Meilleures pratiques : Configurations de projet de livrables

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Remarque

Cette page décrit les meilleures pratiques recommandées pour la configuration des configurations de livrable. Cliquez ici pour afficher des tutoriels, des vidéos et plus encore sur l'outil Livrables du projet.

Présentation

Afin de tirer le meilleur parti de l'outil Livrables, vous devez vous assurer que toutes les configurations au niveau du projet sont en place avant de créer des livrables. Cet article passera en revue les meilleures pratiques pour les paramètres les plus notables. Êtes-vous prêt?

Pourquoi devrais-je faire cela maintenant?

L'activation de certaines configurations fournit des fonctionnalités supplémentaires pour vous assurer que vos livrables sont traités aussi efficacement que possible.

Conseil

Si vous souhaitez définir ces configurations par défaut pour tous les nouveaux projets, la plupart de ces paramètres seront conservés dans un modèle de projet. Voir Qu'est-ce qu'un modèle de projet? et Qu'est-ce qui est copié dans un nouveau projet lors de l'application d'un modèle de projet?

Numéroter les livrables par section du devis

Ce paramètre active une option permettant de préfixer le numéro de livrable et la révision avec la section du devis liée. Par exemple, si une section du devis n° 03 30 00 est identifiée dans le champ Section du devis d'un livrable, le numéro de la soumission (tel que # 007) et le numéro de révision (tel que # 01) seront au format # 03 30 00- 007.01 lorsque le paramètre est activé. Si le paramètre n'est pas activé, le numéro de livrable et le numéro de révision seront au format #007.01.

De plus, les livrables de chaque section du devis seront numérotés de manière séquentielle et indépendante des livrables d'une autre section du devis lorsque ce paramètre est activé. Par exemple :

Section du devis : 03 30 00
- # 03 30 00-001 : Conception du mélange de béton
- #03 30 00-002 : Données du produit
- #03 30 00-003 : Disposition du joint de dilatation
Section du devis : 07 45 00
- #07 45 00-001 : Données du produit
- #07 45 00-002 : Échantillons

Considérations

Une fois ce paramètre activé et les livrables créés, nous vous déconseillons de désactiver le paramètre. Cela entraînera probablement des numéros de livrable en double.

Dates d'échéance dynamiques

Les dates d'échéance dynamiques sont une configuration facultative mais recommandée qui définit les durées des étapes du flux de travail au lieu de dates d'échéance fixes. Cela garantit que chaque étape et chaque rôle du flux de travail dispose de son délai contractuel pour examiner et répondre à chaque item de livrable. Au fur et à mesure que les étapes du flux de travail sont terminées, la date d'échéance de l'étape suivante s'ajuste automatiquement en avant (si l'étape précédente était en retard) ou en arrière (si l'étape précédente était en avance) pour toujours se conformer aux durées définies. Les règles de retard s'appliquent toujours si les étapes du flux de travail ne répondent pas à leur date d'échéance. Voir Que sont les dates d'échéance des approbateurs dynamiques?

Considérations

Nous vous recommandons d'activer la configuration « Dates d'échéance de l'approbateur dynamique » avant de créer et d'utiliser des modèles de flux de travail de livrable.
Les dates d'échéance du flux de travail des livrables sont conformes aux paramètres de jours ouvrables du projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.
Les rappels par courriel de livrables en retard ne seront pas envoyés une fois que le livrable est en retard de 45 jours.

