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Procore

Modifier les contrats de sous-traitance

Objectif 

Modifier un contrat de sous-traitance à l'aide de l'outil Engagements du projet.

Contexte 

Après avoir créé un contrat de sous-traitance, vous pouvez le modifier à tout moment.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
      OU
    • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l’outil Engagements du projet avec les permissions granulaires « Mettre à jour le contrat de sous-traitance » activées sur votre modèle de permissions.
  • Pour les compagnies utilisant le icon-erp-synced2.png ERP l’outil Intégrations : Afficher/Masquer  
    • Si vous modifiez un contrat de sous-traitance qui n'a PAS encore été synchronisé avec le système ERP intégré de votre compagnie, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous. Pour déterminer si un contrat de sous-traitance a été synchronisé avec un système ERP, voir Que signifient les icônes ERP?
    • Si vous modifiez un contrat de sous-traitance qui a déjà été synchronisé avec le système ERP intégré de votre compagnie, consultez plutôt l'une de ces procédures :

Étapes

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet.
  2. Dans l’onglet Contrats , recherchez le contrat à modifier et cliquez sur son lien Numéro .

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  3. Continuez avec les étapes suivantes :

Ajouter les informations de base

Mettez à jour les informations de base comme suit :

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Remarques
  • Il n’y a pas de champs obligatoires lors de l’ajout des informations de base.
  • Si vous cliquez sur le bouton Créer sans terminer l’entrée de données, Procore enregistre le contrat, vous répertorie en tant que créateur et le place automatiquement dans le statut Ébauche .
  • Nombre
    Pour numéroer vos contrats, choisissez parmi ces options :
    • Si vous numérotez vos contrats à l’aide d’un système de numérotation séquentielle, vous pouvez saisir n’importe quelle combinaison de caractères numériques alpha dans cette case. Pour les contrats ultérieurs, Procore applique automatiquement la numérotation consécutive par ordre croissant.
      Exemple

      Les exemples ci-dessous vous montrent comment fonctionne la numérotation consécutive de Procore :

      • Si le contrat précédent était 1, les prochains contrats sont 2, 3, et ainsi de suite.
      • Si le contrat précédent était PC-0001, les prochains contrats sont PC-0002, PC-0003, et ainsi de suite.
      • Si le contrat précédent était DCA00010-12-G-0001, les prochains contrats sont DCA00010-12-G-0002, DCA0010-12-G-0003, et ainsi de suite.
    • Si vous ne numérotez PAS vos contrats à l’aide de la numérotation séquentielle, vous pouvez saisir manuellement un numéro unique pour chaque contrat principal. Pour ce faire, tapez sur l’entrée existante dans la zone Numéro . Les numéros de contrat en double ne sont PAS autorisés.
  • Compagnie contractante
    Sélectionnez le nom du propriétaire du projet ou de la compagnie du client du projet dans le menu déroulant. Il s’agit de la compagnie qui possède le projet de construction ou le client qui a embauché votre compagnie pour superviser les travaux de projet. Pour apparaître en tant qu’option de liste, Ajoutez une compagnie au répertoire du projet.
  • Titre
    Entrez un nom descriptif pour le contrat.
  • Facultatif : Signer avec DocuSign®
    Déplacez ce bouton vers la droite pour collecter des signatures avec l’intégration Procore + DocuSign®. Pour savoir comment activer l’intégration dans Procore, voir Activer ou désactiver l’DocuSign® Intégration sur un projet Procore.

