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Procore

(Bêta) Créer des ordres de changement au contrat principal

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Objectif

Pour créer un ordre de changement de contrat principal à partir d'un événement de changement.

Contexte

Si l’outil Événements de changement est activé sur votre projet, le paramètre de configuration ordre de changement niveau de votre projet. Le paramètre de niveau détermine le nombre d’étapes qui ont lieu avant de créer un ordre de changement au contrat principal. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents paramètres de niveau ordre de changement dans Finances du projet?)

Paramètre du niveau d’ordre de changement Pour trois (3) niveaux, commencez ici... Pour deux (2) niveaux, commencez ici... Pour un (1) niveau, commencez ici...
Un (1) niveau S.O. S.O. Voir ci-dessous
Deux (2) niveaux S.O. Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat principal à partir d’un événement de changement Voir ci-dessous
Trois (3) niveaux Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat principal à partir d’un événement de changement Créer un demande d'ordre de changement Voir ci-dessous
 Conseils

Invitez-vous les entrepreneurs à soumettre des soumissions sur les événements de changement de votre projet à l’aide de la fonction DDP? En savoir plus sur la fonction DDP en visitant l’un de ces liens :

Utilisez-vous la fonction « Revenus ODG approximatif » de Procore?

Si votre équipe de projet a choisi d'utiliser la fonction ODG des revenus, la VDC sur vos ordres de changement de contrat principal est également automatiquement mise à jour. Si vous avez masqué la fonction ODG des revenus, les éventuelles mises à jour automatiques dépendent de la portée de l'événement de changement :

  • Lorsque les événements de changement sont « Dans la portée » ou « À déterminer », les VDC de la ordre de changement au contrat principal sont automatiquement mises à jour avec une valeur de 0 $.
  • Lorsque les événements de changement sont « Hors de portée », les VDC de la ordre de changement au contrat principal sont automatiquement mises à jour à l’aide des données de la DDP lorsque le statut de la DDP est défini sur « En attente d’approbation finale ».
  • Lorsque les événements de changement ne présentent pas l’un des statuts ci-dessus, la VDC est automatiquement mise à jour à l’aide de l’ODG de coût. 

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil Événements de changement du projet.
      ET
    • Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil Contrats principaux du projet.
      Remarques
      Pour que les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Standard » dans l’outil Contrats principaux du projet pour effectuer cette tâche, les conditions suivantes doivent également être remplies :
  • Paramètre de configuration requis :
  • Information supplémentaire :
    • Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez également créer une DDP à envoyer au ou aux sous-traitants concernés. Voir Créer des DDP.
  • Si votre compagnie a activé l'outil Intégrations ERP, gardez ces items à l'esprit :
    • QuickBooks® Desktop:
      • Les exportations de contrat principal ordre de changement ne sont PAS prises en charge.
    • Sage 100 Contractor® :
      • Les exportations de contrat principal ordre de changement ne sont PAS prises en charge.
    • Sage 300 CRE® :
      • Titre. Le titre ordre de changement au contrat principal doit comporter 30 caractères ou moins.
      • Numéro (#). Le ordre de changement au contrat principal nombre de cinq (5) caractères ou moins.
      • Statut. Le contrat principal doit afficher le statut Approuvé .
      • Poste associé. Pour chaque poste que vous ajoutez à la ventilation des coûts (VDC) de l'ordre de changement, vous pouvez désigner un (1) poste associé pour chaque poste d'ordre de changement ou le même poste associé pour tous les postes d'ordre de changement. Remarque : la liste des postes associés n'est visible et disponible que lorsque l'outil Intégrations ERP a été configuré pour fonctionner avec Sage 300 CRE® et que la fonction d'exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre spécialiste de l'implémentation des intégrations.
    • Intégration par Procore :
      • Les exportations de contrat principal ordre de changement ne sont PAS prises en charge.
    • Viewpoint® Vista™ :
      • Les exportations de contrat principal ordre de changement sont prises en charge.
    • CMiC :
      • Dater. Champ obligatoire.
      • Statut. Le contrat principal doit afficher le statut Approuvé .
      • Poste associé. Pour chaque poste que vous ajoutez à la ventilation des coûts (VDC) de l'ordre de changement, vous pouvez désigner un (1) poste associé pour chaque poste d'ordre de changement ou le même poste associé pour tous les postes d'ordre de changement. Remarque : la liste des postes associés n'est visible et disponible que lorsque l'outil Intégrations ERP a été configuré pour fonctionner avec CMiC et que la fonction d'exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre spécialiste de l'implémentation des intégrations.
      • Marges.Les marges horizontales sont autorisées. Les marges verticales ne sont pas autorisées pour le moment. 

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.
  2. Localisez le contrat principal à modifier. Cliquez ensuite sur son lien Numéro .
  3. Cliquez sur le bouton Créer et choisissez l’une de ces options :
    • Si votre projet utilise le paramètre d’un (1) niveau ordre de changement, choisissez l’option Créer un ODC au contrat principal .
      DE
    • Si votre projet utilise le paramètre ordre de changement niveau deux (2) ou trois (3) niveaux, choisissez l’option Créer un ODCP au contrat principal. Vous devez créer un ordre de changement potentiel avant de pouvoir créer un ordre de changement au contrat principal (c’est-à-dire pour les ordres de changement à 2 niveaux) ou ordre de changement demande (c’est-à-dire pour les ordres de changement à 3 niveaux).
      Exemple
      Le illustration ci-dessous vous montre le lieu du bouton « Créer ». Les options de la liste déroulante varient en fonction du paramètre ordre de changement niveau de votre projet.
      create-prime-contract-co.png
  4. Dans la section « Informations générales », procédez comme suit

    • #
      Acceptez le numéro par défaut, entrez un nouveau numéro ou créez un schéma de numérotation personnalisé pour cette ordre de changement et les futures.

