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Procore

Remplir les factures de propriétaire avec DocuSign©

Objectif

Terminer le processus de signature électronique pour un propriétaire facture sur un contrat principal à l’aide de l’outil Procore + DocuSign® intégration.

Contexte

Une fois que votre équipe a créé un facture propriétaire, les utilisateurs de Procore disposant d’un DocuSign compte® peuvent préparer une enveloppe de DocuSign® pour l’facture à envoyer au ou aux destinataires appropriés pour demander une signature.

Si vous êtes destinataire d'une demande de signature, vous n'avez pas besoin de compte DocuSign®. Cependant, si vous avez un compte DocuSign® et que l'adresse courriel correspond au courriel que vous utilisez dans Procore, une copie de tous les documents que vous signez sera enregistrée dans votre compte DocuSign®. Une fois toutes les signatures requises collectées dans DocuSign®, Procore modifie le statut de l'engagement en « Approuvé ».

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Une fois que vous vous connectez à votre DocuSign compte® de Procore, vous n’aurez PAS besoin de vous reconnecter tant que le jeton de connexion n’expire pas. Une fois expirée, la bannière « Réauthentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières de DocuSign® dans Procore?
    • Pour effectuer les étapes ci-dessous, les facture doivent avoir le statut Approuvé, Approuvé comme noté ou En attente d’approbation du propriétaire.

Conditions préalables

Étapes

Ouvrir la facture au propriétaire

Il existe deux façons d’ouvrir un propriétaire facture :

À partir de l’outil Contrats principaux

  1. Accédez à l’outil Contrats principaux du projet.
  2. Localisez le contrat principal associé au propriétaire facture. Cliquez ensuite sur son lien Numéro .
  3. Cliquez sur l'onglet Factures.
  4. Dans le tableau Factures (Demandes de paiement), cliquez sur le lien N° de facture .
  5. Dans le facture, cliquez sur le bouton Modifier .
  6. Dans l’onglet Résumé , cliquez sur le bouton Mettre à jour et configurer DocuSign .

    update-set-up-docusign-button.png

À partir de l’outil Facturation

Si vous disposez d’une permission de niveau « Admin » dans l’outil Contrats principaux, vous pouvez également utiliser l’outil Facturation du projet pour envoyer des factures à DocuSign® en bloc.

  1. Accédez à l'outil Facturation du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Propriétaire.
  3. Localisez le facture dans le tableau. Puis
  4. , cliquez sur le lien N° de facture .
  5. Dans le facture, cliquez sur le bouton Modifier .
  6. Dans l’onglet Résumé , cliquez sur le bouton Mettre à jour et configurer DocuSign .

    update-set-up-docusign-button.png

Procore lance l’application DocuSign®. Si vous n’êtes pas déjà connecté à DocuSign®, vous serez invité à entrer vos identifiants de connexion.

Connectez-vous à DocuSign®

Préparer l’enveloppe DocuSign®

Une fois que vous êtes connecté au DocuSign®, la page « Téléverser un document et ajouter un destinataire d’enveloppe » apparaît. Effectuez ces étapes :

Ajouter des documents à l’enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l’enveloppe DocuSign® :

  • Une copie PDF du facture est automatiquement ajoutée à la section « Ajouter des documents à l’enveloppe ».

Vous avez la possibilité d’ajouter d’autres documents comme suit :

  1. Optionnel: Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l’enveloppe, choisissez l’une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » :

    owner-invoice-add-documents.png
    Remarque
    Les options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » sont développées et entretenues par DocuSign®. Pour savoir comment utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.
    1. Téléverser

    2. Utiliser un modèle

    3. Obtenir du nuage

Ajouter des destinataires à l’enveloppe

Pour ajouter des destinataires à l’enveloppe :