Mettre à jour les informations générales

Mettez à jour le contrat avec plus d’informations générales :

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  • Statut
    Procore attribue automatiquement aux contrats le statut « Par défaut ». Pour sélectionner un statut différent, choisissez l’une des étiquettes de statut dans la liste déroulante. Les options incluent
    Remarque
    Pour créer des ordres de changement et des factures, le statut de votre contrat doit être défini sur Approuvé ou Terminé.
  • Exécuté
    Cochez ce case à cocher si le contrat a été entièrement exécuté. Un contrat entièrement exécuté est un accord juridiquement efficace qui a été signé par des représentants autorisés pour chaque partie.
  • Retenue de garantie par défaut
    Entrez un nombre pour représenter le pourcentage qui sera retenu comme retenue sur les postes de la ventilation des coûts du contrat. Par exemple, si vous prévoyez de retenir dix (10) pour cent de la valeur du poste, entrez 10 %.
  • Description
    Saisissez une description plus détaillée du contrat principal. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.

Mettre à jour l’accès au contrat

Par défaut, les contrats ne sont visibles que par les utilisateurs qui ont reçu des permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur l’outil Engagements du projet. Pour modifier les permissions d’accès du contrat, procédez comme suit :

  1. Optionnel: Déplacez la visibilité de ce contrat uniquement aux administrateurs de projet et sélectionnez les utilisateurs Non-Admin à gauche ou à droite pour activer la restriction et l’activer. Procore active par défaut ce paramètre.
    Remarques
    • La bascule est BLEUE lorsque les restrictions sont activées.
    • La bascule est GRISE lorsque les restrictions sont désactivées.
  2. Sélectionnez un employé de la « Compagnie contractante » dans la liste déroulante Contact de facturation .

Mettre à jour les dates du contrat

Pour mettre à jour le contrat avec des dates importantes, procédez comme suit :

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Remarque
L’administrateur Procore de votre compagnie gère les dates qui apparaissent dans la section « Dates du contrat » à l’aide de la fonction d’ensemble de champs paramétrables. Pour plus de détails, voir Quels champs de l’outil Engagements peuvent être configurés comme obligatoires, facultatifs ou masqués?
  • Date de début
    Sélectionnez la date officielle de début du projet de construction.
  • Achèvement estimé
    Sélectionnez la date d’achèvement approximative du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
     En version bêta
    Remarque aux utilisateurs participant au programme bêta de version bêta des ordres de changement initiés sur le chantier. Les informations ci-dessous détaillent une configuration disponible pour les utilisateurs de Procore participant au programme bêta pour les ordres de changement initiés par le chantier. Pour plus d’informations sur cette version, voir Engagements : Autoriser les collaborateurs à soumettre des ordres de changement initiés par le chantier.
  • Achèvement réel
    Sélectionnez la date d’achèvement réelle du projet de construction.
  • Contrat signé reçu
    Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Le contrat signé reçu représente la date à laquelle le contrat exécuté a été reçu.

Ajouter la portée des travaux

Les inclusions de contrat et les exclusions varient d’un projet à l’autre. Cependant, l’intention est de définir exactement ce qui est inclus et NON inclus dans le prix du contrat et étendue des travaux. Pour mettre à jour la carte « Inclusions et exclusions » du contrat, procédez comme suit :

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  • Inclusions
    Ajoutez les inclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.
  • Exclusions
    Ajoutez le exclusions du contrat dans cette case. Vous pouvez appliquer les options de la barre d’outils de mise en forme à votre texte.

Définir la méthode comptable

La première étape lors de la mise à jour d’une ventilation des coûts consiste à définir la méthode comptable du contrat. La méthode que vous choisissez s’applique également à tous les ordres de changement et/ou factures de ce contrat. Le méthode comptable ne peut être modifié que AVANT d’ajouter des postes à un VDC. Procore ne vous permet PAS de modifier l’méthode comptable d’un contrat une fois que les postes budgétaires sont ajoutés.

 Conseil
Quelle est la différence entre le contrat basé sur le montant et basé sur l’unité/la quantité? Pour plus de détails, voir Comment définir les méthode comptable pour un contrat ou un financement?
  • Pour modifier le méthode comptable à Unité/Quantité, cliquez sur le bouton Changer en Unité/Quantité .
  • Pour modifier le méthode comptable basé sur le montant, cliquez sur le bouton Changer en fonction du montant .

