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Procore

(Bêta) Créer des ordres de changement au contrat principal

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Objectif

Pour créer un ordre de changement de contrat principal à partir d'un événement de changement.

Contexte

Si l’outil Événements de changement est activé sur votre projet, le paramètre de configuration ordre de changement niveau de votre projet. Le paramètre de niveau détermine le nombre d’étapes qui ont lieu avant de créer un ordre de changement au contrat principal. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents paramètres de niveau ordre de changement dans Finances du projet?)

Paramètre du niveau d’ordre de changement Pour trois (3) niveaux, commencez ici... Pour deux (2) niveaux, commencez ici... Pour un (1) niveau, commencez ici...
Un (1) niveau S.O. S.O. Voir ci-dessous
Deux (2) niveaux S.O. Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat principal à partir d’un événement de changement Voir ci-dessous
Trois (3) niveaux Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat principal à partir d’un événement de changement Créer un demande d'ordre de changement Voir ci-dessous
 Conseils

Invitez-vous les entrepreneurs à soumettre des soumissions sur les événements de changement de votre projet à l’aide de la fonction DDP? En savoir plus sur la fonction DDP en visitant l’un de ces liens :

Utilisez-vous la fonction « Revenus ODG approximatif » de Procore?

Si votre équipe de projet a choisi d'utiliser la fonction ODG des revenus, la VDC sur vos ordres de changement de contrat principal est également automatiquement mise à jour. Si vous avez masqué la fonction ODG des revenus, les éventuelles mises à jour automatiques dépendent de la portée de l'événement de changement :

  • Lorsque les événements de changement sont « Dans la portée » ou « À déterminer », les VDC de la ordre de changement au contrat principal sont automatiquement mises à jour avec une valeur de 0 $.
  • Lorsque les événements de changement sont « Hors de portée », les VDC de la ordre de changement au contrat principal sont automatiquement mises à jour à l’aide des données de la DDP lorsque le statut de la DDP est défini sur « En attente d’approbation finale ».
  • Lorsque les événements de changement ne présentent pas l’un des statuts ci-dessus, la VDC est automatiquement mise à jour à l’aide de l’ODG de coût. 

Éléments à considérer

SUPERUSER SEULEMENT

Il est important de connaître la case à cocher « Autoriser les utilisateurs de niveau standard à créer des ODCCP » dans la page « Configurer les paramètres » de l’outil Contrats principaux. Cette case à cocher est activée par un paramètre de superuser dans la page « Paramètres généraux » de l’outil d’administration de la compagnie nommé « Activer la configuration pour permettre aux normes de créer des DODC, des ODCCP et des ODCE ». 

Étant donné que ce paramètre fournit aux utilisateurs des permissions de niveau « Standard » la capacité d’approuver leurs propres ordres de modifications (par exemple, lorsque le flux de travail est activé) à la fois dans les contrats principaux et dans l’outil Engagements, il s’agit d’un paramètre peu courant à mettre en œuvre pour les clients Procore. Par défaut, ce paramètre de superuser est désactivé sur tous les nouveaux comptes d’entreprise Procore. 

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil Événements de changement du projet.
      ET
    • Permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil Contrats principaux du projet.
      Remarques
      Pour que les utilisateurs disposant de permissions de niveau « Standard » dans l’outil Contrats principaux du projet pour effectuer cette tâche, les conditions suivantes doivent également être remplies :
  • Paramètre de configuration requis :
  • Information supplémentaire :
    • Après avoir créé un événement de changement, vous pouvez également créer une DDP à envoyer au ou aux sous-traitants concernés. Voir Créer des DDP.
  • Si votre compagnie a activé l'outil Intégrations ERP, gardez ces items à l'esprit :
    • QuickBooks® pour ordinateur de bureau : 
      • Les exportations de contrat principal ordre de changement ne sont PAS prises en charge.
    • Entrepreneur® Sage 100 :
      • Les exportations de contrat principal ordre de changement ne sont PAS prises en charge.
    • Sage 300 CRE® :
      • Titre. Le titre ordre de changement au contrat principal doit comporter 30 caractères ou moins.
      • Numéro (#). Le ordre de changement au contrat principal nombre de cinq (5) caractères ou moins.
      • Statut. Le contrat principal doit afficher le statut Approuvé .
      • Poste associé. Pour chaque poste que vous ajoutez à la Ventilation des coûts (VDC) de l’ordre de changement, vous pouvez désigner un (1) poste associé pour chaque poste de l’ordre de changement ou le même poste associé pour tous les postes de l’ordre de changement.  Remarque: La liste des postes associés n’est visible et disponible que lorsque l’outil Intégrations ERP a été configuré pour fonctionner avec Sage 300 CRE® et que la capacité d’exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre spécialiste de l’implémentation de l’intégration.
    • Intégration par Procore :
      • Les exportations de contrat principal ordre de changement ne sont PAS prises en charge.
    • Vista :
      • Les exportations de contrat principal ordre de changement sont prises en charge.
    • CMiC :
      • Dater. Champ obligatoire.
      • Statut. Le contrat principal doit afficher le statut Approuvé .
      • Poste associé. Pour chaque poste que vous ajoutez à la Ventilation des coûts (VDC) de l’ordre de changement, vous pouvez désigner un (1) poste associé pour chaque poste de l’ordre de changement ou le même poste associé pour tous les postes de l’ordre de changement.  Remarque: La liste des postes associés n’est visible et disponible que lorsque l’outil Intégrations ERP a été configuré pour fonctionner avec CMiC et que la capacité d’exportation des ordres de changement au contrat principal a été activée dans Procore par votre spécialiste de la mise en œuvre de l’intégration.
      • Marges.Les marges horizontales sont autorisées. Les marges verticales ne sont pas autorisées pour le moment. 

