Créer un instantané du budget
Objectif
Prendre un instantané des onglets Budget ou Prévisions de votre projet à un moment donné.
Contexte
Si vous êtes responsable de la gestion du budget d’un projet dans Procore, il est utile de conserver un enregistrement de vos données au fur et à mesure que les choses changent au fil du temps. La fonction d’instantané vous permet de créer un instantané de l’onglet Budget ou Prévisions dans son état actuel.
Les instantanés vous permettent de revenir sur les versions précédentes pour analyser diverses modifications et voir comment les données ont été affectées. Les instantanés sont également utiles à des fins de prévision et de reporting. Par exemple, si vous remarquez que le montant prévu des « Profits/pertes prévus » change de manière inattendue entre deux instantanés, vous disposez désormais d’un moyen d’effectuer une analyse comparative plus détaillée pour déterminer la raison réelle du changement.
Types d’instantané dans l’onglet Budget
L’onglet Budget propose deux types d’instantanés :
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Instantanés de l’état du projet :
Ceux-ci sont conçus pour capturer des données budgétaires à des moments précis, généralement mensuels, à des fins de rapports et de prévisions. Contrairement aux instantanés ad hoc, ceux-ci servent d’objets de prévision dédiés pour chaque période et sont accessibles dans des outils spécialement conçus au niveau du projet et de la compagnie. Cette double visibilité permet des flux de travail de reporting mensuel structurés et des processus de prévision rationalisés dans l’ensemble de votre organisation. Utilisez ce type d’instantané si vous souhaitez que l’instantané représente l’instantané « officiel » du mois ou de la période de prévision. -
Instantanés ad hoc :
Ceux-ci sont pris au besoin, généralement lorsque quelque chose d’inattendu se produit au travail. Ils servent de dossier interne à l’équipe de projet et ne nécessitent pas d’examen par d’autres membres de l’entreprise. Utilisez ce type d’instantané si vous devez prendre un instantané unique qui ne s’inscrit pas dans un processus formel et qui ne nécessite pas d’examen plus large.
Instantanés dans l’onglet Prévisions
Dans l’onglet Prévisions, un type d’instantané est disponible. Cette fonctionnalité d’instantané simple crée une vue instantanée de vos données de prévision. Par exemple, vous souhaiterez peut-être saisir l’incidence d’une courbe spécifique sur une prévision.
Éléments à considérer
- Permissions d'utilisateur requises :
- Pour créer un instantané, permissions de niveau « Standard » ou supérieures sur l'outil Budget du projet.
- Pour afficher tous les instantanés créés par n’importe quel utilisateur, permissions de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur l’outil Budget du projet
- Informations complémentaires :
- Les instantanés peuvent être créés manuellement et à la demande.
Étapes
- Accédez à l’outil Budget du projet.
- Cliquez sur l’onglet Budget ou sur l’onglet Prévisions, selon les données que vous souhaitez capturer.
- Cliquez sur Créer un instantané.
- Complétez ce qui suit :
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Type
d’instantané bêta (budget uniquement). Indiquez s’il s’agit d’un instantané ad hoc ou d’un instantané de l’état du projet. - Nom. Saisissez le nom de l'instantané.
- Affichage. Sélectionnez l'affichage dont vous souhaitez prendre un instantané.
- Description. Entrez une description de l'aperçu.
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- Cliquez sur Créer.
Un message « Création d'aperçu » s'affiche pendant que le système traite l'aperçu. Vous pouvez continuer à travailler pendant ce processus. Un message « Aperçu créé » s'affiche lorsque l'aperçu est terminé. - Affichez l'aperçu à l'aide de l'une de ces méthodes :
- Cliquez sur Afficher les données de l'aperçu.
- Sélectionnez le nouvel instantané dans le menu Instantanés .
Remarque : Les sélections de ce menu sont sensibles au contexte et affichent uniquement les instantanés créés pour l’affichage sélectionné. Voir Configurer un nouvel affichage budgétaire. - Cliquez sur le symbole points de suspension dans la colonne Montant du budget d'origine pour afficher l'instantané du poste sélectionné.