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Procore

Quelles sont les meilleures pratiques pour utiliser plusieurs téléversements de budget (par phases)?

Contexte

Lors de la configuration d’un budget dans un nouveau projet Procore, votre équipe a deux choix : Ajouter un poste budgétaire ou Importer un budget. Les utilisateurs commencent généralement un projet en important leurs données budgétaires. Ensuite, ils verrouillent ce budget lorsque le projet commence. Certains clients de Procore téléversent de nouvelles données budgétaires ultérieurement dans le projet.

Réponse

Vous trouverez ci-dessous des éléments à garder à l'esprit lors de l'utilisation de plusieurs téléversements de budget dans un projet. 

Meilleure pratique... Questions à poser... Options...
Gérer les permissions d’utilisateur

Qui sur votre équipe doit avoir la permission de votre équipe pour déverrouiller le budget d’un projet?

Voulez-vous autoriser vos chefs de projet à débloquer un budget à tout moment? Même après la création de changements et de modifications budgétaires?


Option 1 : Limiter l’accès aux utilisateurs spécifiques

Autoriser uniquement des utilisateurs spécifiques à débloquer un budget
Pour empêcher les utilisateurs de déverrouiller votre budget, définissez qui est autorisé à effectuer cette tâche et attribuez à ces utilisateurs Procore des permissions de niveau « Admin » dans l'outil Budget. 

Définir quels utilisateurs peuvent mettre à jour votre budget
Vous pouvez attribuer des permissions granulaires aux utilisateurs avec des permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Budget, pour leur permettre d'effectuer des tâches spécifiques. Par exemple, si vous souhaitez qu'un utilisateur spécifique importe un budget et crée/modifie les montants du budget d'origine, vous pouvez fournir à cet utilisateur des permissions de niveau « Standard » et des permissions granulaires « Importer le budget à partir d'un fichier » et « Créer et modifier le montant du budget d'origine ». . Pour en savoir plus sur vos options de permissions, consultez Budget : Permissions


Option 2 : Autoriser vos chefs de projet à débloquer un budget

Fournissez à tous vos chefs de projet des permissions de niveau « Admin » dans l’outil Budget.

Importer un budget

Importez-vous un budget à partir d’un fichier de CSV?

Importez-vous un budget à partir d’un système de ERP intégré?

Option 1 : Importer un budget à partir d’un CSV

Importez votre budget à partir d’un fichier de CSV. Pour obtenir des directives, voir Importer un CSV de budget.


Option 2 : Synchroniser les données budgétaires avec Procore + ERP Intégrations
En fonction du système de ERP intégré dans votre environnement, vous pouvez synchroniser les données dans votre système de ERP intégré à Procore. Ou, vous pourrez peut-être synchroniser les données dans Procore avec votre système de ERP intégré. Pour en savoir plus, voir ERP Intégrations.
Verrouiller un budget Êtes-vous prêt à verrouiller votre budget?

Pour obtenir des directives, voir Verrouiller un budget.

Si le projet comprend la PRE et si l'option 1 de l'étape 2 a été utilisée, synchronisez-la à la PRE. Voir Envoyer un budget à Intégrations de PRE pour l'approbation comptable .

Déverrouiller un budget

Êtes-vous prêt à importer votre budget pour la prochaine phase de votre projet?

Votre équipe a-t-elle créé des modifications budgétaires?

Votre utilisateur compte dispose-t-il des permissions d’accès pour déverrouiller un budget?

Pour savoir comment déverrouiller un budget, voir Déverrouiller un budget.

Pour savoir comment déverrouiller un budget après avoir créé des modifications de budget, voir Déverrouiller un budget avec des modifications budgétaires.

Prendre un instantané

Voulez-vous conserver un enregistrement de votre budget au fil du temps?

Voulez-vous prendre un aperçu de votre budget à la fin de chaque phase?

Avant d'effectuer des mises à jour, créez un aperçu du budget . Voir Créer un aperçu du budget .

Si vous importez un budget à partir d’un fichier CSV, Procore vous invite à prendre un instantané avant de procéder à une importation.

Si vous avez ajouté manuellement des postes budgétaires, modifié le montant du budget d’origine en ligne ou synchronisé un budget de votre système de ERP intégré à Procore, vous ne serez pas automatiquement invité à prendre un instantané. Cependant, prendre un instantané régulier est toujours une meilleure pratique.

Assurez-vous de nommer l’instantané après la phase du budget. Par exemple, phase 1, GMP Phase 2, et ainsi de suite. Après avoir créé un instantané, cliquez sur les points de suspension verticaux à côté du budget d’origine révèle l’historique des instantanés

Mettre à jour le budget

Vous vous souvenez de prendre un instantané du budget?

Êtes-vous prêt à mettre à jour votre budget?

Option 1 : Réimporter un budget à partir de CSV

Voir Importer un CSV de budget. Pour les postes budgétaires existants, les montants du budget d’origine actuels apparaîtront dans le modèle de CSV téléchargé. Si les montants resteront les mêmes, gardez ces montants dans le fichier CSV. Si les montants doivent être mis à jour/ajustés, remplacez le montant existant dans la CSV avec le nouveau montant. Pour les nouveaux postes budgétaires, ajoutez le type de coût et le montant dans le fichier CSV.


Option 2 : Ajouter manuellement des postes ou modifier en ligne les montants du budget d’origine

Vous pouvez modifier en ligne les « montants du budget d’origine » ou vous pouvez ajouter manuellement des postes publicitaires à votre budget. Pour en savoir plus, voir Créer un poste budgétaire.


Option 3 : Synchroniser les données budgétaires avec Procore + ERP Intégrations

Synchronisez le budget dans votre système de ERP intégré avec le budget de votre projet dans Procore. Voir ERP Intégrations.

 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le logiciel de gestion budgétaire de Procore et sur la façon dont il peut aider votre entreprise, veuillez visiter notre page produit du logiciel de budgétisation de la construction icon-external-link.png .