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Procore

Ajouter les colonnes de la fonction « Modifications budgétaires » à un affichage budgétaire

 Version progressive
La nouvelle fonction de modification du budget est conçue pour remplacer la fonction de modification du budget existante. À partir d'octobre 2022, Procore travaillera avec les clients Procore pour migrer des modifications de budget vers la fonction Modifications de budget d'ici le 16 octobre 2023. Une fois la migration effectuée, vous n'aurez plus accès à la fonction de modification du budget. Si vous avez des questions avant que votre compagnie ne commence la migration, contactez votre point de contact Procore. Pour en savoir plus sur la chronologie de la migration, voir : Questions courantes .

Objectif

Ajouter les colonnes recommandées pour la fonction « Modifications budgétaires » à un affichage budgétaire Procore.

Contexte

La fonctionnalité « Changements budgétaires » de Procore offre aux chefs de projet un meilleur contrôle et un aperçu plus détaillé des changements qui ont un impact sur votre budget. Qu’il s’agisse d’une augmentation, d’une diminution ou d’un zéro (0) changement budgétaire net, cette fonctionnalité élimine la nécessité de créer un poste budgétaire distinct dans Procore. Il vous permet également de refléter le vrai coût et les revenus de votre changement sur le budget d’un projet.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l’outil Admin au niveau de la compagnie.
  • Information supplémentaire :

Conditions préalables 

Étapes

Étape 1 : Ajouter ou modifier un affichage budgétaire

Exemple

Pour les étapes suivantes, nous avons créé un nouvel affichage budgétaire basé sur l’affichage budgétaire standard de Procore , qui est en haut de la liste sous « Affichages standard ».

create-procore-standard-budget.png

Nous avons également nommé notre nouvel affichage « Changements budgétaires ». Cependant, vous pouvez nommer votre affichage budgétaire comme vous le souhaitez. Lorsque vous êtes prêt à continuer, cliquez sur le bouton Configurer les colonnes . Ensuite, procédez en ajoutant la source recommandée et les colonnes calculées.

configure-columns-budget-changes.png

Étape 2 : Ajoutez les colonnes source de la fonction de changement de budget

Vous commencerez par ajouter les colonnes source recommandées comme suit :

Ajouter la colonne source « ODG approximatif budgétaire »

Dans la fenêtre « Configurer les colonnes », suivez ces étapes pour ajouter une nouvelle colonne source nommée « Budget ROM ». Cette colonne permet à votre équipe de prévoir l'impact potentiel qu'un changement peut avoir sur votre budget. En fonction des paramètres « Ordre de grandeur du budget » dans la page Configurer les paramètres de l'outil Événements de changement, vous pouvez configurer cette colonne pour refléter l' ordre de grandeur approximatif dans votre budget en tant que coût ou revenu . Pour en savoir plus, consultez Configurer les paramètres : Événements de changement et Qu'est-ce que la colonne « ODGE budgétaire » dans l'outil Budget de Procore ?

Étapes à partir de la fenêtre Configurer les colonnes dans l'outil Admin de la compagnie… Paramètres
  1. Choisissez l'une de ces options :
    • Cliquez sur Créer une colonne source dans le centre de la fenêtre.
      OU
    • Cliquez sur le bouton Créer et choisissez Source dans la liste déroulante.
  2. Dans le champ Nom de la colonne , tapez : Budget ODG approximatif
  3. Dans la liste déroulante Source de la colonne , sélectionnez Événements de changement.
  4. Cochez la ODG approximatif du budget (ordre de grandeur approximatif) case à cocher.
    Remarque
    Dans les étapes suivantes, les paramètres recommandés par Procore pour les cases à sélectionner sont marqués d’unsterisk (*). Cependant, vous pouvez personnaliser vos paramètres en fonction de votre environnement.
  5. Sous Modifications budgétaires, cochez les cases souhaitées :
    • Avec changement de budget
      Cette option comprend les montants de changement du budget dans la colonne « ODG approximatif budgétaire ».
    • Sans changement de budget *
      Cette option exclut les montants des changements budgétaires de la colonne « ODG approximatif du budget ».
  6. Sous Portée, cochez toutes les cases souhaitées :
    • Dans la portée *
    • Hors de portée *
    • À déterminer *
    • Aucune portée associée *
  7. Sous Statut de l’événement de changement, cochez toutes les cases souhaitées :
    • Ouvert *
    • Fermé *
    • En attente *
    • Annulé
  8. Cliquez sur Enregistrer .
    Procore ajoute la nouvelle colonne à la liste Source sur la gauche. 
source-column-budget-rom.png

Ajouter la colonne source « Changements budgétaires »

Dans la fenêtre « Configurer les colonnes », suivez ces étapes pour ajouter une nouvelle colonne source nommée « Modifications budgétaires ».

Étapes à partir de la fenêtre Configurer les colonnes dans l'outil Admin de la compagnie… Paramètres
  1. Choisissez l'une de ces options :
    • Cliquez sur Créer une colonne source dans le centre de la fenêtre.
      OU
    • Cliquez sur le bouton Créer et choisissez Source dans la liste déroulante.
  2. Dans le champ Nom de la colonne, tapez : Modifications budgétaires
  3. Dans la liste déroulante Source de la colonne, sélectionnez Modifications budgétaires.
  4. Marquez les ajustements budgétaires case à cocher. Un ajustement du changement budgétaire représente un changement formel de votre budget.
    Remarque
    Dans les étapes suivantes, les paramètres recommandés par Procore pour les cases à sélectionner sont marqués d’unsterisk (*). Cependant, vous pouvez personnaliser vos paramètres en fonction de votre environnement.
  5. Sous Portée, cochez toutes les cases souhaitées :
    • Dans la portée *
    • Hors de portée *
    • À déterminer *
    • Aucune portée associée *
  6. Sous Statut, cochez toutes les cases souhaitées :
    • Ébauche *
    • En cours de révision *
    • Approuvé *
    • Annulé
  7. Cliquez sur Enregistrer
    Cela ajoute la nouvelle colonne à la liste Source sur la gauche. 
source-column-budget-changes.png

Étape 3 : Modifiez les colonnes calculées pour la fonction de changement budgétaire

Ensuite, vous modifierez les colonnes calculées existantes (ou ajoutez de nouvelles) pour inclure les nouvelles colonnes source dans les formules de colonnes calculées.