      Remarques
      • Procore attribue automatiquement à l’item un nouveau numéro dans un ordre séquentiel. Par exemple ; 001, 002, 003, et ainsi de suite.
      • Pour utiliser un schéma de numérotation personnalisé, entrez n’importe quel ensemble de caractères alphanumériques. Procore attribue automatiquement de nouveaux numéros dans un ordre séquentiel à l’aide de votre schéma personnalisé.

    • Créé par
      Procore remplit automatiquement ce champ avec le nom de l’utilisateur qui a créé le ordre de changement.

    • Révision
      Si vous révisez un ordre de changement ultérieurement, vous pouvez entrer le numéro de révision ici.

    • Créé par
      Procore remplit automatiquement ce champ avec le nom de l’utilisateur qui a créé le ordre de changement.

    • Titre
      Entrez un nom descriptif ici.

    • Statut
      Sélectionnez le statut actuel de l’ordre de changement. Procore place automatiquement le ordre de changement au statut « Ébauche ». Pour en savoir plus, voir Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore?

    • Privé
      Cochez cette case à cocher si vous souhaitez que l’item soit privé. Cela signifie qu’il n’est visible que par les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Admin » sur le contrat (ou le financement).

    • Date d’échéance
      Sélectionnez une date d’échéance pour indiquer la date à laquelle le « réviseur désigné » doit approuver ou rejeter l’ordre de changement.

    • Date de facturation
      Sélectionnez la date à laquelle le ordre de changement a été facturé.

    • Réviseur désigné

      Sélectionnez l’utilisateur Procore de votre organisation qui est responsable de l’approbation ou du rejet de la ordre de changement. Pour apparaître en tant que sélection dans cette liste, l’utilisateur Procore désigné compte de l’utilisateur Procore doit être ajouté au répertoire du projet et disposer de permissions de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil de contrat ou de financement. Voir Ajouter un compte d’utilisateur au répertoire du projet.

       Conseil

      Êtes-vous le « Réviseur désigné » d’un ordre de changement? Pour savoir comment soumettre une réponse d’approbation ou de rejet, voir Approuver ou rejeter un ordre de changement.

    • Date de paiement
      Sélectionnez la date à laquelle le paiement a été reçu pour la ordre de changement.

    • Examinateur
      Ce champ est vide sur un nouveau ordre de changement. Une fois que le « réviseur désigné » approuve ou rejette le ordre de changement, le nom de cette personne apparaît ici.

    • Date de révision
      Ce champ est vide sur un nouveau ordre de changement. Une fois que le « réviseur désigné » approuve ou rejette le ordre de changement, la date à laquelle la personne soumet sa réponse apparaît ici.

    • Description
      Saisissez une description plus détaillée du ordre de changement.

    • Description
      Saisissez une description plus détaillée du ordre de changement.

    • Exécuté
      Cochez ce case à cocher une fois le ordre de changement entièrement exécuté.

    • Date de réception de l’ordre de changement signé
      Ce champ est vide sur un nouveau ordre de changement. Une fois le ordre de changement signé reçu, sélectionnez la date dans le contrôle de l’échéancier.

    • Selon les paramètres de niveau ordre de changement de l’outil Contrat principal, l’une (1) de ces cases de liste apparaîtra :
      OU

      Demandes d’ordre de changement
      Si l’outil est configuré pour trois (3) ordres de changement à trois (3) niveaux, sélectionnez les demandes de ordre de changement liées à cette ordre de changement dans cette liste déroulante.  Voir Configurer le nombre de niveaux d’ordre de changement sur un outil Finances du projet.

    • Impact sur l’échéancier
      Si cette ordre de changement devrait avoir un impact sur l’échéancier du projet de construction, entrez le nombre estimé de jours supplémentaires que cela ajouterait à l’échéancier.

    • Date d’achèvement substantielle révisée
      Si le ordre de changement modifie la date d’achèvement substantielle du contrat, sélectionnez cette date dans le contrôle du calendrier.

    • Pièces jointes
      Ajoutez tout document ou image pertinent en tant que pièce jointe. Vous pouvez joindre plusieurs fichiers à l’aide de ces méthodes :

      • Cliquez sur Joindre des fichiers et sélectionnez les fichiers à ajouter depuis votre ordinateur ou un autre outil Procore.
        OU
      • Utilisez une opération de glisser-déposer sur votre ordinateur pour ajouter les pièces jointes de fichiers à Procore.
  5. Choisissez une (1) de ces options :
    • Pour créer le ordre de changement, cliquez sur Créer.
      OU
    • Pour créer le ordre de changement et envoyer un courriel notifications, cliquez sur Créer et envoyer un courriel.
      OU
    • Si vous utilisez l’intégration Procore + DocuSign® pour collecter les signatures, cliquez sur Terminer avec DocuSign. Pour en savoir plus, consultez DocuSign®.