Calculs de l’échéancier des dessins d'atelier

Les calculs d'échéancier de livrables sont une fonctionnalité facultative mais fortement recommandée qui affiche les dates d'étape pertinentes pour un item de livrable. Ces champs se composent des éléments suivants :

Date requise sur le site : Un champ de saisie utilisateur pour la date à laquelle le livrable doit être installé ou utilisé sur le site.
Délai : Un champ de saisie utilisateur pour le nombre de jours civils dont le livrable a besoin pour le traitement, la fabrication et l'expédition.
Heure de révision de l'équipe de conception : Un champ de saisie utilisateur pour les jours civils alloués aux équipes externes pour réviser et approuver le livrable.
Heure de révision interne : Un champ de saisie utilisateur pour les jours civils alloués aux équipes internes pour réviser le livrable.
Date de retour prévue : Un champ généré par le système pour afficher la date d'étape à laquelle vous avez besoin d'un livrable approuvé par vos réviseurs externes pour atteindre l'étape de la date sur place requise, également connue sous le nom de « date limite de livraison ».
- Le calcul utilisé pour déterminer ceci est le suivant : Date de visite sur place requise - Délai d'exécution
Date de fin de la révision interne prévue : Un champ généré par le système pour afficher la date d'étape à laquelle vous avez besoin d'un livrable révisé de la part de vos réviseurs internes pour atteindre l'étape de la date sur place requise.
- Le calcul utilisé pour déterminer cela est le suivant : Date de visite sur place requise - Délai d'exécution - Temps d'examen de l'équipe de conception
Date de soumission prévue par : Un champ généré par le système pour afficher la date d'étape à laquelle vous devez soumettre un livrable à partir de votre rôle de soumissionnaire pour atteindre l'étape de la date sur place requise.
- Le calcul utilisé pour déterminer cela est le suivant : Date de visite sur site requise - Délai d'exécution - Temps d'examen de l'équipe de conception - Temps d'examen interne

Ces champs permettent de recalculer les dates d'échéance prévues pour chaque membre du processus de flux de travail en fonction des dates sur site, des délais et des délais de révision alloués spécifiques requis. Ce paramètre facilite la création de rapports sur la progression d'un livrable pour déterminer s'il est sur la bonne voie.

Lorsque l'option « Calculs de l'échéancier de livrables » est activée :

Entrez d'abord une date dans le champ Date de visite sur place requise .
Ensuite, entrez les jours dans le champ Délai . Par exemple, si vous entrez 10 jours, le système ajoutera automatiquement la date de retour prévue en soustrayant le délai de 10 jours de la date de présence requise.
Il en va de même pour les dates saisies dans le champ Heure de révision de l'équipe de conception . Par exemple, si vous entrez 7 jours, le système soustrait 7 jours de la date de retour prévue pour calculer l'entrée automatique pour la date prévue de fin de la révision interne.
Enfin, entrez les jours dans le champ Heure de révision interne . Par exemple, si vous entrez 5 jours, le système soustraira 5 jours à la date de révision interne pour calculer automatiquement la date de soumission prévue par.

Considérations

Ces champs sont purement indicatifs. Ils n'ont pas d'impact ni ne se synchronisent avec les autres champs, y compris les dates d'échéance du flux de travail.
Pour éviter toute confusion et éliminer les données en double, envisagez de masquer le champ de date standard « Soumettre avant » dans l'ensemble de champs de l'outil Livrables. Voir Quels champs de l'outil Livrables peuvent être configurés comme obligatoires, facultatifs ou masqués?
Ces calculs supposent un scénario parfait sans révisions du livrable. Assurez-vous de tenir compte du nombre de révisions potentielles lors de la détermination des dates d'échéance réelles du flux de travail.

Pourquoi devrais-je activer les calculs de l'échéancier de livrables?

L'affichage de ces informations vous permet d'ajouter et de référencer ces dates importantes lors de la création de votre flux de travail pour vous assurer que votre livrable est approuvé avant la date requise sur le site. Voir Activer les calculs d'échéancier de livrables et Configurer les calculs d'échéancier de livrables.

Activer les Flux de travail de travail de rejet

Ce paramètre est fortement recommandé. Lorsqu'elles sont activées, les réponses de livrable de type « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau » d'un approbateur du flux de travail de travail acheminent automatiquement le responsable au gestionnaire de livrables pour déterminer l'étape suivante.

