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Procore

Quelles sont les meilleures pratiques pour utiliser plusieurs téléchargements de budget (par phases)?

Réponse

Vous trouverez ci-dessous des éléments à garder à l'esprit lors de l'utilisation de plusieurs téléversements de budget dans un projet. 

  1. Vérifier l'autorisation : Pensez à qui devrait être en mesure de débloquer le budget. Voulez-vous que les utilisateurs de la section d'administration du budget (généralement les chefs de projet) puissent débloquer le budget à tout moment, même avec des modifications budgétaires? Sinon, vous pouvez donner à ces utilisateurs des niveaux d'autorisation standard avec toutes les permissions granulaires, de sorte que seuls certains utilisateurs (par exemple, les administrateurs de l'entreprise) puissent déverrouiller le budget.
    • Option 1 : N'autorisez qu'un nombre limité de personnes à débloquer le budget. Vous pouvez donner aux utilisateurs que vous souhaitez la possibilité de déverrouiller les autorisations de niveau « Admin » du budget sur le budget et donner aux autres utilisateurs des autorisations de niveau « Standard » sur le budget avec les autorisations granulaires appropriées qui leur permettront d'importer un fichier CSV de budget, créer et modifier les montants de budget d'origine, supprimer des postes budgétaires, verrouiller un budget, envoyer ou récupérer un budget vers et depuis le PRE.
    • Option 2 : Autorisez les chefs de projet à débloquer le budget en leur donnant des permissions de niveau « Admin » sur le budget.
  2. Importer un budget
  3. Verrouiller le budget 
  4. Lorsque vous êtes prêt pour le prochain budget échelonné, débloquez le budget . Voir Débloquer un budget . ( Budget : débloquez le budget avec des modifications budgétaires )
  5. Avant d'effectuer des mises à jour, créez un aperçu du budget . Voir Créer un aperçu du budget .
    • En cas de réimportation à partir de CSV : vous serez invité à prendre un instantané.
    • Si vous ajoutez manuellement des postes, modifiez en ligne les montants originaux du budget ou réimportez depuis l'ERP, vous ne serez pas invité à prendre un instantané du budget, mais cela reste recommandé.
    • Il est recommandé de nommer l'aperçu après la phase du budget (ex : GMP Phase 1). Après avoir créé un aperçu, cliquez sur les 3 points de suspension à côté du budget d'origine pour afficher l'historique de l'aperçu (nom et montant de l'aperçu) et la valeur actuelle du montant du budget d'origine.
  6. Après avoir créé un aperçu, mettre le budget à jour :
    • Option 1 : réimportez le budget depuis CSV (voir Importer un CSV de budget). Pour les postes budgétaires existants, les montants du budget d'origine actuels apparaîtront dans le modèle CSV téléchargé. Si les montants restent les mêmes, conservez ces montants dans le fichier CSV. Si les montants doivent être mis à jour/ajustés, remplacez le montant existant dans le CSV par le nouveau montant. Pour les nouveaux postes budgétaires, ajoutez le type de coût et le montant dans le fichier CSV. 
    • Option 2: Ajouter manuellement des postes ou modifier en ligne les montants originaux du budget. Voir Créer un poste budgétaire.
    • Option 3 (ERP uniquement) : Réimporter le budget depuis l'ERP.
  7. Verrouiller le budget
  8. Au besoin, répétez les étapes 4 à 7 pour chaque phase du budget.

Voir aussi

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