Mettre à jour la ventilation des coûts

Il existe deux (2) méthodes pour mettre à jour la VDC du contrat de sous-traitance :

Ajouter des postes à la ventilation des coûts

Par défaut, vous pouvez saisir des postes dans la VDC du contrat de sous-traitance à tout moment, tant qu'il n'a PAS le statut « Approuvé ».

Remarque
Si votre équipe de projet a activé le paramètre de configuration « Activer toujours la ventilation des coûts » dans cet outil, les utilisateurs disposant de la permission d'utilisateur requise pour modifier les contrats de sous-traitance peuvent ajouter des postes à la ventilation des coûts lorsqu'un contrat a un statut quelconque. Pour en savoir plus sur ce paramètre, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts »?

Pour ajouter manuellement des postes à la ventilation des coûts :

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  1. Choisissez parmi ces options :
    • Si le VDC est vide, cliquez sur Ajouter une ligne sous « Vous n’avez pas de postes encore ».
      OU
    • Si vous avez des postes existants, cliquez sur Ajouter une ligne.
      Procore crée de nouveaux postes à partir du numéro « 1 ». Les lignes suivantes sont créées dans un ordre numérique.
  2. Désignez un code budgétaire pour le nouveau poste. Vous disposez de ces options :
    • Pour attribuer un code budgétaire existant au poste, commencez à taper un code dans la zone de recherche et sélectionnez le code correspondant dans la liste.
      OU
    • Pour créer un nouveau code budgétaire pour le poste, cliquez sur le bouton Créer un code budgétaire . Ensuite, sélectionnez les items de segment appropriés dans la ou les listes déroulantes pour répondre aux exigences du modèle de code budgétaire de votre projet. Cliquez ensuite sur Créer.
  3. Selon le méthode comptable que vous utilisez, choisissez les étapes appropriées pour ajouter un poste :
    • Pour un contrat basé sur le montant : 
      Un VDC basé sur le montant nécessite cette saisie de données :
      • Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
      • Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, tapez : Frais de service mensuels
      • Montant
        Saisissez le montant total du poste.
      • Facturé à ce jour
        Plus tard, lorsque vous créez factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui a déjà été facturé à ce jour.
      • Montant restant
        Plus tard, lorsque vous créez factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui n’a PAS encore été facturé à ce jour.
    • Pour un contrat basé sur l’unité/la quantité :
      Un VDC basé sur l’unité/la quantité nécessite cette entrée de données :
      • Code budgétaire
        Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Voir Qu’est-ce qu’un code budgétaire dans la SRT de Procore? 
      • Description
        Saisissez une description pour le poste. Par exemple, tapez : Frais de service mensuels
      • Qté
        Entrez le nombre d’unités.
      • UdM
        Sélectionnez l’unité de mesure (UdM) dans la liste. Voir Quelles unités de mesure sont incluses dans la liste principale de Procore? et Ajouter une unité de mesure à la liste principale des unités de mesure.
      • Coût unitaire
        Entrez le coût unitaire dans cette case. Vous remarquerez que la valeur de cette colonne contient quatre (4) points décimaux (par exemple, 0,0000 $) pour vous permettre d’entrer la valeur spécifique requise pour calculer un prix précis.
        Exemple
        Si vous achetez 50 000 unités pour 1 006 625,00 $, vous devez saisir un prix unitaire de 20,1325 $.
      • Montant
        Le système calcule automatiquement le sous-total pour vous, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire.
      • Facturé à ce jour
        Plus tard, lorsque vous créez factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui a déjà été facturé à ce jour.
      • Montant restant
        Plus tard, lorsque vous créez factures, cette colonne affichera automatiquement le montant qui n’a PAS encore été facturé à ce jour.
  4. Optionnel: Répétez les étapes ci-dessus pour ajouter autant de postes que nécessaire.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
    Procore enregistre les postes du VDC du contrat.
Importer des postes dans la ventilation des coûts à partir d’un fichier de CSV
  1. Dans la carte « Ventilation des coûts », cliquez sur le bouton Importer VDC à partir de CSV .