Le gestionnaire de livrables sera informé par courriel qu'il est désormais l'utilisateur responsable en raison d'une réponse « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau ». Lorsque le responsable est acheminé au gestionnaire de livrables, ils peuvent choisir de :
- Fermez le livrable et créez une révision si vous le souhaitez.
- Renvoyez le responsable à l'étape précédente du flux de travail de travail.
- Reprenez le flux de travail de travail.
  - Lorsqu'un flux de travail de travail reprend, il reprend là où il s'était arrêté. Par exemple :
    - Si la réponse « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau » a été saisie à une étape sans aucun autre approbateur, le flux de travail de travail passe à l'étape suivante. S'il n'y a pas d'étape suivante, le flux de travail de travail se termine.
    - Si la réponse « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau » a été saisie à une étape avec d'autres approbateurs requis qui n'ont pas encore répondu, le flux de travail de travail reprendra à la même étape afin que les autres approbateurs requis puissent répondre.

Considérations

Cette fonctionnalité s'applique également à toutes les réponses personnalisées mappées aux types de réponse « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau ».
Lorsque le gestionnaire de livrables choisit de renvoyer le responsable à une étape du flux de travail de travail précédente, aucune des informations de l'étape (pièces jointes, réponse, dates d'envoi/de retour des commentaires) n'est supprimée. Ces items peuvent être modifiés, mais les informations d'origine ne sont pas stockées dans le livrable. Les actions de modification seront enregistrées dans l' historique des modifications, mais ne peuvent pas être signalées dans les outils de création de rapports. Si le maintien des données historiques est important pour vous, nous vous recommandons de fermer et de distribuer le livrable et de créer une nouvelle révision au lieu de renvoyer le responsable à une étape précédente.

Pourquoi devrais-je activer Rejeter le Flux de travail de travail?

Ce paramètre simplifie les flux de travail et élimine les révisions inutiles. Pour les interactions entre le Soumissionnaire et l'approbateur, cela permet au gestionnaire de livrables de traiter une soumission incorrecte du Soumissionnaire avant qu'elle ne puisse passer à l'approbateur suivant.

Pour les flux de travail comportant plusieurs étapes d'approbateur, il élimine le besoin d'insérer une étape supplémentaire dédiée au gestionnaire de livrables entre les étapes d'approbateur pour garantir qu'une réponse « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau » ne passe pas à l'étape suivante.

Courriels de livrable

Ces paramètres régissent les rôles de livrable qui seront copiés sur les notifications par courriel résultant d'une action de livrable spécifique. Ces notifications peuvent être configurées selon les besoins pour modifier le nombre de notifications envoyées. Voir Quand l'outil Livrables envoie-t-il des notifications par courriel aux utilisateurs de Procore?

Important

Ces paramètres ne contrôlent pas les courriels « Action requise » envoyés aux utilisateurs de Ball-in-Court.

Définir les rôles de soumissionnaire, d'approbateur et de réviseur

Ces rôles identifient les actions spécifiques requises de la personne assignée sur un item de livrable. Les rôles et leurs actions spécifiques incluent :

Soumetteur : En tant que première étape facultative mais recommandée du flux de travail, le rôle de soumissionnaire est responsable de la soumission de la documentation demandée. Plusieurs utilisateurs peuvent être ajoutés au rôle « Auteur », mais il ne peut y avoir qu'une seule étape de l'auteur dans un flux de travail.
Approbateur : Ces utilisateurs sont responsables de répondre à l'item de livrable. Les options de réponse peuvent être configurées dans les configurations de l'outil Livrables du projet. Voir Gérer les réponses aux livrables personnalisées.
Réviseur : Ce rôle est couramment utilisé pour fournir au rôle d'approbateur la flexibilité d'envoyer un item pour révision à un autre utilisateur qui n'a pas encore été ajouté à la même étape du flux de travail. Un approbateur ne peut le faire que lorsque l'item est dans son camp. Une fois que l'item lui est transmis, le réviseur peut prendre des mesures de réponse similaires à celles d'un approbateur. La responsabilité revient à l'approbateur pour sa réponse finale. Voir Transférer un livrable pour révision.