Ajouter ou modifier la colonne calculée « Budget révisé »

Dans la fenêtre « Configurer les colonnes », suivez ces étapes pour modifier la colonne existante « Budget révisé » pour la fonction de modifications budgétaires. L’ajout de cette colonne permet à votre équipe de projet de voir l’impact du changement sur votre budget.

Étapes à partir de la fenêtre Configurer les colonnes dans l'outil Admin de la compagnie… Paramètres
  1. Choisissez l'une de ces options :
    • Cliquez sur Créer une colonne calculée dans le centre de la fenêtre.
      OU
    • Cliquez sur le bouton Créer et choisissez Calculé dans la liste déroulante.
  2. Sous « Calculé » à gauche, mettez en surbrillance la colonne Budget révisé pour afficher la section « Afficher la formule ».
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Dans le champ Nom de la colonne , choisissez parmi les options :
    • Gardez le nom de la colonne existante : Budget révisé
      OU
    • Créer un nouveau nom de colonne : Budget révisé (+Modifications)
  5. Dans la liste déroulante Format , assurez-vous que la devise est sélectionnée.
  6. Gardez le montant du budget d’origine sélectionné dans la liste déroulante supérieure.
  7. Cliquez sur les liens Supprimer .
  8. Sélectionnez ces paramètres de calcul comme indiqué dans les listes déroulantes :
    • Montant du budget initial
    • Signe plus (+)
    • Modifications budgétaires en cours
  9. Optionnel. Gardez la marque dans les sous-totaux et les totaux totaux case à cocher.
  10. En fonction de votre choix à l’étape 4 ci-dessus :
    • Cliquez sur Mettre à jour. Cela met à jour la formule de la colonne calculée dans l’affichage budgétaire.
      OU
    • Cliquez sur Enregistrer comme nouveau. Cela ajoute une nouvelle colonne calculée à l’affichage budgétaire.
calculated-column-revised-budget.png

Ajouter la colonne calculée « Budget des coûts prévus »

Dans la fenêtre « Configurer les colonnes », suivez ces étapes pour ajouter une colonne calculée nommée « Budget des coûts du projet ». L’ajout de cette colonne vous permet d’inclure des modifications budgétaires afin que votre équipe puisse suivre la coûts prévus à terminer sur l’outil Budget du projet.

Étapes à partir de la fenêtre Configurer les colonnes dans l'outil Admin de la compagnie… Paramètres
  1. Choisissez l'une de ces options :
    • Cliquez sur Créer une colonne calculée dans le centre de la fenêtre.
      OU
    • Cliquez sur le bouton Créer et choisissez Calculé dans la liste déroulante.
  2. Sous « Calculé » à gauche, mettez en surbrillance la colonne Budget révisé pour afficher la section « Afficher la formule ».
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Dans le champ Nom de la colonne , tapez : Budget des coûts prévus
  5. Dans la liste déroulante Format , assurez-vous que la devise est sélectionnée.
  6. Gardez le montant du budget d’origine sélectionné dans la liste déroulante supérieure.
  7. Cliquez sur les liens Supprimer .
  8. Sélectionnez ces paramètres de calcul comme indiqué dans les listes déroulantes :
    • Montant du budget initial
    • Signe plus (+)
    • ODG approximatif du budget
    • Signe plus (+)
    • Modifications budgétaires en cours
  9. Optionnel. Gardez la marque dans les sous-totaux et les totaux totaux case à cocher.
  10. En fonction de votre choix à l’étape 4 ci-dessus :
    • Cliquez sur Mettre à jour. Cela met à jour la formule de la colonne calculée dans l’affichage budgétaire.
      OU
    • Cliquez sur Enregistrer comme nouveau. Cela ajoute une nouvelle colonne calculée à l’affichage budgétaire.
projected-cost-budget-calculated-column.png

Étape 4 : Prévisualiser l’affichage budgétaire

Ensuite, vous pouvez prévisualiser vos nouvelles colonnes dans la zone « Configuration des colonnes » et en sélectionnant différents projets dans la liste déroulante « Aperçu avec projet ». Les nouvelles colonnes apparaissent sur le côté droit du budget. Enfin, vous pouvez affecter l’affichage budgétaire à un ou plusieurs projets Procore dans l’compte de votre compagnie à l’aide des options de la liste déroulante « Affecter aux projets ».

Exemple

Vous trouverez ci-dessous un exemple de nouvelles colonnes que vous pouvez ajouter à un affichage budgétaire Procore, après l’avoir affecté à un projet.

preview-column-configuration.png

Étape 5 : Attribuer l’affichage budgétaire à vos projets

Lorsque vous êtes prêt à continuer, attribuez l’affichage budgétaire à un, plusieurs ou tous les projets. Sélectionnez simplement les options de la liste « Affecter aux projets ».

assign-budget-changes-view-to-project.png