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  2. Cliquez sur le bouton Télécharger CSV modèle et choisissez l’une de ces options :
    • Modèle vierge. Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle vierge.
      OU
    • Modèle avec des postes existants.  Cliquez sur cette option pour télécharger un modèle qui inclut toutes les données de poste existantes du budget de votre projet.
      Remarque
      • Procore télécharge un fichier de modèle CSV vers l’emplacement de téléchargement de fichier de votre navigateur Web.
      • Le nom du fichier est : À déterminer
  3. Ouvrez le modèle que vous avez téléchargé sur votre ordinateur.
  4. Entrez les données que vous souhaitez téléverser directement dans le modèle.
     Important
    Ne modifiez PAS ou réorganisez les en-têtes de colonne dans le fichier modèle.
  5. Après avoir entré les données de votre poste, assurez-vous d’enregistrer les mises à jour de votre fichier au format de fichier « Valeurs séparées par des virgules ».
  6. Revenez à Procore. Ensuite, dans la section « CSV fichier », choisissez l’une de ces options :
    • Cliquez sur Téléverser le fichier.
      OU
    • Utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer le modèle que vous venez de mettre à jour dans la section « CSV fichier ».
  7. Choisissez l'une de ces options :
    • Ajouter des postes supplémentaires. Choisissez cette option si vous souhaitez créer de nouveaux postes à l’aide des données de votre modèle.
      OU
    • Remplacer les postes budgétaires existants . Choisissez cette option si vous souhaitez effacer tous les postes existants du contrat de sous-traitance et les remplacer par les données de votre modèle. 
      Remarque

      Si le paramètre de configuration « Activer toujours la ventilation des coûts » est activé dans l'outil Engagements du projet, l'option « Remplacer les postes existants » est grisée et indisponible une fois qu'une facture est créée et que les postes sont facturés. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer toujours la ventilation des coûts »?

  8. Cliquez sur Importer .

Joindre des fichiers

Pour ajouter des pièces jointes au contrat :

  1. Sur la carte « Pièces jointes », cliquez sur Modifier.
  2. Cliquez sur Joindre des fichiers.
  3. Dans la boîte de dialogue « Joindre des fichiers », mettez en surbrillance l’emplacement où les fichiers à téléverser sont stockés. Les options incluent :
    • Mon ordinateur. Cliquez sur Téléverser des fichiers pour ouvrir le chercheur de votre ordinateur. Sélectionnez les fichiers à téléverser et cliquez sur Ouvrir.
    • Photos. Si l’outil Photos est actif sur le projet, choisissez le lieu dans la liste Sélectionner un album, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
    • Plans. Si l’outil Plans est actif sur le projet, choisissez la zone dans la liste Sélectionner un secteur, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
    • Formulaires. Si l’outil Formulaires est actif sur le projet, choisissez le modèle dans la liste Sélectionner un modèle, puis recherchez le ou les fichiers à téléverser.
    • Documents. Si l’outil Documents est actif sur le projet, accédez au dossier qui stocke le ou les fichiers à téléverser, puis les mettez en surbrillance.
  4. Cliquez sur Joindre.

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    Un indicateur de progression vous montre le statut du téléversement.
  5. Cliquez sur l’icône Fermer (X) dans la boîte de dialogue Joindre des fichiers. 

 

Enregistrer le contrat

Pour enregistrer le contrat, cliquez sur l’un (1) de ces boutons :

  • Sauvegarder. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer le nouveau contrat et revenir à l’onglet « Général » en mode affichage.
    OU
  • Terminé avec DocuSign®. Cliquez sur ce bouton pour lancer l’intégration Procore + DocuSign® et préparer l’enveloppe pour la signature. Pour en savoir plus, consultez DocuSign®.