Remarque

Pour créer efficacement des flux de travail de livrable, assurez-vous que les soumissionnaires, approbateurs et réviseurs ont tous été ajoutés au répertoire du projet. Voir Ajouter un compte d'utilisateur au répertoire du projet.

Voir Livrables - Diagrammes de flux de travail pour un visuel de la façon dont ces rôles fonctionnent ensemble dans le cycle de vie d'un livrable.

Réponses aux livrables

Ces paramètres vous permettent de personnaliser les réponses qui peuvent être utilisées par les réviseurs et les approbateurs. Par exemple, vous pouvez ajouter « Révisé » comme réponse préférée de votre projet au lieu de « Approuvé ». Les administrateurs de livrables peuvent créer jusqu'à 12 réponses personnalisées pour chaque réponse par défaut, sauf pour « En attente » et « Soumis » qui autorisent chacun une réponse personnalisée. Les réponses personnalisées ne peuvent pas être supprimées si elles sont utilisées sur un livrable. Ils peuvent être modifiés, mais notez que la réponse modifiée remplacera la réponse précédente à tous les endroits où la réponse précédente a été utilisée. Voir Gérer les réponses aux livrables personnalisées.

Modèles de flux de travail

Tout au long d'un projet, les équipes réutilisent constamment le même flux de travail sur plusieurs livrables. Les équipes doivent pouvoir définir ces flux de travail en tant que modèles et les appliquer si nécessaire, plutôt que d'avoir à recréer manuellement le même flux de travail pour plusieurs livrables. Si un ingénieur de projet doit créer le même flux de travail sur 10 items différents, cela représente beaucoup de temps supplémentaire consacré à l'exécution d'une action répétitive. Avec cette fonctionnalité, les modèles peuvent être créés et réutilisés selon les besoins.

Considérations

Étant donné que les étapes du flux de travail des livrables sont attribuées à des utilisateurs spécifiques et qu'aucune étape ne peut être « désaffectée », il est probable que vous créerez de nouveaux modèles lorsque vous achèterez des étendues de travail.
Si vous préférez éviter de créer plusieurs modèles de flux de travail pour chaque acheminement unique, vous pouvez créer des modèles de flux de travail partiels contenant uniquement les rôles de flux de travail principaux. Une fois les modèles de flux de travail appliqués, les étapes restantes peuvent être ajoutées et toutes les étapes existantes peuvent être modifiées. Nous suggérons généralement de créer des modèles de flux de travail sans rôle de soumissionnaire, vous n'avez donc pas besoin de créer un modèle pour chaque entrepreneur responsable. Cela fonctionne particulièrement bien si tous les flux de travail de livrable sont par ailleurs identiques.
Une fois le flux de travail d'un livrable terminé, la responsabilité revient automatiquement au gestionnaire de livrables. Cependant, aucune date d'échéance n'est associée à cette balle dans le camp, et aucune notification de retard n'est envoyée. Si vous préférez vous assurer que le gestionnaire de livrables distribue le livrable selon une date d'échéance, ajoutez cet utilisateur comme dernière étape du flux de travail.

Pourquoi créer des modèles de flux de travail?

La création de modèles de flux de travail vous fait gagner du temps et garantit que les équipes requises examinent les items de livrable dans le bon ordre. Voir Gérer les modèles de flux de travail de livrable.

Étapes suivantes

Maintenant que les configurations de livrables de votre projet sont en place, vous pouvez commencer à créer des livrables. Les méthodes les plus rapides pour créer un registre de livrables utilisent le générateur de livrables ou les importations de livrables de Procore. Voir Meilleures pratiques : Générateur de livrables et Meilleures pratiques : Importations de livrables pour plus d'informations et des recommandations sur l'utilisation de ces méthodes.