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Procore

Remplir un ordre de changement à l'engagement avec DocuSign®

Objectif

Terminer le processus de signature électronique pour un engagement ordre de changement à l’aide de l’DocuSign intégration Procore® +.

Contexte

Après avoir créé des ordre de changement d’engagement pour un engagement, les utilisateurs de Procore disposant d’un DocuSign compte® peuvent préparer une enveloppe de DocuSign® et envoyer le document Procore au ou aux destinataires appropriés pour demander une signature.

Éléments à considérer

  • Permissions d'utilisateur requises :
    • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
      OU
    • Si l’outil Événements de changement est ajouté au projet, permissions de niveau « Standard » ou « Admin » dans l’outil Événements de changement du projet.
  • Information supplémentaire :
    • Une fois que vous vous connectez à votre DocuSign compte® de Procore, vous n’aurez PAS besoin de vous reconnecter tant que le jeton de connexion n’expire pas. Une fois expirée, la bannière « Réauthentification requise » apparaît dans Procore. Pour en savoir plus, voir Que signifient les différentes bannières de DocuSign® dans Procore? 

Conditions préalables

Étapes

Ouvrir un ordre de changement à l'engagement dans Procore

Les étapes ci-dessous vous montrent comment ouvrir un engagement ordre de changement dans Procore.

  1. Accédez à l’outil Engagements du projet. 
  2. Dans l’onglet Contrats , recherchez l’engagement avec lequel travailler et cliquez sur la flèche pour développer les ordres de changement de l’engagement.
  3. Cliquez sur le lien Ordre de changement pour l’ouvrir.

    expand-commitment-change-orders.png
  4. Dans la ordre de changement, cliquez sur Modifier.
  5. Cochez le signe avec DocuSign case à cocher .

    cco-sign-with-docusign-checkbox.png
  6. Faites défiler vers le bas de la page et cliquez sur Terminer avec DocuSign.

    cco-complete-with-docusign.png
    Procore lance l’application Web DocuSign®. Si vous n’êtes PAS connecté à votre DocuSign compte®, vous devez suivre les étapes décrites dans Se connecter à DocuSign®. Si vous êtes déjà connecté, procédez à Préparer la DocuSign® enveloppe.

Connectez-vous à DocuSign®

Préparer l’enveloppe DocuSign®

Une fois que vous êtes connecté au DocuSign®, la page « Téléverser un document et ajouter un destinataire d’enveloppe » apparaît. Effectuez ces étapes :

Ajouter des documents à l’enveloppe

Les informations Procore suivantes remplissent automatiquement l’enveloppe DocuSign® :

  • Une copie PDF de l’ordre de changement est automatiquement ajoutée à la section « Ajouter des documents à l’enveloppe ».
  • Les cases de signature requises pour chaque « Rôle » du contrat. Par exemple, l’entrepreneur général ou le sous-traitant dont le contrat est affecté par l’ordre de changement. Cela inclut chaque utilisateur « Nom » et « Adresse courriel ». Pour plus d’informations, voir Ajouter des destinataires à l’enveloppe ci-dessous.
  1. Optionnel: Si vous souhaitez ajouter des documents supplémentaires à l’enveloppe, choisissez l’une des options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » :

    docusign-add-documents-to-envelope.png
    Remarque
    Les options disponibles dans la section « Ajouter des documents à l’enveloppe » sont développées et entretenues par DocuSign®. Pour savoir comment utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.
    1. Téléverser
    2. Utiliser un modèle
    3. Obtenir du nuage

Ajouter des destinataires à l’enveloppe

Pour ajouter des destinataires à l’enveloppe :

  1. Sous « Ajouter des destinataires à l’enveloppe », gardez les blocs de destinataires par défaut, leurs noms et leurs adresses courriel. Ces données sont ajoutées automatiquement à l’enveloppe par l’intégration Procore+DocuSign®. Si les données ont été spécifiées dans Procore, les valeurs des champs « Nom » et « Adresse courriel » des blocs de destinataires correspondent à ces champs dans Procore :
    • Sous-traitant. Il s’agit de la personne désignée dans le champ « Architecte/Ingénieur » de l’engagement associé au sous-traitant facture.
    • Entrepreneur général. Cette personne qui est désignée dans le champ « Contact principal » du répertoire du projet pour la compagnie désignée dans le champ « Entrepreneur » de l’engagement associé au sous-traitant facture.
      docusign-add-recipients-to-the-envelope.png

Ajouter un message à tous les destinataires

Prévisualiser les champs de signature & Envoyer l’enveloppe

L’étape suivante consiste à prévisualiser les champs de signature du document DocuSign®. Les champs de signature correspondent à des rôles spécifiques dans Procore. Par exemple, l’entrepreneur général et le sous-traitant qui sont parties au contrat associé à cette ordre de changement. L’intégration Procore + DocuSign ajoute automatiquement ces champs à l’enveloppe DocuSign®.®

  1. Faites défiler vers le bas du document DocuSign®, pour afficher les champs de signature. Un exemple est illustré ci-dessous.

    docusign-signature-fields-send.png
     
  2. Dans le DocuSign® document, laissez les champs de signature dans leurs positions par défaut. Cela garantit que le processus de collecte Procore + DocuSign® fonctionne comme conçu.
  3. Optionnel: Ajoutez des « champs standard » au formulaire comme vous le souhaitez.
    Remarque
    Les options de la zone « Champs standard » sont développées et entretenues par DocuSign®. Pour savoir comment utiliser DocuSign®, Procore recommande de consulter le contenu de support.docusign.com.
  4. Lorsque vous êtes prêt à collecter les signatures spécifiées, cliquez sur Envoyer.
    DocuSign envoie l’enveloppe aux destinataires spécifiés.® Les destinataires peuvent ensuite continuer à l’étape suivante. Une fois les signatures requises appliquées au document, le comportement par défaut de Procore consiste à changer le statut de l’item dans Procore à « Approuvé ».

Voir également

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel d’engagement de Procore et comment cela peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page icon-external-link.pngde produits de l’outil Données financières de construction.