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Procore

Remplir un ordre de changement à l'engagement avec DocuSign®

  1. Dernière mise à jour
  2. Enregistrer en tant que PDF

Objectif

Terminer le processus de signature électronique pour un engagement ordre de changement à l’aide de l’DocuSign intégration Procore® +.

Contexte

Après avoir créé des ordre de changement d’engagement pour un engagement, les utilisateurs de Procore disposant d’un DocuSign compte® peuvent préparer une enveloppe de DocuSign® et envoyer le document Procore au ou aux destinataires appropriés pour demander une signature.

If you are the recipient of a signature request, you do not need a DocuSign® account. However, if you do have a DocuSign® account and the email address matches the email you use in Procore, a copy of any documents you sign will be saved in your DocuSign® account. See Do I need a DocuSign© account?

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
      OU
    • Si l’outil Événements de changement est ajouté au projet, permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil Événements de changement du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Une fois que vous vous connectez à votre DocuSign compte® de Procore, vous n’aurez PAS besoin de vous reconnecter tant que le jeton de connexion n’expire pas. Une fois expirée, la bannière « Réauthentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières de DocuSign® dans Procore? 

Conditions préalables

Étapes

Ouvrir un ordre de changement à l'engagement dans Procore

Les étapes ci-dessous vous montrent comment ouvrir un engagement ordre de changement dans Procore.

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet. 
  2. Dans l’onglet Contrats , recherchez l’engagement avec lequel travailler et cliquez sur la flèche pour développer les ordres de changement de l’engagement.
  3. Cliquez sur le lien Ordre de changement pour l’ouvrir. 

    expand-commitment-change-orders.png
  4. Dans la ordre de changement, cliquez sur Modifier.
  5. Cochez la case Signer avec DocuSign . 

    cco-sign-with-docusign-checkbox.png
  6. Faites défiler vers le bas de la page et cliquez sur Terminer avec DocuSign. 

    cco-complete-with-docusign.png
    Procore lance l’application Web DocuSign®. Si vous n’êtes PAS connecté à votre compte DocuSign®, vous devez suivre les étapes décrites dans Se connecter à DocuSign®. Si vous êtes déjà connecté, passez à la section Préparer l’enveloppe DocuSign® . 

Connectez-vous à DocuSign®

If you are NOT logged into your DocuSign® account when you launch the DocuSign® application from Procore:

 Notes
  1. At the DocuSign® Log In page, type your email address in the Email box:


     
  2. Click Next. 
  3. Enter your password. 
  4. Click Log In.

Préparer l’enveloppe DocuSign®

Une fois que vous êtes connecté au DocuSign®, la page « Téléverser un document et ajouter un destinataire d’enveloppe » apparaît. Effectuez ces étapes :

Ajouter des documents à l’enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l’enveloppe DocuSign® :

  • Une copie PDF de l’ordre de changement est automatiquement ajoutée à la section « Ajouter des documents à l’enveloppe ».
  • Les cases de signature requises pour chaque « rôle » sur le contrat. Par exemple, l’entrepreneur général ou le sous-traitant dont le contrat est affecté par l’ordre de changement. Cela inclut le « Nom » et l'« Adresse e-mail » de chaque utilisateur. Pour plus d’informations, voir Ajouter des destinataires à l’enveloppe ci-dessous.
  1. Facultatif : Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l’enveloppe, choisissez l’une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » :

    docusign-add-documents-to-envelope.png
    Remarque
    Les options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » sont développées et gérées par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com. 
    1. Téléverser
    2. Utiliser un modèle
    3. Obtenir du nuage

Ajouter des destinataires à l’enveloppe

Pour ajouter des destinataires à l’enveloppe :

  1. Sous « Ajouter des destinataires à l’enveloppe », gardez les blocs de destinataires par défaut, leurs noms et leurs adresses courriel. Ces données sont ajoutées automatiquement à l’enveloppe par l’intégration Procore+DocuSign®. Si les données ont été spécifiées dans Procore, les valeurs des champs « Nom » et « Adresse courriel » des blocs de destinataires correspondent à ces champs dans Procore :
    • Sous-traitant. Il s’agit de la personne désignée dans le champ « Architecte/Ingénieur » de l’engagement associé à l’ordre de changement. 
    • Entrepreneur général. Il s’agit de la personne désignée dans le champ « Contact principal » du Répertoire du projet pour la compagnie désignée dans le champ « Entrepreneur » de l’engagement associé à l’ordre de changement. 
       Tip
      docusign-add-recipients-to-the-envelope.png
       Tip
      • Want to add, change, or remove recipients DocuSign®?  The options in the 'Add Recipients to the Envelope' section are developed and maintained by DocuSign®. If you change the recipient information in DocuSign®, keep in mind that any changes made in DocuSign® do NOT update in Procore and can lead to unwanted results. To ensure the integration works as designed, Procore recommends keeping the recipient fields that were added by the integration. To learn how to use DocuSign®, Procore recommends reviewing the content on support.docusign.com. 

Ajouter un message à tous les destinataires

  1. In the 'Message to All Recipients' section, do the following:

    • Email Subject
      Type a subject line for the outgoing email message. 
    • Email Message
      Type the content of your outgoing email message. 
  2. Click Next. 

Prévisualiser les champs de signature & Envoyer l’enveloppe

L’étape suivante consiste à prévisualiser les champs de signature du document DocuSign®. Les champs de signature correspondent à des rôles spécifiques dans Procore. Par exemple, l’entrepreneur général et le sous-traitant qui sont parties au contrat associé à cette ordre de changement. L’intégration Procore + DocuSign ajoute automatiquement ces champs à l’enveloppe DocuSign®.®

  1. Faites défiler vers le bas du document DocuSign® pour afficher les champs de signature. Un exemple est illustré ci-dessous. 

    docusign-signature-fields-send.png
     
  2. Dans le DocuSign® document, laissez les champs de signature dans leurs positions par défaut. Cela garantit que le processus de collecte Procore + DocuSign® fonctionne comme conçu.
  3. Optionnel: Ajoutez des « champs standard » au formulaire comme vous le souhaitez.
    Remarque
    Les options de la zone « Champs standard » sont développées et gérées par DocuSign®. Pour apprendre à utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com. 
  4. Lorsque vous êtes prêt à collecter les signatures spécifiées, cliquez sur Envoyer.
    DocuSign envoie l’enveloppe aux destinataires spécifiés.® Les destinataires peuvent ensuite continuer à l’étape suivante. Une fois les signatures requises appliquées au document, le comportement par défaut de Procore consiste à changer le statut de l’item dans Procore à « Approuvé ».
     Important

 

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.