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Procore

Créer un aperçu budgétaire

Objectif

Prendre un instantané du budget de votre projet à un moment donné.

Contexte

Si vous êtes responsable de la gestion du budget d'un projet dans Procore, il est utile de garder une trace de votre budget à mesure qu'il évolue au fil du temps. La fonction instantané vous permet de créer un instantané du budget ou de l'onglet de prévisions dans son état actuel. Par exemple, vous souhaiterez peut-être créer un instantané à la fin de chaque mois ou après avoir mis à jour votre budget, ou vous souhaiterez peut-être capturer l'impact d'une courbe spécifique sur une prévision.

Avec un instantané, vous pouvez revenir sur une version plus ancienne pour analyser divers changements et voir comment les données ont été affectées. Les instantanés sont également utiles à des fins de prévision et de rapport. Par exemple, si vous remarquez que le montant des prévisions « Plus/Moins prévu » change de manière inattendue entre deux instantanés, vous disposez désormais d'un moyen d'effectuer une analyse comparative plus détaillée pour déterminer la raison réelle du changement. 

Éléments à considérer

  • Permissions d’utilisateur requises :
    • Pour créer un instantané, permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur l'outil Budget du projet.
    • Pour afficher tous les instantanés créés par n'importe quel utilisateur, permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur l'outil Budget du projet. 
  • Information supplémentaire :
    • Les instantanés ne peuvent être créés que manuellement et à la demande. Vous ne pouvez pas planifier des instantanés récurrents automatisés.
 Conseils

Garder les instantanés bien organisés est une pratique importante pour les utilisateurs qui recherchent et partagent des instantanés. Pour aider les utilisateurs à trouver les instantanés dont ils ont besoin, Procore vous recommande de développer une convention de dénomination des instantanés pour votre équipe de projet. Pour de meilleurs résultats, envisagez d'utiliser une convention de dénomination qui inclut les éléments importants du projet, tels que les dates, les jalons, etc. Voici quelques exemples :

  • Si vous prenez des instantanés le 15 de chaque mois, vous souhaiterez peut-être utiliser « Mi-mois-2019-01 » ou « 2019-01-Mi-mois » comme convention de dénomination.
  • Si vous prenez des instantanés mensuels à la fin du mois, vous souhaiterez peut-être utiliser « Fin de mois-2019-01 » ou « 2019-01-Fin de mois » comme convention de dénomination.

    Remarque : N'oubliez pas que les instantanés incluent une date et une heure. Il est donc recommandé d'inclure des dates dans votre convention de dénomination. Ce n'est pas obligatoire.

Démo

La démo ci-dessous montre comment créer un instantané lors de l'affichage de l'onglet Budget.

create-budget-snapshot.gif

Étapes

  1. Accédez à l’outil Budget du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Budget
  3. Cliquez sur Créer un instantané.
  4. Complétez ce qui suit :
    • Nom. Saisissez le nom de l'instantané.
    • Affichage. Sélectionnez l'affichage dont vous souhaitez prendre un instantané.
    • Description. Entrez une description de l'instantané.
  5. Cliquez sur Créer
    Un message « Création d'instantané » apparaît pendant que le système traite l'instantané. Vous pouvez continuer à travailler pendant ce processus. Un message « Instantané créé » apparaît lorsque l'instantané est terminé.
  6. Affichez l'instantané à l'aide de l'une de ces méthodes :
    • Cliquez sur Afficher les données de l'instantané.
    • Sélectionnez le nouvel instantané dans le menu Instantanés
      Remarque : Les sélections de ce menu sont contextuelles et affichent uniquement les instantanés créés pour l'affichage sélectionné. Voir Configurer un nouvel affichage budgétaire.
    • Cliquez sur le symbole points de suspension dans la colonne Montant du budget d'origine pour afficher l'instantané du poste sélectionné.
 Conseil
Voulez-vous supprimer un instantané du budget? Pour ce faire, sélectionnez l'instantané à supprimer dans le menu Affichage de l'onglet Budget. Dans la barre latérale, cliquez sur le bouton Supprimer l'instantané. Un message de confirmation apparaît. Pour supprimer définitivement l'instantané, cliquez sur le bouton Supprimer l'instantané. Important! La suppression d'un instantané est une action permanente et ce dernier ne peut pas être récupéré.

 

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