Conditions préalables

Étapes

  1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.
  2. Localisez le contrat principal à modifier. Cliquez ensuite sur son lien Numéro .
  3. Cliquez sur le bouton Créer et choisissez l’une de ces options :
    • Si votre projet utilise le paramètre d’un (1) niveau ordre de changement, choisissez l’option Créer un ODC au contrat principal .
      DE
    • Si votre projet utilise le paramètre ordre de changement niveau deux (2) ou trois (3) niveaux, choisissez l’option Créer un ODCP au contrat principal. Vous devez créer un ordre de changement potentiel avant de pouvoir créer un ordre de changement au contrat principal (c’est-à-dire pour les ordres de changement à 2 niveaux) ou ordre de changement demande (c’est-à-dire pour les ordres de changement à 3 niveaux).
      Exemple
      L’illustration ci-dessous vous montre l’emplacement du bouton 'Créer'. Les options de la liste déroulante varient en fonction du paramètre de niveau d’ordre de changement de votre projet.
      create-prime-contract-co.png
  4. Dans la section « Informations générales », procédez comme suit

    • Sign with DocuSign®
      If you have enabled the Procore + DocuSign® integration (see Enable or Disable the DocuSign® Integration on a Procore Project), a checkmark appears in this box by default. If you do NOT want to collect signatures with DocuSign®, remove the mark.

       Tip
      How do you collect signatures with DocuSign? After the data entry for the item is complete, Procore recommends changing the item's status to 'Out for Signature' before clicking the Complete with DocuSign button to launch the DocuSign® application. If you have not previously signed in, you will be prompted to Log In to DocuSign®. Once you are signed in, you can prepare the DocuSign® envelope for signatures. After the signature process is complete, Procore automatically changes the status of the item to 'Approved' and marks the item as 'Executed'. To learn more, see DocuSign®.

    • #
      Accept the default number, enter a new number, or create a custom numbering scheme for this change order and future ones. 

       Notes
      • Procore automatically assigns the item a new number in sequential order. For example; 001, 002, 003, and so on.
      • To use a custom numbering scheme, enter any set of alphanumeric characters. Procore automatically assigns new numbers in sequential order using your custom scheme. 

    • Created By
      Procore automatically populates this field with the name of the user who created the change order. 

    • Revision
      If you revise a change order later, you can enter the revision number here.

    • Created By
      Procore automatically populates this field with the name of the user who created the change order. 

    • Title
      Enter a descriptive name here. 

    • Status
      Select the current status of the change order. Procore automatically places the change order in the 'Draft' status. To learn more, see What are the default statuses for change orders in Procore?

    • Private
      Mark this checkbox if you want the item to be private. This means it is only visible to users with 'Admin' level permissions on the contract (or funding). 

    • Due Date
      Select a due date to indicate the date by which the 'Designated Reviewer' must approve or reject the change order. 

    • Invoiced Date
      Select the date when the change order was invoiced. 

    • Designated Reviewer

      Select the Procore user at your organization who is responsible for approving or rejecting the change order. To appear as a selection in this list, the designated reviewer's Procore user account must be added to the Project Directory and have 'Standard' level permissions or higher to the contract or funding tool. See Add a User Account to the Project Directory. 

       Tip

      Are you the 'Designated Reviewer' on a change order? To learn how to submit an approve or reject response, see Approve or Reject a Change Order.

    • Paid Date
      Select the date that payment was received for the change order.

    • Reviewer
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, that person's name appears here. 

    • Review Date
      This field is blank on a new change order. After the 'Designated Reviewer' approves or rejects the change order, the date the person submits their response appears here. 

    • Description
      Enter a more detailed description of the change order. 

    • Description
      Enter a more detailed description of the change order. 

    • Executed
      Mark this checkbox after the change order is fully executed.

    • Signed Change Order Received Date
      This field is blank on a new change order. After the signed change order is received, select the date from the calendar control. 

    • Selon les paramètres de niveau ordre de changement de l’outil Contrat principal, l’une (1) de ces cases de liste apparaîtra :
      OU

      Change Order Requests
      If the tool is configured for three (3)-tier change orders, select any change order requests related to this change order from this drop-down list.  See Configure the Number of Change Order Tiers on a Project Financials Tool.

    • Schedule Impact
      If this change order is expected to impact the construction project's schedule, enter the estimated number of additional days this would add to the schedule. 

    • Revised Substantial Completion Date
      If the change order modifies the substantial completion date for the contract, select that date from the calendar control. 

    • Attachments
      Add any relevant document or image as a file attachment. You can attach multiple files using these methods:

      • Click Attach File(s) and select the files to add from your computer or another Procore tool.
        OR
      • Use a drag-and-drop operation on your computer to add the file attachments to Procore. 
  5. Choisissez une (1) de ces options :
    • Pour créer le ordre de changement, cliquez sur Créer.
      OU
    • Pour créer le ordre de changement et envoyer un courriel notifications, cliquez sur Créer et envoyer un courriel.
      OU
    • Si vous utilisez l’intégration Procore + DocuSign® pour collecter les signatures, cliquez sur Terminer avec DocuSign. Pour en savoir plus, consultez DocuSign®.

 

If you would like to learn more about Procore's change events management software and how it can help your business, please visit our construction change order product page icon-external-link.png.