  1. Sous « Ajouter des destinataires à l’enveloppe », gardez les blocs de destinataires par défaut, leurs noms et leurs adresses courriel. Pour le propriétaire factures, vous ajouterez généralement deux (2) destinataires comme suit :
    • Destinataire 1. Dans la zone Nom , saisissez le nom de la personne de votre compagnie qui est responsable de la signature des demandes de paiement. Si un utilisateur correspondant existe dans le répertoire du projet Procore, le nom de cet utilisateur apparaît comme une sélection dans la liste déroulante et l’intégration Procore + DocuSign® complète l’adresse courriel du fichier. Si la personne n’est PAS dans le répertoire du projet, vous pouvez saisir l’adresse courriel ici.
    • Destinataire 2. Dans la zone Nom , saisissez le nom de l’architecte qui est responsable de la certification de la demande de paiement avec une signature. En règle générale, il s’agit de l’architecte ou de l’ingénieur sur le projet. Si un utilisateur correspondant existe dans le répertoire du projet Procore, le nom de cet utilisateur apparaît en tant que sélection dans la liste déroulante et l’intégration Procore + DocuSign® complète l’adresse courriel du fichier. Si la personne n’est PAS dans le répertoire du projet, vous pouvez saisir l’adresse courriel ici.

      owner-invoice-add-recipients.png
 Conseil

Vous souhaitez ajouter, modifier ou supprimer des destinataires DocuSign®?  Les options de la section « Ajouter des destinataires à l’enveloppe » sont développées et entretenues par DocuSign®. Si vous modifiez les informations du destinataire dans DocuSign®, gardez à l’esprit que toutes les modifications apportées dans DocuSign® ne sont PAS mises à jour dans Procore et peuvent entraîner des résultats non souhaités. Pour vous assurer que l’intégration fonctionne comme conçu, Procore recommande de conserver tous les champs de destinataire qui peuvent avoir été ajoutés à DocuSign® par Procore. Pour savoir comment utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.

Ajouter un message à tous les destinataires

  1. Dans la section « Message à tous les destinataires », procédez comme suit :
    • Objet par courriel
      Saisissez une ligne d’objet pour le courriel sortant.
    • Courriel
      Entrez la copie du corps du courriel sortant.
  2. Cliquez sur Suivant.

Ajouter les champs de signature & Envoyer l’enveloppe

L’étape suivante consiste à prévisualiser les champs de signature de la PDF. Les champs de signature correspondent aux rôles dans Procore. Par exemple, l’entrepreneur et l’architecte  sont parties au contrat avec l’facture.  Ces champs sont automatiquement ajoutés à l’enveloppe DocuSign® par l’intégration Procore + DocuSign®.

  1. Localisez le champ de signature « Entrepreneur » dans l’facture.
  2. Sous Champs standard, utilisez une opération de glisser-déposer pour déplacer le champ Signature vers la ligne de signature du contrat. Dans le volet droit sous Signature, assurez-vous que le destinataire approprié est sélectionné comme illustré ci-dessous.

    owner-invoice-add-signature-field.png
     
  3. Répétez l’étape ci-dessus pour ajouter le champ de signature de la section « Paramètresctect/Ingénieur » du projet.
  4. Optionnel: Ajoutez des « champs standard » supplémentaires au formulaire PDF comme vous le souhaitez.
    Remarque
    Les options de la zone « Champs standard » sont développées et entretenues par DocuSign®. Pour savoir comment utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.
  5. Optionnel: Pour prévisualiser l’enveloppe en tant que destinataire, cliquez sur Prévisualiser. Cliquez sur l’icône de fermeture (x) dans le coin supérieur droit pour fermer la prévisualisation.
  6. Lorsque vous êtes prêt à envoyer l’enveloppe pour signature, cliquez sur Envoyer.
    DocuSign® envoie l’enveloppe aux destinataires spécifiés. Les destinataires peuvent ensuite continuer à l’étape suivante. Une fois que toutes les signatures sont recueillies et appliquées au document dans DocuSign®, vous devrez changer manuellement le statut de l’facture à « Approuvé » dans Procore.

Voir également

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel de contrat principal de Procore et comment cela peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page icon-external-link.pngde produits produits de gestion des contrats de construction.