masquer  

    • Modifiez les postes en ligne en tapant dans les zones de texte qui apparaissent dans les cellules modifiables.

      owner-invoice-sov-inline-item-entry.png

  • Pour modifier les postes en bloc Afficher/Masquer  

Mettre à jour les postes à l’aide de la méthode comptable du contrat

Les exigences de saisie de données pour les postes d'une ventilation des coûts sont déterminées par la méthode comptable définie sur le contrat principal de la facture. Dans Procore, un contrat principal peut être configuré pour utiliser l'une (1) des deux (2) méthodes comptables : Basée sur le montant ou Basée sur l'unité/la quantité. La méthode comptable définie sur le contrat principal a une incidence sur les colonnes disponibles pour la saisie de données sur le tableau des coûts. Une fois que les postes sont créés sur un contrat, toutes les factures de ce contrat utilisent la même méthode comptable. Pour en savoir plus, voir Comment définir la méthode comptable pour un contrat ou un financement?

 Conseils

Comment savoir quelle méthode comptable est utilisée? Un contrat basé sur le montant comprend des colonnes pour la saisie des montants en dollars et en pourcentage. Un contrat basé sur l'unité/la quantité comprend des colonnes pour saisir une quantité et des pourcentages. Comparez simplement les colonnes de la ventilation des coûts de votre facture à celles des exemples ci-dessous.

  • Pour mettre à jour les postes avec le méthode comptable basé sur le montant afficher/masquer  

    • Pour mettre à jour les postes dans la ventilation des coûts (VDC) d'une facture de propriétaire lorsque le contrat principal utilise la méthode comptable basée sur le montant :

      1. Faites défiler jusqu'à Ventilation des coûts. 
        Chaque poste de la VDC d'une facture de propriétaire correspond à un poste de contrat. 
      2. Cliquez sur Modifier .
        Cela place la ventilation des coûts en mode édition. 
      3. Saisissez des valeurs dans ces champs si nécessaire :
        Les colonnes de votre VDC peuvent être différentes. Pour afficher et masquer les colonnes, cliquez sur Paramètres du tableau icon-ag-grid-table-filter.png icône. Pour en savoir plus, consultez Gérer les paramètres du tableau.
        • Travaux terminés cette période (%)
          Saisissez un pourcentage pour représenter la valeur monétaire du travail effectué pour cette période de facturation. 
          Remarque : Si l'utilisateur qui a créé la facture a coché la case « Remplir la ventilation des coûts avec les coûts de la période de facturation sélectionnée », Procore remplit automatiquement l'entrée dans la colonne masquée « Travaux terminés cette période ($) » avec les valeurs des factures de sous-traitants , les coûts directs et les ordres de changement à l'engagement.
        • Total des travaux terminés (%)
          Saisissez un pourcentage pour représenter le travail effectué à ce jour pendant cette période de facturation. Procore utilise cette entrée pour afficher le « % du travail terminé » (ligne 5a) dans l'aperçu du résumé. 
          Remarque : Ce nombre représente la quantité cumulée de travail effectué depuis la première facture du contrat jusqu'à la période de facturation en cours pour cette facture.
        • Retenue de garantie sur les travaux cette période (%)
          Saisissez un pourcentage pour représenter la retenue de garantie sur les travaux pour libérer cette période de facturation. 
          Remarque : Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur de la devise dans la colonne « Retenue de garantie sur les travaux cette période ($) » de la ventilation des coûts. 
        • Retenue de matériaux (%)
          Saisissez un pourcentage pour représenter la retenue de matériaux pour cette période de facturation. 
          Remarque :  Une entrée dans cette cellule permet à Procore de calculer automatiquement la valeur de la devise dans la colonne « Retenue de matériaux pour cette période ($) ». 
        • Retenue de garantie libérée (%)
          Saisissez un pourcentage pour représenter la retenue de garantie sur les matériaux dont vous demandez la libération pour le travail effectué au cours de cette période de facturation. 
  • Pour mettre à jour les postes avec la méthode comptable basée sur l'unité/la quantité Afficher /Masquer 

    • Pour mettre à jour les postes dans la ventilation des coûts d'une facture de propriétaire lorsque le contrat principal utilise la méthode comptable basée sur l'unité/la quantité :

      1. Faites défiler jusqu'à Ventilation des coûts. 
        Chaque poste de la ventilation des coûts de la facture correspond à un poste du contrat principal de la facture. 
      2. Cliquez sur Modifier .
        Cela place la ventilation des coûts en mode édition. 
      3. Saisissez des valeurs dans ces cellules selon vos besoins :
        • Travaux terminés : Cette période (Qté). 
          Saisissez une quantité pour représenter le travail effectué pour cette période de facturation. Cela met automatiquement à jour le montant dans la cellule « Travaux terminés : cette période (%) ». 
        • Travaux terminés : Cette période (%). 
          Cette cellule se met à jour automatiquement lorsque vous entrez une valeur dans la cellule « Travail terminé : cette période (Qté) ». Vous pouvez taper sur cette valeur pour modifier les autres entrées de cette ligne. 
        • Total terminé et stocké à ce jour : Total à ce jour (%). 
          Cela se met à jour automatiquement lorsque vous saisissez une valeur dans les cellules « Travaux terminés : Cette période (Qté) » ou « Travaux terminés : Cette période (%) ». Vous pouvez taper sur cette valeur pour modifier les autres entrées de cette ligne.

Téléverser des pièces jointes

Lors de la création d'une facture, les utilisateurs ont la possibilité de cocher la case Inclure la sauvegarde des coûts directs et des factures dans la zone de période de facturation sélectionnée . L'expérience que vous verrez dépendra de l'activation ou de la désactivation du paramètre. 

inclure une sauvegarde des coûts directs et des factures dans la période de facturation sélectionnée

Si le paramètre Inclure la sauvegarde des coûts directs et des factures dans la période de facturation sélectionnée est activé. 

  1. Faites défiler jusqu'à Pièces jointes . 
  2. Cliquez sur Modifier . 
    Faites défiler jusqu'à la carte Pièces jointes. 
    Remarque
    Lorsque le paramètre Inclure la sauvegarde des coûts directs et des factures dans la période de facturation sélectionnée est activé, la carte Pièces jointes contient les sections suivantes : Pièces jointes téléversées, Pièces jointes des factures de sous-traitant et Pièces jointes des coûts directs. 

    attachments-with-prefill.png
  3. Dans la section Pièces jointes téléversées, cliquez sur le bouton Téléverser les pièces jointes . 
  4. Téléversez les pièces jointes souhaitées. 

Téléverser des pièces jointes

Si le paramètre Inclure la sauvegarde des coûts directs et des factures dans la période de facturation sélectionnée est désactivé dans la facture. 

  1. Faites défiler jusqu'à Pièces jointes . 
  2. Cliquez sur Téléverser les pièces jointes .

    upload-attachments.png
     
  3. Téléversez les pièces jointes souhaitées. 

Voir également