Créer un instantané du budget
Objectif
Prendre un instantané du budget de votre projet à un moment donné.
Contexte
Si vous êtes responsable de la gestion du budget d'un projet dans Procore, il est utile de garder une trace de votre budget à mesure qu'il évolue au fil du temps. La fonction Aperçu vous permet de créer un aperçu du budget ou de l'onglet de prévisions dans son état actuel. Par exemple, vous souhaiterez peut-être créer un aperçu à la fin de chaque mois ou après avoir mis à jour votre budget, ou vous souhaiterez peut-être capturer l'impact d'une courbe spécifique sur une prévision.
Avec un instantané, vous pouvez revenir sur une version plus ancienne pour analyser divers changements et voir comment les données ont été affectées. Les instantanés sont également utiles à des fins de prévision et de rapport. Par exemple, si vous remarquez que le montant des prévisions « Profits/pertes prévus » change de manière inattendue entre deux instantanés, vous disposez désormais d'un moyen d'effectuer une analyse comparative plus détaillée pour déterminer la raison réelle du changement.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Pour créer un instantané, permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur l'outil Budget du projet.
- Pour afficher tous les instantanés créés par n'importe quel utilisateur, permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur l'outil Budget du projet.
- Information supplémentaire :
- Les aperçus ne peuvent être créés que manuellement et à la demande. Vous ne pouvez pas planifier d'aperçu récurrent automatisé.
Conseils
Garder les aperçus bien organisés est une pratique importante pour les utilisateurs qui recherchent et partagent les aperçus. Pour aider les utilisateurs à trouver les aperçus dont ils ont besoin, Procore vous recommande de développer une convention de dénomination des aperçus pour votre équipe de projet. Pour de meilleurs résultats, envisagez d'utiliser une convention de dénomination qui inclut les éléments importants du projet, tels que les dates, les jalons, etc. Voici quelques exemples :
- Si vous prenez des instantanés le 15 de chaque mois, vous souhaiterez peut-être utiliser « Mi-mois-2019-01 » ou « 2019-01-Mi-mois » comme convention de dénomination.
- Si vous prenez des instantanés mensuels à la fin du mois, vous souhaiterez peut-être utiliser « Fin de mois-2019-01 » ou « 2019-01-Fin de mois » comme convention de dénomination.
Remarque : N'oubliez pas que les instantanés incluent une date et une heure. Il est donc recommandé d'inclure des dates dans votre convention de dénomination. Ce n'est pas obligatoire.
Conditions préalables
démo
La démo ci-dessous illustre comment créer un aperçu lors de l'affichage de l'onglet Budget.
Étapes
- Accédez à l’outil Budget du projet.
- Cliquez sur l'onglet Budget.
- Cliquez sur Créer un instantané.
- Complétez ce qui suit :
- Nom. Saisissez le nom de l'instantané.
- Affichage. Sélectionnez l'affichage dont vous souhaitez prendre un instantané.
- Description. Entrez une description de l'aperçu.
- Cliquez sur Créer.
Un message « Création d'aperçu » s'affiche pendant que le système traite l'aperçu. Vous pouvez continuer à travailler pendant ce processus. Un message « Aperçu créé » s'affiche lorsque l'aperçu est terminé. - Affichez l'aperçu à l'aide de l'une de ces méthodes :
- Cliquez sur Afficher les données de l'aperçu.
- Sélectionnez le nouvel instantané dans le menu Instantanés .
Remarque : Les sélections de ce menu sont sensibles au contexte et affichent uniquement les instantanés créés pour l’affichage sélectionné. Voir Configurer un nouvel affichage budgétaire. - Cliquez sur le symbole points de suspension dans la colonne Montant du budget d'origine pour afficher l'instantané du poste sélectionné.