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Pratiques exemplaires : Paquets de livrables - Ventilation des livrables

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Remarque
Cette page décrit les meilleures pratiques recommandées pour l'utilisation des paquets de livrables. Cliquez ici pour afficher des tutoriels, des vidéos et plus encore sur l'outil Livrables du projet.

Introduction

Une fois que vous avez déterminé comment vous organiserez vos paquets de livrables, l'étape suivante consiste à décider comment détailler les items de livrable dans chaque paquet (généralement appelé registre de livrables). Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise façon de configurer votre registre de livrables, mais il y a certainement des avantages et des inconvénients pour chaque option.

Un registre de livrables commence traditionnellement par le devis, alors commençons par là. Voici une sous-section typique du cahier des charges pour les soumissions de luminaires :

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Nous vous recommandons de commencer à créer votre registre de livrables en créant un poste individuel pour chacun des items identifiés comme des exigences dans le devis. Dans notre exemple de section de devis ci-dessus, ces items sont : les données du produit, les plans d'atelier, les données de Qualification , les certificats de produit, les rapports de contrôle de la Qualité sur le chantier, les O&M et la Garantie.

Options d'énumération

Option 1 : Ventilations générales

Étant donné que le projet peut avoir 50 appareils d'éclairage distincts, chacune de ces lignes de soumission dans cet exemple pourrait potentiellement contenir 50 documents distincts pour chaque appareil d'éclairage à examiner et à approuver. Vous pouvez choisir de vous arrêter ici lors de l'organisation de votre registre, mais cette option présente à la fois des avantages et des inconvénients.

#165000-1.0 : Ensemble de luminaires
Section du devis N° de livrable N° de révision Titre Type Statut
16 50 00 Éclairage 16 50 00-1 0 Données de produit de luminaire Données du produit Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-2 0 Plans d'atelier de luminaires Plan d'atelier Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-3 0 Données de Qualification des luminaires Qualifications/certificats Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-4 0 Certificats de produit de luminaire Qualifications/certificats Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-5 0 Rapports de contrôle de la Qualité des luminaires autres Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-6 0 Données d'exploitation et d'entretien des luminaires Manuels d'exploitation et d'entretien (O&M) Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-7 0 Données de Garantie des luminaires Garantie du produit Ouvert

Avantages

  • Il est plus facile de téléverser tous les documents pour les données de produit dans un seul livrable au lieu de créer des livrables séparés pour chaque appareil.
  • Il est plus rapide de réviser tous les documents pour les données de produit dans une soumission, au lieu de réviser des soumissions distinctes pour chaque appareil.

Inconvénients

  • Étant donné que les items sont regroupés et répertoriés de manière générale, il est plus probable qu'un item de soumission critique soit oublié. Si aucun réviseur n'y prête pas attention, il pourrait ne pas avoir reçu de données de soumission pour 40 des 50 appareils du projet.
  • Lorsque des révisions sont nécessaires, cela peut conduire à plusieurs soumissions de « données sur les produits d'éclairage » partiellement approuvées et à une confusion quant à la révision la plus récente.
  • Le personnel de chantier passe plus de temps à rechercher dans des documents volumineux qui peuvent avoir plusieurs révisions.

Option 2 : Détails spécifiques

Au lieu de vous arrêter avec des énumérations générales, vous pouvez continuer à développer le registre et être très précis avec vos énumérations. En utilisant le même exemple de section de devis ci-dessus, vous pouvez créer autant de lignes de soumission individuelles que votre projet a besoin pour les données de produit de chaque appareil, les plans d'atelier, etc.

#165000-1.0 : Ensemble de luminaires
Section du devis N° de livrable N° de révision Titre Type Statut
16 50 00 Éclairage 16 50 00-1 0 Données de produit du luminaire Peerless BRM9-1-28T5-SPR-20/80 Données du produit Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-2 0 Fiche technique du luminaire Pinnacle E4A-35-28-G9G Données du produit Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-3 0 Données de produit du luminaire Gotham EVO-SQ-30-10-4AR Données du produit Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-4 0 Fiche technique du luminaire Pinnacle F36-A-35-G-120 Données du produit Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-5 0 Données produit du luminaire Pinnacle EV3WG-35-28-SFS Données du produit Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-6 0 Fiche technique du luminaire Pinnacle F48-CL-35-S-120 Données du produit Ouvert
16 50 00 Éclairage 16 50 00-7 0 Données de produit du luminaire Gotham EVO-CYL-30-10-6AR Données du produit Ouvert

En fonction du nombre d'items dans un paquet et de votre projet, vous pourriez souhaiter séparer encore plus vos paquets de livrables. Par exemple, au lieu de créer un seul paquet de « luminaires », vous pouvez créer des paquets basés sur les lieux, les phases, les types de soumission de votre projet ou même des paquets séparés pour chaque luminaire avec tous les items de soumission correspondants (données de produit, garantie, O&M , etc.). 

Avantages

  • Étant donné que les items sont répertoriés individuellement, la probabilité qu'un livrable ou un composant critique soit oublié est considérablement réduite. 
  • Les items individuels permettent d'accélérer plus facilement les soumissions à tout moment.
  • Les items individuels peuvent être révisés autant de fois que nécessaire et peuvent être affichés pour n'afficher que la version la plus récente à tout moment. Cela réduit le risque que les équipes de chantier fassent référence à une version précédente.
  • Étant donné que les items sont répertoriés individuellement, le personnel de chantier peut trouver ce dont il a besoin plus rapidement et passer moins de temps à rechercher dans des documents volumineux contenant plusieurs items.

Inconvénients

  • Nécessite plus de temps et d'efforts lors de la création du registre de livrables.
  • Les équipes de conception peuvent se sentir dépassées par le nombre d'items nécessitant un examen et une approbation.
  • La distribution des livrables peut être fastidieuse, car la distribution à partir de Procore n'est disponible qu'au niveau de l'item.

Quelle option est recommandée?

La réponse simple est que les deux options sont recommandées à des fins différentes. Le meilleur choix dépend vraiment des besoins du projet et de l'équipe, mais vous pouvez utiliser les deux dans le même projet. Pour les items tels que les accessoires pour cloisons sèches qui sont rarement rejetés ou référencés, il est logique de les regrouper tous pour plus de simplicité. Cependant, avec des items couramment révisés tels que les appareils d'éclairage, séparer ces données en paquets pour des appareils individuels est probablement la meilleure option.

Procore la flexibilité nécessaire pour prendre en charge de nombreux cas d'utilisation et projets différents afin que vous puissiez toujours organiser vos livrables de la manière qui convient le mieux à l'équipe de projet. Si vous n'êtes toujours pas certain de l'option à choisir, nous vous recommandons en fin de compte de passer un peu plus de temps au début en créant des ventilations de livrables plus spécifiques.