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Procore

Créer une facture au propriétaire

Objectif

Créer un propriétaire facture facturer un propriétaire pour les travaux effectués sur un contrat principal.

Contexte

Une facture de propriétaire est une demande de paiement, généralement soumise par un entrepreneur général ou un gestionnaire de construction à un propriétaire pour fournir un relevé détaillé du montant dû pour les travaux effectués. Dans Procore, une facture de propriétaire équivaut à une facture de comptes clients.

Éléments à considérer

Conditions préalables

Étapes

Créer la facture

  1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.
  2. Localisez le contrat avec lequel vous souhaitez travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro
  3. Cliquez sur le bouton Créer une facture.
    Remarque
    Si vous avez déjà créé la facture pour la période de facturation en cours, cliquez sur l'onglet Factures . Cliquez ensuite sur le bouton Modifier pour l'ouvrir. 
  4. Dans la page « Nouvelle facture (demande de paiement) », procédez comme suit :
    • Période de facturation d'engagement
      Sélectionnez la période de facturation en cours dans la liste déroulante. Pour savoir comment créer une période de facturation, voir Créer des périodes de facturation .
    • N° de facture
      Procore attribue automatiquement les numéros de facture par ordre numérique croissant, en commençant par un (1). Le numéro entré dans ce champ n'affecte PAS le schéma de numérotation des factures par défaut de Procore et vous pouvez le modifier comme vous le souhaitez.
    • Début de période
      Procore renseigne automatiquement ce champ avec la date de début de la période de facturation sélectionnée. 
    • Fin de période
      Procore renseigne automatiquement ce champ avec la date de fin de la période de facturation sélectionnée. 
    • Date de facturation
      Cliquez sur le contrôle du calendrier et choisissez une date de facturation pour la facture.
    • Statut
      Procore place automatiquement la facture au statut « Ébauche ». Sélectionnez un statut différent dans la liste déroulante. Voir Quels sont les statuts par défaut des factures Procore ?
    • Pourcentage achevé
      Si des factures précédentes existent, ce champ affiche le pourcentage de travail effectué.
    • Pièces jointes
      Cliquez sur Joindre des fichiers ou glissez-déposez les fichiers associés à la facture dans la zone des pièces jointes.
  5. Cliquez sur le bouton Créer
  6. Dans le champ Voulez-vous préremplir la facture du propriétaire? message, examinez la liste des items que Procore ajoutera à la facture et compilera une sauvegarde de facture à partir de laquelle. Choisissez l'une (1) de ces options pour continuer :
  7. Une fois que Procore a créé la facture, vous pouvez la prévisualiser comme suit :

Modifier les postes de facture dans l’onglet Détails

Si votre compte d'utilisateur Procore a reçu les permissions d'utilisateur requises pour afficher l'onglet Détails , vous pouvez mettre à jour les postes de facture :

  1. Cliquez sur l'onglet Détails.
  2. Cliquez sur le bouton Modifier .
    owner-invoice-detail-tab-edit-button.png
  3. Saisir les données uniquement dans les cases JAUNES :
    invoice-work-completed-this-period.png
    • Travaux terminés : Cette période
      Si vous avez confirmé l'option de compléter automatiquement les montants de la facture au propriétaire. Voir Comment Procore remplit-il automatiquement les montants d’un facture en amont?, les valeurs de la colonne « Travaux terminés : cette période » de tout sous-traitant associé factures et tous les montants des coûts directs sont inclus dans cette colonne.
    • Matériaux actuellement stockés
      Si vous avez confirmé l’option de remplir automatiquement les montants du propriétaire facture. Voir Comment Procore remplit-il automatiquement les montants sur un facture en amont?, les valeurs de la colonne « Matériaux actuellement stockés » dans tout sous-traitant associé factures sont incluses dans cette colonne. 
    • Retenue de garantie sur les travaux pendant cette période
      Entrez un pourcentage ou un montant en dollars pour la retenue de garantie sur les travaux pendant cette période. Vous pouvez également définir la retenue sur tous les postes en saisissant une valeur dans la barre latérale droite et en cliquant sur Définir.
    • Retenue de matériaux pour cette période
      Entrez un pourcentage ou un montant en dollars pour la retenue des matériaux pendant cette période. Vous pouvez également définir la retenue sur tous les postes en saisissant une valeur dans la barre latérale droite et en cliquant sur Définir.
    • Retenue de garantie sur les travaux libérée cette période
      Entrez un montant de retenue de garantie sur les travaux libéré pendant cette période.
  4. Faites défiler vers le bas de la facture et passez à l'étape suivante.

Ajouter des ordres de changement approuvés à la facture

Si un ordre de changement a le statut « Approuvé » et comporte des postes qui ont un impact sur une facture, le système répertorie l'ordre de changement dans le tableau « Ordres de changement au contrat principal approuvés à ajouter à cette facture de propriétaire ». Si vous souhaitez ajouter l'ordre de changement à la facture maintenant, suivez ces étapes :

  1. Faites défiler vers le bas de l'onglet Détails de la facture.
  2. Vérifiez le numéro, le titre et le montant de l'ordre de changement.
  3. Facultatif : Dans la colonne Ajouter à la facture au propriétaire en tant que , cliquez sur le bouton Ajouter à la facture .
    Une bannière VERTE confirme que la facture a été ajoutée avec succès. 
  4. Passez à l'étape suivante.
Remarques

Le détail de l'ordre de changement met à jour les postes appropriés sur la facture. Vous avez ces options :

  • Pour afficher les détails de l'ordre de changement, suivez les étapes décrites dans Exporter une facture de propriétaire . Le fichier d'exportation PDF indique la valeur du changement net par ordre de changement à la ligne 2 et le tableau récapitulatif de l'ordre de changement au bas de la demande de paiement de l'entrepreneur.
  • Pour afficher les mises à jour du contrat principal, accédez au contrat principal, cliquez sur l'onglet Généralités et faites défiler jusqu'au rapport récapitulatif du contrat
  • Pour modifier le niveau de détail affiché sur le contrat principal, voir Modifier les paramètres avancés d'un contrat principal .
  • Les valeurs d'une facture au propriétaire ne sont jamais copiées dans un ordre de changement. 

Enregistrer la facture

Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur Enregistrer .