Meilleures pratiques : Gestion du flux de travail des livrables
Remarque
Cette page décrit les meilleures pratiques recommandées pour la modification des flux de travail de livrable. Cliquez ici pour afficher des tutoriels, des vidéos et plus encore sur l'outil Livrables du projet.Présentation
La section du flux de travail active les composants de notification et de suivi des livrables de l'outil Livrables. Les flux de travail offrent l'avantage d'une progression automatisée du flux de travail et de notifications d'action/de retard. Cet article discutera des meilleures pratiques pour la modification des flux de travail de livrable. Êtes-vous prêt?
Actions en bloc > Appliquer le flux de travail
Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs Admin de sélectionner plusieurs items de livrable en bloc et d'appliquer un nouveau flux de travail ou un modèle de flux de travail précréé. Pour appliquer un flux de travail en bloc, tous les items de livrable doivent avoir le statut Ébauche ET n'avoir aucun flux de travail précédemment appliqué. Les deux options d'ajout en bloc de flux de travail aux livrables sont décrites ci-dessous.
Pourquoi devrais-je utiliser des actions en bloc?
L'application en bloc de flux de travail permet de gagner du temps en ajoutant le même flux de travail à plusieurs livrables simultanément. Cette fonctionnalité peut être utilisée avec les modèles de flux de travail pour gagner encore plus de temps.
Option 1 : Actions en bloc à partir des paquets de livrables
Nous vous recommandons d'utiliser les paquets de livrables (voir Meilleures pratiques : Paquets de livrables - Introduction) car vous pouvez également appliquer en bloc des flux de travail via la modification en bloc du paquet de livrables. Le principal avantage de cette option est que vous pouvez également lancer des courriels de flux de travail en bloc dans le cadre du processus au lieu d'exiger des actions distinctes pour envoyer chaque item de livrable séparément. Voir Modifier en bloc des livrables dans un paquet.
Option 2 : Actions en bloc à partir de l'affichage liste
Ce sera probablement l'option la plus longue, mais vous pouvez également appliquer en bloc des flux de travail à partir de l'affichage de liste si vous choisissez de ne pas utiliser les paquets de livrables. Voir Utiliser les actions en bloc > Appliquer le flux de travail dans l'outil Livrables. Cependant, contrairement aux flux de travail d'application en bloc via le paquet de livrables, cette option vous obligera à envoyer des courriels pour chaque item individuellement.
Considérations
Aucune notification n'est envoyée lorsque le flux de travail est appliqué, car les items ont toujours le statut Brouillon . Pour terminer ce processus, vous devez modifier chaque item de livrable, mettre à jour le statut et cliquer sur Mettre à jour et envoyer des courriels. Si vous cliquez sur Mettre à jour à la place, aucun courriel (à part les notifications de retard lorsque des dates d'échéance sont dépassées) n'est envoyé.
Remplacer un utilisateur en bloc
Les gens entrent et sortent régulièrement des projets, il doit donc y avoir un moyen de remplacer facilement un utilisateur de flux de travail de travail par un autre utilisateur. Si vous devez remplacer un approbateur, un soumissionnaire ou un réviseur sur un grand nombre de livrables, un utilisateur disposant de permissions de niveau « Admin » sur l'outil Livrables du projet peut le faire dans les paramètres de configuration de l'outil Livrables. Voir Configurer les paramètres : outil Livrables.
Rejeter le Flux de travail de travail et ramener le responsable à une étape précédente
Dans de nombreux scénarios, un administrateur peut avoir besoin de rétablir la responsabilité d'un livrable à une étape précédente du flux de travail. Voici quelques exemples de scénarios :
- Un utilisateur du flux de travail oublie de téléverser une pièce jointe ou télécharge la pièce jointe incorrecte à sa réponse
- Un utilisateur du flux de travail a fourni la réponse incorrecte
- Le livrable a été acheminé à des approbateurs incorrects
À tout moment, un gestionnaire de livrables peut revenir à une étape précédente. Pour une expérience plus automatisée basée sur des réponses spécifiques, nous vous recommandons d'activer le paramètre « Rejeter le Flux de travail de travail ». Voir Configurer les paramètres : activer les Flux de travail de travail de rejet.
Considérations
L'utilisation de cette fonctionnalité pour gérer les révisions des livrables n'est pas recommandée. Lorsque vous revenez à une étape précédente du flux de travail et que de nouvelles données sont saisies, les données précédemment enregistrées - dates (dates d'envoi, de retour et d'échéance), commentaires, réponses et pièces jointes - sont écrasées. Les modifications sont toujours documentées dans l'historique des modifications de l'item mais ne sont pas immédiatement évidentes. De plus, les rapports dans Procore n'affichent que les données les plus récentes, de sorte que vous ne pouvez pas avoir une idée précise des durées réelles de jeu si vous décalez le flux de travail au lieu de créer des révisions de livrable.
Voir Changer la donne sur un livrable pour des informations et des directives supplémentaires.
Révision de livrables
La fonctionnalité « Créer une révision » crée une copie des détails de l'item d'origine (sous un numéro de révision), à l'exclusion de toutes les données précédemment saisies dans le flux de travail. Les étapes du flux de travail seront copiées, mais la commande redémarrera à partir de la première étape afin que vous puissiez demander une nouvelle soumission à partir du rôle de soumissionnaire. Cette fonctionnalité garantit que toutes les données historiques sont conservées dans l'item de soumission d'origine tout en permettant d'ajouter de nouvelles données à la révision.
Meilleure pratique
Le processus recommandé consiste à créer immédiatement une révision si nécessaire après avoir fermé et distribué l'item de livrable d'origine. Cela communique les informations rejetées au soumissionnaire sur le livrable d'origine et lui fournit un nouvel item sous lequel soumettre. Voir Créer une révision de livrable.